¿Quién tiene el control de su primera impresión en los negocios?

Última actualización el 2 de marzo de 2021

En cualquier empresa donde los clientes pueden llamar o ser llamados, existe la posibilidad de ofrecerles una primera impresión en los negocios. Esta impresión representa las características de su negocio en el futuro. Ya sea para atención al cliente, llamadas en frío o una primera llamada, la voz y la actitud que saluda al cliente los afecta. Esto construirá una relación positiva o dañará la representación de la empresa antes de que la relación comience a construirse. Las nuevas empresas deben ser conscientes de esto desde el principio y asegurarse de que la primera impresión en el negocio sea manejada por un recepcionista capacitado y experimentado.

¿Cuáles son los deberes laborales del recepcionista?

La mayoría de la gente asume que la única responsabilidad de una recepcionista es contestar los teléfonos. La descripción del trabajo de recepcionista o empleado de recepción puede variar mucho de una empresa a otra. Contestar el teléfono es normalmente un pequeño porcentaje de la enorme lista de tareas diarias que manejan estos importantes empleados. Algunos ejemplos de algunos de los deberes de la recepcionista incluyen:

Lo has adivinado, contestando teléfonos

• Llamadas salientes
• Pedidos y gestión de suministros de oficina
• Gestión de eventos
• Gestión de la higiene de la oficina
• Supervisión diaria de lista de empleados
• Seguimiento diario de empleados
• Capacitación general para empleados
• Programación de reuniones con clientes
• …demasiado para enumerarlo todo!

Para el puesto de recepcionista, normalmente no es fácil encontrar tiempo libre o, a veces, incluso tiempo de descanso, a menos que haya una fuerza laboral más grande de recepcionistas que pueda cubrir cuando uno no está disponible. Sin embargo, para aquellas empresas con un solo recepcionista a cargo de la estación principal y los teléfonos, puede ser difícil reemplazar las muchas responsabilidades que tienen cuando están ausentes. Si bien puede parecer la producción, el equipo es lo que mantiene la pelota en marcha en un negocio, esa pelota nunca gana o mantiene el impulso sin comenzar con el empleado de recepción. Haz clic para twittear

Etiqueta de recepcionista

Como se dijo al principio de este artículo, los recepcionistas son la primera impresión en los negocios. Debido a esto, el empleado de recepción necesita algo más que una característica "realmente agradable". El recepcionista también debe ser la persona con más conocimientos para hablar sobre el funcionamiento interno de la empresa y sus valores. También deben ser educados en la etiqueta del teléfono, correo electrónico y cara a cara al conversar con clientes potenciales y otras personas.

Esto incluye comprender la "forma correcta" de saludar a los clientes en las llamadas telefónicas o cómo comenzar y finalizar un mensaje de correo electrónico, según los estándares de la empresa. Y, lo que es más importante, cómo representar el negocio cuando se reúna con clientes y prospectos en entornos físicos o virtuales. El empleado de recepción es como el modelo a seguir de la empresa. Porque cualquier valor que muestren a los clientes suele ser lo que pueden esperar del resto del equipo.

Es por eso que es de la más alta prioridad que los recepcionistas reciban capacitación de alto valor en todos los aspectos del negocio. Debido a que responderán la mayoría de las preguntas antes de que los clientes obtengan servicios o programen reuniones, deben comprender toda la información de la empresa o es posible que esos mismos clientes nunca avancen al siguiente paso. Tener empleados no capacitados para contestar teléfonos o contactos es un riesgo grave. Esto a menudo puede resultar en la pérdida del cliente o cliente potencial. Todo esto se debe a la falta de información o tergiversación de la empresa. Una recepcionista capacitada y experimentada generalmente le mostrará al cliente potencial lo que puede esperar del negocio desde la primera impresión.

El marketing digital se parece mucho a una primera impresión. Cada anuncio o pieza de contenido es una oportunidad para impresionar a alguien. Si desea obtener ayuda con estas primeras impresiones digitales, debería considerar utilizar nuestros servicios de marca blanca.

