¿Por qué es importante el seguimiento del inventario?

Esta puede parecer una pregunta obvia, pero con solo el 43% de las pequeñas empresas rastreando su inventario ( según una investigación de 2022 ), claramente merece nuestra atención.

En esta publicación, no solo repasaremos por qué el seguimiento de inventario es tan importante para las empresas de comercio electrónico, sino también:

1. Mejores prácticas de seguimiento de inventario
2. Desafíos para una gestión de inventario eficaz (y cómo superarlos)
3. Herramientas, software y equipos clave para agilizar el seguimiento de su inventario

Comencemos describiendo algunas de las razones por las que el seguimiento del inventario es tan importante:

1. Evitar desabastecimientos

El seguimiento del inventario ayuda a garantizar que nunca se quede sin existencias, por lo que sus clientes siempre pueden encontrar los artículos que necesitan cuando compran en su sitio.

Los desabastecimientos son una de las formas más fáciles de perder clientes, ya que la mayoría de los prospectos acudirán inmediatamente a un competidor cuando se enfrenten a un producto agotado.

2. Gestión de puntos de pedido

Una buena gestión del inventario también evita el exceso de existencias al establecer puntos de reposición, lo que ayuda a rastrear cuándo es el momento de reabastecerse.

Los puntos de pedido deben establecerse junto con el stock de seguridad para cada producto que venda.

El inventario de seguridad es la cantidad de inventario que mantiene disponible en caso de una demanda inesperada o una escasez imprevista de un proveedor.

Establecer estos puntos de reorden puede ser complicado, ya que están determinados por variables únicas como el tiempo de entrega del proveedor y la demanda del cliente.

Consulte nuestra publicación de blog sobre la fórmula de existencias de seguridad para obtener más información.

3. Satisfacer la demanda de los clientes

Saber exactamente cuánto inventario tiene disponible y cuándo se repondrá lo ayuda a satisfacer la demanda de los clientes más rápidamente, especialmente cuando comienza a almacenar sus productos en múltiples canales de venta.

4. Comprender el verdadero valor del inventario

Con una imagen precisa de su inventario disponible y en tránsito, es más fácil comprender el valor de su inventario en un momento dado, para que sepa el valor exacto de lo que hay en su almacén.

Esto puede ayudarlo a comprender cuánto de su capital está inmovilizado en acciones y cuánto está disponible para reinvertir en otras áreas comerciales.

5. Análisis del rendimiento empresarial

El seguimiento del inventario también proporciona información sobre el rendimiento de su negocio, para que pueda tomar decisiones más informadas sobre las inversiones en inventario y las estrategias de fijación de precios.

Entonces, ahora que hemos establecido por qué es tan importante realizar un seguimiento del inventario para su negocio de comercio electrónico, profundicemos en los detalles de cómo hacerlo.

Cómo comenzar con el seguimiento de inventario de comercio electrónico

1. Realizar una auditoría de inventario

Este es el primer paso y el más importante: deberá evaluar el inventario que tiene para realizar un seguimiento.

Sabemos que las palabras "inventario" y "auditoría" son prácticamente malas palabras en un almacén, pero las auditorías no tienen por qué ser una fuente de pavor.

Hay formas de realizar auditorías de inventario sin cerrar las operaciones comerciales.

Consulte nuestra publicación sobre el recuento del ciclo de inventario para obtener más información.

2. Elija un sistema de seguimiento

Una vez que sepa qué inventario debe rastrearse, es hora de seleccionar un sistema de seguimiento que se ajuste a sus necesidades y presupuesto específicos.

Para una plataforma de administración de inventario todo en uno, recomendamos nuestro propio SkuVault .

Puede realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, recibir alertas automáticas cuando sea el momento de volver a realizar un pedido y acceder a informes y análisis.

Si bien no necesita un IMS (sistema de gestión de inventario) dedicado para realizar un seguimiento del inventario, evitará muchos dolores de cabeza en lugar de utilizar Excel o algún otro método de seguimiento manual estático.

3. Configure su sistema de seguimiento

Una vez que haya elegido el sistema correcto, es hora de configurarlo y comenzar a ingresar información. Esto incluye códigos de artículo, SKU, descripciones y más.

Si está utilizando un sistema de gestión de inventario como SkuVault, puede integrarlo fácilmente con sus sistemas existentes para facilitar aún más la configuración.

Para una manera rápida y fácil de ingresar y mantener datos de inventario, recomendamos códigos de barras (más sobre eso más adelante en la publicación).

4. Seguimiento de todo el inventario entrante

Ahora que su sistema está funcionando, es hora de realizar un seguimiento meticuloso de todo el inventario, desde las órdenes de compra hasta las devoluciones.

