Cómo los donantes gubernamentales crean una experiencia ciudadana positiva

Como cualquier relación, La experiencia de un ciudadano con los programas gubernamentales se compone de una serie de pequeños detalles que generan o erosionan la confianza. Hay mucho en juego: cada interacción con un programa de subvenciones del gobierno es un dato para las personas que da forma a su relación con las instituciones públicas en general.

Los donantes gubernamentales son muy conscientes de su papel en esta relación. Es por eso que tantas personas están adoptando la transformación digital. Quieren encontrarse con los ciudadanos donde están, para poder crear programas que tengan un impacto real.

A medida que realizan esta transición, los donantes gubernamentales deben ser intencionales respecto de los detalles que dan forma a la experiencia ciudadana, siendo conscientes de cómo esos detalles encajan en objetivos culturales y operativos más amplios.

Deje que sus electores le guíen

Los propios ciudadanos son quienes mejor saben lo que necesitan. Busque comentarios de los miembros de la comunidad y siga incorporando sus comentarios en su programa.

Hacerlo puede ayudarle a adoptar un enfoque colaborativo en la gobernanza, lo que a su vez le ayudará a crear programas de subvenciones más accesibles en los que los ciudadanos lleguen a confiar. Además, crea una dinámica positiva en la que los ciudadanos se sienten inspirados a mantenerse comprometidos cívicamente.

No espere para comenzar la divulgación. Genere participación comunitaria en los programas de subvenciones ahora para que pueda escuchar lo que la gente quiere y necesita antes de que sus necesidades se vuelvan urgentes. En la ciudad de Nueva York, el ayuntamiento introdujo el presupuesto participativo, que permite a los miembros de la comunidad influir directamente en cómo se asigna el presupuesto público. Este tipo de circuito de retroalimentación garantiza que las aportaciones del público se incorporen sistemáticamente al proceso de toma de decisiones y no sean algo único.

Cuando sepa qué necesitan realmente las comunidades, podrá crear programas de subvenciones que funcionen desde el principio. Sin sus conocimientos, corre el riesgo de comenzar por el camino equivocado y prepararse para una corrección de rumbo más adelante.

El programa federal para salvar hospitales rurales es un excelente ejemplo. Aunque la intención general se alineaba con lo que las comunidades necesitaban, los detalles no. No muchos hospitales optaron por el programa porque obligaba a las comunidades a renunciar a algunas cosas que realmente necesitaban, como los servicios para pacientes hospitalizados.

Ahora, los administradores del programa están intentando modificar los requisitos para atraer a más solicitantes. Pero una vez que se produce un lanzamiento fallido como éste, puede ser difícil recuperarlo. El sentimiento público se agria y los miembros de la comunidad no están dispuestos a colaborar cuando sienten que los administradores del programa no están en sintonía con sus realidades diarias.

Buscar los comentarios de la comunidad con anticipación coloca a su equipo en el camino correcto. Y garantiza que estará preparado para afrontar picos repentinos de necesidad cuando se produzca una crisis.

Deja de intentar hacerlo solo

Los ciudadanos no suelen conocer los detalles de cómo se dividen las agencias y departamentos. Muchos ven sus interacciones con programas gubernamentales específicos como parte de una relación única. Si los departamentos y programas no están conectados, la experiencia ciudadana puede volverse inconexa y frustrante. Los miembros de la comunidad que interactúan con varias agencias pueden comenzar a sentir que uno de ellos no sabe lo que está haciendo el otro.

Busque romper las barreras entre programas y alinear sus esfuerzos con los de otras instituciones públicas. En Houston, los funcionarios formaron una coalición entre agencias públicas y organizaciones sin fines de lucro locales y regionales con el objetivo de acabar con la falta de vivienda en la ciudad. Esto significó que, en lugar de que cada organización intentara resolver este enorme problema por sí sola, podían colaborar y compartir recursos.

La coalición trabajó en conjunto para facilitar el acceso a los servicios a los ciudadanos sin hogar. Estos ciudadanos no tuvieron que lidiar con políticas y procesos contradictorios entre agencias ni sortear las brechas que inevitablemente se abren cuando los programas no están coordinados. El enfoque ha tenido un gran impacto, ayudando a reducir el número de personas sin hogar en la ciudad en casi dos tercios.

Brindar a los ciudadanos una experiencia consistente en todos los programas les ayuda a comprender qué esperar cuando interactúan con agencias gubernamentales. Con el tiempo, desarrollarán una competencia sobre cómo funcionan los programas públicos en su área, lo que les facilitará involucrarse y mantenerse involucrados.

Cuando busque adoptar un software de gestión de subvenciones gubernamentales, explore si una solución puede servir a varios departamentos y agencias. Esto brinda a los ciudadanos una experiencia consistente y le permite compartir conocimientos y hallazgos entre equipos. Para que la transición sea fluida, considere utilizar un programa como campo de pruebas y luego ampliar la solución a un nivel más amplio.

Elija los detalles de back-end correctos

En este punto, la mayoría de las agencias gubernamentales comprenden la necesidad de la transformación digital. Pero para hacerlo bien, su sistema de gestión de subvenciones debe incluir la tecnología de back-end adecuada para crear una excelente experiencia de front-end para los ciudadanos.

