Cómo diseñar una oficina donde la gente quiera trabajar
Publicado: 2017-10-21Cada empresa tiene razones para reevaluar el diseño de su oficina de vez en cuando.
Cada empresa tiene razones para reevaluar el diseño de su oficina de vez en cuando.
Desde acomodar el crecimiento a través de la expansión de la oficina hasta remodelar su espacio con el objetivo de aumentar la productividad, usted tiene el poder de transformar su entorno de trabajo en un lugar que inspire y equipe a su equipo para ser lo mejor posible.
¿Cómo se llega allí?
Comience con una filosofía de diseño
Como líder con la creatividad corriendo por sus venas, es posible que ya tenga una idea de cómo debe organizarse una oficina. Para otros, la ayuda de una empresa de diseño de interiores bien vale la pena. Una firma con la que trabajamos nos presentó el concepto de “Living Office” del pionero en muebles Herman Miller.
The Living Office comienza con el elemento humano . Miller identificó seis necesidades fundamentales que todas las personas comparten: seguridad, autonomía, pertenencia, logro, estatus y propósito. Living Office está diseñado para satisfacer estas necesidades.
Luego, al crear espacios, Living Office ofrece consideraciones para la disposición del entorno y el mobiliario para brindar una experiencia de trabajo elevada. Esto se conoce como "creación de lugares".
Por último están las herramientas. Los muebles y las herramientas pueden ayudar o dificultar su éxito . Quiere equipar a su empresa con la tecnología y las herramientas que necesita para lograr sus objetivos.
Investigacion de conducta
En nombre de la inclusión, comience con una encuesta en toda la oficina. La encuesta no necesita ser larga y complicada. Más bien, cuanto más corto, mejor. Descubrí que puede obtener los hallazgos importantes con una encuesta de dos preguntas:
Abra preguntando: “¿Qué es lo que le gusta de la oficina? Esto podría ser la ubicación, el diseño o incluso la iluminación. ¡Todo vale!"
Entonces, querrás descubrir qué cambiaría la gente. Averígüelo preguntando: "¿Qué es lo que cambiaría de nuestra oficina?" Al limitar las respuestas a un elemento positivo y un elemento negativo, tendrá una lista concentrada de problemas que debe mantener para mantener una sensación de estabilidad y lo que debe abordarse para tener un impacto positivo.
Facilitar Talleres
Al diseñar nuestra propia oficina, también realizamos una serie de talleres. El primero simplemente identificó todas las formas en que trabajamos, nos comunicamos y colaboramos entre nosotros y con nuestros clientes. Estos se conocen como “modos de trabajo”. Por ejemplo, descubrimos que ciertas actividades, como los chats informales y las sesiones de creación conjunta más estructuradas, eran importantes , pero nuestro espacio actual no las apoyaba. También pudimos identificar algo que estábamos haciendo bien. Ese algo sería nuestra reunión de grupo diaria, así como un período de calentamiento previo a la reunión y una fase de enfriamiento posterior. Todos considerados importantes y bien respaldados.
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Otro taller se centró en la ubicación de los departamentos y, más específicamente, qué departamentos deben estar uno al lado del otro. Arreglar estos fue particularmente revelador. En su mayor parte, lo hicimos bien en nuestro diseño actual, y es probable que usted también lo haya hecho. Tenga cuidado, sin embargo, hay una tendencia de los grupos que actualmente trabajan juntos a querer continuar trabajando juntos porque les resulta familiar. La realidad es que es posible que en realidad no colaboren en muchos proyectos. Ya sea que se avecine una reducción significativa o una expansión agresiva, tenga en cuenta estos planes en sus adyacencias y el uso del espacio de piso ahora.
Desarrollar múltiples planes
A continuación, el trabajo divertido comienza con la aplicación de toda esta investigación en un primer borrador del plano de planta. La planificación del espacio debe realizarse de forma bastante natural porque se han establecido las prioridades. Es probable que también existan algunas limitaciones naturales, como los pies cuadrados disponibles para trabajar.
Tú o tu diseñador deben idear al menos dos planes: Plan A y Plan B. Cuanto más dramático y diferente, mejor, ya que querrás poder mostrar los extremos y las posibilidades.
Al final, es probable que termine con un tercer plan finalizado que combine los mejores elementos de los planes originales.
Presentando Los Planes
Una vez que se haya decidido por un plan finalizado, es hora de compartir la visión de su nueva oficina. Por respeto, recomiendo compartir los planes con otros miembros de su equipo ejecutivo primero. Luego, presente al resto del equipo de gestión y otras personas que han sido parte del proceso hasta esta etapa. Finalmente, organice un almuerzo y aprendizaje u otra reunión opcional para aquellos en la empresa interesados en aprender sobre su espacio reinventado.
Si bien la asistencia a las presentaciones será fuerte, no se preocupe si no todos están interesados. Muchas personas simplemente quieren saber que tienen un escritorio, una silla, una computadora y un lugar para colgar el abrigo y almorzar. Dada la variedad de personalidades en cada oficina, sus grandes planes pueden ser recibidos con todo, desde resistencia hasta aplausos y vítores.
Establecer una línea de tiempo
Una pregunta inevitable durante las presentaciones será con respecto a la línea de tiempo. ¿Cuándo empezamos? ¿Cuánto tiempo tardará? ¿Cuándo se hará esto? Es importante establecer expectativas con respecto a la línea de tiempo y la gestión del cambio. Un marco útil que utilizamos, y que usted y su equipo también pueden desglosar el trabajo que se completará en los próximos 0-30 días, 30-90, 90-180 o 180-365.
Para renovaciones de oficinas más pequeñas, es probable que el trabajo se complete en el espacio de un trimestre fiscal. Para renovaciones más grandes, espere que el proyecto tome mucho más tiempo. La intención debe ser que todo el trabajo se complete dentro de un año.
trabajando el plan
Tu filosofía de diseño te guiará. El tiempo necesario para recopilar cuidadosamente las opiniones de su equipo le hará ganar su paciencia. La presentación y la apertura para compartir su visión le darán a su equipo confianza en el plan y le permitirán avanzar con su apoyo y entusiasmo.
Sobre el Autor
David Ciccarelli es cofundador y director ejecutivo de Voices.com, el mercado en línea que conecta a personas de negocios con locutores profesionales. La combinación única de su experiencia en ingeniería de audio con su experiencia en negocios y desarrollo de productos le dio a David la libertad creativa para perseguir su pasión por la innovación.
El Young Entrepreneur Council (YEC) es una organización a la que solo se accede por invitación y que comprende a los jóvenes empresarios más prometedores del mundo. En asociación con Citi, YEC lanzó recientemente BusinessCollective, un programa de tutoría virtual gratuito que ayuda a millones de empresarios a iniciar y hacer crecer negocios.