Definición de éxito en la gestión de proyectos | #9 Primeros pasos con la gestión de proyectos

¿Qué significa que un proyecto es exitoso? ¿Es su único criterio la entrega de resultados en el tiempo especificado y el cierre de gastos dentro del presupuesto planificado? Pero, ¿qué pasa si el objetivo realizado del proyecto no cumple con las expectativas del cliente? O de lo contrario, ¿no cumple con los criterios considerados importantes por las partes interesadas? En el artículo de hoy, discutimos la definición de éxito en la gestión de proyectos.

Definición de éxito en la gestión de proyectos – índice:

1. Introducción
2. Definición de éxito del proyecto
3. Definición de finalización vs. criterios de aceptación
4. KPIS. Indicadores de retraso
5. Resumen

Introducción

Cada proyecto se rige por sus leyes. Por lo tanto, además del método de implementación del proyecto, necesitamos seleccionar y ajustar los criterios para el éxito, cada vez a las especificaciones de un proyecto en particular. Por un lado, puede ser crucial crear una definición técnica de finalización, por otro lado, criterios de aceptación formulados desde el punto de vista del destinatario de los resultados del proyecto. Para muchos proyectos, por otro lado, es igualmente importante crear KPI apropiados, es decir, indicadores clave de desempeño, que permitan una evaluación multidimensional de la implementación del proyecto.

Definición de éxito del proyecto

Ya mientras trabajan en la visión del proyecto, las partes interesadas se preguntan cuál será la definición de éxito. Para muchos proyectos, el tiempo será clave ; después de todo, ¿de qué sirve organizar una lujosa fiesta de Navidad para los inversores si se lleva a cabo en enero? Tal vez sobrepasar el presupuesto sea menos importante en este caso que incluso un desliz de tiempo de un día.

En el caso de la implementación de un baile benéfico, puede resultar todo lo contrario: podemos posponer la fecha del evento para reducir el costo de alquiler del salón. Si, de nuevo, estamos organizando una fiesta destinada a la degustación de productos locales, tanto el tiempo como el coste de realización ceden ante la prioridad de la calidad. Necesitamos equilibrar la organización con la disponibilidad de los mejores alimentos de temporada.

Después de todo, según PMBOK, el determinante más importante del éxito de un proyecto es su resultado visto desde la perspectiva del cliente o, en el caso de proyectos internos, desde la perspectiva del usuario final. Pero, ¿cómo crear una definición de éxito en la gestión de proyectos para que pueda acompañar al equipo del proyecto mientras trabaja en tareas detalladas y, al mismo tiempo, ser claro para las partes interesadas?

Definición de finalización vs. criterios de aceptación

La definición de éxito en la gestión de proyectos generalmente la crea el Project Manager en cooperación con las partes interesadas. Son ellos quienes deben ponerse de acuerdo para fijar los criterios que debe cumplir el resultado final para ser considerado un éxito. Su opinión también es crucial a la hora de evaluar el resultado.

Es importante, por tanto, que al iniciar un proyecto se tenga lo más claro posible no sólo cuál debe ser el resultado, sino también cómo se comprobará para ver si cumple los criterios de éxito. Para aclarar este punto, utilizaremos la terminología utilizada en los proyectos Scrum. Estos son la "definición de finalización" y los "criterios de aceptación". La diferencia entre ambos se aprecia perfectamente cuando consideramos el ejemplo de un proyecto destinado a la creación de la página web de una empresa.

La definición de finalización proporcionará una descripción técnica del sitio: estará debidamente protegido, constará de una página de inicio y cuatro subpáginas, y habrá un panel de inicio de sesión para clientes en el encabezado. En otras palabras, con la definición de finalización, el equipo del proyecto sabe lo que implementará.

Por otro lado, al definir claramente los criterios de aceptación, el equipo del proyecto sabe por qué realizará todas estas actividades y cómo el trabajo realizado se traducirá en valor empresarial. Así pues, se utilizarán criterios de aceptación para comprobar si el resultado del proyecto es satisfactorio desde el punto de vista del usuario. Usando el ejemplo anterior, el sitio web se mostrará fácilmente en varios dispositivos y permitirá al usuario ir al panel de clientes después de ingresar un nombre de usuario y una contraseña.

Volviendo por un momento al ejemplo de la organización de eventos, la definición de finalización del proyecto podría incluir, por ejemplo:

• fecha y lugar del evento,
• el número de invitados para los que se han preparado lugares,
• menú,
• acompañamiento musical proporcionado.

Los criterios de aceptación, por otro lado, pueden relacionarse con la experiencia esperada de los participantes del partido , por ejemplo:

• la amplitud del local,
• la calidad de las bebidas servidas,
• servicio simultáneo de comida a todos los invitados sentados en una mesa.

KPIS. Indicadores de retraso

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son determinantes clave del éxito en la gestión de proyectos para evaluar si se están cumpliendo sus objetivos básicos. Los indicadores rezagados se pueden utilizar para evaluar el éxito de la implementación del proyecto. Predecir el valor final de los KPIs permite definir los criterios mínimos a cumplir para hablar del éxito del proyecto. Sin embargo, solo son adecuados para evaluar resultados medibles como:

• costo de implementación de la tarea
• puntualidad de la ejecución
• el número de horas-hombre u otros recursos utilizados para implementar el proyecto
• carga ambiental
• traducción del insumo de mano de obra en ganancias para la organización.

Hay cientos de indicadores utilizados en la práctica de gestión para este propósito, su selección al comienzo del proyecto es, por lo tanto, una de las tareas importantes del Gerente de Proyecto. Después de todo, el punto no es medir todo, sino solo lo que realmente proporciona información relevante sobre el estado del proyecto y el éxito en la gestión del proyecto. No debe haber más de 20 de ellos, mientras que en el caso de proyectos más pequeños, su número no debe exceder los 5.

Resumen

El éxito en la gestión de proyectos no depende solo del esfuerzo puesto en él, la situación del mercado y el liderazgo efectivo. También es crucial definir con precisión lo que consideramos éxito. E incluso factores adicionales que no se pueden predecir. Después de todo, desde el punto de vista del cliente, una solución improvisada de última hora puede ser muy satisfactoria. Sin embargo, mejor dejemos la improvisación entre las bravuconadas estrategias de guardar para último momento los proyectos que están en peligro de fracasar, en lugar de aplicar diariamente definiciones reflexivas de éxito y finalización de proyectos, y criterios de aceptación bien formulados.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos