Permiso de ausencia del empleado: política, reglas e impacto (con soluciones prácticas)

Ninguna empresa es inmune a la posibilidad de que un empleado se ausente, generalmente por un período prolongado. Un permiso de ausencia es, en cierto sentido, mucho más problemático que el abandono, ya que las empresas no pueden contratar reemplazos para esos empleados.

Es fundamental que las empresas gestionen su política de excedencias con cautela y de conformidad con las leyes vigentes. Una política de licencia de ausencia defectuosa o indefinida podría conducir a ineficiencias operativas, mayor deserción de empleados, exceso de personal o escasez de personal.

Hay muchas cosas que las empresas pueden hacer para planificar y administrar eficientemente las ausencias de los empleados. Este artículo tiene como objetivo hablar sobre las principales razones de la licencia de los empleados. Finalmente, también le informaremos cómo debe redactar su política de permiso de ausencia para un procedimiento fluido y para reducir su impacto en las operaciones comerciales.

Antes de entrar en la declaración del problema y la solución, comprendamos más sobre la ausencia incierta de los empleados y cómo es diferente de otros tipos de ausencias.

¿Qué es un permiso de ausencia?

Un permiso de ausencia es un descanso aprobado del trabajo, relativamente por un período más largo que los empleados toman debido a algunas circunstancias extraordinarias. A diferencia de otros tipos de ausencias de empleados, como vacaciones, PTO o días de enfermedad, generalmente no tiene precedentes y en su mayoría no se paga o se paga parcialmente. Sin embargo, en algunos casos, el permiso de ausencia se conoce de antemano y podría pagarse según las circunstancias y la naturaleza del empleo como un permiso sabático.

Además, la licencia puede ser voluntaria o involuntaria. Los permisos de ausencia voluntarios generalmente se toman por motivos personales, como cuidar a los padres o tomar un año sabático planificado desde hace mucho tiempo. Los permisos de ausencia involuntarios son aquellos impuestos por los empleadores, generalmente como resultado de circunstancias imprevistas, como una investigación en curso o una acción disciplinaria.

¿Cómo funciona el permiso de ausencia?

El proceso de licencia de ausencia es ligeramente diferente al de otras licencias como las de PTO, ya que en su mayoría necesitan una revisión manual. Cada organización tiene sus políticas y procesos para regular las licencias de los empleados.

• Solicitud de tiempo libre: el primer paso generalmente es que el empleado solicite un permiso de ausencia de su empleador. Esto generalmente se hace a través del correo o del Sistema de Gestión de Licencias (LMS), según la política de la empresa. La solicitud debe incluir las fechas y el motivo de la solicitud de licencia propuesta.
• Aprobación del gerente/RRHH: una vez que se recibe la solicitud, el empleador generalmente aprobará o denegará la licencia según las circunstancias, la política y el historial del empleado. También pueden considerar si tienen suficiente personal para cubrir las funciones de los empleados ausentes o no.
• Con aprobación: si se aprueba, el empleador trabajará con el empleado para determinar la mejor manera de cubrir sus funciones mientras está fuera. Esto puede implicar reasignar tareas a otros empleados, contratar a un trabajador temporal o simplemente administrar sin alguien en ese puesto hasta que el empleado regrese.
• En caso de denegación: si se deniega, el empleador generalmente proporcionará una razón para su decisión y ofrecerá alternativas si es posible. Por ejemplo, pueden sugerir que el empleado puede trabajar desde casa o escalonar sus días libres. Esto asegurará que aún puedan tener algún tiempo fuera del trabajo sin interrumpir demasiado las operaciones comerciales.
• Pago durante el permiso de ausencia: El hecho de que a un empleado se le pague durante su permiso de ausencia generalmente depende completamente de la política de la empresa. Los empleadores también pueden considerar otras circunstancias, la historia del empleado, la designación, la importancia y el impacto del empleado.
• Comunicación: Una vez que todo esté finalizado, es importante comunicar estos planes a todas las partes involucradas. Estos incluyen gerentes, compañeros de trabajo y clientes que pueden verse afectados por el cambio en la dotación de personal. Garantiza que cada miembro del equipo conozca las próximas limitaciones y pueda adoptar un enfoque proactivo para minimizar las interrupciones.