Esto incluye registrar la ubicación, la cantidad y la condición, para que pueda realizar un seguimiento preciso de su inventario en múltiples ubicaciones.

El uso de una plataforma como SkuVault lo hace simple y fácil. Puede ver todo el inventario interno y en tránsito en un tablero conveniente.

5. Establecer puntos de reorden

La configuración de puntos de pedido lo ayuda a rastrear cuándo es el momento de reabastecer el inventario.

Puede configurar un sistema de reorden básico, como monitorear datos de ventas anteriores, o usar un sistema de administración de inventario para rastrear la velocidad de ventas, los niveles actuales de existencias y más.

Para obtener más información, consulte nuestra publicación sobre la previsión de inventario.

6. Supervisar el rendimiento del inventario

Finalmente, realice un seguimiento del rendimiento de su inventario a lo largo del tiempo, para que pueda evaluar qué productos se venden bien y cuáles no.

Esto lo ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre estrategias de precios, pedidos de reabastecimiento y más.

Al realizar un seguimiento de su inventario, puede mantenerse a la vanguardia cuando se trata de administrar su negocio de comercio electrónico y realizar un seguimiento de todo, desde órdenes de compra hasta estrategias de precios.

El tiempo que ahorra con el seguimiento y la generación de informes automatizados se puede utilizar mejor en otras tareas, como expandir su línea de productos o mejorar el servicio al cliente.

Así que no espere, comience a rastrear su inventario de comercio electrónico ahora.

Consejos para un seguimiento eficaz del inventario

1. Establecer puntos de reorden

Los puntos de pedido son los niveles predeterminados en los que reabastecerá el inventario para evitar desabastecimientos.

Los puntos de pedido deben configurarse por producto y, a menudo, se basan en factores como:

• velocidad de ventas
• demanda de productos
• plazo de entrega del proveedor

Hablaremos más sobre los puntos de pedido y el stock de seguridad más adelante en la publicación.

2. Automatice donde pueda

El seguimiento automatizado le permite realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, sin tener que ingresar datos manualmente, lo que lleva a una eficiencia exponencial.

Una de las formas en que las plataformas IMS como SkuVault ayudan con esto es integrándose con todas sus plataformas de software de misión crítica existentes (como software de contabilidad, gestión de envíos, gestión de canales y más).

Además, con SkuVault, obtiene soporte listo para usar para el escaneo de códigos de barras, para que pueda comenzar a ingresar los datos de su inventario de inmediato.

Hablando de que…

3. Usa códigos de barras

El código de barras es probablemente la tecnología más eficiente y rentable que podría implementarhoypara mejorar inmediatamente sus procesos de seguimiento de inventario.

La tecnología de código de barras ha existido desde la década de 1950, apenas ha cambiado y es omnipresente en todo el mundo, lo que demuestra cuán valiosa es para el seguimiento de inventario.

Los códigos de barras facilitan el seguimiento del inventario con precisión, ya que proporcionan un identificador único para cada artículo en su inventario.

Use códigos de barras para rastrear los niveles de existencias, rastrear artículos a medida que se mueven entre ubicaciones y más. Para obtener más información sobre cómo comenzar con los códigos de barras, consulte estas publicaciones relacionadas:

• Cómo hacer sus propios códigos de barras: Guía para pequeñas empresas
• Cómo obtener códigos de barras para sus productos | Una guía paso a paso
• Las 7 mejores plataformas de software de código de barras para la gestión de inventario

5. Configurar notificaciones

La configuración de notificaciones (por ejemplo, alertas por correo electrónico) puede ayudarlo a mantenerse al tanto de los cambios en los niveles de inventario y realizar un seguimiento de los envíos más fácilmente.

Los sistemas de gestión de inventario como SkuVault rastrean los niveles de inventario y envían alertas en tiempo real cuando es necesario reponer las existencias, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero.

Siguiendo estos consejos, estará bien encaminado hacia un seguimiento de inventario exitoso para su negocio de comercio electrónico.

La clave es automatizar y agilizar tanto como sea posible el proceso de seguimiento. Esto no solo reduce el riesgo de error humano, sino que lo libera para concentrarse en áreas más apremiantes de su negocio.

Con el sistema de seguimiento de inventario adecuado, podrá realizar un seguimiento de su inventario de manera más eficiente y brindar una mejor experiencia de compra a sus clientes.

Desafíos para el seguimiento de inventario de comercio electrónico

1. Gestión de múltiples almacenes

Si tiene varios almacenes y necesita realizar un seguimiento del inventario en todos ellos, puede ser un desafío realizar un seguimiento de todo.

Para asegurarse de que se contabilicen todos sus productos, use un sistema de seguimiento automatizado que le permita rastrear los niveles de existencias y los envíos entre ubicaciones en tiempo real.

