Términos y condiciones: escenarios esenciales que quizás no hayas considerado

Tienes esa sensación de hundimiento en el estómago.

Este proyecto no va bien.

Tu cliente sigue cambiando de opinión y estás gastando mucho más tiempo del que habías permitido.

No pueden esperar que hagas todo este trabajo extra sin cargo, ¿verdad?

Bueno, a menos que le haya dicho a su cliente que esta situación no estaba cubierta en su cotización, sí, pueden hacerlo.

Ingrese: sus términos y condiciones (a veces llamados términos de servicio) .

Los términos y condiciones son muy parecidos a las reglas de un juego. Permiten que todos conozcan los parámetros básicos en los que deben operar y cómo interactúan todos los jugadores.

Cuando comencé Copywrite Matters, tenía alrededor de cinco términos y condiciones robados, quiero decir 'inspirado por', ejemplos que encontré en línea. A medida que trabajaba con más y más clientes, encontré escenarios específicos que empujaron las relaciones a aguas turbias.

Anhelo claridad. Las expectativas claras hacen la vida mucho más fácil. Cada situación turbia que encontré resultó en una nueva adición a mis términos.

Beneficios de términos y condiciones

Si alguna vez se ha preguntado si realmente necesita términos y condiciones, aquí hay tres grandes razones por las que son imprescindibles.

• Hacen que las inclusiones y exclusiones de su servicio sean claras para que nunca se quede explicando por qué está de acuerdo con las revisiones interminables.
• Aclaran lo que sucede en escenarios desafiantes (como demasiadas revisiones) ayudando a resolver disputas de manera más rápida y amistosa.
• Potencian tu imagen profesional gracias a un menor número de proyectos que acaban en disputa.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo crear sus propios términos y condiciones (o términos de servicio) y algunos escenarios que quizás no haya considerado.

Consejos para crear sus T&C

Asegúrate de que estén claros. Este no es el momento de volverse intelectual con su lenguaje y fingir que es un águila legal. Si tiene la oportunidad de que un representante legal los revise, hágalo, pero en última instancia, simplemente necesita que su cliente comprenda sus responsabilidades. Y el tuyo.

Asegúrese de que sean completos. No necesita cubrir todos los escenarios posibles, pero debe cubrir las áreas más comunes de cambio o desafío.

Incluye algunas definiciones.

El Cliente significa la persona o empresa que ha celebrado formalmente el contrato. (Ese eres tú)

Copywrite Matters se refiere a la entidad comercial que opera como Copywrite Matters, ABN xx xxx xxxxx. (Ese soy yo)

Cotización significa un documento de propuesta formal o estimaciones de precios proporcionados por teléfono o correo electrónico.

Resumen de redacción aprobado significa los materiales en los que se basará el trabajo, sujeto a la aprobación del Cliente.

Trabajo urgente significa trabajo de redacción necesario (finalizado) dentro de los 7 días.

Los proyectos más grandes significan proyectos que requieren más de 25 horas de trabajo.

Aquí hay algunos escenarios que quizás no hayas considerado.

#1 ¿Hay alguna limitación en la cotización que ha proporcionado?

Su documento de propuesta es a menudo la primera vez que su posible cliente lee sus términos de servicio. Eso lo convierte en un buen lugar para delinear los límites de su cotización. Especifico que mi cotización se confirmará después de que se apruebe el resumen de redacción (ya que es cuando sé todo sobre el proyecto) y las estimaciones anteriores ya no son válidas. También especifico por cuánto tiempo es válida la cotización (30 días).

Ejemplos:

• Las cotizaciones tienen una validez de 30 días a partir de la fecha de presentación.
• La inversión en redacción publicitaria se confirmará al recibir el resumen de redacción aprobado de 'el Cliente' cuando se conozcan la mayoría de las complejidades del proyecto. Si 'el Cliente' elige no continuar, se facturará (únicamente) el tiempo dedicado a la redacción de textos publicitarios.
• Cualquier estimación de proyecto proporcionada antes de que 'el Cliente' apruebe el informe de redacción publicitaria no es garantía de entrega y no debe tomarse como tal.
• Esta propuesta incluye 2 conjuntos de revisiones. Las revisiones adicionales se cobran por tiempo y materiales a $nnn + GST ​​por hora.

#2 ¿Su cliente necesita enviarle algo antes de que pueda comenzar el trabajo?

Algunos ejemplos son la aprobación por escrito de su cotización, un depósito u otro pago antes de comenzar a trabajar, un resumen del proyecto revisado o aprobado, información específica sobre el negocio o una persona de contacto designada.

