Lista de verificación de planificación de eventos: un libro de ayuda para principiantes
Publicado: 2023-02-25Organizar un evento puede ser una experiencia emocionante y gratificante, pero también estresante y abrumadora.
Ya sea que planee una reunión pequeña o un evento a gran escala, hay innumerables detalles que considerar y tareas que completar para garantizar que todo funcione sin problemas.
Desde la creación de un presupuesto, la selección de un lugar, la gestión de proveedores y la coordinación de la logística, la planificación de eventos puede ser compleja y llevar mucho tiempo.
Ahí es donde entra en juego una lista de verificación de planificación de eventos.
Una lista de verificación integral del evento puede ayudarlo a mantenerse organizado y concentrado durante todo el proceso de planificación, asegurando que nada se pierda y que su evento tenga éxito.
En este blog, le proporcionaremos una lista detallada de planificación de eventos que cubre todos los elementos cruciales de la planificación de eventos, para que pueda mantenerse al día y planificar un evento memorable.
¿Qué incluye una lista de verificación de planificación de eventos?
Una lista de verificación de planificación es una lista completa de tareas y elementos para garantizar que todos los aspectos necesarios de un evento se planifiquen, ejecuten y completen con éxito.
Es fundamental contar con una lista de verificación del evento para garantizar que todo se solucione antes, durante y después del evento.
1. Defina los objetivos de su evento
Definir los objetivos del evento es uno de los pasos críticos en la planificación de eventos.
Los objetivos son la razón por la que se organiza el evento y deben ser la base de todas las demás actividades de planificación. El primer paso para definir los objetivos de su evento es determinar por qué está organizando el evento.
El propósito del evento podría ser lanzar un nuevo producto, celebrar un logro o recaudar fondos para una organización benéfica. Es esencial tener una comprensión clara del propósito del evento.
El siguiente paso es identificar a tu público objetivo. El público objetivo determinará el tipo de evento a organizar y el mensaje a transmitir.
Por ejemplo, si el público objetivo son adultos jóvenes, el evento debe planificarse en función de sus intereses y preferencias. El alcance del evento debe definirse para garantizar que los objetivos del evento sean alcanzables y deben incluir el tamaño, la ubicación y el tipo de evento que se organizará.
2. Elija una fecha y lugar
Elegir una fecha y un lugar es un paso crucial en la planificación del evento. Establece el tono del evento y afecta varios aspectos del proceso de planificación.
Primero, elegir una fecha que funcione para las partes interesadas clave, como proveedores y asistentes, es vital para garantizar que todos estén disponibles. Esto ayudará a garantizar que el evento tenga una buena asistencia y que todos los proveedores necesarios estén disponibles.
Además, los datos pueden afectar el costo del evento, ya que los precios pueden variar según la época del año o el día de la semana. Elegir una fecha fuera de las temporadas altas o los fines de semana puede reducir los costos.
En segundo lugar, el lugar seleccionado es fundamental para el éxito del evento. El lugar debe poder acomodar el tamaño del evento y también debe ser accesible para los asistentes.
También debe encajar con el tema general del evento y brindar comodidades y servicios, como estacionamiento, tecnología y servicios de alimentos y bebidas. Elegir un lugar que sea apropiado para el evento y satisfaga las necesidades de los asistentes mejorará la experiencia general.
3. Configurar herramientas de participación
Las herramientas de participación en eventos alientan a los asistentes a participar, interactuar y comprometerse con el contenido del evento y entre ellos.
3.1. muro social
Un muro social es una pantalla digital que agrega publicaciones de redes sociales de varias plataformas utilizando un hashtag designado o una palabra clave relacionada con el evento.
Es una excelente herramienta de participación en eventos, ya que alienta a los asistentes a participar en el evento y compartir sus experiencias en las redes sociales, que luego se pueden mostrar en el muro social para que todos las vean.
Esto crea un sentido de comunidad entre los asistentes y promueve la interacción y el compromiso.
Los muros sociales también brindan comentarios e información en tiempo real sobre lo que dicen los asistentes sobre el evento, lo que puede ayudar a los organizadores a realizar los ajustes y mejoras necesarios.
