La guía fácil para crear un plan de contingencia comercial

¿Cómo evitar desastres? Esté preparado para ellos.

Cuando las cosas van bien, a menudo te olvidas de planificar para los malos tiempos. Pero cuando ocurre un desastre, podrías perderlo todo en un santiamén.

Un terremoto puede hacer que toda su tienda se derrumbe, su mayor cliente puede elegir a su competidor antes que a usted, su sistema puede fallar repentinamente y perder datos importantes, etc. Hay infinitas posibilidades de desastres si realmente lo piensa.

Es por eso que la falta de un plan de contingencia comercial puede ser un desastre en sí mismo.

Veamos por qué necesita un plan de contingencia comercial y cómo crear uno en unos pocos pasos simples.

¿Qué es un Plan de Contingencia Empresarial?

Pero primero, definamos qué es un plan de contingencia.

Un plan de contingencia es una estrategia proactiva que describe el curso de acción o los pasos que la gerencia y el personal de una organización deben tomar en respuesta a un evento que podría ocurrir en el futuro. Desempeña un papel importante en la continuidad del negocio, la gestión de riesgos y la recuperación ante desastres.

Le ayuda a estar preparado para eventos imprevistos y minimizar su impacto. También describe un plan para llevar a cabo las operaciones comerciales normales después de que haya ocurrido el evento.

También se conoce con nombres como plan B, plan de respaldo y plan de recuperación ante desastres. En caso de que tu plan principal no funcione, es hora de ejecutar el plan B.

Beneficios de un Plan de Contingencia

Sin un plan de contingencia, se expone a riesgos innecesarios. Aquí hay algunos beneficios importantes de un plan de contingencia que no puede dejar de mirar.

• Ayuda a reaccionar rápidamente ante eventos negativos. Como un plan de contingencia enumera las acciones que deben tomarse, todos pueden concentrarse en qué hacer sin perder el tiempo en pánico.
• Tener un plan de contingencia le permite minimizar los daños que podrían ocurrir a causa de un desastre y minimizar la pérdida de producción. Por ejemplo, si tiene instalados generadores de emergencia, incluso durante un apagón, su equipo puede trabajar sin problemas.

Cómo hacer un plan de contingencia

Un plan de contingencia empresarial eficaz se basa en una buena investigación y lluvia de ideas. Estos son los pasos que debe seguir en un proceso de planificación de contingencia.

Paso 1: enumere los riesgos clave

Identifique los principales eventos que podrían tener un impacto negativo en el curso de su negocio y en los recursos clave, como empleados, máquinas, sistemas de TI, etc.

Involucre a otros jefes de equipo, expertos en la materia e incluso personas externas como consultores comerciales para obtener una comprensión más profunda de las cosas que pueden causar problemas y poner en peligro la dirección.

Utilice un mapa mental para organizar y categorizar la información que recopile de la sesión de lluvia de ideas con el personal. Puede compartir esto fácilmente con todos en la organización para obtener su opinión también.

Paso 2: Priorizar los riesgos en función de su impacto

Una vez que haya creado una lista de todos los posibles riesgos que podrían ocurrir en diferentes áreas de su negocio, comience a priorizarlos en función de la amenaza que representan.

El gráfico de probabilidad de impacto de riesgo es una herramienta útil que puede utilizar aquí. Le ayuda a evaluar y priorizar los riesgos en función de la gravedad de su impacto y la probabilidad de que ocurran.

Paso 3: Crear planes de contingencia para cada evento

En este paso, creará planes separados que describen las acciones que debe tomar en caso de que ocurran los riesgos que identificó anteriormente.

Considere lo que debe hacerse para reanudar las operaciones normales después del impacto del evento.

Aquí deberá aclarar las responsabilidades de los empleados, los cronogramas que resaltan cuándo se deben hacer y completar las cosas después del evento, los procesos de restauración y comunicación y los pasos que debe haber tomado con anticipación para evitar pérdidas cuando haya ocurrido el evento (es decir, seguro cobertura).

Puede usar un formato visual aquí para resaltar el curso de las acciones. Sería más fácil para todos comprender.

Plantilla 1

Plantilla 2

Plantilla 3

Paso 4: Comparte y Mantén el Plan

Una vez que haya completado los planes de contingencia, asegúrese de que todos los empleados y partes interesadas puedan acceder rápidamente a ellos.

Revise sus planes de contingencia de vez en cuando y actualícelos según sea necesario. Y también es una buena práctica informar a sus empleados sobre los cambios, ya que puede incluir actualizaciones de sus roles y responsabilidades.

¿Cuál es su opinión sobre los planes de contingencia?

Así es como se hace un plan de contingencia detallado. Enumere los principales incidentes que podrían dañar sus operaciones comerciales, priorícelos en función de su impacto y probabilidad, cree un plan de acción que explique qué debe hacer en caso de que ocurran, y revíselos y actualícelos con frecuencia.

¿Cuál es el proceso de planificación de contingencia en su organización? Háganos saber en la sección de comentarios.