Business Intelligence en la educación: edición escolar

Las escuelas generan más datos de los que pueden manejar y utilizar con eficacia. Sin embargo, rodeados de toda esta información, todavía están hambrientos de ideas. Y no es de extrañar: manejar manualmente toneladas de documentos en papel o, en el mejor de los casos, hojas de cálculo de Excel es un placer dudoso que requiere eones de tiempo ya limitado.

Afortunadamente, la tecnología actual permite que las instituciones educativas realicen un cambio considerable en su forma de trabajar. Al mismo tiempo, descuidar las tendencias de EdTech da como resultado muchas oportunidades perdidas. Mientras que algunas escuelas se están ahogando en grandes cantidades de datos, otras navegan estas aguas fácilmente gracias a Business Intelligence (BI). En este artículo, investigamos cómo BI ayuda exactamente a los administradores escolares, maestros, estudiantes y padres.

¿Cuáles son los desafíos relacionados con la educación que se pueden manejar con la aplicación de Business Intelligence?

Las escuelas tienen mucho en sus platos:

Asignación de los recursos financieros disponibles. La financiación depende de una plétora de factores. La cantidad de estudiantes y el tamaño de las clases, la asistencia de los estudiantes y los resultados académicos, las ofertas de programas y más, todo esto es importante para los patrocinadores. En una situación en la que las escuelas tienen que hacer más con menos, es mejor que tengan una visión clara de lo que realmente tienen.

Recursos limitados de los profesores. Preparar varios materiales de aprendizaje, hacer un seguimiento del progreso de los estudiantes, reunirse con los padres, completar informes, parece que los maestros necesitan un giratiempo para realizar todas estas tareas. Sumado a la escasez de profesionales, tal volumen de trabajo es imposible de manejar sin la ayuda de la tecnología. Las escuelas necesitan apoyo tecnológico para monitorear las cargas de trabajo asignadas y proporcionar a los maestros un horario de trabajo equilibrado y clases con suficiente tamaño.

Grandes cantidades de papeleo. La investigación de McKinsey revela que la automatización del 20% al 40% de las actividades en papel de los maestros dará como resultado 13 horas libres por semana. Ayudaría a reducir la carga de trabajo de los docentes a un nivel normal, ya que ahora es de al menos 50 horas por semana. Los administradores escolares también respirarán más tranquilos después de la implementación de BI porque la tecnología simplifica la gestión administrativa y ayuda a cumplir con los requisitos de generación de informes más rápidamente.

Estandarización de la experiencia del estudiante. Un enfoque único para todos desmotiva a los estudiantes y afecta negativamente su compromiso. Conduce a un bajo rendimiento y empeora la calificación de la escuela. Además, los padres insatisfechos con las notas de sus hijos pueden pensar que los profesores tienen la culpa y la relación entre ellos se vuelve tensa.

Insuficiente implicación de los padres en el proceso educativo. No es de extrañar, sobre todo si ambos padres trabajan y el horario de las reuniones con los profesores no coincide con su tiempo libre.

Falta de visibilidad de los datos escolares para los patrocinadores. Cuando las personas invierten en mejoras, obviamente quieren ver a dónde va su dinero y qué tan efectivamente se está desempeñando la escuela.

¿Cómo está cambiando la tecnología de BI el rendimiento de las tareas administrativas?

La aplicación de Business Intelligence en la educación proporciona a la administración escolar:

1. Todos los datos necesarios reunidos en un solo lugar

Toda la información está organizada en un almacén para que la administración de la escuela no tenga que extraer datos de múltiples fuentes. En las últimas etapas del procesamiento de datos, los datos se visualizan en forma de paneles intuitivos y fáciles de analizar dentro de herramientas especiales de BI como Power BI, Tableau, Qlik, etc. Tomemos la situación con las subvenciones como ejemplo. Las escuelas tienen que buscar financiación, pero lleva demasiado tiempo realizar un seguimiento manual de las subvenciones que su escuela puede solicitar. Gracias a BI, toda la información sobre ellos se puede recopilar, analizar y luego presentar automáticamente a las partes interesadas.

2. Actividades simplificadas

Procesos como la gestión de presupuestos, el pedido de recursos, el pago de facturas, el manejo de la programación, la garantía de la compatibilidad de la escuela con las leyes y reglamentos pertinentes, la contratación de personal y otros requieren mucho tiempo. Tome la programación, por ejemplo. Es una de las tareas de administración más exigentes que es casi imposible de incluir en un algoritmo. La planificación siempre la realiza una persona: el software de BI no creará automáticamente un cronograma, pero resaltará las brechas en uno generado por humanos. Por ejemplo, la solución de Business Intelligence enfocará tu atención en los lapsos de tiempo cuando el profesor tiene solo la primera y cuarta lección, y podrás administrar el tiempo de tus empleados de manera más adecuada y efectiva.

