Cómo dominar el fino arte de la planificación y elaboración de presupuestos empresariales

Comenzar un negocio es algo desafiante: tienes que trabajar duro y dar lo mejor de ti para asegurar su éxito. Sin embargo, el trabajo no termina incluso cuando su negocio se vuelve realmente operativo. Todavía tiene que hacer mucho más para asegurarse de que se mantendrá en el buen camino.

Por supuesto, podría ser difícil, especialmente para los principiantes. Parece que tienes que vigilar tantas cosas y concentrarte en tantas tareas urgentes todos los días que no queda tiempo para la planificación y el presupuesto empresarial. Sin embargo, es muy importante encontrar ese tiempo, porque la planificación y el presupuesto empresarial son en realidad una de las cosas más importantes para el éxito empresarial.

¿Porque? Porque un plan te permite entender mejor cómo ves tu negocio, cómo quieres desarrollarlo, etc. Cuando crea un plan, establece los objetivos que desea alcanzar y define las formas de evaluar el éxito de su negocio.

Básicamente, la planificación le brinda todas las herramientas necesarias que puede utilizar para mejorar su negocio en el futuro más cercano. Sin embargo, esto sucede solo cuando la planificación se realiza correctamente.

¿Qué incluir en tu plan anual?

Si desea crear un plan de negocios perfecto, debe saber qué debe incluirse en él y qué tan grande será. Por supuesto, no existen limitaciones estrictas para el tamaño de un plan de negocios, ya que cada negocio es diferente. Sin embargo, si es la primera vez que lo hace, le recomiendo comenzar con un plan anual: no es demasiado grande ni demasiado corto.

Un buen plan anual tiene que incluir lo siguiente:

• un resumen ejecutivo
• una lista de productos y servicios que ofrece (o planea ofrecer este año)
• una descripción detallada de su mercado objetivo
• un plan financiero
• un plan de marketing, así como un plan de ventas
• hitos y métricas
• una descripción de su equipo directivo

Para escribirlo de la mejor manera posible, debe dedicar un tiempo a pensar en el estado actual de su empresa y en cómo debería verse a fin de año. Describa su mercado objetivo, piense en las metas que se deben alcanzar este año, en los productos y servicios que se deben lanzar.

Visualice la información para que le resulte más fácil ver la imagen completa (esto es especialmente importante para aquellos que no tienen mucha experiencia en la planificación). Puede usar gráficos y diferentes tipos de diagramas, como mapas mentales, para visualizar y organizar sus ideas y planes.

Intente elegir algunos objetivos principales para su empresa y agréguelos al plan anual siendo lo más específico posible: por ejemplo, si desea aumentar sus ganancias, debe especificar en cuánto (10%, 15%, etc.). También es bueno pensar en los obstáculos que podría enfrentar y pensar en algunas formas de minimizar los riesgos potenciales que podrían ocurrir.

Recuerda que si bien un plan de negocios debe ser específico y detallado cuando lo escribes, no debe permanecer estático al final del año. Ningún negocio es lo suficientemente predecible para que esto suceda: debe comprenderlo y prepararse para actuar rápidamente, agregando cambios a un plan de negocios si sucede algo inesperado.

Ciclo de planificación empresarial

Como dije, la planificación comercial típica no es algo estático; en realidad, es un ciclo que generalmente se ve así:

• Se toma un tiempo para evaluar la efectividad de su negocio. Para hacerlo, debe comparar su desempeño actual con el del año pasado, o con los objetivos establecidos a principios de este año.
• Luego, debe pensar en las oportunidades que pueden aparecer, así como en las amenazas que podría enfrentar.
• Recuerde tanto los éxitos como los fracasos que experimentó su negocio durante el último año. Analízalos y piensa qué se puede hacer para repetirlos/evitarlos.
• Piense en los principales objetivos comerciales que le gustaría alcanzar y asegúrese de agregarlos al nuevo plan anual (o edite el anterior de acuerdo con ellos).
• Crea un presupuesto.
• Plantéate objetivos presupuestarios.
• Completa el plan.
• Asegúrese de revisarlo regularmente (cada mes, cada tres meses, etc.), haciendo cambios si es necesario.

Repite todo el ciclo.

Planificación comercial y presupuesto

Cuando una empresa aún es pequeña y está creciendo, puede parecer innecesario planificar su presupuesto. Sin embargo, es crucial si desea evitar riesgos financieros y poder invertir en oportunidades cuando se presenten.

Además, con el rápido crecimiento de su negocio, es posible que se encuentre en una situación en la que ya no pueda controlar todo el dinero. La expansión del negocio generalmente incluye la creación de diferentes departamentos responsables de diferentes cosas, y cada uno de estos departamentos debe tener su propio presupuesto.

Como puede ver, cuanto más grande se vuelve su negocio, más complicado se vuelve. Si bien está bien no controlar cada centavo usted mismo, todavía depende de usted asegurarse de que su negocio siga creciendo en lugar de dejar de ser rentable. Por eso es tan importante crear un plan de presupuesto que le permita comprender los ingresos exactos que genera su negocio al final del mes y la cantidad que puede ahorrar o gastar en diferentes cosas.

