Lista de verificación para la implementación exitosa y segura de ERP: desafíos y mejores prácticas

Una implementación de ERP rara vez será perfecta, pero con una planificación y comprensión cuidadosas, puede asegurarse de que se ajuste a su cronograma y presupuesto. Esto puede parecer intimidante, pero el uso de la lista de verificación a continuación hará que el proceso transcurra sin problemas.

Las principales expectativas de ERP de cualquier negocio

Hoy en día, la solución de software ERP está disponible para casi todos los tipos de negocios. En general, cada empresa tiene sus propias expectativas particulares del software ERP.

• Procesos comerciales optimizados: al automatizar e integrar sus procesos comerciales, el sistema ERP aumenta la productividad y reduce los costos y el tiempo de mano de obra. A medida que crece el negocio, se hace necesario actualizar el sistema de la empresa para que requiera menos mano de obra. Les dará a los miembros del equipo más tiempo para manejar quejas complejas en lugar de responder consultas simples una por una.

• Mejor análisis de datos: se espera que ERP transforme la forma en que una empresa recopila y analiza sus datos. Esto ayudaría a la gerencia y a los líderes a identificar con precisión los conocimientos de toda su operación comercial rápidamente.

• Operaciones comerciales más efectivas: el sistema ERP moderno promueve la eficiencia comercial al hacer que la colaboración sea más rápida y sencilla. Puede satisfacer las necesidades de sus socios y partes interesadas con un sistema ERP, y puede mejorar la productividad y la moral de los empleados mediante la automatización de tareas repetitivas.

Principales desafíos de implementación de ERP que enfrenta la administración

Desafíos de implementación de ERP que pueden causar problemas a la administración y a los usuarios finales, si no se atienden.

• Aprobación de la alta dirección

  La implementación de ERP a menudo toma más tiempo de lo esperado debido a la lenta respuesta de las autoridades superiores. La alta dirección debe estar completamente involucrada en el proceso de implementación de ERP seguro.

• Proceso de integración

  Al implementar aplicaciones ERP, uno de los desafíos clave es determinar qué procesos integrar. Es común que las empresas con múltiples divisiones enfrenten este tipo de desafíos.

• Entrenamiento apropiado

  Educar al personal sobre el nuevo sistema ERP es esencial antes y después de su implementación. Al principio, los empleados pueden estar resentidos por la adopción del nuevo software ERP. Sin embargo, una adecuada formación y motivación pueden resolver el problema.

• Desafíos con la migración de datos

  Dado que el sistema ERP está reemplazando a los sistemas heredados, genera desafíos de migración de datos. Puede haber incompatibilidades entre los datos de los sistemas heredados y los sistemas ERP.

  Un plan de implementación adecuado puede superar este problema. Al hacerlo, puede obtener una mejor comprensión de las diversas modificaciones que pueden ser necesarias para un nuevo sistema.

• Problema de flexibilidad

  Los sistemas ERP a veces no son lo suficientemente flexibles. Significa que no se puede configurar de acuerdo con el proceso comercial actual. Una empresa en este momento necesita dar un paso atrás y ajustarse a los requisitos del sistema ERP. Puede eliminar estos problemas seleccionando el software ERP apropiado para su negocio.

• Costos de implementación y actualizaciones de ERP

  Con frecuencia se requieren actualizaciones del sistema ERP para mantenerse al día con los cambiantes requisitos comerciales. Aquí es donde los proveedores juegan un papel importante. Busque un proveedor que ofrezca actualizaciones gratuitas sin costos ocultos en el momento de la compra.

• Aceptación retrasada del usuario

  A pesar de tener la formación adecuada, a algunos empleados les puede resultar difícil adaptarse al nuevo software ERP. Por lo tanto, el proceso de implementación podría planificarse de manera personalizada.

• Requisitos de hardware

  Para funcionar de manera eficiente, los sistemas ERP pueden necesitar hardware avanzado. Por lo tanto, se recomienda invertir en hardware apropiado para el sistema ERP que un usuario pretende implementar.