3. Informes simplificados con mayor visibilidad de los procesos

Con BI, los datos para diferentes tipos de informes, junto con la información clave para los patrocinadores, se recopilan automáticamente. En lugar de numerosas tablas con texto y números, está envuelto en visualizaciones de datos fáciles de entender. Cuando los informes se basan en la visibilidad clara de los procesos escolares, la administración no solo puede captar información, sino obtener información verdaderamente valiosa de ella. El análisis de datos debidamente organizados y presentados ayuda a encontrar nuevas formas de ahorrar dinero para la escuela.

4. Capacidad de predecir cambios futuros

BI en educación combinado con Machine Learning (ML) se puede usar para revisar dónde terminará si decide hacer cambios o permanecer en el camino actual. Por ejemplo, la tecnología lo ayudará a controlar la inscripción de estudiantes y el tamaño de las clases para la planificación de recursos y el cálculo de los requisitos y pagos de fondos estatales. Funciona de la misma manera con actividades extracurriculares como eventos deportivos, limpieza, seguridad, conferencias de invitados, etc. Las soluciones de BI recopilan los datos sobre ellas y, en función del gasto en años anteriores, hacen suposiciones sobre el gasto futuro para que pueda asignar su presupuesto sabiamente.

5. Visibilidad de los empleados

El contrato de la profesora de matemáticas acaba el mes que viene, la profesora de música se va de baja por maternidad dentro de dos meses… ¿Cuántas situaciones como estas tienes que tener en cuenta para tomar decisiones sobre prórrogas de contrato o contratación de nuevos profesores a tiempo? BI le ayudará a realizar un seguimiento de estas fechas. Además, Business Intelligence en educación puede verse como una posibilidad de monitorear el estado y la carga de trabajo de los docentes para prevenir su agotamiento. La encuesta de NEA reveló que el 55% de los docentes en los EE. UU. planean dejar la educación debido al agotamiento. Con BI, podrá notar si los horarios de algunos maestros están sobrecargados y reasignar la carga de trabajo. Si evita la rotación de personal, será un valor adicional para los padres y los estudiantes, ya que nadie está contento cuando los maestros cambian constantemente.

6. Fácil identificación de conductas de riesgo entre los estudiantes

La tecnología también ayuda a notar, recopilar y analizar el comportamiento de los estudiantes para realizar evaluaciones de riesgo. Este enfoque contribuye a hacer de la escuela un espacio más seguro. Por ejemplo, en un tablero, los profesores pueden dejar notas sobre el comportamiento de los estudiantes. La solución de BI visualizará la frecuencia de estos comentarios y el grado de su importancia. Usándolo, la administración de la escuela puede resaltar cuándo el comportamiento de un estudiante individual es perjudicial para los demás y tomar medidas para evitar que estos comportamientos riesgosos se transformen en accidentes graves.

7. Mayor participación de los patrocinadores

Los análisis simples y claros ayudan a atraer patrocinadores y mantenerlos comprometidos con las iniciativas escolares. Hay una posibilidad remota de que profundicen en los informes de hojas de cálculo, mientras que los tableros informativos y convenientes tienen más posibilidades de captar su atención.

Además, Business Intelligence en educación le permite generar imágenes para patrocinadores automáticamente. Sin software de BI, el personal de administración suele dedicar de 2 a 3 semanas a recopilar y preparar toda la información necesaria.

¿Cómo influye BI en el panorama educativo de los docentes?

Las tareas de los profesores son las que se pueden mejorar significativamente con las soluciones de BI. La aplicación de Business Intelligence en la educación ayuda a:

1. Reducir el tiempo y el esfuerzo dedicado a un papeleo

Los docentes de tiempo completo trabajan de 51 a 57 horas por semana y dedican más de la mitad de este tiempo a actividades no docentes. No es de extrañar que el nivel de depresión entre los profesionales de la educación sea mucho más alto que entre la población general: 32 % frente a 19 %. Al mismo tiempo, casi la mitad de los docentes no comparten sus problemas de salud mental con nadie en el trabajo por temor a la estigmatización.

La aplicación de Business Intelligence en la educación puede evitar que los maestros se quemen a medias y minimizar el impacto negativo en su salud mental y física. Además de cuidar adecuadamente el bienestar de sus empleados, puede aprovechar la solución de BI para liberar el tiempo de los profesores para que puedan ponerse al día con los estudiantes de bajo rendimiento o mejorar sus calificaciones.