Tipos de permiso de ausencia

Hay varios tipos diferentes de permisos de ausencia, cada uno con diferentes causas e impactos. Aquí hay una breve descripción de los tipos de licencia más comunes:

• Complicaciones médicas: si bien la mayoría de las empresas ofrecen días libres por enfermedad a todos los empleados, las organizaciones no tienen en cuenta las afecciones médicas graves, las enfermedades crónicas y las complicaciones a largo plazo. El empleado podría no poder trabajar o decidir tomar días libres por un período más largo ya sea por sus propias condiciones médicas o para cuidar a alguien en su familia.
• Años sabáticos: los años sabáticos generalmente se toman para oportunidades de desarrollo personal o profesional, como programas de estudios en el extranjero, proyectos de investigación o pasantías. Los años sabáticos generalmente se pagan parcialmente, pero pueden ser pagados o no, según la política de la empresa, el historial laboral y el acuerdo.
• Licencia por maternidad/paternidad: La licencia por maternidad es obligatoria para todas las organizaciones y puede durar entre 6 y 16 semanas con goce de sueldo. La mayoría de las empresas también ofrecen algún tipo de licencia de paternidad remunerada para permitir que los empleados varones se vinculen con sus hijos.
• Licencia por duelo: en el caso de una muerte en la familia, muchos empleadores ofrecerán licencia por duelo para permitir que los empleados tengan tiempo para llorar y planificar.
• Licencia por salud mental: A veces, los empleados necesitan algún tiempo libre para tener una buena salud mental y bienestar. Este tipo de permiso de ausencia puede ser voluntario e involuntario y puede deberse a una variedad de razones, como ansiedad, depresión, agotamiento o trauma.

Podría haber muchas otras razones para un permiso de ausencia, como servicio de jurado, servicio militar o servicio comunitario, según el país o estado en el que opere su organización.

El impacto de las licencias de ausencia en las empresas

Las hojas sin precedentes podrían dejar un impacto tanto negativo como positivo en su negocio. Estos son algunos de los principales efectos de la licencia de ausencia en los negocios:

• Operacional: según el tipo y la duración de la licencia, es posible que las empresas deban ajustar sus operaciones para acomodar al empleado. Esto podría incluir la contratación de un reemplazo temporal, la reasignación de tareas a otros empleados o la realización de cambios en los procesos o los horarios.
• Financiero: si a un empleado se le paga durante su licencia, esto podría ejercer presión sobre el presupuesto de la empresa. Alternativamente, si a un empleado no se le paga durante su licencia, es posible que se atrase en las facturas o no pueda cumplir con su obligación financiera personal.
• Reputación: en algunos casos, las licencias también pueden afectar la reputación de las empresas. Por ejemplo, si un empleado se toma un año sabático por oportunidades de desarrollo personal, esto podría reflejarse positivamente en el negocio y mejorar su reputación.

¿Cómo crear una política de solicitud de licencia para empleados?

La política de solicitud de permiso de ausencia variará de una empresa a otra según las necesidades y los recursos de la organización. Aquí hay algunos elementos clave que deben tenerse en cuenta al redactar una política de solicitud de licencia, como:

• Propósito y tipo de hojas.

El propósito de la política de solicitud de permiso de ausencia debe establecerse claramente para que los empleados sepan qué cubre la política y por qué existe. Debe cubrir tanto las circunstancias previstas como las imprevistas que pueden ocurrir en la vida de un empleado.

Generalmente, la mayoría de las empresas permiten un permiso de ausencia por complicaciones médicas, duelo, año sabático y maternidad/paternidad.

• Elegibilidad

Los criterios de elegibilidad para tomar un permiso de ausencia deben describirse en la política para que los empleados sepan quién puede y quién no puede aprovechar el beneficio. Esto podría incluir la duración del servicio, la función laboral y el desempeño. Sin embargo, la mayoría de las empresas permiten que el personal directivo se tome un año sabático después de 5 años de servicio.

• Procedimiento

El procedimiento para solicitar un permiso de ausencia debe establecerse claramente para que los empleados sepan cómo hacerlo. Esto podría implicar enviar un formulario o enviar un correo electrónico a Recursos Humanos con la información relevante. También es importante tener en cuenta el plazo en el que los empleados deben presentar sus solicitudes en función de la naturaleza de la licencia.

