8 consejos de administración de correo electrónico para mantener limpia su bandeja de entrada

¿Sientes que mantener limpia la bandeja de entrada de tu correo electrónico es una batalla perdida? Para echarte una mano, la estratega de marketing de contenidos Zoe Devitto comparte algunos consejos de gestión de correo electrónico a continuación.

En el mundo de hoy, aparentemente todos y sus loros tienen una cuenta de correo electrónico.

Tal vez incluso tenga varias direcciones de correo electrónico para diferentes propósitos (culpable aquí). Pero independientemente de cuántas cuentas de correo electrónico haya creado, me enorgullece decir que mi bandeja de entrada siempre está limpia y ordenada.

Pero no siempre ha sido así (¡ay, no!).

También he estado allí. Ese lugar oscuro cuando pierdes el control de todas las suscripciones a las que te has suscrito a cambio de ese obsequio irresistible. O cuando los embudos de correo electrónico intentan convencerlo de que compre ese artículo que ha abandonado dentro de su carrito de compras.

Quizá incluso algún que otro mensaje importante de algún cliente que se pierde entre la bonanza ( no bueno ).

Consejos de administración de correo electrónico: cómo ordenar su bandeja de entrada

Pero esos días que consumen mucho tiempo ahora están detrás de mí. Aprendí consejos de administración de correo electrónico que mantienen limpia mi bandeja de entrada regularmente con un esfuerzo mínimo de mi parte.

Me gusta llamar a esto el 'Método Cero de la Bandeja de Entrada'. Un sistema donde organizo los correos electrónicos en archivos para evitar perder el tiempo. De esta manera, puedo responder a correos electrónicos relevantes mientras me deshago de la basura visual.

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¿Tu bandeja de entrada se siente abrumadora? Tengo algunos buenos consejos de administración de correo electrónico y los comparto a continuación.

Vamos a empezar.

#1. Cree cuentas de correo electrónico separadas para propósitos específicos

Con muchos excelentes proveedores de correo electrónico gratuitos disponibles, es raro encontrar a alguien en estos días con una sola cuenta de correo electrónico.

Tener varias cuentas (es decir, una para los correos electrónicos del trabajo, otra cuenta para los correos electrónicos personales y una tercera cuenta para los servicios en línea, como la descarga de regalos) facilita la organización del correo electrónico.

cuenta de correo de trabajo

Proteja esta cuenta de correos electrónicos innecesarios a toda costa. Esto significa que no lo comparta con amigos y familiares. Nunca se suscriba a boletines con esta cuenta de correo electrónico.

Cuenta de correo electrónico de familiares y amigos

Una cuenta de correo electrónico especial creada solo para tus mejores amigos y familiares cercanos. También puede usarlo para emergencias personales y formularios de contacto.

cuenta de correo social

Esta será su cuenta de correo electrónico más flexible y, muy probablemente, la que tenga más correos electrónicos sin abrir.

Si usa diferentes proveedores de correo electrónico para cada cuenta, tener un cliente de correo electrónico puede ser útil. Los clientes de correo electrónico son aplicaciones de escritorio o basadas en la web que le permiten administrar mensajes de correo electrónico de diferentes proveedores de servicios de correo electrónico.

#2. Separa tus correos electrónicos en zonas

La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico, como Outlook y Gmail, le permiten configurar funciones que separan los correos electrónicos en categorías según la prioridad y la urgencia.

estrellas y banderas

Puede hacerlo configurando funciones como estrellas y el ícono de la bandera, que le permiten diferenciar los correos electrónicos entrantes según criterios específicos (es decir, urgencia baja, media o alta).

Mantenga su cuenta ordenada para que sus correos electrónicos destacados siempre aparezcan en la parte superior y no se pierdan en el caos.

Pero, ¡cuidado, usuarios! No se deje llevar por marcar y destacar sus correos electrónicos. Cuando la mayor parte de su correspondencia está clasificada, puede ser abrumador determinar cuáles son importantes.

Etiquetas y carpetas

Al organizar su cuenta, su objetivo debe ser tener una bandeja de entrada limpia, así que intente eliminar tantos mensajes como sea posible. La clave aquí es hacerlo con frecuencia para evitar un efecto bola de nieve en el que pierdas el control.