2. Hacer un seguimiento de los SKU

Puede ser difícil rastrear todos los diferentes SKU en su inventario, especialmente si están repartidos entre almacenes.

El uso de códigos de barras y códigos de productos puede ayudarlo a rastrear artículos más fácilmente, y la mayoría de los sistemas de rastreo le permiten asignar códigos a cada artículo en su inventario.

3. Predecir con precisión la demanda del cliente

Predecir la demanda de los clientes puede ser un desafío, ya que es difícil anticipar exactamente cuántos artículos necesita tener en stock.

El uso de estrategias como los puntos de pedido y el análisis de los datos de ventas a lo largo del tiempo pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del inventario con mayor precisión y evitar quedarse sin artículos populares.

Equipos y herramientas de seguimiento de inventario.

El software y el equipo de rastreo pueden ayudarlo a rastrear el inventario de manera más fácil y eficiente. Estas son algunas de las herramientas y sistemas más populares para el seguimiento de inventario de comercio electrónico:

1. Software de gestión de inventario

El software de gestión de inventario como SkuVault, Linnworks y TradeGecko ayuda a realizar un seguimiento de los niveles de existencias, el cumplimiento de pedidos y otros aspectos del seguimiento del inventario en tiempo real.

2. Rastreadores RFID (identificación por radiofrecuencia)

Los rastreadores RFID utilizan tecnología de radiofrecuencia para rastrear el inventario, lo que le permite rastrear el stock en múltiples almacenes y ubicaciones en tiempo real.

3. Lectores de código de barras

Los escáneres de códigos de barras se utilizan para escanear códigos de barras en artículos, lo que facilita el seguimiento de artículos individuales en su inventario.

4. Software de envío

El software de envío como Shipstation y Shippo ayuda a rastrear los envíos a través de múltiples transportistas y ubicaciones, lo que facilita el seguimiento de los pedidos y los niveles de inventario en tiempo real.

5. Sistemas ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) rastrean pedidos y niveles de inventario en múltiples almacenes, ubicaciones, proveedores y clientes. También se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los envíos y proporcionar información sobre la demanda de los clientes.

Seguimiento manual vs. automatizado

El seguimiento manual es cuando realiza un seguimiento de su inventario a mano, sumando cifras y realizando un seguimiento de los niveles de existencias. Este puede ser un proceso lento, ya que requiere mucha atención a los detalles.

También esmuypropenso al error humano, ya que se trata de valores precisos en muchos SKU.

Los sistemas de seguimiento automatizados usan software para rastrear el inventario en tiempo real, lo que le permite rastrear fácilmente los niveles de existencias en múltiples almacenes y ubicaciones.

Asimismo, esto suele ser más eficiente y preciso que el seguimiento manual, ya que elimina el error humano.

Áreas clave para rastrear el inventario en la cadena de suministro

El seguimiento del inventario es esencial en la cadena de suministro. Aquí hay algunas áreas clave que siempre debe tener en cuenta:

1. Inventario en stock

Hacer un seguimiento de los artículos que tiene en stock es importante para garantizar que los clientes siempre puedan encontrar los productos que buscan.

2. Inventario pendiente

Los pedidos pendientes pueden causar demoras y reducir la satisfacción del cliente, por lo que es importante realizar un seguimiento de los artículos pedidos pendientes y realizar un seguimiento de su progreso.

3. Inventario devuelto

Las devoluciones pueden ser difíciles de rastrear y administrar, por lo que el uso de un sistema automatizado puede ayudarlo a rastrear los artículos devueltos fácilmente (especialmente cuando es tan fácil como escanear los artículos con un escáner de código de barras).

4. Niveles de inventario en cada almacén o canal de venta

Hacer un seguimiento de sus niveles de inventario en cada almacén o canal de ventas puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real y garantizar que nunca se agoten los artículos.

Con un software como SkuVault, puede ver exactamente cuánto producto ha asignado para cada canal (su sitio web, Amazon, eBay, etc.) y de dónde provienen la mayoría de sus ventas.

Al rastrear estas áreas clave de la cadena de suministro, podrá rastrear su inventario de manera más efectiva y eficiente, brindando a los clientes una mejor experiencia.

Beneficios de usar un software de seguimiento de inventario

Aparte del hecho de que construimos y apoyamos una plataforma de gestión de inventario (y somos un poco sesgados), existen beneficios innegables al usar el software de gestión de inventario en su negocio de comercio electrónico.

Éstas incluyen:

1. Seguimiento de inventario automatizado

El uso de rastreadores de inventario automatizados le brinda una visióninmediatade todos sus niveles de inventario en todos los canales de ventas desde un tablero conveniente.

