Plan de migración 3PL para marcas empresariales: cómo cambiar de socio logístico

Con 2140 millones de compradores en línea y contando, la industria del comercio electrónico está expandiendo su dominio. La industria está llena de potencial, pero con eso viene la competencia, la logística compleja y las expectativas cada vez más altas de los consumidores.

Todos sabemos que impresionar a los clientes es esencial para mantenerse a la vanguardia de sus mentes y hacer que regresen por más para acelerar el crecimiento del negocio.

Pero, ¿por dónde empezar?

Una de las formas más efectivas de hacer que su marca sea memorable es refinar su proceso de cumplimiento. Esta actualización puede requerir que cambie su proveedor 3PL a uno que se ajuste mejor a las necesidades y la trayectoria de su marca.

Como marca empresarial, hay mucho que considerar antes de dejar un 3PL, que va desde la negociación del nivel de servicio hasta el seguimiento de SKU. Pero no te desanimes. En esta publicación, compartiremos escenarios en los que separarse de su 3PL actual es una decisión inteligente. Revelaremos lo que necesita para una transición exitosa que cree procesos de cumplimiento que a sus clientes les encantarán.

En este artículo, repasaremos:

• Señales de que necesita un nuevo 3PL
• Cuándo cambiar los 3PL
• Consejos para una transición 3PL sin problemas

4 señales irrefutables de que necesita un nuevo 3PL

Empacar cajas, cargar camiones y verificar dos veces los números de inventario son solo algunas de las tareas que agregará a la carga de trabajo de su equipo cuando mueva 3PL. Puede dudar de su decisión si ya tiene una gran lista de tareas pendientes, entonces, ¿por qué cambiar en primer lugar? Analicemos algunas circunstancias en las que tiene sentido separarse de su 3PL.

1. Su cumplimiento es costoso

A medida que aumenta el volumen de pedidos de su tienda, las economías de escala deberían activarse para brindarle más ahorros de costos en el cumplimiento. Pero, si estos ahorros no se materializan o, peor aún, aumentan sus costos de envío, podría ser el momento de decir adiós para proteger sus márgenes y el ROI.

2. Su 3PL no puede respaldar su crecimiento

¿Está experimentando niveles récord de crecimiento que su 3PL no puede escalar? Este problema no solo ralentiza su progreso, sino que también puede hacer que sus tasas de error se disparen, lo que impacta negativamente en la satisfacción del cliente. Remedia esto lo antes posible saltando del barco.

A veces, un 3PL tiene una configuración tecnológica obsoleta. Por ejemplo, todavía usan hojas de cálculo manuales para monitorear el inventario. Otras veces, un 3PL no tiene los procesos ni la organización necesarios para respaldar nuevas iniciativas de crecimiento, como el soporte de comercio electrónico transfronterizo y cajas de suscripción.

Sea lo que sea, no permita que su 3PL lo detenga cuando se trata de crecimiento, ya sea que se trate de volumen o estrategia de ventas.

3. Los errores están perdiendo la confianza de los compradores

Todo negocio comete errores. Pero es una mala señal si demasiados errores hacen que los clientes cuestionen su confiabilidad o lo dejan con grandes pérdidas de inventario. Si ha planteado el asunto a su 3PL y no ha visto mucha (o ninguna) mejora, salga rápidamente para proteger la reputación de su marca.

4. El cumplimiento es su próximo ángulo competitivo

Quizás sus inversores quieran priorizar el envío y la atención posterior a la compra para las próximas temporadas. Al cambiar su enfoque a esta logística, es inteligente buscar un 3PL que pueda ayudarlo a introducir operaciones y estrategias de cumplimiento altamente optimizadas para impresionar a sus clientes, como envíos y devoluciones en el mismo día.

¿Cuándo es el mejor momento para que las marcas empresariales cambien los 3PL?

A diferencia de las empresas más pequeñas que pueden mudarse en uno o dos días, las marcas empresariales deben evaluar cuidadosamente sus circunstancias únicas antes de cambiar a otro 3PL. Sin embargo, hay dos momentos en los que las empresas a escala funcionan mejor para migrar de un 3PL a otro: temporadas bajas y antes o después de lanzamientos importantes.

Temporadas Bajas

Con tanto en juego (p. ej., la fiebre del cuarto trimestre), las temporadas altas en su tienda son momentos inoportunos para cambiar de proveedor. La estacionalidad de su tienda variará de un año a otro, así que estudie sus análisis para descubrir momentos más tranquilos en su calendario de comercio electrónico.

Antes o después de los principales lanzamientos

Tome nota de todos los eventos comerciales clave y lanzamientos de productos. Además, hable con sus equipos de marketing y ventas sobre las promociones de misión crítica que planean realizar, las colaboraciones de personas influyentes y las competencias que pueden aumentar la velocidad de las ventas.