2. Realice un seguimiento del progreso de los estudiantes en tiempo real y corríjalo rápidamente

Tener los datos del rendimiento de los alumnos prácticamente en bandeja de plata permite a los profesores evaluar su progreso, detectar talentos a tiempo o identificar problemas y encontrar rápidamente la forma de solucionarlos. La solución de BI ayuda a los profesores a realizar un seguimiento continuo de la ruta de aprendizaje de los estudiantes en lugar de un análisis posterior al final del período.

Los profesores pueden tener un presentimiento sobre qué estudiantes necesitan más atención en algunos puntos, pero el software de BI respalda esta corazonada profesional con datos reales en un formato fácil de entender. La creación de hojas de cálculo para analizar los datos de rendimiento y asistencia requiere mucho tiempo incluso para un solo estudiante, sin mencionar que el análisis debe realizarse para un promedio de más de 25 estudiantes por clase.

Ahora, imagine que un maestro quiere agregar un tercer factor para el análisis, por ejemplo, datos de bienestar o factores familiares como divorcio, padres solteros, violencia, etc., que indican que un estudiante necesita un poco más de ayuda. Por lo general, esto significa que el maestro tiene que comenzar a crear una nueva hoja de cálculo y puede parecer que tiene que renunciar a sus planes de fin de semana para terminar el proyecto.

Aprovechando BI en la educación, utiliza el tiempo de los profesores de manera más efectiva al mantenerlos ocupados solo analizando la información procesada automáticamente.

3. Involucrar a los padres en el proceso educativo con información significativa sobre sus hijos

Los datos organizados y estructurados también son convenientes para compartirlos con otros. Les ahorra tiempo a los maestros para prepararse para sus reuniones con los padres de los estudiantes. El tiempo liberado se puede dedicar a un análisis más profundo y reflexivo de la información recopilada automáticamente.

Este es un ejemplo de un tablero en el que los maestros del aula pueden monitorear los puntajes de participación de sus estudiantes en diferentes materias, la asistencia y el nivel de desempeño en todas las disciplinas y revisar estos parámetros en detalle para estudiantes y materias particulares.

Los profesores de asignaturas pueden dejar comentarios para que sea más fácil para los profesores de aula y los padres comprender completamente el éxito de los estudiantes en el aprendizaje de temas particulares o de la asignatura en general.

¿Cómo está ayudando Business Intelligence en el sector educativo a los padres?

Dado que los niños pasan una parte importante de su tiempo estudiando, es naturalmente importante que los padres estén informados sobre las actividades educativas y el bienestar de sus hijos en la escuela. Las soluciones de BI brindan a los padres:

1. Visibilidad en tiempo real del progreso de sus hijos y posibilidad de mantenerse en contacto con los maestros

La razón más extendida por la que los padres no asisten a las reuniones escolares es que simplemente no pueden hacerlo por su horario de trabajo. En EE. UU., el porcentaje de familias con hijos menores de 18 años y con ambos padres trabajando a tiempo completo es del 59,8 %, entre los países europeos la tasa media es del 61 % pero en algunos países escandinavos supera el 80 %. La tecnología que simplifica y acelera las conversaciones entre maestros y padres es cada vez más valiosa en estas circunstancias.

La tecnología BI permite a los padres acceder a datos relacionados con lo que está aprendiendo su hijo. Los alienta a conectarse con el maestro de su hijo y descargar materiales de aprendizaje si el estudiante debe realizar tareas adicionales para mejorar sus calificaciones. Gracias a los sencillos paneles, los padres pueden ver el nivel de rendimiento real de sus hijos. La funcionalidad de tableros más complejos brinda a los padres la oportunidad de hacer preguntas a los maestros sobre el proceso de aprendizaje y obtener sus respuestas o consejos.

2. Mantenerse en estrecho contacto con sus hijos

Por lo general, es fácil preguntar a sus hijos de primaria cómo les va en la escuela; tienden a compartir cómo les fue en el día. Pero obtener una respuesta a la misma pregunta de los adolescentes puede ser bastante complicado. Aquí es donde la solución de BI puede ser de gran ayuda. Al revisar los comentarios de los maestros en el tablero de su hijo, puede comprender mejor sus intereses y problemas, y encontrar los temas para discutir durante el desayuno o la cena. Esas pequeñas conversaciones no son poca cosa. Una encuesta de la OCDE investigó las relaciones entre el desempeño de los estudiantes y la participación de los padres en el proceso educativo y mostró que solo el 52% de los padres en todo el mundo hablan sobre el bienestar de sus hijos en la escuela todos los días o casi todos los días. Mientras tanto, los estudiantes cuyos padres hacen esto al menos una vez por semana tienen más probabilidades de declarar un alto nivel de satisfacción con la vida y obtener puntajes más altos.

Entonces, para los padres, BI en educación hace que la vida escolar de sus hijos esté a solo un clic de distancia.