Además, los muros sociales se pueden personalizar para que coincidan con la marca del evento y se pueden usar para mostrar mensajes de patrocinadores, anuncios u otra información relevante.
En general, los muros sociales son una forma muy eficaz de aumentar la participación de los asistentes y mejorar la experiencia del evento.
3.2. Encuestas en vivo con tabla de clasificación
Las encuestas en vivo con tablas de clasificación son una excelente herramienta de participación en eventos, ya que alientan a los asistentes a participar en tiempo real y competir entre sí por la puntuación más alta.
Esto crea un ambiente divertido y competitivo que motiva a los asistentes a participar activamente y comprometerse con el evento. Las encuestas en vivo con tablas de clasificación también son una forma efectiva de recopilar comentarios de los asistentes, ya que los organizadores de eventos pueden diseñar preguntas relevantes para los objetivos y metas del evento.
Los resultados se pueden analizar para comprender las preferencias, opiniones y expectativas de los asistentes, lo que puede ayudar a los organizadores a tomar decisiones basadas en datos.
Las encuestas en vivo con tablas de clasificación son una herramienta de eventos interactiva y atractiva que puede mejorar la experiencia de los asistentes y crear una impresión duradera del evento.
3.3. Carga de publicaciones privadas con códigos QR
La función de carga de publicaciones privadas de Taggbox es una excelente herramienta de participación en eventos, ya que permite a los asistentes compartir su contenido en tiempo real durante el evento sin iniciar sesión en sus cuentas de redes sociales.
Esta función permite a los asistentes capturar fotos y videos relacionados con el evento y cargarlos directamente, que pueden mostrarse en pantallas digitales o proyectarse en un muro social.
Esta función alienta a los asistentes a compartir sus experiencias y participar en el evento, ya que pueden ver su contenido frente a una gran audiencia.
También crea un sentido de comunidad entre los asistentes, ya que pueden ver lo que otros comparten y conectarse con personas de ideas afines.
La carga de publicaciones privadas de Taggbox también brinda a los organizadores de eventos contenido valioso generado por el usuario que se puede usar para marketing y promoción en el futuro.
3.4. Cabinas de fotos en vivo
Los fotomatones en vivo son una excelente herramienta de participación en eventos, ya que brindan una forma divertida e interactiva para que los asistentes capturen y compartan sus experiencias en el evento.
Estos fotomatones suelen estar equipados con cámaras, iluminación y accesorios de alta calidad que permiten a los asistentes tomar fotos creativas o GIF con sus amigos y colegas.
Los fotomatones en vivo también son una forma efectiva de promover el conocimiento de la marca y el marketing, ya que los organizadores de eventos pueden personalizar el stand con su marca y logotipos.
Además, los fotomatones en vivo pueden proporcionar a los organizadores de eventos un valioso contenido generado por los usuarios que se puede usar para marketing y promoción en el futuro.
4. Reúna a su equipo
Reunir a su equipo de eventos es un aspecto crucial de la planificación de eventos. Se necesita un equipo bien organizado y capacitado para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y sea un éxito.
El equipo del evento debe estar formado por personas con diferentes habilidades y experiencia para garantizar que se cubran todos los aspectos del evento.
Determinar las habilidades requeridas para el evento es crucial para armar un equipo. Esto podría incluir planificación de eventos, marketing, logística, catering y experiencia técnica. Es vital determinar los roles específicos requeridos para el evento para garantizar que todos en el equipo entiendan sus responsabilidades.
Asegurar que los miembros del equipo tengan las habilidades, la experiencia y la disponibilidad necesarias para cumplir con los objetivos del evento es vital.
Una vez que se han identificado las habilidades requeridas, el siguiente paso es identificar a los posibles miembros del equipo. Esto podría incluir colegas, voluntarios o contratistas externos.
Por último, defina quién será responsable de tareas específicas, establezca plazos y asegúrese de que todos en el equipo entiendan su papel en el evento.
5. Analice el presupuesto de su evento
Analizar el presupuesto de su evento se refiere a revisar y evaluar los recursos financieros que tiene disponibles para un evento en particular.
Esto implica crear un desglose detallado de todos los gastos involucrados en la organización del evento, como el alquiler del lugar, el catering, el marketing, el personal y otros costos asociados.