Como precaución, revise los datos de ventas antes y después de los lanzamientos anteriores para comprender el volumen de ventas que puede necesitar acomodar durante su mudanza, y mantenga siempre existencias de reserva en su almacén durante el cambio.

7 consejos para una transición 3PL sin complicaciones

Ha decidido dar el salto y asociarse con un nuevo 3PL. Un cambio tan grande puede parecer abrumador, pero con el conocimiento y la ejecución adecuados, puede hacer que su transición sea un éxito perfecto.

Analicemos algunos controles y equilibrios para completar antes del día D.

1. Comprenda las necesidades de su negocio

Antes de comenzar a buscar su próximo 3PL, aclare los requisitos que debe cumplir un 3PL para adaptarse a su negocio. Esto lo ayudará a elegir un proveedor de servicios para que actúe como su socio estratégico e impulse su marca a nuevos niveles de éxito.

Para averiguar qué necesita exactamente su negocio, responda las siguientes preguntas.

El establecimiento de metas

• ¿Cuáles son nuestras metas para los próximos 12 meses, dos años y cinco años?
• ¿Qué volumen de pedidos anticipamos para el próximo año?
• ¿Cuántos SKU esperamos tener durante el próximo año?
• ¿Qué productos pretendemos lanzar en los próximos uno a tres años?
• ¿Planeamos expandirnos a algún producto que requiera soporte adicional? (p. ej., peligroso o frágil)
• ¿Hay alguna región de misión crítica desde donde los bienes deben enviarse desde/hacia?

Análisis competitivo

• ¿Qué hace bien nuestro 3PL actual?
• ¿Qué le faltaba a nuestro último 3PL?
• ¿Qué servicios parecen atractivos que nuestro 3PL existente no ofrece?
• ¿Cómo abordan el cumplimiento nuestros competidores? ¿Qué servicios necesitamos para superarlos?

finanzas y administracion

• ¿Cuál es nuestro presupuesto?
• ¿Cuánto tiempo necesitamos para ejecutar una migración exitosa?
• ¿Qué miembros del equipo gestionarán la transición? ¿Cuáles serán sus roles?

2. Investigar 3PL adecuados

Una vez que haya definido claramente sus objetivos y necesidades comerciales, es hora de buscar su coincidencia 3PL. Emplee criterios estrictos para juzgar un 3PL potencial, que incluyen:

• Experiencia : el 3PL elegido debe tener experiencia en su nicho y poder almacenar y enviar sus tipos de productos.
• Estadísticas de calidad del servicio : las tasas de envío a tiempo deben ser altas y los incidentes de error y daño del producto bajos.
• Costos : la recepción, la preparación, el embalaje, el envío, la devolución y el almacenamiento tienen un precio justo sin tarifas ocultas.
• Cobertura de indemnización : su 3PL debe tener una cobertura de seguro adecuada para recuperarse rápidamente de los problemas y proteger su negocio de pérdidas si ocurren problemas en su servicio.
• Reputación : lea estudios de casos y testimonios, solicite hablar con clientes anteriores y analice reseñas, anotando qué salió bien y dónde debe mejorar el 3PL.
• Capacidad : un nuevo 3PL tiene que manejar su volumen de pedidos actual y proyectado y el tamaño del catálogo. También deben ser flexibles en su capacidad de escalar hacia arriba o hacia abajo.
• Disponibilidad del personal : su 3PL debe tener suficientes personas disponibles para trabajar de manera eficiente. Infórmese sobre los niveles de personal y cómo el proveedor administra la dotación de personal durante las temporadas altas para mantener un servicio óptimo.
• Servicio al cliente : el mejor 3PL para su negocio entiende su negocio. En lugar de archivarlo como un número en su CRM, debe tener una línea directa con un administrador de cuentas dedicado que conozca su historia.
• Tecnología : su 3PL debe evitar procesos y herramientas manuales pesados ​​o no digitalizados. Puntos extra si invierten en IA o blockchain para obtener mejores conocimientos, visibilidad y monitoreo.
• Términos y condiciones : aprenda qué está y qué no está permitido con su 3PL. Deben coincidir con las necesidades y requisitos de su negocio; por ejemplo, ¿tienen restricciones sobre los tipos de productos que puede enviarles? Si es así, ¿cómo afectará esto a su negocio?

Una vez que haya reducido su lista de posibles 3PL, realice entrevistas y visitas al sitio para comprender sus capacidades.

Observe la cultura, el estilo de comunicación y la visión de cada proveedor para asegurarse de que coincida con su marca. Esto le dará suficiente información para tomar una decisión informada sobre con quién trabajar.