Cómo dar una buena primera impresión en los negocios

Por supuesto, no existe una práctica estándar para crear una buena primera impresión en los negocios. Cada empresa es diferente. Lo que una empresa puede aceptar como la mejor práctica para una impresión positiva, no siempre funciona para otra empresa. Sin embargo, hay algunas sugerencias sobre lo que puede hacer para obtener una buena primera impresión en los negocios. Aunque algunas de ellas pueden parecer obvias, muchos recepcionistas pierden por completo algunas de estas sugerencias y corren el riesgo de dañar la reputación de su empresa por ello. Entonces, aquí hay algunas sugerencias obvias y quizás algunas no tan obvias para obtener una buena primera impresión:

• Comparta solo la información que comprende
  Los clientes lo llaman para obtener respuestas, no conjeturas. Perder el tiempo de un cliente potencial es una forma segura de evitar que regrese. Asegúrese de entender tanto como sea posible acerca de su negocio antes de tratar de responder preguntas. Y si no sabes la respuesta, no lo dejes así. Asegurar al cliente que aunque no sepa la respuesta, sabe dónde encontrarla y le ofrecerá la respuesta lo antes posible.
• sonríe audiblemente
  Incluso en una llamada telefónica, las personas generalmente pueden identificar su actitud por su tono y la estructura de sus respuestas. Trate de hablar con una sonrisa, sin importar cómo se sienta por dentro, y la llamada generalmente se toma con una sonrisa. Nunca permita que alguien por teléfono escuche su estrés o frustración, porque cuando no pueden ver su rostro, visualizarán a la empresa como la voz al otro lado de la línea y eso se traduce como una "Empresa fuera del estrés" o "Frustrado". Compañía". Recuerde, la recepcionista es el representante de la empresa en esa primera llamada. Tus características se convertirán en la “actitud” de la empresa, así que asegúrate de que sea buena.
• Vestir apropiadamente
  Si el propietario de la empresa no le ha dicho esto ya, aún debe saber que la forma en que su actitud representa a su empresa va de la misma manera con su apariencia. La mayoría no asumiría que una persona con agujeros en los zapatos, manchas en la ropa y cabello despeinado viviría en una mansión (aunque ese puede ser el caso a veces) y es lo mismo con un negocio. Los clientes que ven a la recepcionista con una apariencia que representa una apariencia indiferente, sucia e indeseable verán el negocio de la misma manera. A las personas les resultará difícil creer que cuidarás de sus activos cuando no te cuidas a ti mismo. Si bien generalmente no es necesario exagerar en la mayoría de los entornos con corbatas o uniformes, aún es importante expresar una apariencia que demuestre que te preocupas por ti mismo y por tu entorno, lo que se traduce también en el cuidado de sus negocios.

Una recepcionista adecuada que da una buena impresión le permite al cliente ver que usted es el tipo de empresa que cree que no solo hace promesas, sino que hace que las cosas sucedan. Generará confianza con un cliente y será más probable que contrate sus servicios.

No haga que su primera impresión en los negocios sea la última

Si bien este consejo es importante para todas las empresas, es principalmente de máxima prioridad para las empresas que recién se inician. Para las nuevas empresas, las primeras impresiones serán todo lo que tendrán al principio. Incluso con un plan de negocios sólido, un capital sólido y una fuerza laboral experimentada, el simple hecho de tener una recepcionista sin experiencia que reciba a sus clientes potenciales puede detener su crecimiento antes de que comience.

No es difícil decir que en la mayoría de las empresas que dependen de la generación de prospectos, la recepcionista es uno de los activos más valiosos para la empresa. Sin embargo, también pueden ser el mayor riesgo si se les pone en primera línea sin capacitación ni experiencia. Es esencial que su recepcionista no arruine la primera impresión de su negocio. Si bien este es solo el primer paso hacia su éxito, es por mucho uno de los más importantes.

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