“De una barrera a un puente”: 6 conclusiones para una mejor gestión de subvenciones de nuestra conversación con tres United Ways locales

Durante años, Submittable ha sido un socio orgulloso de muchas organizaciones locales de United Way que utilizan la tecnología de concesión de subvenciones de Submittable para gestionar sus inversiones en organizaciones sin fines de lucro en su comunidad a través de una concesión de subvenciones competitiva.

Recientemente invitamos a tres clientes de United Way a unirse al vicepresidente de impacto social de Submittable, Sam Caplan, para conversar con sus pares sobre lo que han aprendido al implementar estrategias modernas y centradas en la comunidad con Submittable.

Si busca crear relaciones más sólidas en su comunidad a través de sus subvenciones, esta conversación es para usted. Aquí están las principales conclusiones, en sus propias palabras.

En la conversación:

• Jeff Howell, director de programas de United Way del Gran Triángulo
• Craig Shoemaker, director de tecnología y operaciones de United Way del condado de Greenville
• Christopher Nicholas, director financiero, director tecnológico y director de operaciones de United Way del condado de Greenville
• Sabra Williams, analista de sistemas de United Way of Greater Philadelphia y Southern New Jersey
• Sam Caplan, vicepresidente de impacto social de Submittable

1. No tengas miedo de cambiar la forma en que siempre lo has hecho

United Way existe desde hace más de cien años. Y si bien esta historia deja a la organización como un pilar bien establecido en muchas comunidades, también puede generar una sensación de inercia. Cualquier esfuerzo por lograr un cambio se topa con el desafío de “la forma en que siempre lo hemos hecho”.

Para Craig Shoemaker, director de Tecnología y Operaciones, y Christopher Nicholas, CIO de United Way del condado de Greenville, un proceso de concesión de subvenciones realmente obsoleto resultaba engorroso para todos los involucrados. Estaban listos para cambiarlo.

Como explica Craig, querían adoptar una nueva forma: audaz y sencilla . Reproduce el clip para enterarte de ello.

Al simplificar tanto la aplicación en sí como la tecnología de la aplicación con el cambio a Submittable, pudieron lograr su objetivo.

Como Craig describe en el clip, en el pasado, “el software era torpe. Fue dificil. Tuvimos que realizar capacitaciones enfocadas específicamente solo en el proceso de solicitud en lugar de hablar sobre qué contenido se necesitaba o qué buscábamos de los solicitantes. Entonces, [para ser] audaces y simples, realmente queríamos una herramienta que ayudara a facilitar y no ser un obstáculo para obstaculizar la financiación como lo había sido en el pasado ”.

2. Trate su experiencia de solicitud como el comienzo de su relación con sus beneficiarios.

Para Jeff Howell, director de programas de United Way of the Greater Triangle, que presta servicios en el triángulo de investigación alrededor de Raleigh, Durham y Chapel Hill en Carolina del Norte, una plataforma de gestión de subvenciones es más que un simple producto. Es una herramienta para generar confianza. Lo explica en el clip.

Como dice Jeff en el clip: "Creo que, desde nuestra perspectiva, la inversión en algo como Submittable es que nosotros invirtamos en esa primera experiencia con United Way of the Greater Triangle".

Jeff ha aprendido que, al iniciar esa relación con el pie derecho, más adelante los solicitantes están "dispuestos a trabajar con usted en algunas cosas más y se inclinan un poco más hacia esa relación ".

3. Centra la humanidad de tus solicitantes

¿Más consejos de Jeff? Para construir una relación real con los solicitantes, en lugar de una transacción, concéntrese en centrar su humanidad. Submittable ofrece carga de archivos sencilla para admitir múltiples tipos de archivos de video y audio que pueden ayudarlo a hacer esto. Escuche a Jeff responder a la pregunta de Sam Caplan sobre esto en el clip.

Como detalla Jeff, aprovechar la carga de archivos permite a United Way of the Greater Triangle:

• Acérquese al trabajo del solicitante. Como dice Jeff: "Podemos ver cómo se ve, se siente y suena este trabajo todos los días".
• Prepare a sus revisores para que sean defensores poderosos. Jeff explica: “Nuestros revisores están viendo que pueden construir esa relación personal con la organización que les permite convertirse en defensores de su trabajo. Creo que incluso más allá de nuestro proceso de concesión de subvenciones, se sienten más conectados con ese espacio”.
• Brinde a las organizaciones sin fines de lucro más espacio para concentrarse en su trabajo. En palabras de Jeff: “Podemos permitirles hacer esta solicitud lo más fácilmente posible y permitirles volver a lo que hacen realmente bien y en lo que nosotros, como financiadores en este espacio, necesitamos que se concentren. Esa es una gran victoria para nosotros como comunidad”.

