Explicación de las auditorías fiscales para pequeñas empresas

¿Se siente ansioso por la posibilidad de una auditoría fiscal para pequeñas empresas o está confundido acerca de cómo funcionan? No estás solo. La sola idea de una auditoría fiscal puede hacer estremecer incluso al propietario de pequeñas empresas más experimentado. Para aliviar algunas de sus preocupaciones, hemos creado esta guía para explicarle los conceptos básicos de una auditoría y cómo evitarla.

¿Qué es una auditoría fiscal empresarial?

Una auditoría fiscal para pequeñas empresas es una revisión en profundidad de los registros financieros de una empresa para garantizar que hayan informado con precisión los ingresos, los gastos y la obligación tributaria. Echarán un vistazo al dinero que entra y sale y lo compararán con las cifras de años anteriores y con negocios similares para ver si hay señales de alerta.

Por qué podrían marcarle para una auditoría

El criterio general de la CRA para una auditoría fiscal es "declaraciones de impuestos que se consideran de alto riesgo de incumplimiento". Entonces, se trata de las declaraciones que tienen errores o que claramente no pretenden cumplir con las obligaciones tributarias. Por ejemplo, si la información de su declaración no coincide con la que reciben de otras fuentes, como los recibos T4, es más probable que lo auditen.

Pero también existe la posibilidad de que el sistema informático de la CRA lo seleccione al azar para una auditoría. Esto podría deberse a cosas como que su negocio aumenta repentinamente los ingresos o los gastos comerciales.

Cómo funciona una auditoría fiscal para pequeñas empresas

Si es seleccionado para una auditoría, un auditor de la CRA se comunicará con usted por correo o por teléfono. Le dirán qué años se seleccionan y la fecha, hora y lugar de la auditoría. Generalmente ocurren en su lugar de trabajo o en una oficina de la CRA. Los auditores nunca le pedirán que envíe documentos por correo electrónico y siempre le darán recibos detallados de cualquier registro que necesiten examinar.

El auditor le pedirá sus registros personales y comerciales. ¿Pero qué quieren mirar?

• Negocios: sus libros de contabilidad, registros de nómina, facturas, recibos, contratos y extractos bancarios.
• Personal: sus extractos bancarios, documentos hipotecarios y extractos de tarjetas de crédito para usted, su cónyuge y su familia.

Preparación para una auditoría

Antes de comenzar, deberá confirmar qué años impositivos se están auditando, qué negocio se está auditando (si tiene más de uno) y qué registros específicos desea ver el auditor.

Si la auditoría se realiza en una época del año de gran actividad para su empresa y desea estar disponible cuando se realice la auditoría, puede solicitar una extensión. Siempre que la solicitud sea razonable, debe concederse.

El proceso de auditoría

Cuando trate con auditores, recuerde ser agradable y cortés. Proporcione un escritorio vacío en un rincón tranquilo y trate de limitar las preguntas solo a usted y a su contable o contador. No tema hacer preguntas si necesita ayuda para comprender lo que están buscando. Siempre es mejor preguntar que dar una respuesta incorrecta.

¿Cuánto tiempo llevará el proceso? Según un informe de CBC , una auditoría fiscal de pequeñas empresas tarda alrededor de 314 días en completarse una vez que se han recopilado y verificado todos los documentos. Así que no te preocupes si el proceso tarda más de lo esperado.

¿Qué pasa si no está de acuerdo con la evaluación?

Si no está de acuerdo con la valoración del auditor una vez finalizado el proceso, tiene derecho a oponerse. Presentar una objeción significa que solo tendrás que pagar los impuestos adicionales una vez que se haya resuelto. Puede presentar su objeción en línea utilizando el sitio web de la CRA.

Consejos para evitar una auditoría fiscal

El número de empresas que son realmente auditadas es pequeño. Según el informe del CBC, solo 11.328 empresas fueron auditadas en 2020/2021. Pero no importa cuán pequeño sea el número, a la mayoría de los dueños de negocios les gustaría evitarlos por completo.

