Cómo mejorar la comunicación del equipo con la colaboración visual

Una cosa que todos los equipos de alto rendimiento tienen en común es la comunicación efectiva.

La comunicación eficaz del equipo es clave para mantenerse productivo, evitar conflictos, generar confianza y, en última instancia, alcanzar los objetivos de la organización de manera oportuna.

Un equipo que no se comunica de manera efectiva entre sí prepara el escenario para el caos, el estrés, los retrasos y los conflictos no deseados.

Lo que nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Cómo mejorar la comunicación del equipo? Las estrategias de comunicación del equipo son muchas, pero hoy no nos vamos a centrar en ninguna de ellas. En cambio, hablaremos sobre la colaboración visual y cómo puede ayudarlo a comunicarse mejor con su equipo, ya sea en el sitio, a distancia o una combinación de ambos.

Puede rascarse la cabeza al principio, pero tenga paciencia con nosotros. Al final de esta publicación de blog, asentirás con la cabeza.

Vamos a profundizar en.

¿Qué es la colaboración visual?

La colaboración visual implica trabajar juntos utilizando medios visuales como un lienzo o una pizarra, videoconferencias, diagramas, símbolos, imágenes, bocetos, etc.

Lo aprovechan tanto los equipos ubicados en el mismo lugar como los remotos para varios propósitos, incluida la gestión de reuniones, la planificación de proyectos, la creación de prototipos, la lluvia de ideas, el pensamiento de diseño y la planificación de sprints.

Por qué colaboración visual

Hablar entre sí parece bastante fácil, sin embargo, los proyectos fallan, ocurren errores y las personas se quedan atrás y, a menudo, se confunden, todo debido a una comunicación ineficaz.

Dado que muchos equipos han pasado a trabajar de forma remota, donde los equipos escriben principalmente para comunicarse en lugar de hablar, los desafíos de comunicación se han multiplicado.

Una solución efectiva para superar estos desafíos comunes es el uso de imágenes, en su material de comunicación y durante la colaboración. En lugar de simplemente comunicarse entre sí usando palabras (en formato hablado o escrito), adjunte imágenes para elaborarlo más.

Se ha demostrado que el uso de imágenes mejora la comprensión y ayuda a procesar la información mejor y más rápido. Las investigaciones muestran que los humanos pueden procesar imágenes 60 000 veces más rápido que el texto y que tienden a recordar el 80 % de lo que ven, mientras que solo el 20 % de lo que leen y el 10 % de lo que escuchan. Es por eso que acompañar su mensaje con una imagen dejará menos espacio para la confusión y llevará el mensaje a casa más rápido.

Por ejemplo, si desea explicar cómo funciona un proceso, use un diagrama de flujo para que sea más fácil de entender para el destinatario.

Ejemplo de colaboración visual

Tratemos de entender cómo la colaboración visual puede ayudar a mejorar la comunicación con un ejemplo.

Lluvia de ideas grupal. Esta técnica creativa es excelente para recopilar soluciones para un problema o generar ideas nuevas e innovadoras para proyectos con su equipo.

Una de las barreras para una sesión de lluvia de ideas efectiva es mantener el impulso y permitir que todos contribuyan por igual. Además, cuando se lanzan muchas ideas en la sala al mismo tiempo, es posible que algunas nunca lleguen a la lista final.

Solución; lluvia de ideas usando un mapa mental, una herramienta visual para capturar ideas y organizarlas. Si utiliza un lienzo en línea que puede brindar a todos (incluso a aquellos que se unen de forma remota) acceso al mismo espacio para colaborar en torno al mapa mental, todas las personas pueden contribuir igualmente a construirlo a medida que agregan sus ideas. También pueden usar imágenes o símbolos en lugar de palabras. La mejor parte es que nadie necesariamente tiene que hablar; no obstante, todas las ideas serán comunicadas y registradas.

El mapa mental final definirá claramente todas las ideas y subideas, cómo se relacionan entre sí y cómo ayudan a resolver el problema en cuestión. También puede compartir el lienzo con sus partes interesadas cuando sea el momento de obtener su opinión.

Espacio de trabajo visual en línea

La mayoría de los equipos trabajan de forma remota en estos días, o al menos tienen algunos miembros que lo hacen. Para permitir que todos participen por igual en la colaboración y la comunicación visual de ideas, necesita un espacio de trabajo en línea que admita la edición sincrónica, las videoconferencias, los comentarios, el seguimiento del mouse en tiempo real y las vistas previas de cambios.

Aquí es donde una herramienta como Creately puede ayudar. Proporciona un lienzo en línea infinito que los equipos pueden usar para comunicarse y colaborar en torno a sus planes, proyectos, estrategias e ideas. Ofrece capacidades de colaboración en tiempo real que permiten a los equipos trabajar juntos como si estuvieran en la misma sala.

Métodos de colaboración visual para una comunicación eficaz en equipo

Ahora que está listo para pensar, trabajar y comunicarse visualmente, es hora de considerar por dónde empezar. Con un lienzo infinito, hay infinitas posibilidades, también confusión sobre por dónde empezar. Para ayudarlo a reducirlo y generar los mejores resultados, a continuación enumeramos algunos métodos junto con plantillas.

Planificación estratégica

La planificación estratégica requiere que evalúe dónde se encuentra y dónde quiere estar y establezca la dirección de su negocio en consecuencia. Sin duda, el proceso consiste en mucha comunicación de ida y vuelta entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

Al reunir todo y a todos en un solo lienzo, puede evitar mucha confusión que generalmente surge con la comunicación no visual y los métodos de colaboración, como hilos de correo electrónico, conferencias telefónicas interminables, hilos de chat, etc.

Mapeo del viaje del cliente

El mapeo del viaje del cliente implica delinear y analizar el viaje de su cliente a medida que interactúa con su marca. Revela las acciones, emociones, puntos débiles y expectativas de los clientes a lo largo de su viaje.

Puede simplificar de manera efectiva la comunicación en torno a este proceso colaborando visualmente con su equipo.

Ejecución de reuniones

Las reuniones implican muchas discusiones, y para que todo lo que se comunica sea productivo, debe organizar y registrar adecuadamente las ideas compartidas, priorizarlas y crear planes de acción.

Este lienzo se crea en torno a los componentes básicos de una reunión, como lluvia de ideas, priorización de ideas, planificación de acciones, etc. Edite o agregue otros elementos al lienzo según sea necesario para llevar a cabo su reunión de manera eficaz.

Consulte nuestra guía para organizar reuniones eficaces para obtener más información.

Planificación de sprints

La planificación de Sprint también implica muchas discusiones destinadas a definir qué se puede hacer durante el Sprint y cómo se realizará el trabajo elegido. Al reunir todos estos elementos en un lienzo, puede verlos uno al lado del otro y obtener una visión general rápida de todo.

¿Listo para probar la colaboración visual para una comunicación eficaz en equipo?

Una imagen vale mas que mil palabras. En lugar de hablar mil palabras para explicar ideas únicas en su cabeza, puede convertirlas en algo visual y tangible con un diagrama o boceto simple, para ayudar a otros a entenderlas mejor y más rápido.

Simplemente puede lograr una comunicación de equipo efectiva incorporando un lienzo en sus reuniones diarias, donde los participantes pueden compartir y desarrollar sus ideas de forma visual (es decir, diagrama de flujo, mapa mental, infografía, etc.) para explicárselas mejor a los demás.

¿Tienes algún consejo para mejorar la comunicación del equipo? Háganos saber en la sección de comentarios.