3. Realice una evaluación de riesgos

Mientras termina con su 3PL actual y se prepara para asociarse con el nuevo, encienda el pesimismo; piensa en todo lo que podría salir mal durante tu transición e inmediatamente después; luego, establezca pasos de acción para solucionar cada problema potencial para volver a encarrilarlo si ocurre.

Por ejemplo, si imagina que se perderá un camión lleno de tarimas al cambiar de almacén, podría mitigar los efectos de este riesgo reteniendo unidades de cada SKU en su almacén existente para que pueda seguir cumpliendo con los pedidos mientras busca los artículos perdidos.

4. Resuelva los detalles de su nuevo acuerdo 3PL

Antes de firmar en la línea de puntos, es vital que comprenda en qué se está metiendo.

Vuelva a verificar la letra pequeña en aspectos como los tiempos y la duración del servicio, los precios, los cargos adicionales, la disponibilidad de soporte y la visión de la empresa.

Asegúrate de:

• Establezca cómo se comunicará y realizará un seguimiento de las actualizaciones con su nuevo 3PL
• Comprenda y desglose los costos de recepción, recolección, empaque y almacenamiento de mercancías con el nuevo 3PL
• Determine cuándo necesitará escalar el cumplimiento hacia arriba o hacia abajo de acuerdo con sus pronósticos
• Sepa cuánto tiempo estará bajo contrato con el nuevo 3PL, así como cualquier cláusula de ruptura
• Defina y firme un acuerdo de nivel de servicio con su nuevo proveedor de cumplimiento

5. Elabore un plan de proyecto detallado y un cronograma realista

Resuma las tareas principales necesarias para que su migración 3PL sea exitosa. Determine los hitos que tiene que alcanzar y los plazos para lograr su movimiento mientras se mantiene operativo, y asigne un presupuesto a las tareas apropiadas.

Además, incluya recordatorios de configuración en papel y por correo electrónico y actualizaciones de estado en sus herramientas de gestión de proyectos para mantenerse informado sobre el progreso de su transición. Algunas áreas a considerar en su planificación son:

• Compartiendo políticas y procedimientos operativos estándar con el nuevo 3PL
• Derribando los estantes y equipos de cumplimiento existentes
• Integraciones tecnológicas
• Elegir una estrategia de migración de datos para evitar pedidos duplicados o perdidos
• Compartir datos de almacenamiento y cadena de suministro
• Ordenar y enviar inventario a la ubicación correcta
• material de embalaje
• Inventario de transporte
• Recibir stock en su nuevo 3PL
• Liquidación de stock envejecido y muerto
• Configuración de nuevas estanterías de cumplimiento y áreas de preparación
• Actualización de las órdenes de compra para incluir la dirección del nuevo 3PL y los requisitos de cantidad de existencias

Sugerencia : las mudanzas rara vez salen según lo planeado, así que siempre agregue búferes a su cronograma y presupuesto. Diseñe cada uno de los pasos que debe seguir para mantener el proyecto en marcha.

6. Mapee cómo se mantendrá operativo durante la transición

Este proceso requiere información y comunicación con ambos proveedores de 3PL: establezca cómo enviará los pedidos, monitoreará el inventario y administrará las devoluciones durante el período cruzado.

Por ejemplo, ¿su 3PL existente administrará el envío mientras el nuevo recibe devoluciones? ¿Mantendrá el acceso a sus cuentas 3PL existentes para realizar un seguimiento preciso de las existencias durante el turno? Ajuste su enfoque de acuerdo con las respuestas de estas preguntas.

7. Realice una ejecución de prueba antes de su nuevo día de lanzamiento

Desea asegurarse de que su nuevo lanzamiento de 3PL se realice sin problemas. Antes de su fecha de inicio, realice una serie de pruebas para solucionar cualquier problema.

Puede concentrarse en tareas como:

• Cumplir con los tiempos de envío deseados
• Mantener intactos los artículos frágiles
• Navegar por pedidos complejos (falta información de envío, múltiples tipos de productos o direcciones rurales)
• Cumplimiento de pedidos acelerados

Conclusión: planifique su migración 3PL para optimizar la logística y la experiencia del cliente

Mover 3PL como empresa es una tarea enorme y no debe tomar la decisión a la ligera. Cambie solo si su estrategia, cronograma y presupuesto lo permiten, y considere los escenarios descritos en este artículo como una guía adicional.

Una vez que se haya comprometido a cambiar y haya encontrado el socio de cumplimiento adecuado, necesitará todas las manos a la obra para diseñar estrategias y ejecutar su transición mientras mitiga el riesgo.

Espere algunos problemas iniciales e imprevistos, y esté dispuesto a solucionarlos para crear una experiencia posterior a la compra que convierta a los compradores en fanáticos delirantes.

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