Es importante recordar que un plan de negocios no es un pronóstico de ninguna manera. No predice cuánto dinero ganará al final del año. En cambio, es una herramienta para garantizar que su negocio siga siendo rentable incluso después de cubrir todos los gastos necesarios.

Además, un plan de negocios también garantiza que tendrá la oportunidad de invertir dinero en proyectos futuros, financiar todo lo que debe financiarse este año y cumplir con todos los objetivos comerciales.

Beneficios de un presupuesto empresarial

Toda la planificación del presupuesto tiene muchos beneficios:

Le permite evaluar el éxito de su negocio: cuando sabe exactamente cuánto beneficio le dio su negocio al principio del año, puede compararlo con el beneficio al final del año, entendiendo si sus metas financieras se han cumplido o no.

Permite administrar el dinero de manera efectiva: por ejemplo, si ahorra dinero para gastos únicos previstos, no lo tomarán por sorpresa.

Ayuda a identificar los problemas antes de que sucedan: por ejemplo, si evalúas tu presupuesto y ves que los ingresos que quedan después de cubrir todos los gastos son bastante pequeños, entenderás que necesitas obtener más ganancias este año.

Ayuda a tomar decisiones más inteligentes, al invertir solo el dinero que puede permitirse invertir.

Le permite administrar su negocio de manera más efectiva, asignando más recursos a los proyectos que más los necesitan.

Ayuda a aumentar la motivación del personal.

Básicamente, cuando tiene un plan de presupuesto listo, tiene la espalda cubierta.

¿Cómo crear un presupuesto?

Hay tantos artículos escritos sobre cómo crear un presupuesto comercial perfecto, pero la mayoría de ellos se reducen a estas 5 cosas simples:

• Evalúa tus fuentes de ingresos. Debe averiguar cuánto dinero genera su negocio diariamente para comprender cuánto dinero puede invertir y gastar.

• Haz una lista de tus gastos fijos. Estos se repiten todos los meses y su cantidad no cambia. Algunas personas se olvidan de excluir la suma necesaria para cubrir estos gastos de los ingresos mensuales, pero es importante hacerlo para obtener una comprensión clara de su presupuesto.

• No te olvides de los gastos variables. Estos no tienen un precio fijo, pero aún así deben pagarse todos los meses. Piensa en una cantidad aproximada que tendrás que pagar e inclúyela en tu presupuesto.

• Prediga sus gastos únicos. Todo negocio los necesita de vez en cuando, pero si planeas tu presupuesto olvidándote de estos gastos, gastar dinero en ellos podría afectarlo mucho y no de manera positiva.

• Cuando enumere todas las fuentes de ingresos y gastos, es hora de juntarlas todas. Evalúa cuánto dinero tendrás cada mes después de cubrir todos estos gastos. Luego piense en qué parte de esa suma podría permitirse invertir en algo.

Si bien todo el proceso de creación de un presupuesto puede parecer demasiado complicado, aún debe encontrar tiempo para hacerlo. Vale la pena el esfuerzo; además, dicho plan podría ayudarlo no solo durante el próximo mes sino también durante el próximo año (si sus fuentes de gastos e ingresos no cambian mucho).

Por supuesto, sigue siendo importante revisarlo de vez en cuando, haciendo cambios cuando sea necesario. Sin embargo, el proceso de revisión no será tan complicado como la creación de un plan presupuestario desde cero.

Pasos clave en la elaboración de un presupuesto

Si nunca antes ha creado un plan presupuestario, podría cometer algunos errores de presupuesto. Sin embargo, cuando se trata de planificación financiera, el más mínimo error podría tener un impacto negativo. Los siguientes consejos pueden ayudarlo a evitar fácilmente la mayoría de los errores, haciendo que su plan de presupuesto sea más realista.

• Trate de tomarlo con calma

Cuanto más tiempo dedique al presupuesto, mejor será para usted. Es difícil crear rápidamente un plan presupuestario perfecto: existe una gran posibilidad de que se te escape algo. Por eso es vital asegurarse de haber enumerado todas las fuentes de sus ingresos y gastos, y de estar bien preparado.

• Puedes usar los datos del año pasado

Los datos del año pasado podrían ayudarlo a ver mejor el panorama completo: puede compararlos con los datos de este año y descubrir si sus ingresos han aumentado o disminuido. Sin embargo, debe usarlo solo para comparar y como guía. Tiene nuevas metas y recursos este año, y el entorno en el que está trabajando también ha cambiado, por lo que su planificación y estrategias actuales deberían ser diferentes a las que utilizó el año pasado.

• Asegúrese de que el presupuesto sea realista

Lo más importante de un plan de presupuesto es que debe cubrir no solo los gastos predecibles sino también los menos predecibles. Por supuesto, hacer predicciones es difícil, pero usar datos anteriores junto con otros planes comerciales como ejemplos podría facilitar todo el proceso.

Un presupuesto también tiene que ser detallado: la información que contiene tiene que permitirte monitorear todos los detalles clave de tu negocio, ya sean ventas, costos, etc. También podría utilizar algún software de contabilidad para una gestión más eficaz.