La solicitud de licencia de maternidad/paternidad generalmente debe presentarse 1 o 2 meses antes, mientras que otras circunstancias imprevistas generalmente se presentan el mismo día. Del mismo modo, las necesidades sabáticas deben informarse lo antes posible, generalmente de 3 a 6 meses antes de la licencia.

• Duración

La duración por la cual se otorga la licencia también debe estipularse en la póliza. Esto es importante para que los empleados sepan cuánto tiempo pueden estar fuera del trabajo y planificar en consecuencia.

En general, solo se puede conceder una licencia médica por un período de 6 a 12 semanas. Otras licencias, como las licencias de maternidad/paternidad, pueden oscilar entre 9 y 18 semanas, mientras que se puede otorgar un año sabático hasta por 1 año.

• Compensación

La política también debe indicar si se pagará a los empleados durante su licencia. También podría haber permisos condicionales y parcialmente retribuidos según el acuerdo con el empleado.

La mayoría de las empresas pagan a los empleados durante la licencia de maternidad/paternidad, pero algunas pueden ofrecer una compensación parcial. Las empresas pueden incluso firmar vínculos con los empleados antes de aceptar una licencia sabática pagada, asegurándose de que el empleado trabaje durante un período determinado incluso después de completar sus estudios.

• Pautas

Las pautas sobre los permisos de ausencia también deben incluirse en la política. Esto podría cubrir cosas como si los empleados necesitan mantenerse en contacto con la empresa durante su licencia. O si se les permite trabajar para otras organizaciones durante su licencia y si están obligados a devolver el dinero recibido de la empresa durante su licencia.

Incluya estos elementos clave en su política de solicitud de permiso de ausencia para garantizar que tanto los empleadores como los empleados conozcan sus derechos y responsabilidades cuando se trata de ausentarse del trabajo.

Maneras de Minimizar el Impacto de la Licencia de Ausencia en las Operaciones Comerciales

El ausentismo podría conducir al caos en el orden del día bien establecido. Especialmente en las pequeñas empresas y los puestos de alta dirección, la licencia prolongada podría tener un impacto significativo en las operaciones de una empresa. Toda organización debe contar con un plan de contingencia para cubrir las excedencias de un empleado.

Hay algunas formas clave en que las empresas pueden minimizar el impacto de la licencia en sus operaciones.

• Planificación por adelantado

Si sabe que un empleado se ausentará, intente planificarlo con anticipación para que otra persona cubra sus funciones mientras está fuera. Esto podría implicar capacitar a otro miembro del personal para que haga el trabajo, contratar un reemplazo temporal o reorganizar los horarios de trabajo para que otros empleados puedan tomar el relevo.

• Compensar a cambio de orientación

Otra forma de minimizar el impacto de un permiso de ausencia es asegurarse de que los empleados reciban una compensación adecuada y estén en contacto durante su tiempo fuera del trabajo. Esto podría implicar pagarles su salario total o parcial a cambio de administrar y guiar a los subordinados durante su tiempo fuera.

• Construir equipo multifuncional

Las organizaciones deben crear equipos en los que cada miembro pueda desempeñar múltiples funciones. Otros miembros del equipo deben poder cubrir a los empleados ausentes.

Por ejemplo, si tiene un equipo de ventas, debe haber alguien en el equipo que pueda gestionar las consultas de servicio al cliente si el representante del cliente no está disponible.

¿Cómo puede ayudar el software de gestión de licencias?

Las licencias afectan las operaciones de las empresas en todas las industrias. Es importante adoptar un enfoque proactivo para gestionarlos. Una forma de gestionar las excedencias de forma organizada es a través de un software.

El software de gestión de licencias de empleados (ELMS) le permite establecer políticas, enviar recordatorios, realizar un seguimiento de la asistencia y administrar el proceso de licencias con facilidad. ELMS puede ayudarlo a evitar los problemas de ausentismo mediante el seguimiento de las ausencias, asegurando que los empleados reciban beneficios de licencia y brindando la capacidad de enviar notificaciones a la gerencia sobre la ausencia de un empleado.

Conclusión

La licencia no es rara, todas las organizaciones pasan por esto. Las empresas deben tener una política de licencia de ausencia eficiente y razonable para administrar las ausencias de los empleados y garantizar que las operaciones comerciales se vean afectadas mínimamente. Los empleados deben adoptar un enfoque proactivo para contrarrestar estas bajas inciertas y preparar planes de contingencia.

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