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Consideraciones de compra de software ERP

¿Estás listo para invertir en un buen software ERP? Espere, asegúrese de considerar estos factores para una implementación sin problemas.

Periodo de tiempo

• ¿Cuál es el cronograma esperado para la implementación exitosa y segura de ERP?
• ¿Cómo sería un horario detallado?
• ¿Qué recursos se proporcionarán y cuándo?
• ¿Dónde podrían ocurrir interrupciones operativas y cuándo?

personalización

• ¿Cuánta personalización se puede esperar del sistema?
• ¿El proveedor realmente comprende sus necesidades y procesos comerciales únicos?

Gestión de proyectos

• ¿Cómo su proyecto será gestionado por el proveedor?
• ¿Obtendrá un único punto de contacto experimentado y receptivo?
• ¿Qué miembros de su equipo tendrán que participar en el proceso de implementación?

usabilidad

• Una implementación de ERP exitosa y segura depende en gran medida de la adopción por parte del usuario.
• Evalúe la intuición y la facilidad de uso de la aplicación en varios roles.

Costos de suscripción

• ¿Cuál es la estructura de costos de un acuerdo de suscripción?
• ¿Cuánto de los costos son por adelantado?
• ¿Cuáles son los costos mensuales? ¿Son flexibles?

Costos del proyecto

• ¿Hay algún costo adicional involucrado?
• ¿Hay algo que deba tener especial cuidado para comprender el alcance de su ERP?

Migración de datos

• ¿Cuáles son las cosas que debe saber sobre la migración de sus datos existentes?
• ¿Está alineado con su proveedor de ERP para evaluar los desafíos involucrados en la migración de sistemas heredados, la eliminación de datos obsoletos o redundantes, la limpieza de datos, etc.?

Mantenimiento y Actualizaciones

• ¿Cómo se pueden realizar modificaciones al sistema ERP una vez implementado?
• ¿Qué actividades requerirán la asistencia del proveedor de servicios o programador o un consultor especializado?

Capacitación

• ¿Se ofrece alguna demostración o recurso de capacitación?
• ¿Tiene algún costo o se ofrecen gratis?

Ciclo de vida o fases de implementación de ERP

Una comprensión justa de estas fases de implementación de ERP ayudará con una mejor planificación y ejecución.

• Paso 1: Selección del paquete

  En primer lugar, debe elegir un software ERP que sea adecuado para su negocio con todos los módulos esenciales. Hay una gran variedad de opciones disponibles en el mercado, y elegir la adecuada para su negocio puede ser un desafío. Este paso elimina cualquier módulo ERP que no tenga relevancia para su negocio.

• Paso 2: Planificación del proyecto

  Un proyecto debe planificarse adecuadamente antes de su lanzamiento para evitar sorpresas en el proceso de implementación. Desde la selección de los recursos correctos hasta la asignación de tareas, la planificación es vital para una implementación exitosa de ERP.

• Paso 3: Análisis de brechas

  Otra fase importante en el ciclo de vida de implementación de ERP, el análisis GAP se lleva a cabo para analizar el sistema actual de una organización. Al hacerlo, puede identificar fácilmente qué procesos en la planificación de recursos de su empresa requieren más atención.

• Paso 4: Reingeniería

  Para mejorar la eficiencia y eficacia de un proceso, se utiliza la reingeniería. Implica varias alternancias y cambios basados ​​en la planificación del proyecto y el análisis de brechas.

• Paso 5: Entrenamiento

  Debido a la implementación de un nuevo sistema, los empleados deberán recibir una capacitación adecuada antes de que puedan comenzar a usarlo sin problemas.

• Paso 6: Prueba

  Este es otro paso esencial en el ciclo de vida de la implementación de ERP. Básicamente, las pruebas se llevan a cabo para determinar los errores para que puedan resolverse antes de implementar el proceso de aplicación real.

• Paso 7: Solicitud

  Es durante esta fase que se implementa realmente el sistema ERP. Después de recopilar, analizar y convertir todos los datos para introducirlos en el nuevo sistema, el antiguo sistema se descarta y se reemplaza por el nuevo.

