Sugerencias de limpieza de CRM

Uno de los propósitos principales de la gestión de CRM, o la gestión de las relaciones con los clientes, es recopilar, organizar y analizar los datos de los clientes para comprender mejor quiénes son y cómo llegar a ellos. Armado con los datos correctos, su CRM puede optimizar los flujos de trabajo, mejorar la lealtad y retención de clientes e impulsar la rentabilidad.

Pero con una avalancha constante de información de clientes, es vital que realice una limpieza de datos regular para asegurarse de que la información que utiliza su sistema CRM para el análisis y la generación de información sea precisa y esté actualizada.

La limpieza de datos de CRM puede ser un proceso complicado; aquí hay algunos consejos para hacerlo más fácil.

¿Por qué importa un CRM “limpio”?

Un CRM sirve para varios propósitos. Ayuda a recopilar, organizar y segmentar los datos de los clientes, fomenta las relaciones con los clientes, optimiza el embudo de ventas y agiliza el servicio al cliente.

Pero la capacidad de un CRM para producir resultados exitosos depende de la calidad de los datos. Con datos limpios, puede ejecutarse más rápido y de manera más eficiente. Esto resulta en:

• Mayor satisfacción del cliente
• mejores decisiones
• Ahorro de costes

Pero cuando los datos no están limpios, dificulta la capacidad de su empleado para realizar su trabajo a un alto nivel. Como señala Forbes: ¹

“Cuando los profesionales de ventas y marketing nadan en montones de datos sucios, no pueden tomar decisiones informadas basadas en datos. Solo el 33% de los especialistas en marketing sienten que pueden confiar en sus datos de CRM para tomar decisiones. La mala calidad de los datos le cuesta a la economía de los EE. UU. aproximadamente 3,1 billones de dólares al año. Como dice el viejo adagio, 'si entra basura, sale basura'”.

Para aprovechar al máximo su sistema CRM y sus diversas herramientas, en particular aquellas que dependen de la automatización, necesitan datos limpios para alimentarlas. Al igual que un superdeportivo necesita gasolina de alta calidad, un CRM requiere datos actualizados de primer nivel.

¿Qué son los datos sucios?

Las empresas utilizan varios canales para recopilar datos de contacto de clientes o posibles clientes, que incluyen:

• Escaparates físicos
• Contacto cara a cara a través de los equipos de ventas
• sitios web
• Sitios web móviles
• Aplicaciones móviles
• Catálogos
• pedidos por correo
• centros de llamadas

Cuando la información se ingresa manualmente, esto conduce inevitablemente a un error humano. Y lo mismo puede decirse de la recopilación y entrada de datos automatizada, solo que sucede con menos frecuencia. Pero incluso entonces, si un cliente ingresa datos incorrectos , no hay forma de que una máquina lo sepa.

Los datos incorrectos son un problema más común de lo que podría suponer inicialmente.

Según la encuesta de calidad de datos de Experian, que encuestó a más de 1200 organizaciones en una variedad de sectores y tamaños de empresas, la empresa promedio estima que el 22% de sus datos de contacto son inexactos de alguna manera. ²

Entonces, ¿cómo se dañan los datos?

Por lo general, esto ocurre en una de cuatro formas:

1. Datos obsoletos : la información del cliente se deteriora con el tiempo. La información que proporcionaron hace un año, puede no ser la misma hoy. La gente se mueve; obtienen nuevos números, cambian sus direcciones de correo electrónico o cambian de trabajo. Según Data Axle, ³ aproximadamente el 4 % de las direcciones de las listas de correo, lo que da como resultado un despilfarro anual de $180 000 en correo que no se puede entregar.
2. Datos duplicados : una de las formas más comunes en que los datos se ensucian es cuando hay duplicados. Por lo tanto, aunque la información pueda ser precisa, una entrada duplicada distorsiona el análisis de su CRM o da como resultado un contacto doble. Las razones comunes para esto incluyen:

• error manual
• fusionando listas
• Software CRM defectuoso
• Datos con formato incorrecto : la forma y el orden en que se ingresan los datos se pueden realizar en una de varias combinaciones. Podría ser el nombre, el apellido y luego la información de contacto. O apellido, nombre, información de contacto. Y así. Cuando los datos se ingresan manualmente, se abre la posibilidad de que un empleado complete los formularios de manera diferente a otro.
• Los clientes ingresan sus datos incorrectamente : de manera similar, cuando se les pide a los clientes que completen formularios en línea, pueden ingresar la información incorrecta en un cuadro determinado o escribir algo mal.

Formas de limpiar sus datos

Tener datos malos es caro. Según Harvard Business Review, le cuesta a los EE. UU. $ 3 billones cada año: ⁴

“La razón por la que los datos incorrectos cuestan tanto es que los responsables de la toma de decisiones, los gerentes, los trabajadores del conocimiento, los científicos de datos y otros deben incorporarlos en su trabajo diario. Y hacerlo requiere mucho tiempo y dinero. Los datos que necesitan tienen muchos errores y ante una fecha límite crítica, muchas personas simplemente hacen correcciones para completar la tarea en cuestión”.

Pero el hecho de que obstaculice a otros negocios no significa que a usted le tenga que pasar lo mismo. Afortunadamente, hay pasos que puede seguir para la limpieza de datos , optimizando así su sistema y ahorrándole dinero.

Algunos consejos simples de limpieza de CRM incluyen los siguientes.

#1 Estandarice los datos

En primer lugar, tome precauciones para evitar que se acumulen más datos incorrectos o, al menos, reducir la velocidad a la que se producen.

La estandarización de datos logra eso.

Como señalan los datos de Momentum: ⁵ “Si no se implementan reglas concretas y estrictas, los empleados ingresarán datos de manera asimétrica que será difícil de alinear. A medida que las bases de datos se vuelven más grandes, esto se vuelve cada vez más relevante ya que los estándares de datos pueden perderse rápidamente”.