Ejemplo:

• La aprobación del informe de redacción debe realizarse por correo electrónico o se asumirá cuando "el cliente" envíe un informe de redacción modificado a Copywrite Matters. La aprobación de la propia redacción se realiza a través de un formulario de aprobación en línea. Si no se puede completar este formulario, el cliente debe proporcionar la aprobación por escrito.

También incluyo una declaración de que "Todos los materiales proporcionados por 'el Cliente' se suponen legales y precisos".

#3 ¿Qué sucede si cambia el alcance del proyecto?

A medida que usted y su cliente comienzan a profundizar en el resumen y las ideas comienzan a surgir, los cambios en el alcance del proyecto pueden entrar en escena. Solicito el derecho a volver a cotizar en función de los nuevos requisitos del proyecto. ¡La clave es hacerles saber a sus clientes que sus nuevas y emocionantes ideas no se están haciendo gratis!

Ejemplo

• En cada cotización se incluye una cantidad fija de tiempo de revisión. Si los objetivos y requisitos del proyecto cambian y requieren que el trabajo proporcionado se modifique significativamente, Copywrite Matters se reserva el derecho de cobrar por escrito adicional en función del tiempo y los materiales.

#4 ¿Qué sucede si el proyecto se cancela después de que ha comenzado el trabajo?

Hay todo tipo de razones por las que un proyecto puede cancelarse. Puede cobrarle a su cliente el monto total o prorrateado por el trabajo ya completado. Recomiendo la segunda opción ya que puedes despedirte en buenos términos sin perder dinero por el trabajo que has hecho.

Ejemplo:

• 'El Cliente' puede terminar el trabajo en cualquier momento. En este caso, Copywrite Matters facturará por el tiempo empleado y el trabajo realizado hasta la fecha.

#5 ¿Cuáles son sus condiciones de pago?

Sus T&C son un excelente lugar para describir sus condiciones de pago, especialmente lo que sucede si el cliente no paga dentro del tiempo especificado y lo que sucede si incurre en una deuda como parte de su trabajo de cobro de deudas.

Ejemplos:

• Se requiere una tarifa de inicio no reembolsable del 50% del monto total cotizado al aceptar la cotización por parte del 'Cliente'.
• El depósito pagado por adelantado se deducirá del resto (50 %) adeudado 14 días después de la entrega del primer giro. Todas las revisiones se finalizarán según nuestro acuerdo.
• El pago puede hacerse por depósito directo o PayPal. 'El Cliente' debe pagar las tarifas de PayPal, por lo que las transacciones de PayPal están sujetas a un recargo del 3,4 % por las tarifas.
• A menos que se hagan arreglos previos, los pagos que no se reciban dentro de los términos de pago especificados generarán un cargo por pago atrasado de $25.
• Si el pago no se cumple, Copywrite Matters puede enumerar al 'Cliente' con las agencias de informes crediticios y de cobro de deudas correspondientes.

#6 ¿Existen circunstancias específicas o cargos por solicitudes de trabajo “urgentes”?

Es bastante común cobrar un recargo por trabajo “urgente”, ofreciéndote dos beneficios. En primer lugar, el cliente puede simplemente replantearse qué tan “urgente” es el trabajo, quitándole la presión y, en segundo lugar, se le compensa por cualquier trabajo que haya tenido que posponer.

Ejemplo:

• Los trabajos urgentes tendrán un recargo del 25%. ¿Por qué? Debido a que los otros proyectos cambiaron de lugar para adaptarse.

#7 ¿Hay alguna exclusión que su cliente deba conocer?

Las cotizaciones de Copywrite Matters no incluyen el enlace con otros agentes, como diseñadores gráficos, desarrolladores web, etc., o reuniones fuera del resumen inicial. Estas pueden parecer pequeñas cosas, pero realmente pueden consumir su tiempo si explotan.

Ejemplo:

• Esta propuesta no incluye el contacto con otros agentes, como diseñadores gráficos o desarrolladores web, a menos que se especifique lo contrario, ni reuniones fuera del resumen creativo inicial. El tiempo de viaje se detallará en las facturas de las reuniones presenciales adicionales.
• Todos los costos que se agreguen a los servicios solicitados (incluidos los servicios de mensajería, otros medios y los costos de viaje) se suman a la cantidad cotizada y se cargarán al 'Cliente' según sea necesario. Estos costes se desglosarán por separado en la factura.

#8 ¿Tiene algún límite en los plazos, como cuánto pueden tardar los clientes en responder con aprobación o revisiones?

