Cobro de facturas impagadas en 5 sencillos pasos

Al administrar su propio negocio, tarde o temprano, se encontrará con una situación en la que su cliente no le paga a tiempo. Entonces, muchas preguntas pueden arremolinarse en tu cabeza. ¿Qué pasos debe seguir para que le paguen? ¿Será necesaria la ayuda del abogado? O, ¿hay algo que puedas hacer tú mismo? Sin preocupaciones. En el siguiente artículo respondemos a estas preguntas. Lea sobre el cobro de facturas impagas en 5 sencillos pasos.

Cobro de facturas impagas – índice:

1. Verifique los detalles en su factura
2. Enviar un recordatorio amistoso
3. Enviar una solicitud de pago
4. Enviar una solicitud final de pago
5. Llegar legalmente

Verifique los detalles en su factura

Antes de tomar cualquier medida para cobrar las facturas impagas, asegúrese de no haber cometido ningún error. Somos humanos y todos cometemos errores. Por lo tanto, verifique dos veces si ha emitido una factura correctamente. Un error tipográfico en el número de cuenta bancaria podría desanimar a su cliente, a pesar de sus intenciones sinceras, a pagar una factura.

No es lo único que necesitas verificar. Es importante verificar si se ha emitido una factura de acuerdo con el pedido. Si el monto de la factura es más alto que el del contrato, no es de extrañar que su cliente no esté dispuesto a pagarlo. En tal caso, deberá emitir una nota de crédito.

Una situación similar ocurre cuando su cliente no acepta el trabajo realizado. En este caso, tendrá que hacer correcciones. Además, comprueba si pones los datos correctos del cliente en una factura y si se ha enviado a la dirección adecuada. Preste atención a la fecha de la factura y el método de pago. Si está seguro de que la información proporcionada en esta factura es completa y correcta, puede continuar con el siguiente paso.

Enviar un recordatorio amistoso

La falta de pago puede ser solo un descuido desafortunado y un simple malentendido. Puede pasarle a cualquiera. Por lo tanto, el primer recordatorio de pago debe ser amigable. No debería llamar a los peces gordos de inmediato. Cuide las buenas relaciones con su contratista.

¿Qué debe incluir en tal recordatorio? Proporcione información clara y objetiva en el mismo. Presente los hechos de una manera cortés, pero firme. Escriba qué trabajo se ha realizado o qué bienes ha vendido a su cliente. También puede adjuntar una copia de una factura a su recordatorio, ya que su cliente puede haberla perdido. Indique cuándo venció el plazo de pago, pero no establezca un nuevo plazo todavía. Además, puede incluir el monto total a pagar. Espere la reacción de su cliente durante unos días y luego envíe el siguiente recordatorio.

¿Cómo enviar esa información? Es mejor enviarlo por correo electrónico, ya que es la forma más rápida y eficiente de contactar a sus clientes. Pida a su cliente que acuse recibo de su correo electrónico. Esto podría ser útil más adelante. ¿Qué pasa si tu cliente no confirma la recepción de tu mensaje? Puede llamarlos y preguntar directamente. Si no funciona, vaya al siguiente paso.

Enviar una solicitud de pago

Una solicitud de pago debe incluir hechos, ya que podrían convertirse en evidencia en la corte más adelante. Por esta razón, incluso las inexactitudes menores pueden jugar en su contra. Asegúrate de prepararlo con precisión. Dicho documento debe estar escrito en un tono tranquilo, especialmente cuando su cliente no ha pagado una factura por primera vez. Sea cortés y directo, pero no exagere para no perder a su cliente.

Dado que es un documento oficial, debe enviar una solicitud de pago por correo certificado. También puede utilizar una confirmación de recepción. No necesita recurrir a servicios legales en esta etapa. Aunque una carta de un bufete de abogados podría tener más impacto en su cliente, los servicios legales son bastante costosos. Por lo tanto, primero debe intentar escribir una solicitud de pago usted mismo.

Enviar una solicitud final de pago

Este es el último paso antes de forzar el problema. Su solicitud final establece y comunica brevemente sus expectativas. Aunque no hay una carta de muestra disponible para su uso, una solicitud final de pago debe presentar todos los hechos y datos relacionados con la factura impaga.

Recuerde incluir todos los detalles necesarios, como el número de factura, el monto adeudado y la fecha de vencimiento. Una carta de solicitud de pago bien escrita le mostrará a su cliente que usted se toma muy en serio el problema, y ​​será una señal clara para ellos de que podría emprender acciones legales pronto.

Debe admitirse que los asuntos legales pueden ser costosos y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, un documento que está a punto de enviar es el último método extrajudicial para resolver el caso. Indicar una fecha razonable para el pago. Por lo general, el plazo de pago estándar es de 14 días.

También puede adjuntar documentos que confirmen la deuda del cliente. Puede ser, por ejemplo, una entrada de mercancías o un contrato que firmó con su cliente. Recuerde que un contrato enviado por correo electrónico es tan vinculante legalmente como su versión en papel.

Eventualmente, puede agregar una nota de que si el pago no se realiza dentro del tiempo mencionado anteriormente, llevará el caso a los tribunales, lo que implicará costos adicionales para su cliente.

Con nuestra aplicación de facturación gratuita, puede configurar recordatorios para los próximos pagos y, con solo un clic, verificar el monto adeudado y las fechas de vencimiento.

Llegar legalmente

Si su cliente aún evade el pago, entonces su única opción es emprender acciones legales. En esta etapa, es mejor utilizar la ayuda de un abogado, especialmente si la cantidad adeudada es una gran suma de dinero. Incluso los errores menores en la carta procesal pueden hacer que el tribunal desestime esta demanda.

Sin embargo, ¿qué sucede si el monto de la factura es pequeño? El costo asociado con la contratación de un abogado puede ser desproporcionado con respecto a la deuda. En tal caso, puede hacer uso de un procedimiento simplificado, que es menos costoso y no requiere la participación de un abogado.

Acabas de leer sobre el cobro de facturas impagas . Consulte nuestros otros artículos: 5 errores comunes de facturación

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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