Al establecer reglas y sistemas para la recopilación y el ingreso de datos dentro del CRM, puede inculcar buenos hábitos que reemplacen las metodologías fragmentadas. La implementación de procesos adecuados de validación de formularios y limpieza de datos no eliminará por completo las entradas de datos incorrectas, pero reducirá la frecuencia con la que ocurren.

#2 Solucione los pequeños problemas de formato

Cuando se trata de datos, los problemas menores pueden causar grandes dolores de cabeza, especialmente cuando hay miles (o millones) de puntos de datos.

Tome la capitalización por ejemplo. Al completar formularios, las personas no pueden escribir en mayúsculas su nombre y apellido; otros pueden ingresar su nombre en mayúsculas. Esto puede no parecer un problema, pero si está enviando correos electrónicos de marketing y el correo electrónico escribe mal el nombre de la persona en mayúsculas, puede eliminar la sensación de personalización.

Otro problema común de entrada manual de datos involucra códigos postales, es decir, códigos postales que comienzan con cero. Según Thomas Bonneau de GB Sterling: ⁶

“[S]i tiene un archivo de datos incorrecto, podría estar ignorando casi el 10 % de su conjunto de datos a nivel nacional... Si tiene un archivo de datos en Excel que contiene el código postal y la columna y la columna tienen el formato correcto (código postal especial o texto) , todo se verá muy bien si tiene un código postal con un cero inicial (por ejemplo, 02739). Sin embargo, cuando guarde este archivo en un CSV para importarlo a su CRM y lo vuelva a abrir para editarlo, el cero inicial desaparecerá porque el CSV ignora cualquier formato de Excel anterior que haya conservado este cero".

En la superficie, estos son pequeños problemas, pero esos pequeños errores pueden dañar sus resultados al desperdiciar tiempo y recursos valiosos. Al abordar estos problemas antes de que se importen a su CRM, ahorrará dinero y tiempo y reducirá la frustración de los empleados.

#3 Purgar duplicados

Nadie quiere ser objetivo dos veces de una empresa, incluso si es un cliente leal. Comienza a sentirse como spam.

Si su lista de clientes no es larga, la depuración de duplicados se puede realizar a mano. Solo hágalo regularmente para evitar que el problema se acumule. Sin embargo, si tiene una empresa más grande, la automatización puede ayudar. La mayoría de los sistemas de CRM tienen funciones automatizadas que le permiten establecer reglas y condiciones que detectan duplicados.

A partir de ahí, asegúrese de configurar su sistema para bloquear automáticamente la entrada de contenido duplicado.

#4 Archive sus datos

¿Tiene datos que no está utilizando actualmente pero que puede necesitar en el futuro?

Un problema común con las empresas es que están obligadas por las normas de cumplimiento a almacenar datos históricos. La solución para esto es archivar esa información. Al hacerlo, puede asegurarse de que los datos se almacenen de forma segura pero que ya no afecten al sistema. Esto libera espacio de almacenamiento, acelera los tiempos de procesamiento y facilita la búsqueda de registros actuales.

Del mismo modo, los datos más antiguos que puede eliminar deben eliminarse.

#5 Consolidar Campos

En algunos casos, puede haber varios campos para la entrada de datos que contienen información similar, si no redundante. Al reducir las opciones de entrada, reduce la posibilidad de entrada de datos duplicados o inexactos.

#6 Enriquece tus datos

En algunos casos, los datos pueden considerarse sucios cuando están incompletos. Puede que le falte un código postal. O puede tener una dirección de correo electrónico pero ningún contacto telefónico. Marque sus contactos que carecen de información y luego vea si puede completar los espacios en blanco.

#7 Subcontrate sus esfuerzos de CRM

Una de las formas más fáciles de administrar sus datos de CRM, especialmente si es una empresa más grande, es subcontratar el proceso a una empresa de limpieza de datos. Estos expertos tienen las habilidades, la experiencia y las herramientas necesarias para limpiar los datos.

Muchas de estas entidades también brindan servicios de enriquecimiento de datos. Esto significa que puede limpiar y mejorar sus datos de una sola vez. Al subcontratar, puede ahorrar tiempo y dinero a sus equipos internos, permitiéndoles concentrarse en lo que hacen mejor.

Limpieza de CRM simplificada

Mejores datos significan más información útil. Al realizar una limpieza regular de CRM, puede asegurarse de que su sistema esté siendo alimentado por información procesable del cliente.

A partir de ahí, puede pasar al siguiente elemento de su lista de tareas pendientes. ¿Quiere utilizar los datos procesables de CRM para mejorar sus esfuerzos de marketing?

Podemos ayudar con eso.

Aquí en Power Digital, crearemos una imagen holística de su estrategia de marketing y luego emplearemos técnicas probadas y verdaderas para ayudarlo a alcanzar sus KPI, incluido el uso efectivo de sus datos CRM ahora limpios. Comuníquese hoy para comenzar.

Fuentes:

1. Forbes. Mejores prácticas para la higiene de datos. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
2. Econsultoría. El costo de los datos incorrectos. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
3. Eje de datos. Infografía: cómo el deterioro de los datos está hundiendo sus estrategias de ventas y marketing. https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
4. Revisión de negocios de Harvard. Los datos incorrectos cuestan 3 billones de dólares al año. ​​https://hbr.org/2016/09/los-datos-malos-cuestan-a-los-estados-Unidos-3-trillones-por-año
5. Datos de impulso. 9 Tácticas de limpieza de datos de CRM para la productividad de ventas. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
6. Incycle. La lista de verificación definitiva para la limpieza de datos de CRM. https://blog.incycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist