¿Cómo colaborar con los clientes mientras se trabaja de forma remota?

La pandemia de COVID-19 ha cambiado la forma en que operan muchas empresas y organizaciones, principalmente debido al “forzamiento” de realizar sus funciones desde fuera de la oficina. Sin embargo, rápidamente se reconoció que el trabajo remoto tiene varios beneficios, en primer lugar, brinda a los empleados una mayor flexibilidad, ahorro de tiempo y costos de traslado reducidos, y a los empleadores la capacidad de buscar talento en un área más amplia, entre otros beneficios.

Sin embargo, este tipo de cambio no ha estado exento de desafíos, especialmente debido a la falta de contacto directo con los socios comerciales. A continuación, explicamos cómo trabajar con clientes en una era de trabajo remoto generalizado para garantizar que obtenga los mismos resultados que antes.

Contacto constante: la base de una colaboración exitosa con los clientes

Uno de los aspectos más importantes a la hora de trabajar con clientes es estar en contacto con ellos en todo momento para que sepan en todo momento en qué fase se encuentra el trabajo, recibir respuesta a sus dudas al instante o no tener preocupaciones sobre el resultado final. En el caso del trabajo remoto, el contacto directo se puede reemplazar fácilmente por reuniones regulares en línea (en el mensajero instantáneo elegido), intercambio de correos electrónicos o llamadas telefónicas.

Para ambas partes, este tipo de oportunidad es una gran comodidad, ya que ahorra tiempo y recursos financieros (por ejemplo, gastados en viajes a las instalaciones del socio), mientras se logra el mismo resultado. En este sentido, puede ser especialmente útil establecer una fecha fija para las reuniones (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual) en función de las necesidades y la forma de colaborar con el cliente. De esta manera, se asegura el control de las actividades y la retroalimentación constante.

Establecer objetivos comunes: cuidar de ambas partes en colaboración con los clientes.

Tanto para el trabajo presencial como remoto, es importante definir claramente los objetivos y expectativas de ambas partes. Por lo tanto, antes de trabajar con un cliente (y comenzar a implementar actividades), es necesario discutir a fondo los requisitos, el alcance del trabajo y los resultados esperados, y lo más importante, las fechas de finalización y los hitos. Esto evitará malentendidos innecesarios, le permitirá realizar un seguimiento del progreso y garantizar que el producto final se entregue como se esperaba.

Para ello, vale la pena, primero, compartir varios tipos de documentos, prototipos o maquetas regularmente, para que una parte pueda realizar un seguimiento del trabajo y la otra parte pueda recibir comentarios constantes (sugerencias de cambios, aprobación de la dirección de desarrollo, etc.) que mejorarán la implementación de las actividades.

Herramientas online – para agilizar los procesos implementados

Para facilitar la colaboración con el cliente mientras se trabaja de forma remota, también vale la pena utilizar herramientas especiales de gestión de proyectos (como Firmbee). Estas soluciones permiten a todos los autorizados realizar un seguimiento del progreso del trabajo, intercambiar información, comunicarse, compartir archivos, programar reuniones y realizar varios otros procesos para agilizar el contacto diario.

De tal manera, puede administrar fácilmente el cronograma del proyecto, asignar tareas, monitorear su implementación y mantener una comunicación continua. Todo se convierte en una gran comodidad para todos los involucrados en el tema y minimizará la cantidad de preguntas y dudas que surjan.

Tiempo de respuesta rápido: para inspirar confianza

Si desea garantizar una colaboración eficaz con los clientes de forma remota, también debe recordar intentar estar disponible para sus socios y no demorarse en responder a sus mensajes (con equilibrio entre el trabajo y la vida, por supuesto). Si no puede dar una respuesta completa de inmediato, infórmeles, asegurándose de haber recibido el mensaje y de que se comunicará con sus comentarios lo antes posible. Si lo hace, reforzará la confianza de su socio en usted y su equipo y también minimizará las posibles preocupaciones sobre las actividades en curso.

Además, mostrar interés y empatía hacia las necesidades indicadas, escuchar y comprender las diferentes perspectivas y responder a las expectativas (especialmente en cuanto a correcciones o direcciones para un mayor desarrollo) ayuda a construir relaciones duraderas. Dada la naturaleza del entorno remoto, vale la pena abordar estos aspectos con la debida atención y cuidado.

Colaborar con los clientes: resumen

Colaborar con clientes mientras se trabaja de forma remota puede ser tan fructífero como el trabajo en el sitio que implica el contacto cara a cara, siempre que se asegure de que su socio esté tan bien atendido como antes (aunque de una forma diferente). Sin duda, le ayudarán varios tipos de mensajería instantánea y herramientas que se han desarrollado teniendo en cuenta tales situaciones (especialmente facilitando la construcción de relaciones remotas).

No obstante, recuerde que lo crucial es mantenerse flexible a las necesidades reportadas y estar listo para adaptarse a situaciones cambiantes. Esforzarse constantemente por mejorar sus procesos para garantizar un servicio de calidad, independientemente de la ubicación, las formas de contacto y la forma en que realiza sus funciones, es la clave para colaborar de manera efectiva con los clientes.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Nicole Mankin

Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para crear una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para que se desarrollen.

Ver todas las publicaciones