Casos de uso empresarial del software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos ha prevalecido desde que la humanidad comenzó a construir. Se remonta a la construcción de la Pirámide de Giza. Los egipcios utilizaron los mismos principios de gestión de proyectos para gestionar el equipo de trabajadores para diseñar una estructura tan grande y compleja. Hoy en día, el software de gestión de proyectos digitales ayuda a las empresas de todos los tamaños a gestionar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Con un sistema de gestión de proyectos robusto, las empresas pueden planificar, organizar, administrar y liderar sus equipos y recursos para obtener los resultados deseados. Un software de gestión de proyectos de 360 ​​grados mejora las operaciones comerciales por dentro y por fuera. Esta es la razón por la cual los líderes de la industria confían en dicho software para mejorar su producción.

Desafíos que enfrentan las pequeñas empresas en la gestión de proyectos

Las pequeñas empresas son las más afectadas por la falta de una gestión clara de los proyectos. Un grupo de recursos limitado y las restricciones presupuestarias combinadas con un proyecto mal administrado pueden resultar perjudiciales para el crecimiento de la empresa. Lea más sobre algunos de los mayores desafíos que enfrentan las pequeñas empresas en la gestión de proyectos.

• Falta de comunicación

Se espera que los equipos pequeños tengan una comunicación sólida entre sí. Sin embargo, trabajar en una estructura de equipo pequeño y acelerado puede demostrar lo contrario. Las pequeñas empresas ahora se asocian comúnmente con la falta de comunicación tanto interna como externa.

• Falta de metas claras

El mayor obstáculo para una estructura empresarial dinámica y en evolución conduce a objetivos poco claros. Las constantes solicitudes ad-hoc hacen que la empresa no esté enfocada en la meta que se planteó previamente. El 39 % de los proyectos falla debido a objetivos poco claros y un plan de proyecto claro. Los cambios de última hora no estructurados en el objetivo pueden descarrilar todo el proyecto si no existe un sistema para acomodar el cambio.

• Presupuesto limitado

Las empresas emergentes y las pequeñas empresas generalmente sobreviven con un colchón financiero limitado. Esto significa que las organizaciones funcionan con un plan financiero ajustado. Un pequeño cambio de última hora o un retraso no planificado pueden poner en peligro la entrega, afectando así el presupuesto de la empresa.

• Falta de responsabilidad

Las empresas emergentes son famosas por su estilo de gestión en movimiento. Esto significa que cada recurso está trabajando en múltiples proyectos. Si bien la gerencia puede encontrar una forma óptima de trabajar; si no hay rendición de cuentas por el trabajo, esto puede afectar aún más a múltiples proyectos a la vez.

• plazos rígidos

Cuando se sienta con una hoja de papel para decidir el cronograma del proyecto, la mayoría de las veces terminará con un cronograma imposible. Las pequeñas empresas suelen obtener un proyecto con un cronograma casi imposible. Sin un sistema de gestión adecuado, cada función comercial puede sentir un impacto directo.

¿Cómo puede el software de gestión de proyectos ayudar a las pequeñas empresas?

PMS ayuda a las pequeñas organizaciones y nuevas empresas a optimizar sus funciones comerciales para administrar proyectos de manera eficiente y entregarlos a tiempo. Desde la gestión del cronograma del proyecto hasta la actualización periódica y la optimización de la utilización de los recursos, las pequeñas empresas pueden beneficiarse enormemente de estas herramientas.

• Mejorar la tasa de éxito

Generalmente, el éxito o el fracaso de un proyecto está determinado por si la empresa entregó el proyecto a tiempo o no, según lo planeado al principio. El software de gestión de proyectos le permite establecer hitos, que pueden ayudar a los gerentes a evaluar el progreso del proyecto. Una indicación temprana de que un proyecto podría retrasarse permite a los gerentes tomar medidas oportunas para una entrega puntual.

• Planificación de proyectos mejorada con mejor comunicación

Un sistema de gestión de proyectos mantiene una base de datos centralizada de cada proyecto, su progreso y la disponibilidad de recursos. Esto permite que las pequeñas empresas y las nuevas empresas optimicen la utilización de los recursos. Un sistema común para realizar un seguimiento del proyecto también permite que todas las personas involucradas interactúen mejor entre sí para acelerar el progreso. Los gerentes también pueden informar a los clientes sobre el progreso.

• Cíñete al presupuesto

Toda organización está preocupada por sus resultados finales, pero esa necesidad es aún más vital para las pequeñas empresas. Las empresas emergentes y las pequeñas empresas no tienen margen para el error. Una herramienta eficaz de gestión de proyectos le permite realizar un seguimiento de su presupuesto. También le permite realizar un seguimiento de sus gastos e identificar las áreas en las que los empleados pasan su tiempo y en las que la organización gasta más para reducir las horas facturables. Esto permite a las empresas optimizar las ganancias y entregar el proyecto dentro del presupuesto.

• Realizar un seguimiento de la rendición de cuentas

Los empleados de pequeñas empresas y nuevas empresas a menudo terminan haciendo malabarismos con varias tareas a la vez. El software de gestión de proyectos puede ayudar a definir roles y responsabilidades. De esta manera, varias personas no terminarán trabajando en una sola tarea, eliminando así las redundancias y optimizando la utilización de los recursos.