Esto le permite ajustar rápidamente los niveles de existencias y optimizar las operaciones.

2. Mayor visibilidad

Los rastreadores de inventario le brindan una mayor visibilidad de la cadena de suministro, lo que le permite rastrear pedidos y envíos en múltiples almacenes y ubicaciones (así como los plazos de entrega de los proveedores).

3. Mejor servicio al cliente

Con los recordatorios de reorden integrados en la mayoría de las plataformas de administración de inventario, nunca tendrá que preocuparse por tener puntos de reorden en su cabeza.

Esto reduce la probabilidad de que se agoten las existencias y, por lo tanto, mejora mucho la experiencia del cliente en general.

4. Costes reducidos

¿Cuánto cuesta perder un cliente frustrado?

¿Cuánto te cuestan tus errores manuales?

¿Cuánto valoras tu tiempo?

Si se encuentra considerando estas preguntas, es probable que sea el momento de invertir en una solución de gestión de inventario automatizada.

Los rastreadores de inventario pueden ayudarlo a rastrear los niveles de existencias de manera más eficiente y reducir los costos (a menudo ocultos) asociados con los errores manuales.

5. Integración con otras herramientas

Los rastreadores de inventario se pueden integrar fácilmente con otras herramientas y sistemas, como el software de contabilidad y el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Esto asegura quetodossus datos, tanto sobre su inventario como sobre sus clientes, sean precisos y estén actualizados.

Además, significa que no tiene que reconciliar constantemente todas sus plataformas de software para asegurarse de que se “comunican” entre sí correctamente.

6. Pronóstico preciso

Los rastreadores de inventario pueden proporcionar información sobre la demanda de los clientes, lo que le permite rastrear y predecir pedidos futuros con precisión.

Esto ayudará a garantizar que siempre tenga la cantidad correcta de existencias a mano, sin exceso o falta de existencias.

7. Mayor seguridad

Los rastreadores de inventario pueden ayudar a realizar un seguimiento de la información del producto, como los números de serie y los números de lote, lo que le permite realizar un seguimiento de los productos de forma más segura.

Esto ayudará a proteger su negocio de fraudes y robos.

Formas de mejorar el seguimiento del inventario en el comercio electrónico

Para realizar un seguimiento del inventario de manera más eficiente, hay algunos pasos clave que puede seguir:

1. Automatizar donde sea posible

El uso de rastreadores automatizados ayudará a reducir la cantidad de trabajo manual necesario para rastrear el inventario. Esto facilitará y agilizará el seguimiento de los niveles de existencias en varios almacenes y ubicaciones.

Además, como se menciona a lo largo de esta publicación, lo libera para dejar de trabajarenel negocio y comenzar a trabajarenel negocio.

2. Usa códigos de barras y escaneo

Los códigos de barras son algunas de las formas más económicas y eficientes de rastrear el inventario. Mediante el uso de códigos de barras y escaneo, puede realizar un seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real y actualizar los registros rápidamente.

3. Invierta en una solución de software

Invertir en software de seguimiento de inventario ayudará a optimizar sus operaciones y reducir los costos asociados con el seguimiento manual.

4. Analice informes y tome decisiones basadas en datos

Al analizar los informes de inventario, puede realizar un seguimiento de los pedidos y envíos de los clientes, así como identificar áreas de mejora.

Este enfoque basado en datos garantizará que su negocio siempre funcione de manera óptima.

Al seguir los pasos anteriores, podrá realizar un seguimiento del inventario de manera más eficiente y precisa para su negocio de comercio electrónico.

Esto ayudará a brindar un mejor servicio al cliente, reducir costos, optimizar las operaciones y mejorar la experiencia general de compra para sus clientes.

Pensamientos finales

En conclusión, el seguimiento del inventario para un negocio de comercio electrónico puede ser un proceso complejo y tedioso.

Sin embargo, mediante el uso de rastreadores, códigos de barras y escaneo automatizados, la inversión en soluciones de software y el uso de informes para rastrear las tendencias y la demanda de los clientes, podrá realizar un seguimiento del inventario de manera más eficiente y brindar un mejor servicio a sus clientes.

Los conocimientos adquiridos con estas herramientas ayudarán a reducir los costos asociados con el seguimiento manual, así como a evitar desabastecimientos o excesos de existencias.

Con las estrategias correctas implementadas, tendrá todo lo que necesita para realizar un seguimiento preciso del inventario para su negocio de comercio electrónico.

Y para obtener más información sobre cómo SkuVault puede acompañarlo y ayudarlo a llegar allí, consulte nuestra página de características o programe una demostración en vivo a través del enlace en esta página.

¡Gracias por leer!