• Está bien involucrar a la gente

Si su negocio es lo suficientemente grande, probablemente tenga algunos empleados responsables de una parte de las operaciones financieras. Es bueno involucrarlos también en un proceso de creación de presupuestos, usando su conocimiento y experiencia para predecir algunos gastos, por ejemplo. Si las personas que involucra tienen suficiente experiencia, la combinación de su profesionalismo y su conocimiento harán que el presupuesto sea más realista y efectivo.

• Visualizar ayuda

Varios gráficos y diagramas son tan populares en los negocios por una razón: permiten realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos fácilmente. Por ejemplo, puede crear un gráfico basado en su plan y otro gráfico basado en un presupuesto real y compararlos durante las revisiones planificadas para ver si su plan presupuestario funciona como se esperaba o no.

Como mencioné anteriormente, es más fácil controlar las finanzas cuando tienes una pequeña empresa. Tal negocio necesita solo un presupuesto que se crea para un período determinado, en la mayoría de los casos, para un año. Las empresas más grandes, sin embargo, requieren algo más. Tienen varios departamentos, por lo que es mejor crear varios presupuestos a la vez, adaptando cada uno de ellos a las necesidades de un determinado departamento.

¡No olvides revisar!

Ya mencioné que una revisión es un proceso importante de toda planificación y elaboración de presupuestos comerciales. No importa cuán bueno sea su plan, es imposible predecir todo con un 100 por ciento de precisión. Su negocio crecerá y el entorno que lo rodea cambiará, por lo que cuanto más rápido reaccione a tales cambios, mejor será para usted.

Es por eso que debe programar revisiones de presupuesto de vez en cuando. Recomiendo comenzar repasándolo todos los meses y luego cambiar a un horario más cómodo. La revisión de cada mes puede ayudarlo a notar las fallas de su plan (lo cual es especialmente importante si no tiene mucha experiencia en este tipo de cosas), así como a comprender qué tan estable es su negocio.

Si ves que no tienes que hacer cambios seguido, podrías empezar a revisar tu plan cada tres o seis meses (no obstante, te recomiendo hacerlo con más frecuencia).

Puedes usar varios diagramas comunes para ayudarte. Lo mejor de los diagramas es que ayudan a visualizar bien los datos, lo cual es muy importante cuando necesita ver la imagen completa con mayor claridad, y esto sucede a menudo durante la planificación del presupuesto. Por ejemplo, un diagrama o un gráfico de los ingresos de tu empresa puede mostrarte cuánto han crecido tus finanzas durante un período determinado. Además, si nota ciertas fallas en un gráfico (que no se predicen), podrá reaccionar rápidamente y arreglar las cosas que salieron mal.

¿Qué debe tener en cuenta durante todo el proceso de revisión? Primero, sus ingresos reales. Probablemente será diferente cada mes: cada negocio tiene sus propios períodos de picos de ventas y períodos de caída de ventas, y debe encontrarlos y recordarlos para una planificación más efectiva el próximo año. Es importante verificar si los ingresos coinciden o no con los que pronosticó: si no, debe averiguar por qué sucedió.

En segundo lugar, debe evaluar sus gastos reales. Vea si difieren de su presupuesto, cuánto lo afectan, por qué superan sus expectativas (si lo hacen), etc.

Probablemente lo mejor de revisar es que le permite reaccionar rápidamente ante todas las situaciones inesperadas, salvando a su negocio de posibles problemas y caídas. Así que asegúrese de no omitirlo.

Conclusión

Como ves, escribir un plan de negocios es un proceso complejo. Tienes que estar muy atento, planificar todo, comenzando con tus metas y terminando con tus gastos, considerar tantas cosas e involucrar a otras personas en la planificación si es posible. Además, también tienes que aprender todo el tiempo, revisando tus planes, haciendo cambios, encontrando formas de reaccionar ante situaciones inesperadas.

Pero si bien esto puede parecer algo difícil de hacer, es muy conveniente para todos los que desean administrar su negocio con éxito. La planificación le quita mucho de los hombros y facilita todo el proceso de ejecución del negocio. Puede evaluar la efectividad de su negocio observando el aumento mensual de ingresos, las metas que desea alcanzar, etc. También puede predecir las caídas potenciales de su negocio y utilizar las herramientas que tiene para minimizar todos los riesgos.

Puede evaluar la efectividad de su negocio observando el aumento mensual de ingresos, las metas que desea alcanzar, etc. También puede predecir las caídas potenciales de su negocio y utilizar las herramientas que tiene para minimizar todos los riesgos.

Espero que esta guía lo ayude a crear un presupuesto y planes comerciales sólidos y realistas, y a implementarlos con éxito en el funcionamiento de su negocio. Si tiene algunos consejos sobre planificación comercial y presupuestaria que desea compartir, ¡hágalo en la sección de comentarios a continuación!

Biografía del autor:

Kevin Nelson comenzó su carrera como analista de investigación y cambió su esfera de actividad a servicios de redacción y marketing de contenidos. Además de escribir, pasa mucho tiempo leyendo literatura sobre psicología y administración en busca de las claves de las ideas de motivación. No dude en conectarse con él en Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.