Si bien no existe una forma garantizada de escapar de ellos, aquí hay algunas señales de alerta para evitar y reducir sus posibilidades.

1. Sea preciso, minucioso y ordenado: las devoluciones desordenadas y los errores matemáticos son motivo de preocupación, especialmente si su negocio requiere mucho efectivo. El uso de software de contabilidad como QuickBooks hace que su declaración parezca más profesional y le ayuda a evitar errores. También significa que si la CRA le preguntó sobre algo en sus declaraciones, podría demostrar que tiene razón más fácilmente.
2. Sea específico: evite categorías vagas de gastos comerciales. Aunque títulos como “Varios” pueden ser una forma más fácil y rápida de agrupar sus gastos, también son una señal de alerta si reclama grandes deducciones en la categoría.
3. No redondees números: al igual que con las categorías, tus números también deben ser específicos. Es más fácil sumar totales con números redondeados, pero las inconsistencias en el dinero al que se le imponen impuestos parecerán cuestionables.
4. Presente su solicitud a tiempo: solicitar una extensión es simple, por lo que hay pocas razones para no cumplir con la fecha límite inicial. Recuerde que cualquier dinero que deba aún deberá pagarse antes de la fecha límite original; el tiempo extra es para hacer el papeleo.
5. Asegúrese de reclamar la deducción de oficina en casa correcta: hay dos formas de reclamarla: el método detallado o de tarifa plana. Si bien el método detallado podría resultar en una deducción más significativa, deberá asegurarse de tener los documentos y cálculos de respaldo correctos. Para obtener más información, visite la página de gastos de la oficina central de la CRA y la calculadora en línea .
6. Evite reclamar el 100 por ciento del uso comercial de un vehículo: la CRA sabe que la mayoría de las personas no usarán un automóvil para asuntos comerciales el 100 por ciento de las veces. Por lo tanto, si utiliza legítimamente un vehículo estrictamente para negocios, lleve un registro de sus kilómetros, las fechas en que lo utiliza, adónde va y por qué.
7. Gastos excesivos en comidas y entretenimiento – Si este es el año en el que te dedicas al desarrollo empresarial y has aumentado considerablemente el gasto en comidas y entretenimiento, mantén fechas, horas, nombres y razonamientos adjuntos.
8. Pague a los miembros de la familia la tarifa vigente: si su hijo o cónyuge trabaja para la empresa familiar, asegúrese de que sus salarios se ajusten a las tarifas actuales. El pago excesivo por los servicios y la falta de documentación de respaldo son señales de alerta.
9. ¿Incurrir en pérdidas repetidas? Muestre una expectativa de ganancias: muchas empresas sufren pérdidas, especialmente en los primeros años. Pero, si ha visto pérdidas durante varios años, especialmente si se han utilizado para compensar otras ganancias o ganancias, se le pedirá que demuestre una expectativa razonable de ganancias .
10. ¿Sus declaraciones de impuestos están alineadas? – Tendrá que presentar una declaración de GST/PST, declarar sus impuestos sobre la nómina y completar una declaración de impuestos corporativos. Antes de enviarlos, asegúrese de que los ingresos declarados sean coherentes en todas las presentaciones.
11. Modifique su declaración si ha notado un error u omisión: es simple y vale la pena el esfuerzo. Recuerde, la precisión y la transparencia son su mejor defensa contra atraer atención que no desea.
12. Busque asesoramiento profesional: considere buscar asesoramiento profesional de un experto en impuestos o un contador para asegurarse de que su declaración de impuestos sea precisa y cumpla con la ley.

En resumen

Comprender el proceso de auditoría y tomar medidas para reducir el riesgo es esencial. Al informar con precisión los ingresos, mantener registros financieros detallados, reclamar las deducciones pertinentes, informar todas las actividades comerciales y buscar asesoramiento profesional, ayudará a garantizar que su empresa cumpla con las leyes fiscales.

Recuerde, si lo seleccionan para una auditoría, lo mejor para usted es responder con prontitud, recopilar la información necesaria y cooperar con la CRA.

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