• Paso 8: Mantenimiento

  Como parte del ciclo de vida del ERP, el mantenimiento es el último paso. Una vez implementado el nuevo sistema, los empleados que trabajan en él deben estar al tanto de los últimos avances tecnológicos. Además, los empleados deben familiarizarse con los pasos necesarios para actualizar el sistema y mantenerlo en funcionamiento.

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Lista de verificación de implementación exitosa y segura de ERP

Cumpla con estas listas de verificación de implementación de ERP para asegurarse de que nada salga mal en cada paso.

Plan

• Publique la compra, desarrolle un equipo de proyecto para la implementación de ERP.
• Identifique problemas comunes y pasos innecesarios en los procesos comerciales al documentar y evaluar su estado actual.
• Organice reuniones periódicas y llamadas de lanzamiento.
• Identifique el alcance y los objetivos de su proyecto de implementación de ERP seguro antes de comenzar a desarrollar su plan de proyecto.

Preparar

• El equipo del proyecto ERP debe finalizar el plan del proyecto.
• Verifique la preparación del plan del proyecto para su implementación obteniendo la aprobación del comité directivo y el equipo del proyecto.
• Asegúrese de que los datos estén limpios y sean compatibles con el nuevo sistema ERP mediante el desarrollo de una estrategia de migración de datos.
• Preparar una estrategia de respaldo y un plan de continuidad comercial para los datos.
• Establecer estrategias de habilitación de usuarios para capacitar a todos los usuarios y grupos de usuarios.

Tren

• Realice la capacitación para los usuarios finales de acuerdo con los planes de capacitación especificados en el plan de gestión de cambios.
• Se debe realizar una reunión de transición del cliente con el proveedor después de la capacitación para ayudar al cliente a adoptar y poseer el nuevo sistema.

Instalar

• Instalar el software ERP relevante para los nuevos procesos comerciales desarrollados como resultado del proceso de planificación.
• Inicie la migración de los datos estáticos iniciales.
• Si es necesario, prepare la infraestructura de alojamiento y hardware y cree planes para compartir datos entre departamentos.
• Termine de instalar el software y personalizar el sistema.

Garantizar el flujo de datos

• Valide la precisión de los datos migrados y asegúrese de que estén limpios y precisos, sin datos duplicados o incorrectos.
• Establezca un proceso de mapeo de datos para garantizar un flujo de datos fluido entre las áreas comerciales y los departamentos como parte del proceso de prueba y puesta en marcha.

Evaluar

• Pruebe todas las entradas y salidas relacionadas con los datos del usuario para que los procesos puedan entenderse claramente.
• Asegúrese de que todos los grupos de usuarios y funciones funcionen de acuerdo con el plan al confirmar la validez de los procesos comerciales.
• Identifique y resuelva cualquier error desconocido que pueda ocurrir durante la prueba de su infraestructura o solución.

Obtener apoyo

• Cierre del proyecto con equipos de soporte y transición al soporte posterior a la implementación.
• Continuar manteniendo y apoyando el software a través de la capacitación de los usuarios.

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¿Cómo garantiza el software DataNote la seguridad del ERP?

La solución de software empresarial DataNote es un sistema ERP basado en la nube que permite a las empresas administrar sus datos sin comprometer la seguridad de los datos. Su marco propietario OpenLogic es lo que lo distingue de la implementación tradicional de ERP. Sus usuarios no tienen que compartir datos comerciales, secretos comerciales o lógica comercial mientras optimizan diferentes procesos.

DataNote ERP agiliza los procesos en todos los departamentos y centraliza la información por seguridad. Mantiene los requisitos de seguridad estándar y proporciona acceso restringido para administrar, editar y coautor.

Conclusión

Los sistemas ERP han ganado reconocimiento mundial por su capacidad para brindar ventajas competitivas con un aumento sin precedentes en las fusiones, así como una fortaleza sobre los competidores. Un sistema ERP que se planifica y administra con éxito puede mejorar la productividad de los empleados y la satisfacción del cliente. Por lo tanto, puede aumentar efectivamente las ganancias mientras usa pocos recursos.