Objetivo n.° 1: brindar claridad

Cuando los procesos de solicitud de subvenciones son confusos y complicados, las personas no se molestan en presentar la solicitud o no obtienen lo que necesitan.

Nada ilustra mejor lo que está en juego que los estadounidenses que luchan por obtener ayuda federal para casos de desastre. Muchos de ellos tienen problemas para cumplir con los requisitos de estos programas, lo que significa que en un momento de increíble necesidad, no reciben ayuda. Como resultado, muchos se enfrentan a la falta de vivienda.

Los procesos complicados también pueden perpetuar las desigualdades. Ésa es parte de la razón por la que los programas federales de recuperación favorecen a los propietarios blancos ricos.

A medida que adopte un nuevo software, intente simplificar las solicitudes y brindar a los ciudadanos claridad sobre qué deben hacer exactamente en cada etapa para calificar para recibir financiamiento.

Características que debe buscar en un software de gestión de subvenciones

• Plataforma fácil de navegar con instrucciones claras al frente
• Posibilidad de descargar el formulario completo.
• Prueba de elegibilidad para evitar que los solicitantes no elegibles pierdan tiempo en la solicitud
• Comunicación dentro de la aplicación

Objetivo n.º 2: priorizar la accesibilidad

La accesibilidad garantiza que todos los que deberían poder acceder a subvenciones puedan hacerlo. Básicamente, la accesibilidad dentro de un sistema de gestión de subvenciones consiste en marcar casillas que garanticen que personas de todas las capacidades tengan el acceso que necesitan. Lo mejor de esto es que cuando mejoras la accesibilidad para algunos, mejoras la usabilidad para todos.

Pero la verdadera accesibilidad va más allá de un enfoque de marcar casillas para conocer a las personas dondequiera que estén. Requiere que usted comprenda cómo las situaciones únicas de las personas moldean su experiencia en su programa. Por ejemplo, la capacidad de una persona para acceder a su programa podría verse afectada por la inseguridad de la vivienda, un desastre natural reciente, una enfermedad, una lesión o cualquier número de factores. Cuando sea consciente de estas circunstancias, podrá hacer su parte para crear las vías de acceso que los ciudadanos necesitan.

Características que debe buscar en un software de gestión de subvenciones

• Aplicación compatible con dispositivos móviles
• Localización para comunidades específicas
• Colaboración en tiempo real
• Soporte técnico en vivo para los solicitantes

Objetivo #3: Reducir el impuesto al tiempo

El “impuesto de tiempo” es la cantidad de tiempo que les toma a los ciudadanos comprometerse con un programa gubernamental. Incluye todo el tiempo necesario para buscar oportunidades de financiación, completar solicitudes y esperar el pago.

Reducir el impuesto sobre el tiempo disminuye la carga de las personas y organizaciones que intentan obtener financiación y mejora la experiencia para todos.

El Programa de trabajadores de primera línea de Minnesota es un ejemplo de cómo la tecnología puede ayudar a reducir el tiempo de impuestos asociado con un programa. El Departamento de Trabajo e Industria, el Departamento de Empleo y Desarrollo Económico y el Departamento de Ingresos se unieron para entregar más de $500 millones a los trabajadores de primera línea.

Con el socio de software adecuado, pudieron lanzar su programa, revisar más de 1,2 millones de solicitudes y distribuir fondos en menos de seis meses. El portal de solicitantes era de fácil acceso y simplificaba el envío. Debido a la experiencia positiva de los ciudadanos, el programa ganó premios y fue celebrado como una historia de éxito bipartidista.

Características que debe buscar en un software de gestión de subvenciones

• Inicio de sesión único para solicitantes
• Autocompletar formulario inteligente
• Borradores guardados
• Distribución de fondos ACH

Objetivo #4 Libera a tu equipo para profundizar más

Por muy importante que sea que la parte pública de su solicitud de subvención sea sencilla y fácil de usar, la experiencia del ciudadano también depende de lo fácil que sea de gestionar para su equipo. Si su equipo pasa la mayor parte de su tiempo atrapado en tareas administrativas, no tendrá el ancho de banda para hacer mucho más.

El tiempo que ahorra en tareas administrativas lo libera para hacer cosas como extensión comunitaria, desarrollo de programas y planificación estratégica, todo lo cual es esencial para crear una experiencia ciudadana positiva.

Características que debe buscar en un software de gestión de subvenciones

• Formularios que son fáciles de construir y ajustar
• Automatizaciones de flujo de trabajo
• Capacidad para ajustar formularios de forma autónoma después de que un programa esté activo.
• Informes completos y cumplimiento
• Un experto en implementación para guiarle

Conectando los puntos

La transformación digital no se trata de adoptar un nuevo software para obtener una larga lista de nuevas funciones. Se trata de conectar los puntos para comprender cómo cada nueva característica mejora la experiencia del ciudadano. Adoptar un enfoque más holístico le ayudará a generar confianza y fomentar una mayor participación de los miembros de la comunidad.

Como el software de gestión de subvenciones más confiable para los gobiernos, Submittable fue creado para ayudarlo a brindar una excelente experiencia ciudadana para cada programa que ejecute.