Al analizar el presupuesto de su evento, puede identificar áreas en las que puede reducir costos o reasignar recursos para satisfacer mejor sus necesidades.
Además, analizar su presupuesto puede ayudarlo a mantenerse dentro de sus limitaciones financieras y ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos para lograr el máximo impacto.
En última instancia, analizar cuidadosamente el presupuesto de su evento puede ayudarlo a crear un evento más próspero y rentable que cumpla con sus metas y objetivos.
6. Seleccionar y contratar oradores
Elegir un orador invitado es una de las decisiones más importantes que debe tomar al planificar un evento y, con frecuencia, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Si toma la decisión correcta, su evento será la comidilla de la ciudad. Los oradores apropiados aumentarán la credibilidad y la importancia de su evento, aumentarán el número de registros y mantendrán a la audiencia interesada.
Un orador invitado ideal cautivará a la audiencia, los mantendrá comprometidos y entretenidos durante todo el evento, los educará, los inspirará a hacer un cambio positivo, presentará ideas y perspectivas novedosas y reforzará los temas principales del evento.
7. Trabajar en marketing y publicidad de eventos
Las empresas necesitan destacarse de la competencia más que nunca, y el marketing de eventos es un excelente lugar para comenzar. Los datos de los clientes que recopila de otras fuentes pueden ayudarlo a conocer a sus clientes antes del evento, lo que le permite tratarlos como individuos en lugar de solo una cara más en la multitud.
El marketing de eventos no solo le brinda nuevos canales y métodos para conectarse con clientes potenciales y recurrentes. Según el 73 % de los planificadores de eventos, “la personalización y el marketing basado en datos son prioridades para los eventos”.
El marketing de eventos debe ser un componente crucial de su estrategia de generación de demanda, ya sea organizando un pequeño seminario web, una importante feria comercial internacional o un evento privado para altos ejecutivos.
Razones para crear una lista de verificación de planificación de eventos
La planificación de eventos no tiene por qué ser una tarea difícil y que consuma mucho tiempo. Planificar un evento puede ser agradable y emocionante si sabe cómo simplificarlo.
Lo más importante que puede hacer para asegurarse de que su evento se planee correctamente es crear una lista de verificación para la planificación de eventos.
Una lista de verificación bien planificada lo mantendrá organizado, enfocado y encaminado. Estas son algunas de las principales razones por las que:
1. Despeja tu mente
Al planificar un evento, hay numerosos factores a considerar. Rápidamente se sentirá abrumado si trata de mantener sus pensamientos, ideas y tareas en su cabeza.
Hacer una lista de verificación detallada y bien organizada le permitirá sacar todo de su mente y ponerlo en papel.
El primer paso para crear su lista de verificación debe ser una lluvia de ideas y escribir todo lo que le venga a la mente.
Una vez completado esto, puede agrupar y organizar sus tareas. La lista de verificación ideal enumera todas sus tareas en orden de importancia.
2. Realiza un seguimiento de todos sus contactos
Las tareas que impliquen la comunicación con los contactos del evento deben incluirse en su lista de verificación.
Todos sus contactos aparecerán en algún lugar cuando su lista de verificación esté organizada correctamente.
No tendrá que buscar su información de contacto ni preguntarse si se ha comunicado con todos para finalizar los planes.
Todo estará en su lista de verificación; puede marcarlo a medida que lo completa.
3. Realiza un seguimiento de tus finanzas
Incluir las finanzas en su lista de verificación es una excelente manera de realizar un seguimiento de cuánto dinero gasta al planificar su evento.
Puede crear una lista de verificación que incluya estimaciones financieras o números exactos.
Cuando realiza un pago, puede marcarlo como completo marcándolo.
Debido a que todo se enumera y organiza en una hoja de contabilidad separada, puede transferir rápidamente todos los gastos de la lista de verificación a la hoja.
Conclusión
Esta guía le enseñará todo lo que necesita saber para convertirse en un excelente planificador de eventos.
Repasa los fundamentos de la planificación de eventos, cómo conseguir a sus primeros clientes, cómo organizar un evento significativo y muchos otros detalles que quizás aún tenga que considerar.
Si consulta esta guía a medida que avanza, marcará las casillas para un evento exitoso.
Preguntas frecuentes:-