3. Ser consciente de los aspectos no académicos de la vida escolar de los niños

El seguimiento del progreso de aprendizaje de los niños es esencial, pero también hay otras cosas que interesan a los padres, por ejemplo, las comidas escolares. Con una solución BI, los padres pueden ver el menú de desayuno y almuerzo para el mes siguiente y elegir entre opciones alternativas como carne o un plato vegetariano, jugo de frutas en lugar de leche, si el estudiante tiene intolerancia a la lactosa. Esto es especialmente importante para los alumnos de primaria que, por su edad, no siempre pueden identificar si pueden comer determinados platos. Y cuando a los padres se les da la oportunidad de decidir un menú por adelantado, pueden evitar la preocupación de que su hijo coma algo mal o no coma nada.

Si la cafetería de la escuela admite la tecnología de pago con pulsera, los padres también pueden controlar lo que compran sus hijos y poner un límite en la cantidad de compras.

¿Cómo ayuda la tecnología de BI a los estudiantes?

La implementación de BI en el sector educativo garantiza una mejor experiencia de estudio, ayuda a los estudiantes a desarrollar sus talentos y también crea un espacio seguro para ellos. La tecnología ofrece a los estudiantes:

1. Experiencia de aprendizaje personalizado

Como los profesores pueden realizar un seguimiento constante del rendimiento individual de cada alumno, pueden recomendar materiales adicionales y hojas de trabajo personalizadas en función de los temas con los que el alumno está atascado. La investigación de RAND muestra que los estudiantes que comenzaron por debajo de la norma nacional y luego tuvieron la oportunidad de aprovechar la personalización en el aprendizaje alcanzaron estas normas al final del año académico y las superaron en dos años.

“Los alumnos prosperan al hacer un trabajo que es desafiante pero posible y, por lo tanto, gratificante cuando hace clic”, compartió Brian Galvin, director académico de Varsity Tutors.

2. Confianza en apoyo psicológico seguro disponible en todo momento

Muchas escuelas tienen un psicólogo o un consejero disponible, pero tener uno no es suficiente para que los estudiantes busquen ayuda si la necesitan, ya que no pueden estar seguros de que sus datos privados estén seguros. Las escuelas deben dar a los estudiantes la posibilidad de pedir consejo o ayuda de forma anónima y brindarles la oportunidad de una reunión personal con el especialista en función de su consentimiento. ¿Qué tiene esto que ver con BI en la educación? El software de Business Intelligence permite a los psicólogos recopilar las solicitudes del estudiante y compararlas con los datos sobre su nivel de asistencia para una comprensión más profunda de la situación si el estudiante quisiera revelar su identidad. Este enfoque ayuda a las escuelas a cuidar mejor el estado psicológico de los estudiantes, el clima emocional en las clases y, por ejemplo, detectar casos de acoso escolar en etapas tempranas.

3. Planificación de carrera en la escuela secundaria

Imagínese cuánto más fácil puede ser para los estudiantes elegir su futura profesión si los datos sobre su desempeño en diferentes materias se recopilan automáticamente durante toda su vida escolar y luego se presentan en un tablero claro. De esta manera, los estudiantes obtienen retratos digitales completos de sí mismos que reflejan todas sus fortalezas y debilidades. Además, estos paneles pueden mostrar los colegios y universidades más adecuados para la admisión de acuerdo con los intereses del estudiante y el análisis de puntajes. También es posible resaltar materias o áreas donde se necesita mejorar si el estudiante quiere inscribirse en una universidad en particular y elegir una especialización específica.

Si reunimos a todas las partes interesadas a las que BI ayuda en el proceso educativo, obtendremos ese mapa mental.

Maximice sus oportunidades para analizar los datos

Las posibilidades que se abren con la aplicación de Business Intelligence en la educación son innumerables. Sin embargo, tampoco está exento de moscas en el ungüento. Hay tantos datos para recopilar y analizar, que puede experimentar parálisis y fatiga de datos incluso antes de comenzar su iniciativa de Business Intelligence. Por lo tanto, es fundamental desarrollar una estrategia incremental bien pensada para implementar el software de BI; determinar lo que necesita ya es la mitad de la batalla. Encontrar el socio tecnológico adecuado, que pueda desarrollar e implementar algunos componentes de BI o una solución completa, debe ser una parte integral de la planificación de su proyecto. Los especialistas en BI con experiencia relevante en la industria lo ayudarán a identificar todas las trampas posibles de antemano y lograr los objetivos deseados de la manera más eficiente, para que solo tenga que disfrutar de cómo Business Intelligence está cambiando su forma de trabajar para mejor.

Para saber con qué empezar, reserve una consulta con nuestros expertos en BI.

El artículo fue publicado originalmente aquí