Pero, ¿qué pasa con los que no puedes eliminar de inmediato? La solución es bastante simple: aprenda cómo organizar fácilmente su correo electrónico usando archivos y etiquetas.

Los archivos actúan como cajones. Almacenas tus correos electrónicos para que no causen ninguna contaminación visual. Y continúa con esto creando múltiples archivos y dedicando cada uno a correos electrónicos específicos.

Las categorías podrían ser:

• correos electrónicos relacionados con el trabajo
• notificaciones de redes sociales
• o correos electrónicos de amigos y familiares.

Su bandeja de entrada debe ser la carpeta principal con todas estas categorías diferentes.

Consejo extra: ¿Tu bandeja de entrada está inundada por cientos, quizás incluso miles, de correos electrónicos no deseados?

Tengo una solución que no requiere crear otra cuenta de correo electrónico.

Cree un archivo y etiquételo como 'Archivado'. Luego, seleccione todos los mensajes en su bandeja de entrada y muévalos a este archivo. De esta manera, su bandeja de entrada permanecerá limpia y no perderá ni perderá ninguno de sus correos electrónicos anteriores.

Asimismo, las etiquetas son similares a las carpetas. Cuando seleccione un término, verá todos los correos electrónicos con esa etiqueta. Pero las etiquetas difieren de los archivos porque se utilizan para asignar una categoría a los correos electrónicos de su bandeja de entrada, sin moverlos realmente a un archivo específico.

De esta manera, un solo mensaje puede tener muchas etiquetas pero estar presente solo en un archivo. Es una forma de encontrar rápidamente tus mensajes cuando los necesites mediante el uso de palabras clave asignadas que correspondan a su contenido.

#3. Darse de baja de las listas de correo electrónico que no necesita

Esto puede parecer una obviedad, pero, sorprendentemente, muchas personas siguen eliminando correos electrónicos promocionales con regularidad, pero nunca cierran sesión en dichos boletines.

¿Por qué nos hacemos esto?

Asegúrese de darse de baja de las listas de correo y correos electrónicos promocionales que nunca abre. Además, cancela la suscripción a las alertas de las redes sociales que no necesites.

Alternativamente, puede usar una cuenta de correo electrónico separada para correos electrónicos promocionales para que pueda mantener sus correos electrónicos importantes en su cuenta principal.

Las suscripciones no deseadas son su no. 1 enemigo cuando intentas alcanzar Inbox Zero. Desde boletines hasta anuncios, estos mensajes pueden abrumar fácilmente su bandeja de entrada y dificultar la detección de mensajes importantes.

Cuando busque en su bandeja de entrada social/masiva algo para leer, no pase por alto las cosas poco interesantes. Sácalos del purgatorio del correo electrónico y bórralos de tu vida para siempre.

Comprensiblemente, darse de baja de las listas de correo electrónico también puede llevar mucho tiempo, así que recuerde que la prevención es mejor que cualquier cura. No se suscriba a menos que sepa que lo quiere en su bandeja de entrada.

Programe un período de tiempo más largo una vez a la semana para hacer una limpieza más profunda de la organización de la bandeja de entrada, como crear y usar archivos y etiquetas.

#4. Usar grupos o listas de distribución

¿Recibió CC en una conversación sobre la que no necesita ser actualizado? ¿O te encontraste atrapado en un hilo de correo electrónico de respuesta a todos? Bueno, al igual que con los mensajes de texto móviles en los chats grupales, tienes la opción de silenciar ese hilo.

Para hacer eso en Google y Outlook, abra cualquier mensaje en el hilo, haga clic en los tres puntos hacia la parte superior de la pantalla (arriba de la línea de asunto). Seleccione "Silenciar" de las opciones desplegables (en Gmail) o "Ignorar" (si está usando Outlook).

Dependiendo de su estilo de vida, también puede verse inundado con correos electrónicos de eventos (y respuestas grupales interminables) para citas de juegos, reuniones de trabajo y eventos sociales. Use Google Calendar para realizar un seguimiento de todos sus eventos y elimine los correos electrónicos de invitación a eventos tan pronto como los vea en su calendario.

