La guía esencial sobre cómo hacer una lluvia de ideas en línea

Con más equipos que tienen que trabajar desde casa este año, es importante identificar cómo optimizar los procesos de trabajo ahora más que nunca.

Especialmente un proceso como la lluvia de ideas, una actividad organizada, detallada y, a veces, incluso minuciosa. Incluso si se realiza en el sitio, la lluvia de ideas requiere el compromiso y la atención total de los participantes.

Y cuando todo el mundo trabaja desde casa, presenta más obstáculos que superar.

¿Ya leyó nuestra Guía definitiva para trabajar desde casa?

Siga leyendo para descubrir cómo generar ideas en línea de manera efectiva con su equipo de trabajo remoto en 6 pasos.

Paso 1: identificar a los asistentes

Si bien en general es efectivo mantener el número de asistentes entre 8 y 10 cuando realiza una lluvia de ideas en línea, tener un equipo diverso es fundamental para una sesión de lluvia de ideas exitosa.

Según el propósito de la reunión, los asistentes pueden variar. Asegúrese de que el equipo que elija incluya personas con diferentes habilidades y experiencia relevantes para el tema que se está discutiendo.

Haga que las cosas sean más efectivas al incluir una mezcla de participantes introvertidos y extrovertidos, y creativos y no creativos. Esto producirá respuestas más diversas.

En el sitio, todo lo que tiene que hacer para verificar su disponibilidad es darse la vuelta y preguntar. Pero cuando todos están trabajando en diferentes partes del continente/mundo, es importante que haga un esfuerzo adicional para consultar con ellos antes de decidir el horario de la sesión.

Paso 2: envíe un correo electrónico de introducción a la reunión

El propósito de este correo electrónico introductorio es informar a su equipo qué esperar y permitirles prepararse para la sesión con anticipación.

El correo electrónico debe incluir detalles que expliquen el objetivo de la sesión (es decir, el problema y la solución que está buscando), cualquier material de apoyo, la agenda, enlaces a herramientas o recursos relevantes, el evento del calendario y la invitación por correo electrónico a la reunión.

Una vez que se haya enviado el correo electrónico, haga un seguimiento con ellos (ya sea con otro correo electrónico o a través de su plataforma de chat) y verifique que hayan recibido la invitación. También puede convertirlo en una oportunidad para recordarles que investiguen un poco sobre el tema para recopilar ideas con anticipación, lo que a su vez ahorrará tiempo durante la sesión.

Paso 3: elija una herramienta efectiva para generar ideas en línea

Ya sea que su herramienta preferida sea una plataforma de mensajería, una llamada de videoconferencia o una pizarra en línea, asegúrese de que sea lo suficientemente potente como para satisfacer las necesidades de su equipo de trabajo remoto.

Flojo:

Slack no es solo una plataforma de chat, sino que también puede servir como panel para generar ideas. Seleccione un canal específico (o cree uno nuevo) para la sesión y notifique a todos la hora y el propósito, ya sea a través de una invitación por correo electrónico o en el propio canal. Durante la sesión, todos pueden aportar sus ideas como nuevos mensajes. Al final de la sesión, tendrás una lista completa de ideas que luego podrás analizar y priorizar.

Reunión de Google Hangouts:

Esta es una gran herramienta para videoconferencias, especialmente con un gran grupo de personas. Si bien, al igual que durante una sesión de lluvia de ideas en persona, puede discutir asuntos durante una videollamada, también puede usar la opción de chat para ingresar un mensaje de texto. Sin embargo, para que las cosas sean más efectivas, es mejor asignar un facilitador que asuma la responsabilidad de escribir las ideas de los demás.

Crear:

Creately es una pizarra en línea donde los equipos pueden colaborar en tiempo real en ideas utilizando imágenes o diagramas como mapas mentales. Antes de la reunión, cree y asigne un nombre a un documento y comparta el acceso a él agregando sus direcciones de correo electrónico o simplemente compartiendo el enlace del documento en su canal de Slack para brindar acceso instantáneo a su equipo. También puede usar el complemento Creately para Google Drive para crear y administrar sus archivos directamente desde Google Drive. Una vez que comienza la sesión, todos pueden compartir sus ideas en el lienzo (los cambios también se reflejarán en la vista previa del enlace que compartió en su canal de Slack).

Paso 4: establece un límite de tiempo y respétalo

Una cosa que se pasa por alto durante una sesión de lluvia de ideas remota es el tiempo. Sin embargo, es importante ser respetuoso con el horario del participante ya que cualquier tiempo adicional dedicado a la reunión reducirá su tiempo personal.

A veces, los equipos distribuidos no siempre están en la misma zona horaria. Si bien puede ser justo después del desayuno para usted, tomarse media hora adicional para concluir la reunión puede interrumpir la hora del almuerzo.

Paso 5: Confíe en los métodos de lluvia de ideas adecuados

Si bien existen muchas técnicas de lluvia de ideas, no todas pueden funcionar durante una sesión de lluvia de ideas en línea. Por ejemplo, una técnica como la tormenta de roles puede encajar mejor si todos están en la misma habitación.

Y no todas las técnicas pueden ayudar con el tema sobre el que está haciendo una lluvia de ideas. Por ejemplo, los mapas mentales funcionan mejor para la generación de ideas, mientras que una técnica como los 5 por qué o el análisis de causa y efecto pueden ayudar mejor a resolver un problema o encontrar la causa raíz de un problema.

Es importante mencionar el método que se utilizará al comienzo de la sesión y también aclarar las reglas o pautas asociadas con la técnica.

Aquí hay una lista de herramientas útiles para la generación de ideas. Están vinculados a recursos que explican cómo usarlos.

• analisis de los 5 por que
• Análisis de causa y efecto
• diagrama de loto
• Seis sombreros para pensar
• Placas del estado de ánimo
• CORRETEAR
• SIPOC
• Tableros de ideas

Paso 6: Concluir la reunión

Una vez que haya recopilado toda la información que desee, tómese un tiempo (también debe incluirse en la agenda) para clasificarlos y resumirlos.

Un diagrama de afinidad puede ayudarlo a clasificar los datos, priorizarlos y presentar los resultados al equipo y a las partes interesadas.

Lo siguiente es crear un plan de acción, que en sí mismo requeriría otra reunión. O si también ha programado eso en la agenda, puede usar una plantilla de plan de acción para determinar rápidamente los elementos.

¿Listo para su próxima reunión de intercambio de ideas en línea?

La lluvia de ideas en línea es más efectiva que la lluvia de ideas en persona por algunas buenas razones. Reduce los momentos en los que los participantes dominantes toman el control eclipsando a sus compañeros más introvertidos. Como aumenta la sensación de anonimato, la lluvia de ideas virtual anima a estos participantes introvertidos a compartir sus ideas creativas con más entusiasmo.

Además, dado que no todos están en la misma habitación, cuando haces una lluvia de ideas en línea aumenta la diversidad de ideas; Como la posibilidad de ser influenciado por las ideas de otros es mínima, sacará a relucir múltiples ideas de los participantes.

¿Tienes algún consejo sobre cómo generar ideas en línea con éxito para compartir con nosotros? Háganos saber en los comentarios a continuación.