Fuentes y áreas de cambio en el proyecto | #47 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El índice de términos al final del libro PMBOK contiene hasta 22 entradas para el cambio de proyecto. Estos van desde el costo y la cultura del cambio en las organizaciones hasta las solicitudes de cambio. Entonces, ¿qué hace que el cambio sea tan esencial en los proyectos y cómo abordarlo? ¿Qué es la gestión del cambio?

¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Qué son el cambio y la gestión del cambio?
3. Áreas de cambio en el proyecto
4. Cambios durante la planificación del proyecto
5. Cambios durante la implementación del proyecto
6. Fuentes de cambios en el proyecto.
7. Externo
8. Interno
9. Resumen

Introducción

El cambio durante un proyecto es casi inevitable, sin embargo, muchas organizaciones todavía parecen pasar por alto tal obviedad. A pesar de su vida útil, ya sea de tres meses, un año o tres, cada proyecto contiene factores de riesgo que pueden resultar en que el Gerente de Proyecto renegocia su ejecución ejecutada con las partes interesadas. Si, por otro lado, el equipo del proyecto aprende lecciones de forma continua de las tareas que tiene entre manos, también pueden ocurrir mejoras y cambios en la organización del trabajo como resultado de una mejor comprensión de los requisitos de las partes interesadas.

¿Qué son el cambio y la gestión del cambio?

PMBOK define el cambio como:

“Una modificación a cualquier entregable controlado formalmente, componente del plan de gestión del proyecto, documento del proyecto”.

Esto puede incluir modificaciones con respecto a:

• Objetivo del Proyecto,
• prioridades,
• cronograma,
• hitos del proyecto, o
• división del trabajo en el equipo del proyecto.

La gestión del cambio, por otro lado, se define como:

“Un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de individuos, grupos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro con beneficios comerciales previstos”.

Pero, ¿a qué áreas del proyecto debe prestar más atención un Project Manager para prepararse para la gestión del cambio?

Áreas de cambio en el proyecto

Los cambios en un proyecto pueden ocurrir en cualquier etapa de su ciclo de vida, pero debe prestar más atención a los que ocurren durante la fase de planificación y la implementación del proyecto.

Cambios durante la planificación del proyecto

De acuerdo con el PMBOK, en la etapa de planificación, el equipo del proyecto junto con el Gerente del Proyecto deben preparar un esquema del proceso para adaptar las actividades actuales a los cambios y desarrollos emergentes. En otras palabras, tienen que idear cómo implementarlo. Esto puede incluir:

• alteraciones del flujo de trabajo,
• remodelando las prioridades de tareas incluidas en la cartera, e incluso una proyección para resoluciones tan radicales como
• remodelar el objetivo principal del proyecto

Cambios durante la implementación del proyecto

Los cambios que ocurran durante la fase de implementación del proyecto deben seguir la metodología adoptada, respectivamente:

• Cascada: los ajustes requieren un proceso de aprobación formal y enmiendas a la documentación del proyecto,
• Ágil: son una parte natural del proceso y se introducen de forma continua mediante la actualización de la cartera de pedidos y el ajuste de las actividades del equipo.
• Scrum: como una de las metodologías ágiles, Scrum también asume que las transformaciones son inevitables. Pero antes de tomar medidas, el equipo tiene que cumplir los objetivos del Sprint que ha iniciado,
• Prince2: aquí el plan del proyecto debe definirse cuidadosamente desde el principio y los cambios deben minimizarse por diseño. Sin embargo, si tiene que hacer transiciones, asegúrese de documentar adecuadamente y consultar a las partes interesadas.

El Project Manager debe reconocer que todos los ajustes afectarán a otros elementos del proyecto, a veces de manera impredecible. Por ejemplo, la introducción de una solución técnica que facilita una tarea puede complicar significativamente la ejecución de otra, lo que aumenta los costos, cambia el alcance del trabajo y, en última instancia, afecta la calidad de la ejecución.

Fuentes de cambios en el proyecto.