#5. Usar la matriz de Eisenhower

Muchos profesionales desperdician tanta energía y tiempo tratando de decidir qué tarea abordar primero. Y cuando tienes mucho en tu plato, priorizar qué hacer (y en qué orden) es de gran ayuda.

Pero cuando tu lista de cosas por hacer parece más larga que la alfombra de los Grammy, ¿cómo puedes decidir qué tarea priorizar? Además de confiar en su herramienta habitual de gestión de tareas, hay un truco más que puede sacar de debajo de la manga.

Entra en la Matriz de Eisenhower. Un sistema que le permite comprender rápidamente qué tareas y decisiones abordar primero. Es una herramienta simple para la toma de decisiones que divide las tareas en cuatro casillas y prioriza en qué tareas debe concentrarse primero y cuáles debe delegar o eliminar.

Entonces, cuando tenga dudas sobre varios correos electrónicos, pregúntese:

• ¿Es importante?
• O es urgente?

Irónicamente, los humanos tienen una tendencia a priorizar las tareas urgentes, pero tienen la sorprendente capacidad de postergar las importantes. El objetivo de la clasificación de correos electrónicos es identificar aquellos correos electrónicos que usted sabe que son urgentes, no aquellos con las líneas de asunto más dramáticas.

Eisenhower Matrix mejora la productividad enseñándole cómo priorizar mejor. Esta técnica te ayuda a saber qué actividades valen la pena tu tiempo y esfuerzo y cuáles no. Y en un mundo donde todos nos apresuramos a cumplir con nuestros horarios, esa es una habilidad invaluable.

Al utilizar la Matriz de Eisenhower, puede separar sus correos electrónicos en cuatro categorías:

• Urgente e Importante (hacer ahora)
• Urgente y sin importancia (delegado)
• No urgente e importante (aplazar)
• No urgente y sin importancia (eliminar)

#6. Revisa tu correo electrónico a primera hora de la mañana

Este no solo es un consejo importante para la administración del correo electrónico, sino que lo mantendrá más productivo al eliminar las distracciones. Dado que los correos electrónicos pueden llegar en cualquier momento del día, es fácil tener la tentación de revisarlos, incluso cuando estás en medio de algo.

Revisar mi correo electrónico tan pronto como me despierto me ayuda a prepararme para mi día. Puedo asegurarme de que no haya emergencias con las que deba lidiar, o planificarlas en mi día si las hay. Además, puedo ponerme al día con el trabajo que mis colegas han hecho durante la noche. Particularmente útil cuando se trabaja en un equipo remoto con colegas de todo el mundo.

Por lo general, no respondo ningún correo electrónico a primera hora de la mañana, pero revisar mi bandeja de entrada me ayuda a prepararme para el día siguiente.

Cuando esté haciendo una de sus comprobaciones regulares de la bandeja de entrada, solo trate los correos electrónicos que puede manejar rápidamente. Si un correo electrónico necesita una respuesta rápida, ábralo y respóndalo a medida que revisa sus mensajes. Pero si un correo electrónico entrante necesita más tiempo para responder, reserve un tiempo más tarde.

Una buena manera de continuar con esto es hacer uso de la función de repetición para recibir el correo electrónico en un momento más conveniente (sí, eso es una cosa).

También programe horarios para revisar el correo electrónico durante el día

Si no necesita estar atento a correos electrónicos o anuncios importantes, programe algunos períodos cortos de tiempo durante el día para revisar su correo electrónico. Entonces, en lugar de leer cada mensaje tan pronto como lo reciba, dedique algo de tiempo todos los días para responder correos electrónicos y limpiar.

Puedes hacer esto por la mañana, cuando empieces a trabajar, para calmar esa curiosidad tan pronto como te despiertes. Luego, antes y después del almuerzo. Y por último, al final del día.

El secreto aquí es resistir la tentación. Entonces, cada vez que te encuentres en medio de una tarea queriendo echar un vistazo casualmente a tu Gmail, repítete a ti mismo que debes resistir la tentación hasta el próximo horario dedicado a esto.

Aparte de eso, mantente alejado de tu buzón.

#7. Usa respuestas automáticas cuando sea necesario

El nombre de Autoresponder lo dice todo. Estos son mensajes que se envían automáticamente a los suscriptores en función de una hora establecida o una etiqueta de evento en particular. Y hacer un uso adecuado de las respuestas automáticas puede ser una estrategia poderosa para una campaña de marketing por correo electrónico.

