Descifrando los factores críticos para el éxito de los servicios compartidos
Publicado: 2020-04-12Las transacciones masivas en Finanzas, Contabilidad y TI fueron un factor desafiante anteriormente
SSC presenta varias oportunidades para maximizar las operaciones de ventas, las operaciones de la cadena de suministro, etc.
Las plataformas de la nueva era tienen la guinda de las tecnologías de vanguardia que permiten a las organizaciones obtener una ventaja competitiva
La década de 1980 vio el surgimiento del concepto de centros de servicios compartidos (SSC). El concepto ha madurado a lo largo de los años. Una variedad de factores, locales y globales, convergieron para darle un rápido impulso. Inicialmente, las transacciones masivas de finanzas y contabilidad y TI solían ser las funciones más prioritarias para la implementación de SSC.
Sin embargo, con los tiempos cambiantes, varios otros departamentos (operaciones de ventas, operaciones de la cadena de suministro y departamentos de marketing) han asegurado un espacio seguro para mantenerse saludable y viable en el ecosistema de servicios compartidos.
Los líderes empresariales dan lo mejor de sí mismos para transformar sus SSC en centros de creación de valor. Y, es comprensible. Después de todo, SSC presenta oportunidades para maximizar la eficiencia operativa, aumentar la productividad de la fuerza laboral, eliminar redundancias y hacer todo esto mientras minimiza drásticamente los costos. Dicho esto, varios factores pueden afectar la tasa de éxito de las iniciativas de CSS. Aquí hay algunos factores críticos que deben ser considerados para transformar los SSC:
Piense globalmente desde el principio
Los líderes empresariales a menudo se embarcan en su viaje de SSC al establecer un centro en su región natal. Adoptan un enfoque iterativo de comenzar poco a poco y construir sobre la marcha.
El objetivo clave de este centro es minimizar los costos e impulsar la productividad de la fuerza laboral. Después de la implementación del SSC nativo, una vez que los responsables de la toma de decisiones comiencen a observar los beneficios comerciales esperados, esta ideación adquiere una visión global. Los líderes luego pasan a establecer políticas y estructuras organizativas, que están dirigidas a transformar el modelo global.
El cómputo de ubicaciones físicas está debidamente racionalizado, lo que da como resultado la creación de un único centro, con algunos centros regionales. Por lo tanto, es importante tener razones concretas para consolidar las operaciones comerciales que utilizan varios departamentos de la misma organización y establecer un modelo global de prestación de servicios e identificar los objetivos específicos, así como los criterios de éxito.
Identificación de los procesos correctos
Sí, es uno de los factores más críticos. Prima facie, las actividades grandes, autónomas y transaccionales intensivas que son comunes en toda la organización son los servicios más adecuados. Sin embargo, no pierdas de vista los detalles. El término 'servicios compartidos' es extremadamente elástico y, a menudo, se usa de manera inapropiada. Las funciones comienzan a llamarse a sí mismas una organización de servicios compartidos (SSO) cuando todo lo que están haciendo es centralizar su función de contabilidad.
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En tales circunstancias, el término SSO no refleja mucho más que su voluntad de unirse a la liga de una organización de servicios compartidos madura. Por lo tanto, identifique los procesos correctos y coloque un SSC en su ubicación correcta.
Automatización de servicios compartidos (el tipo correcto es importante)
Para satisfacer las necesidades dinámicas de varios departamentos funcionales y unidades comerciales regionales, las empresas inteligentes han comenzado a aprovechar el potencial de la tecnología. Los líderes mundiales en el espacio SSC automatizan su ecosistema de procesos y aprovechan la plataforma de automatización digital de bajo código, impulsada por la gestión de procesos comerciales, la gestión de contenido empresarial y las capacidades de gestión de la comunicación con el cliente.
Además de las capacidades, estas plataformas de la nueva era cuentan con la guinda de tecnologías de vanguardia que permiten a las organizaciones obtener una ventaja competitiva sobre sus competidores. Con dichas plataformas, los usuarios pueden realizar una gran cantidad de actividades, como centralizar transacciones distribuidas en operaciones distribuidas, enrutar automáticamente transacciones al usuario correcto para su aprobación, administrar excepciones de manera eficiente, escalar automáticamente transacciones inactivas, medir KPI comerciales en tiempo real y el la lista continúa.
Visibilidad para facilitar la administración del proceso
Gestionar unas pocas transacciones es fácil sin elaborados mecanismos de seguimiento. Pero, cuando aumenta la escala (donde se acumulan los beneficios reales), entonces el monitoreo robusto y escalable se vuelve indispensable. Los usuarios deben poder monitorear a nivel de proceso para rastrear lo que sucede en el sistema.
Dicho monitoreo debe incluir actividades humanas, excepciones, monitoreo de colas, nivel de proceso y alertas de nivel de cola y estadísticas generales del proceso.
Medición y simulación
La capacidad de medir los parámetros clave del proceso es fundamental. Debe haber capacidad para medir los tiempos de respuesta generales, el rendimiento y los atributos de nivel de tarea y cómo afectarían el rendimiento comercial. Al mismo tiempo, debe existir la capacidad de simular el proceso con todo tipo de escenarios hipotéticos. Y evalúe si las mejoras propuestas por SSC impactarían el desempeño comercial a los niveles previstos.
Inversión en Capacitación de Personal
A medida que los profesionales de servicios compartidos buscan brindar los beneficios comerciales previstos, las organizaciones más avanzadas reconocen que la capacitación de los empleados no es un costo discrecional que pueda verse comprometido de alguna manera. En cambio, ven la capacitación y el desarrollo como una inversión.
Por ejemplo: la capacitación en tecnología es una consideración importante. Pasar a un modelo SSC a menudo requiere una transformación tecnológica, lo que brinda a los líderes empresariales una razón convincente para capacitar adecuadamente a sus usuarios.
La conclusión es que estos factores no se pueden ignorar si busca impulsar la excelencia en los procesos en su SSC .