Copywrite Matters tiene un límite de 14 días en las revisiones para garantizar que cada proyecto se complete a tiempo. Este límite de tiempo ayuda a todos los involucrados, redactores y clientes por igual, a mantenerse lo suficientemente enfocados para garantizar que el resultado final sea increíble.

Ejemplos:

• La revisión se completará una vez que se haya enviado la aprobación de la redacción o en la versión tres de la redacción.
• Las revisiones deben enviarse dentro de los 14 días posteriores a la entrega del primer borrador. Si no se reciben las revisiones, se asumirá la aprobación de la redacción y se finalizará el proyecto.

#9 ¿Qué sucede si no puede cumplir con el plazo acordado (por el motivo que sea)?

Una respuesta común a esto es informar al cliente por escrito tan pronto como se conozca la situación, con fechas de entrega revisadas. Su cliente puede querer una recompensa por la entrega tardía, así que prepárese para manejar esto.

#10 ¿Está contento de trabajar con equipos o prefiere una persona de contacto?

Solicito que se nombre una persona de contacto para centralizar el contacto y las revisiones del proyecto. Este surgió después de recibir llamadas telefónicas y solicitudes constantes de actualizaciones de cinco personas diferentes. ¡Las revisiones por un comité son lo peor!

Ejemplo:

• Se le pide al 'Cliente' que nombre un contacto principal para centralizar todas las revisiones y contactos a lo largo del proyecto.

#11 ¿Ofrecen alguna garantía de resultados? Si no, deletrea esto.

No ofrezco ninguna garantía sobre la conversión o el tráfico, etc. Esto se debe a que hay muchos factores que contribuyen al éxito del marketing, desde el diseño gráfico y la distribución hasta otras actividades de marketing y lo agradable que es la recepcionista cuando la gente llama.

Ejemplos:

• Con tantos factores que contribuyen al éxito de una redacción, Copywrite Matters no puede garantizar el rendimiento de la copia creada para 'el Cliente'.
• Debido a la naturaleza compleja de la clasificación de los motores de búsqueda, Copywrite Matters no puede garantizar ninguna clasificación específica como resultado de la publicación de textos publicitarios optimizados.
• Copywrite Matters no acepta ninguna responsabilidad u obligación por cualquier acción tomada por 'el Cliente' que cause que el sitio web de 'el Cliente' sea penalizado o prohibido en cualquier motor de búsqueda.

#12 ¿Trabaja con subcontratistas?

Si lo hace, es bueno informar a su cliente en sus T&C y darle garantías de su control de calidad. Es posible que desee explicar si su cliente puede o no contactar a los subcontratistas.

Ejemplo

• Copywrite Matters se reserva el derecho de asignar trabajo a subcontratistas para garantizar que se cumplan los entregables del proyecto. Todos los subcontratistas se adhieren al estándar y estilo de redacción de Copywrite Matters. “El Cliente” no debe tener contacto directo con el subcontratista sin la autorización de Copywrite Matters.

#13 ¿Transfiere o retiene los derechos de autor del trabajo realizado? Si lo entregas, ¿en qué momento?

Copywrite Matters conserva los derechos de autor de todo el trabajo producido hasta que se pague la factura final. Hasta entonces, la copia no se puede utilizar.

Ejemplo:

• Se acuerda que los derechos de autor de cualquier trabajo entregado al 'Cliente' siguen siendo propiedad intelectual de Copywrite Matters hasta que se haya pagado todo el dinero adeudado.

#14 ¿Eres responsable de cómo se usa tu trabajo?

Es importante tener una declaración que lo indemnice de las reclamaciones, costos y gastos incurridos como resultado del trabajo que realizamos a pedido de un cliente. No estoy seguro de cómo se presentaría ante un tribunal, ¡pero sé que a las compañías de seguros de indemnización les gusta!

Ejemplos:

• Copywrite Matters no se hace responsable de cómo se utiliza el material producido una vez que 'el Cliente' ha aprobado el borrador final.
• 'El Cliente' acepta indemnizar y eximir de responsabilidad a Copywrite Matters frente a todas y cada una de las reclamaciones, costes y gastos, incluidos los honorarios de los abogados, debido a los materiales incluidos en cualquier trabajo realizado a petición del 'Cliente'.

Ahí lo tiene: 14 escenarios que pueden ayudarlo a desarrollar sus términos de servicio y ejemplos tomados de mis propios términos y condiciones. Me encantaría saber si cubre cualquier escenario diferente en sus términos y condiciones.

Belinda