Por lo tanto, supongamos que no se siente cómodo al cerrar una ventana de correo electrónico porque le preocupa que alguien pueda contactarlo con una solicitud urgente y que su demora en responder pueda afectar su negocio.

¿La solución? Configure un mensaje OOO (fuera de la oficina) o de respuesta automática que diga algo como:

"Hola,

Gracias por su correo electrónico.

Estoy fuera de la oficina de mm/dd a mm/dd y tendré acceso limitado a mis correos electrónicos/no tendré acceso a mis correos electrónicos.

Si esto es urgente, comuníquese con [NOMBRE] al [CORREO ELECTRÓNICO] o [TELÉFONO]. Haré todo lo posible para responder rápidamente a su correo electrónico cuando regrese.

Saludos,

[NOMBRE]"

#8. vaciar la basura

Piense en la limpieza profunda de su bandeja de entrada como una limpieza de primavera para su vida digital. El objetivo aquí es revisar toda su estrategia de reorganización de correo electrónico y eliminar cualquier desorden en la bandeja de entrada que le haga perder el tiempo.

Y esto también significa su papelera electrónica (algo que la mayoría de la gente ignora). Los correos electrónicos que recibe no se almacenan en su computadora o teléfono, sino que se guardan de forma remota en la nube. Aunque pueda parecer que hay una capacidad ilimitada de datos, si se está quedando sin espacio en Gmail, es una buena idea vaciar la carpeta Papelera de su cuenta.

Además, no olvide limpiar sus mensajes archivados de vez en cuando para liberar espacio de almacenamiento. Puede archivar los mensajes de forma manual o, alternativamente, configurar un limpiador automático de la bandeja de entrada para eliminar los mensajes que tengan más de 30 días.

Pero tenga cuidado y solo elimine los mensajes que esté 100% seguro de que ya no necesitará. Si hace clic en "Vaciar papelera" o "Vaciar papelera de reciclaje", no podrá recuperar ningún mensaje.

Se ha ido. ¡Adiós amigo! No solo no podría recuperar el contenido de su basura, sino que, para empezar, no tendría ninguna indicación de que hubiera algo allí.

Toma el control de tu bandeja de entrada de correo electrónico

Mantén tu bandeja de entrada bajo control. Sean cuales sean sus trucos de administración de correo electrónico, revise sus correos electrónicos todos los días para evitar una bandeja de entrada sobresaturada.

Aquí hay algunos consejos rápidos para tener en cuenta:

1. Revise su correo a horas específicas y predeterminadas del día.

2. Aplica el principio de Pareto: prioriza el 20% de tus correos y aplaza el resto.

3. Tenga una carpeta de "Respuesta por XX día".

4. Date cuenta de que no necesitas responder a todos los correos.

5. Sea despiadado y presione el botón Eliminar. No te apegues al correo basura.

Elige tus mensajes y tareas de mayor prioridad, evita las distracciones y sumérgete de inmediato. Y una vez que hayas dominado tu bandeja de entrada, recuerda felicitarte.

La gestión de correos electrónicos requiere establecer reglas estratégicas y mantener la disciplina. Eso puede llevar un tiempo, y está perfectamente bien. Aprender a dominar esto es muy parecido a desarrollar un nuevo hábito. Dale tiempo y comenzarás a encontrar el proceso más fácil.

Recuerde que no debe preocuparse por hacer todo esto de una sola vez. A decir verdad, organizar y reorganizar una bandeja de entrada caótica de la noche a la mañana es tan abrumador como lidiar con una abarrotada. Adapta algunos hábitos positivos poco a poco.

Realice algunas de las acciones periódicas, como vaciar la papelera o eliminar de forma masiva el correo enviado, para sentirse como si estuviera progresando.

Espero que esta guía rápida lo ayude a mejorar su flujo de trabajo de correo electrónico y aumentar su productividad.

Y recuerda, en caso de duda, archivarlo.

Autor: Zoe Devitto es estratega de marketing de contenido para marcas SaaS como FollowUpBoss, Mention.com y más. En lo personal, Zoe es una entusiasta de la fotografía y le encanta viajar por el mundo como nómada digital.