Elaboración de una política de trabajo remoto para la nueva oficina virtual
Publicado: 2020-09-26Covid-19 ha sumido a la mayoría de las empresas de todo el mundo en una era de trabajo remoto
El trabajo remoto ya no es una ventaja o un beneficio adicional, sino una expectativa
La sobrecomunicación es la clave para el trabajo remoto exitoso
Covid-19 ha sumido a la mayoría de las empresas de todo el mundo en una era de trabajo remoto. Si bien algunas empresas, como las empresas emergentes remotas y los gigantes tecnológicos, han estado experimentando con el trabajo remoto durante un tiempo, otras han sido tomadas completamente por sorpresa.
Nuestro negocio fue concebido y construido como una empresa remota. Con un equipo de más de 50 000 ingenieros de software remotos, tuvimos que encontrar una manera de hacer que el trabajo remoto fuera efectivo, allá cuando comenzamos en 2017.
Toda empresa necesita una política de trabajo remoto
La oficina ya no es lo que era. El mayor obstáculo para el trabajo remoto no fue su implementación o ejecución, sino la inercia de volverse remoto. Sin lugar a dudas, la pandemia ha cambiado nuestras opiniones y flujos de trabajo, y ahora es probable que siga así.
El control remoto se ha convertido en nuestra nueva normalidad. Entre el aumento de la productividad de los empleados y la disminución de los costos comerciales, muchas empresas buscan volverse completamente remotas incluso después de la crisis. La fuerza laboral a nivel mundial ha aprendido a equilibrar el trabajo y la vida.
En medio de esto, el trabajo remoto ya no es una ventaja o un beneficio adicional, sino una expectativa.
¿Qué debería cubrir su política de trabajo remoto?
- Propósito de la política
- Definición de trabajo remoto
- Definición de empleado
- Naturaleza del trabajo remoto (totalmente remoto/parcial/único)
- Apoyo/beneficios (según corresponda)
- Condiciones de asistencia/registro
- Protocolos de comunicación
- Políticas de hardware y software
- Políticas relacionadas como vacaciones, etc.
Cómo construir la política
- Establecer expectativas
- Consideraciones y decisiones
- Beneficios/derechos legales
- política dinámica
Consideraciones de política
En los últimos tres años, estos son algunos de nuestros mayores aprendizajes a la hora de redactar nuestra política de trabajo remoto:
Quién trabaja desde casa y con qué frecuencia
Algunos puestos son mucho más aptos para el trabajo remoto que otros. Habiendo dicho eso, dado que estamos en medio de una pandemia global, el objetivo es garantizar que las personas puedan trabajar de forma remota en la mayor medida posible.
Una buena política de trabajo remoto deberá incorporar pautas claras sobre la frecuencia con la que el empleado puede trabajar desde casa, según el rol y el puesto. Es importante tener estas pautas establecidas muy claramente para que no haya lugar para una reacción violenta más adelante. Si puede diseñar estas pautas después de un proceso de consulta con los distintos equipos y empleados, tendrá mucho más éxito.
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Disponibilidad de empleados
Este es uno de los aspectos más complicados de establecer una política de trabajo remoto. Si bien la mayoría de las empresas se ven obligadas a trabajar de forma remota debido a la pandemia, el trabajo remoto tiene ciertas ventajas intrínsecas. Esta es la era del trabajador del conocimiento y, para muchas empresas, la productividad de sus empleados es la única diferencia entre el éxito y el fracaso.
En tales circunstancias, el trabajo remoto puede brindarles a los empleados la flexibilidad que necesitan para rendir al máximo. Si bien puede parecer tentador simplemente establecer una política de entrada y salida de 9 a 6, puede que no sea el curso de acción óptimo. Sin mencionar que es recomendable tener horas de trabajo superpuestas en diferentes zonas horarias.
Desglose los requisitos de disponibilidad por equipos. Averigüe los momentos clave en los que los miembros del equipo deben estar disponibles para trabajar en tareas colaborativas y haga cumplir la disponibilidad solo para esas horas. Mantenga cierta flexibilidad para cuando los empleados quieran trabajar en sus tareas individuales, ya sea a las 5 a. m. o a las 11 p. m.
Comunicación
La sobrecomunicación es la clave para un trabajo remoto exitoso. Ya no hay lugar para charlas informales, descansos chai o interpretación del lenguaje corporal. Lo que significa que todo lo que debe suceder debe ser comunicado.
Incorpore todos los aspectos de la comunicación en su política de trabajo remoto, ya sea una reunión diaria de Scrum, sesiones informales de intercambio de ideas o revisiones individuales.
Cuando se trata de comunicación basada en texto, haga que las pautas sean lo más específicas posible. Defina el canal de comunicación (Slack, Email, Trello, etc.), la disponibilidad esperada en el canal y el tiempo de respuesta esperado. También se recomienda configurar algunos canales de comunicación asincrónicos.
Identificar las métricas correctas
Con más flexibilidad viene más responsabilidad. Dado que los gerentes ya no podrán microgestionar a sus empleados, es importante alinearlos con los objetivos de la empresa. Para que las métricas sean efectivas, hay dos tipos de métricas que deben tenerse en cuenta: basadas en resultados (o métricas de salida) y basadas en procesos (o métricas de entrada).
Tomemos el ejemplo de un ejecutivo de ventas B2B. Las métricas de salida para este empleado probablemente serían cosas como Ingresos, la cantidad de clientes adquiridos, etc. Sin embargo, tener solo métricas de salida no es suficiente. También es importante crear un conjunto de métricas de entrada, algo que el empleado pueda controlar de manera más directa, y hacerlos responsables de ellas también. En este ejemplo, las métricas de entrada incluirían cosas como correos electrónicos enviados a clientes potenciales, seguimientos completados, reuniones programadas, reuniones realizadas, etc.
Seguridad y Confidencialidad
La seguridad es una preocupación importante con el trabajo remoto. Cuando trabaja desde una oficina, se garantiza una red segura, pero esto desaparece con el trabajo remoto. Asegúrese de tener políticas implementadas para asegurarse de que la información se mantenga segura. Por ejemplo, si hay una directriz contra el uso de Wi-Fi público, entonces debe mencionarse en la política.
Una buena política de trabajo remoto también debe cuidar la confidencialidad del cliente. Es importante mencionar las cosas que podrían comprometer la confidencialidad del cliente. Por ejemplo, recibir una llamada de un cliente confidencial en un café podría ser un gran no-no para su organización. Cualesquiera que sean los no negociables, asegúrese de que estén detallados en la política y comunicados claramente.
Conclusión
Es posible que Covid-19 haya obligado al mundo a trabajar de forma remota, pero esta podría ser una oportunidad increíble para trabajar hacia un paradigma de trabajo más productivo. Cuando esté redactando políticas para el trabajo remoto, podría ser una buena idea centrarse en construir un futuro más flexible y productivo en lugar de hacer todo lo posible para mantener el status quo anterior a Covid.