6 excelentes métodos para lidiar con facturas perdidas, incorrectas e incompletas

Las facturas perdidas, incorrectas e incompletas son la ruina de todos los contadores y dueños de negocios. Puede vender los mejores productos o brindar excelentes servicios, pero si sus facturas tienen errores, es posible que no reciba su dinero a tiempo. La emisión de facturas erróneas hace que el proceso de pago sea más largo y complicado. No recibirá ningún pago si pierde su factura. ¿Cómo evitar tales problemas? Cómo lidiar con facturas perdidas, incorrectas o incompletas. Lea el artículo para obtener más información.

Facturas perdidas, incorrectas o incompletas – índice:

1. Factura extraviada – consecuencias
2. Cómo evitar la pérdida de facturas
3. ¿Qué sucede cuando su cliente recibe una factura incorrecta?
4. ¿Cómo evitar la emisión de facturas incorrectas?
5. Factura incompleta: ¿qué tipo de problemas esperar?
6. ¿Cómo evitar la emisión de facturas incompletas?

Factura extraviada – consecuencias

¿Qué es una factura perdida? Es un documento, que nunca ha llegado al cliente. Puede haber muchas razones diferentes para tal situación. Los motivos más frecuentes son:

• Datos de dirección incorrectos
• Enviar una factura al cliente equivocado
• No se emitió factura
• La carta se perdió por la empresa de correo

La consecuencia de la pérdida de la factura es la falta de pago por parte del cliente. El cliente que no ha recibido documentos de usted no pagará. No es fácil descubrir que su factura aún no ha sido pagada; la única forma es recopilar confirmaciones de sus clientes de manera continua; de lo contrario, la única señal de una factura sin pagar es la falta de pago en su cuenta. En tal situación, se verá obligado a enviar nuevamente el documento perdido con la nueva fecha límite para el pago. Significa que tendrá que esperar mucho tiempo por su dinero.

Cómo evitar la pérdida de facturas

Si utiliza una forma tradicional de envío por correo, intente elegir correo certificado o correo con acuse de recibo. Esto le asegurará que sus documentos han llegado a su destino. Verifique cuidadosamente la dirección de su cliente antes de enviar su correo para estar seguro de que la factura le será entregada. Las facturas electrónicas son una mejor opción, puedes enviarlas por correo electrónico y la solución es mucho más rápida que el correo tradicional. Hay una opción de recibo en el sistema de correo electrónico que le permite recibir una confirmación de su envío. Con tales opciones, sabrá rápidamente que su factura ha llegado a la persona adecuada.

¿Cómo evitar cometer errores en la dirección de correo electrónico? El software de facturación es muy útil en tales situaciones. Debe ingresar los datos correctos del cliente solo una vez para asegurarse de que la dirección sea siempre la correcta. El software de facturación lo ayudará a emitir facturas repetitivas y, en general, lo ayudará a organizar mejor sus documentos.

¿Qué sucede cuando su cliente recibe una factura incorrecta?

Cada factura debe indicar claramente cuál es el objeto principal de la transacción. El comprador no debe tener ninguna duda sobre para qué es la factura. La determinación imprecisa del objeto de la transacción puede alargar el proceso de pago. Es posible que comprenda todos los términos y frases utilizados en su documento, pero es posible que sus clientes no los entiendan, especialmente si tiende a utilizar una jerga o una redacción imprecisa.

La frase “ servicio no 5 ” es comprensible solo para usted, pero la empresa, que realiza pedidos de decenas o cientos de productos, tendrá un gran problema con la identificación del producto o servicio de la factura. Tal redacción puede causar muchas dudas, aquí ni siquiera está claro si el número 5 describe al vendedor o al comprador. Tampoco hay información sobre el objeto del servicio.

Del mismo modo, la frase " mercancías de conformidad con la orden nº 5 " no está clara. No sabemos mucho sobre las mercancías, su número, tipo, envío o precio. Dicha factura circulará entre los departamentos de la empresa del comprador y no se le pagará hasta que se resuelvan todos los problemas.

Pueden ocurrir algunos errores con respecto a la redacción utilizada en relación con la sección de pago. No use las frases: después de recibir, al final del mes, el último día hábil, esto puede dar lugar a errores. Tu cliente puede entender tales expresiones a su manera. La información imprecisa sobre el plazo de pago puede causar un retraso en el pago: no recibirá su dinero cuando se esperaba.

¿Cómo evitar la emisión de facturas incorrectas?

La única solución es la redacción precisa y correcta. Las facturas que son fáciles de entender hacen que los procesos de pago sean más rápidos. En su factura use la misma redacción que está en los pedidos del cliente. Del mismo modo, si tiene el acuerdo con su cliente, use la redacción del acuerdo. Gracias a esto, su cliente no tendrá que pensar dos veces en los artículos de la factura.

¿Qué pasa si no tienes ni el pedido ni el acuerdo? Trate de usar el número EAN (Número de artículo europeo) o el número GTIN (Número global de artículo comercial) : esos números identifican los artículos vendidos de manera inequívoca. ¿Qué pasa con los servicios? Descríbalos con precisión, indique la fecha de prestación.

Si emite facturas parciales incluya información adicional. Ayudará a su cliente a comprobar la exactitud de la factura. Puede ser una lista detallada que presente el alcance de las tareas realizadas. Una buena práctica es incluir algunas de las disposiciones del contrato. Cuanto más transparente y comprensible sea el documento, más rápido llegará al departamento de pagos.

Al establecer la fecha de pago, se indica el día exacto en que vencerá su factura. Informar sobre bonificaciones por pagos anticipados, si los utiliza. Informar sobre los cargos por pagos atrasados. Sus clientes deben saber con anticipación qué esperar: les ayuda a administrar su calendario de pagos. Una gestión tan cuidadosa de las facturas traerá muchos beneficios a sus clientes y también a usted: la conciliación de las facturas será mucho más fácil con seguridad.

Factura incompleta: ¿qué tipo de problemas esperar?

Una factura incompleta ralentiza el proceso de facturación porque completar los datos requiere tiempo. Las facturas incompletas generalmente se mueven al final de la cola de pago. Es muy poco probable que el cliente pague una factura incompleta. La información faltante tiene que ser encontrada y explicada. Alguien tiene que ocuparse de este asunto. A los clientes no les gusta perder su valioso tiempo lidiando con estos problemas. Generalmente, si su factura está incompleta una vez, no es un problema, pero los errores frecuentes pueden alentar a su cliente a dejar de cooperar con usted. Las facturas incompletas hablan mal del estado de tu gestión. Los errores en documentos de tanto valor e importancia como las facturas inducen dudas en los clientes y preguntas. No puede mantener el orden en las facturas, por lo tanto, no hay ningún otro pedido en su empresa.

¿Cómo evitar la emisión de facturas incompletas?

Antes de enviar su factura verifique nuevamente todos los datos importantes. Preste mucha atención a la fecha y el método de pago. Los datos incompletos darán lugar a la falta de pago en la fecha establecida. Es mejor evitar sucesos tan desagradables. Utilice plantillas listas para usar para emitir sus facturas. Una plantilla de buen valor debe tener todos los elementos necesarios exigidos por la ley. Es beneficioso utilizar un software de facturación con plantillas hechas profesionalmente por el especialista. Con tales plantillas, sus facturas deben estar ordenadas, ordenadas y completas. El proceso de facturación debe estar bien organizado y sus facturas deben ser impecables y libres de errores.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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