La guía fácil para resolver problemas con el método Six Sigma DMAIC

La metodología más utilizada en Six Sigma es el proceso DMAIC. Muchos lo usan para resolver problemas e identificar y corregir errores en los procesos comerciales y de fabricación.

En esta publicación, veremos cómo usar el proceso DMAIC para resolver problemas. También encontrará plantillas útiles y editables que puede usar de inmediato cuando implemente la solución de problemas DMAIC en su organización.

¿Cuáles son los 5 pasos de Six Sigma?

DMAIC es un método basado en datos que se utiliza para mejorar sistemáticamente el proceso. El enfoque tiene como objetivo aumentar la calidad de un producto o servicio centrándose en optimizar el proceso que produce el resultado. De esta manera DMAIC busca brindar soluciones permanentes en lo que respecta a la mejora de procesos.

DMAIC es un acrónimo que significa Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

Plantilla DMAIC (Haga clic en la plantilla para editar en línea)

Proceso DMAIC y resolución de problemas

A continuación, enumeramos las 5 fases del proceso DMAIC junto con los pasos que debe seguir al usarlo para resolver problemas. Se proporcionan diferentes herramientas para cada fase con plantillas editables.

Paso 1: Definir el Problema

Así que hay un problema que afecta a su cliente oa los procesos de su empresa. En este primer paso del método de resolución de problemas DMAIC, debe concentrarse en cuál es el problema y cómo lo ha afectado a usted como empresa.

Hay algunos pasos que debe seguir en esta fase.

• Cree una declaración del problema que debe incluir una definición del problema en términos cuantificables y la gravedad del problema.

• Asegúrese de que los recursos necesarios, como un líder de equipo y miembros competentes del equipo, y fondos, etc., estén disponibles.

• Desarrolle una declaración de objetivos basada en la declaración de su problema. Debe ser un objetivo medible y con un límite de tiempo para alcanzar.

• Cree un diagrama SIPOC que proporcione al equipo una visión general de alto nivel del proceso (junto con sus entradas, salidas, proveedores y clientes) que se está analizando. También puede usar un mapa de flujo de valor para hacer el mismo trabajo.

Diagrama SIPOC para DMAIC (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

• Trate de comprender el proceso con mayor detalle creando un mapa del proceso que describa todos los pasos del proceso. Involucrar a los propietarios del proceso al identificar los pasos del proceso y desarrollar el mapa. Puede agregar carriles para representar diferentes departamentos y actores responsables.

Diagrama de flujo para resolución de problemas DMAIC (haga clic en la plantilla para editar en línea)

Paso 2: Medir el Problema

En este paso, debe medir el alcance del problema. Para hacerlo, debe examinar el proceso en su estado actual para ver cómo funciona. El mapa de proceso detallado que creó en la fase 'Definir' puede ayudarlo con esto.

Las medidas de referencia que deberá analizar en esta fase son la duración del proceso, la cantidad de defectos, los costos y otras métricas relevantes.

Estas medidas de referencia se utilizarán como estándares con los que el equipo medirá su éxito en la fase de 'Mejorar'.

Paso 3: analizar el problema

La fase de análisis del proceso DMAIC se trata de identificar la causa raíz que está causando el problema.

• Haciendo referencia a los mapas de proceso y/o mapas de flujo de valor que ha creado, analice aún más el proceso para identificar las áreas problemáticas.

Diagrama de flujo del proceso para DMAIC (Haga clic en la plantilla para editar en línea)

• Visualice los datos que ha recopilado (tanto en la fase de 'Medir' como en la fase de análisis) para identificar signos de problemas en los procesos.

• Usar gráficos de Pareto, histogramas, gráficos de ejecución, etc. para representar datos numéricos. Estúdielos con los líderes de equipo y los propietarios de procesos para identificar patrones.

Diagrama de Pareto para DMAIC (Haga clic en la plantilla para editar en línea)

• Con los resultados de su análisis de procesos y su análisis de datos, comience a pensar en las causas fundamentales del problema. Use un diagrama de causa y efecto/diagrama de espina de pescado para capturar el conocimiento de los participantes del proceso durante la sesión.

Diagrama de causa y efecto para DMAIC (Haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

• Usando un diagrama de 5 porqués, limite sus hallazgos a las últimas causas del problema en su proceso.

5 porqués para DMAIC (Haga clic en el diagrama para editarlo en línea)

Paso 4: Mejorar (Resolver el Problema)

En esta fase, la atención se centra en mitigar la causa raíz identificada y generar ideas e implementar soluciones. El equipo también recopilará datos para medir su mejora frente a los datos recopilados durante la fase de 'Medir'.

• Puede generar varias soluciones efectivas para la causa raíz, pero implementarlas todas no sería práctico. Por lo tanto, deberá seleccionar las soluciones más prácticas.

Para hacer esto, puede usar una matriz de esfuerzo de impacto. Le ayudará a determinar qué solución tiene el mejor impacto y el menor esfuerzo/costo.

Impact Effort Matrix para DMAIC (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

• Basado en diferentes soluciones, debe desarrollar nuevos mapas que reflejen el estado del proceso una vez que se haya aplicado la solución. Este mapa se conoce como mapa del futuro o mapa del estado futuro. Proporcionará orientación para el equipo a medida que implementan los cambios.

• Explorar las diferentes soluciones utilizando el ciclo PDCA y seleccionar la mejor para implementar. El ciclo te permite estudiar sistemáticamente las posibles soluciones, evaluar los resultados y seleccionar las que tienen mayores posibilidades de éxito.

Ejemplo de ciclo PDCA (haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 5: Control (sostener las mejoras)

En la fase final del método DMAIC, el enfoque recae en mantener las mejoras que ha obtenido al implementar las soluciones. Aquí debe continuar midiendo el éxito y crear un plan para monitorear las mejoras (un plan de Monitoreo).

También debe crear un plan de respuesta que incluya los pasos a seguir si hay una caída en el rendimiento del proceso. Con nuevos mapas de procesos y otra documentación, debe proceder a documentar los procesos mejorados.

Entregue estos documentos junto con el plan de Monitoreo y el plan de respuesta a los dueños del proceso para su referencia.

¿Cuáles son sus pensamientos sobre el método de resolución de problemas DMAIC?

Aquí hemos cubierto las 5 fases de Six Sigma DMAIC y las herramientas que puede usar en cada etapa. Puede usarlos para identificar áreas problemáticas en sus procesos organizacionales, generar soluciones prácticas e implementarlas de manera efectiva.

¿Ha utilizado el proceso DMAIC para mejorar procesos y resolver problemas en su organización? Comparta su experiencia con la herramienta con nosotros en la sección de comentarios a continuación.

Además, consulte nuestra publicación sobre Metodologías de mejora de procesos para conocer más herramientas Six Sigma y Lean para optimizar sus procesos.