• Evaluación efectiva de proyectos

La evaluación de proyectos con la ayuda de software permite a las empresas identificar brechas y fortalezas. Las empresas pueden usar esto para mejorar sus brechas relacionadas con el proyecto y duplicar sus fortalezas. Una herramienta PMS ofrece informes que le indican qué hitos se lograron y dónde ocurrieron los retrasos.

Lectura sugerida: una guía completa para elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Estudios de casos sobre software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Estudio de caso 1

Estudio de caso 2

Desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de proyectos

Las grandes corporaciones con sus vastos recursos tampoco son inmunes a los desafíos de la gestión de proyectos. Gestionar un proyecto en una gran empresa es como resolver un cubo de Rubik. Los gerentes deben mantener varios elementos del proyecto en la parte superior mientras se enfocan en todos los demás elementos e identifican la mejor ruta para completar la tarea. Obtenga más información sobre los desafíos de gestión de proyectos de las empresas.

• Conflicto de recursos

Incluso una organización bien estructurada puede enfrentarse a conflictos de recursos cuando se trata de gestionar cientos de proyectos a la vez. En ocasiones, varios recursos terminan trabajando en el mismo proyecto cuando solo se requiere un recurso. Además, una mala planificación a veces significa que una empresa no tiene recursos disponibles (mano de obra, materia prima, software, hardware, maquinaria, etc.) para un proyecto.

• fluencia del alcance

El alcance del alcance es uno de los mayores desafíos de la gestión de proyectos que se refiere a cómo los requisitos del proyecto han cambiado con el tiempo en comparación con el alcance del trabajo acordado originalmente. Este cambio de alcance lleva a la alteración en casi todo lo relacionado con el proyecto.

• Habilidades de equipo no coincidentes

Como gerente, se espera que tenga un equipo de miembros calificados que sean los más adecuados para un trabajo. Si hay una discrepancia en el nivel de habilidad y los requisitos del proyecto, el proyecto seguramente enfrentará obstáculos en todo el camino.

• Mala gestión de riesgos

Los gerentes necesitan evaluar el riesgo asociado con su proyecto. Debe asegurarse de que su equipo esté siempre listo para adaptarse si es necesario. Los gerentes de proyecto no son psíquicos, lo que significa que, por mucho que lo intenten, no pueden enumerar todos los riesgos asociados con el proyecto.

• plazos incumplidos

Si alguno de los indicadores mencionados anteriormente obstaculiza su proyecto, inevitablemente retrasará la entrega final. Solo el 2,5% de las empresas afirman que entregan el 100% de sus proyectos a tiempo. Puede ser frustrante para todas las partes involucradas si un proyecto se entrega tarde y esto puede frenar aún más el crecimiento de la empresa.

¿Cómo puede el software de gestión de proyectos ayudar a las grandes empresas?

Las grandes corporaciones con miles de empleados también pueden beneficiarse de un Sistema de Gestión de Proyectos. Permite a las organizaciones realizar un seguimiento de todos los proyectos, dividirlos aún más en pequeños sprints, garantizar que los recursos no estén sobrecargados o insuficientemente trabajados y asegurarse de que la empresa esté preparada para todos los riesgos que surgen de un proyecto.

• Planificación de sprints

Las empresas pueden planificar su trabajo a través de la planificación de sprints en su software de gestión de proyectos. Esto permite a las empresas dividir un proyecto en partes pequeñas y hacer un sprint planificado para cada parte. Permite que los equipos se centren en objetivos específicos mientras revisan continuamente las prioridades y los planes.

• Documentos del proyecto

Las empresas pueden documentar todo su proyecto y el alcance del trabajo en su sistema de gestión de proyectos. Esto ayudará a las empresas a mitigar cualquier confusión y malentendido dentro del equipo y ayudará a que todos entiendan lo que se espera de ellos.

• Seguimiento de la carga de trabajo

Un buen gerente de proyecto evalúa constantemente a su fuerza laboral para establecer que la utilización de los recursos sea siempre óptima. El software PMS puede ayudar a los gerentes a rastrear la carga de trabajo y la disponibilidad de todos los recursos disponibles.

• Evaluación de riesgos

Si bien un gerente no puede evaluar todos los riesgos potenciales asociados con el proyecto, un software de gestión de proyectos robusto puede hacerlo con su evaluación de riesgos. Puede ayudarlo a identificar puntos de riesgo y ayudarlo a planificar posibles incidentes.

Estudio de caso sobre software de gestión de proyectos para grandes empresas

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Conclusión

El software de gestión de proyectos ya no es opcional. Hoy en día, las empresas confían en las herramientas de gestión de proyectos para optimizar sus operaciones comerciales y entregar resultados a tiempo. Con PMS, las empresas pueden realizar un seguimiento del progreso, modificar el plan y producir resultados excepcionales el 100 % del tiempo. Entonces, no esperes más y obtén una herramienta de gestión de proyectos para tu negocio.