Gestión financiera digital y contabilidad en línea | Digitalizando tu negocio #5

La gestión financiera digital y la contabilidad en línea se han vuelto cada vez más populares en los negocios. Según un informe de Sage (2020), el 67% de las pequeñas y medianas empresas ya utilizan este tipo de soluciones. Echemos un vistazo más de cerca a por qué vale la pena implementar la gestión financiera digital y cómo la contabilidad en línea puede beneficiar a su empresa. Sigue leyendo para saber más.

Gestión financiera digital y contabilidad en línea – índice:

1. Introducción
2. Una revisión de las herramientas y el software disponibles
3. Aspectos clave de la implementación de servicios financieros digitales
4. Seguridad de datos y amenazas en la contabilidad en línea
5. El futuro de la gestión financiera digital y la contabilidad en línea
6. Resumen

Introducción

La automatización de los procesos contables, como la emisión de facturas o la liquidación de impuestos, puede aumentar significativamente la eficiencia de su empresa . Por ejemplo, puede reducir la cantidad de tiempo necesario para emitir facturas en un 73%. Además, la integración de los sistemas de contabilidad en línea con otros dispositivos utilizados en una empresa, como el software CRM, los sistemas de gestión de proyectos, los sistemas de gestión de pagos y HRMS, le permite centralizar sus datos y controlar sus finanzas con mayor facilidad. Además, la capacidad de realizar pagos en línea agiliza el proceso de gestión de efectivo y la colaboración con proveedores y clientes.

Una revisión de las herramientas y el software disponibles

El software de contabilidad ofrece muchas características. Antes de elegir un software específico, es una buena idea verificar si está certificado. Garantiza que la herramienta cumpla con las regulaciones del país donde hace negocios y sea segura para el emprendedor. Para incorporar la contabilidad en línea a su negocio, es fundamental elegir el proveedor adecuado. Algunas de las herramientas más populares incluyen:

1. Xero : una herramienta fácil de usar que le permite emitir facturas rápidamente e integrarse con varios sistemas de pago. Desafortunadamente, su precio puede ser bastante alto para las pequeñas empresas, especialmente si quieren usar funciones adicionales.
2. QuickBooks : proporciona una amplia variedad de funciones, como la gestión de inventario y el seguimiento del tiempo, lo que lo convierte en una solución versátil para una variedad de industrias. Sin embargo, su mayor inconveniente es la interfaz del programa, que puede ser problemática para quienes no tienen experiencia en contabilidad.
3. Wave : ofrece acceso gratuito para manejar funciones básicas de contabilidad, como facturación y seguimiento de gastos. Sin embargo, tiene menos funciones que otras herramientas pagas, lo que puede limitar su utilidad para empresas más exigentes.
4. Firmbee : esta herramienta gratuita le permite realizar muchas tareas que consumen mucho tiempo de una manera automatizada y significativamente simplificada. Ofrece características tales como:
• control de costos de empleados : esto le permite monitorear los gastos de personal, aplicar tarifas de empleados individuales y generar costos basados ​​en el tiempo registrado.
• pagos parciales : permiten a los clientes realizar pagos a plazos, manteniendo el control sobre cuánto les queda por pagar.
• Facturas personalizadas : permite utilizar el Sistema de gestión financiera para crear una variedad de facturas con monedas y tasas impositivas no estándar.

El software también ofrece una fácil migración de datos desde los sistemas contables existentes y soporte para diferentes tipos de negocios. El registro en la plataforma es simple y rápido, y la interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar, incluso para emprendedores novatos.

Aspectos clave de la implementación de servicios financieros digitales

El proceso de implementación de la contabilidad en línea puede ser exigente. Sin embargo, al mismo tiempo, trae enormes beneficios. Sin embargo, vale la pena recordar algunos aspectos clave que pueden ayudar en su implementación. En primer lugar, es recomendable contratar a un contador con experiencia para apoyar la implementación y brindar asesoramiento en cada etapa.

Otro aspecto importante es elegir el momento adecuado para introducir cambios. Por ejemplo, será mucho más fácil al comienzo del año fiscal que a la mitad del año. Esto le ayudará a evitar problemas con la transferencia de datos entre sistemas.

Seguridad de datos y amenazas en la contabilidad en línea

Además de las numerosas ventajas de la contabilidad en línea, también existen varios riesgos asociados con la seguridad de los datos. Los empresarios deben ser conscientes de los problemas potenciales y tomar las medidas adecuadas para minimizar los riesgos:

• Pérdida de datos : debe recordar hacer una copia de seguridad de sus datos financieros con regularidad para evitar perder información debido a fallas del sistema, errores del operador o ataques de piratería. Es una buena idea elegir un software que cree automáticamente copias de seguridad en servidores seguros.
• Cifrado de datos : vale la pena elegir un software que utilice técnicas de cifrado avanzadas para proteger la información del acceso no autorizado.
• Educación y capacitación : la seguridad de los datos financieros almacenados y procesados ​​digitalmente se ve amenazada no solo por fallas de hardware y software, sino también por el uso inepto de la contabilidad en línea. Por lo tanto, los empleados con acceso a software de contabilidad en línea deben ser conscientes de los riesgos de seguridad cibernética. La capacitación periódica y la actualización de sus conocimientos sobre el tema es una parte importante de una estrategia de gestión de riesgos.

El futuro de la gestión financiera digital y la contabilidad en línea

El futuro de la contabilidad en línea parece ser muy prometedor. El desarrollo de tecnologías, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, permite automatizar procesos. Crear un flujo de trabajo automatizado en una empresa es cada vez más fácil gracias a herramientas como Zapier o Make.com . Se pueden utilizar para crear procesos personalizados, lo que facilita el manejo de operaciones financieras complejas y la gestión de las finanzas. Con el desarrollo de la IA y la disminución de la popularidad de las liquidaciones en efectivo, podemos esperar un crecimiento exponencial de las herramientas y el software modernos en los próximos años, lo que permitirá un control aún mejor de las finanzas de la empresa.

Resumen

La contabilidad en línea se está convirtiendo en una solución cada vez más popular para administrar las finanzas comerciales. A pesar de sus múltiples beneficios, también existen muchos riesgos asociados con la seguridad de los datos. Para beneficiarse plenamente de las ventajas de la contabilidad en línea, vale la pena elegir el software adecuado , proteger el sistema contra amenazas cibernéticas y capacitar regularmente a los empleados. El futuro de este campo parece muy prometedor, lo que podría conducir a una mayor evolución e innovación.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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