Cuando la dinámica del entorno empresarial y la innovación del aumento proyectado, las modificaciones pueden alterar casi todas las esferas de ejecución de tareas. Sus fuentes se dividen en dos categorías principales:

• Externo : proveniente de fuera del equipo del proyecto, y
• Interno : resultante de los procesos que ocurren durante la implementación de tareas específicas.

Externo

Las fuentes externas más comunes de cambios de diseño son:

1. Cambios en los requisitos del cliente. Los requisitos del cliente son un componente clave de cualquier proyecto. Pueden cambiar debido a la evolución del entorno empresarial, la aparición de nuevas necesidades o la competencia. Cuando los requisitos del cliente cambian, el Project Manager debe analizar cuidadosamente cómo puede influir en el proyecto y si es posible realizar ajustes sin comprometer la calidad, el tiempo o el costo. Por ejemplo, si el cliente decide remodelar los requisitos de la interfaz de usuario, puede remodelar la estructura del código, lo que a su vez podría reorganizar el cronograma y aumentar los costos.
2. Recortes presupuestarios. Las reducciones presupuestarias pueden resultar de la difícil situación financiera de la organización, un cambio en las prioridades o el surgimiento de nuevos proyectos. En el caso de recortes presupuestarios, el Project Manager debe tratar de alcanzar metas con menor costo. Esto puede significar:
• reducción en el alcance del trabajo,
• acortar el horario,
• reducción de personal,
• uso de la subcontratación, o
• otros usos de los recursos existentes de la organización.
3. Cambios en el entorno empresarial. Las modificaciones introducidas en la legislación, la aparición de nuevas tendencias o la reconversión de competidores pueden afectar al objetivo del proyecto oa las necesidades del cliente. En el caso de cambios tan difíciles de predecir, el Project Manager tiene que establecer contramedidas para minimizar el impacto del cambio en el proyecto y mejorar el logro de los objetivos.

Interno

Los cambios internos se deben a factores relacionados con la tarea. Los más significativos incluyen:

1. Aprendizaje de los miembros del equipo. Los cambios internos en un proyecto pueden surgir del proceso de adquisición de nuevos conocimientos por parte de los miembros del equipo. Cuanto más experimentado sea el equipo, más probable es que desarrollen habilidades que les permitan desempeñarse mejor.

Un ejemplo es cuando un programador nota que su código no es muy legible y decide explorar escribir uno limpio. Eventualmente, puede proponer modificaciones que afectarán positivamente la calidad del proyecto.


2. Una mejor comprensión de los requisitos del cliente y las especificaciones del producto. Durante el proyecto, la comprensión del equipo de las expectativas del usuario puede expandirse. Esto puede resultar en el deseo de alterar el alcance del trabajo o adaptar la tecnología para satisfacer las necesidades identificadas del cliente. Por ejemplo, después de realizar encuestas a los usuarios, el equipo del proyecto puede decidir introducir nuevas funcionalidades que hayan sido solicitadas por las personas encuestadas.
3. Cambie la organización del trabajo después de aprender del flujo de trabajo actual. Como resultado de la adquisición de nuevos conocimientos, pueden surgir ideas para mejorar procesos, introducir soluciones innovadoras o modificar el cronograma. Al analizar el flujo de trabajo actual, el equipo del proyecto puede identificar errores y posibles mejoras y, en consecuencia, realizar modificaciones para acelerar el trabajo. Por ejemplo, pueden encontrar diferentes herramientas de gestión de proyectos más adecuadas para optimizar los procesos y aumentar la productividad.

Resumen

La gestión del cambio es fundamental para el éxito del proyecto. Las alteraciones del proyecto son inevitables y provienen tanto de fuentes externas como internas. Dependiendo de la etapa del ciclo de vida del proyecto, debe diseñar un plan apropiado para adaptar las actividades actuales a los cambios emergentes. La gestión del cambio requiere un proceso eficaz de comunicación y coordinación en todo el equipo del proyecto y con las partes interesadas. Por lo tanto, el Project Manager tiene un hueso duro de roer: permanecer flexible y abierto al cambio, pero al mismo tiempo mantener el control para evitar efectos negativos en el proyecto.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
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