4. Cree una experiencia de revisor más acogedora para los voluntarios.

Sabra Williams, analista de sistemas de United Way of Greater Philadelphia y Southern New Jersey, como muchas otras United Ways locales, practica la concesión de subvenciones participativa. Esto significa que intencionalmente da la bienvenida a voluntarios de su comunidad para que participen activamente en el proceso de revisión. Con esta estrategia, una experiencia positiva (o negativa) del crítico puede tener repercusiones que afecten su reputación en la comunidad.

Por lo tanto, al iniciar su nuevo ciclo de concesión de subvenciones, Sabra se centró en mejorar la experiencia de los revisores. Sabía que le ahorraría tiempo a ella y a sus revisores. Pero acabó proporcionando multitud de otros beneficios. Sabra explica en el clip.

Como detalla en el clip, muchos de los beneficios se basaron en la función intuitiva de revisión en paralelo de Submittable, que condujo a:

• Menos tiempo invertido en revisiones de formación. Sabra dice: “En años anteriores, habíamos ofrecido múltiples sesiones de capacitación. Imprimimos todo tipo de cosas. Hicimos carpetas con todas las aplicaciones. Realizamos paneles de discusión. No esta vez."
• Un impulso a la participación. Con la ayuda de una herramienta fácil de usar, explica: "En general, tuvimos muy buena participación con nuestros voluntarios".
• Un proceso de revisión más rápido y puntual. Sabra dice: "Dado que el sistema es realmente tan fácil de usar y fácil de usar, los revisores pudieron completar sus tareas a tiempo, con muy pocas preguntas o problemas".
• Reducción de la frustración del revisor. La revisión intuitiva en paralelo de Submittable significó menos dolores de cabeza. Como explica Sabra, “Creo que [eso] fue realmente clave para ahorrar tiempo y reducir la frustración. Sé que había sido una denuncia en ciclos anteriores”.

5.Haga que los informes sean lo más fáciles posible

Submittable no simplemente llega a su proceso de solicitud y desaparece. Más bien, es una herramienta que usted y su solicitante pueden utilizar durante todo el ciclo de subvención para comunicarse fácilmente y realizar un seguimiento de los documentos, las visitas al sitio, los controles verbales: todo lo que implica una asociación de subvención.

Para Sabra, esa herramienta consistente a lo largo de todo el ciclo de subvención generó un resultado muy satisfactorio en la presentación de informes sobre la participación. Escúchalo en sus palabras en el clip.

Como ella explica:

“Estamos encantados de que las cien agencias hayan presentado sus informes . No creo que eso nos haya sucedido nunca antes. Alguna vez los hemos recibido a todos. Y de hecho, la mayoría incluso llegó a tiempo. Así que también fue una agradable sorpresa”.

¿Cómo lo hicieron?

"Creo que tener un sistema que es realmente fácil de usar, con el que ya estaban familiarizados, realmente nos ayudó a asegurarnos de que todos recibieran sus informes", dice Sabra.

6. Restaura tu reputación adoptando el cambio

Volviendo a Craig y Christopher en United Way del condado de Greenville, su nueva filosofía simple y audaz terminó haciendo mucho más que simplemente simplificar procesos. Reforzó su reputación . Christopher explica en el clip.

Quizás se pregunte: ¿cómo podría tener tanto impacto la adaptación de un nuevo sistema de gestión de subvenciones?

Como dice Christopher, todo se redujo a llevar el proceso de subvención en sí "de una barrera a un puente ". Quería que el proceso pasara de sentirse como " un obstáculo para la financiación a un medio fácil para obtener acceso a capital que pueda reinvertirse en nuestra comunidad ".

Submittable también permitió que el equipo de United Way del condado de Greenville avanzara mucho más rápido. Lo cual, para una organización sin fines de lucro que espera obtener financiación, puede marcar una gran diferencia. En su caso, estos cambios en conjunto terminaron mejorando la reputación de la organización. Como explica Cristóbal,

“Para algunos de nuestros socios somos una importante fuente de ingresos durante un año. Y entonces, al simplificar ese proceso, nos permitió ayudarlos realmente a tomar decisiones presupuestarias, ayudarlos a tomar decisiones estratégicas, y pudieron tomarlas rápidamente y eso , en última instancia, ayudó a nuestra reputación como convocante, facilitador, financiador y no así, bueno, tenemos que superar todos estos obstáculos y ojalá nos concedan, ya sabes, el dinero que estamos pidiendo”.

Da el primer paso hacia el cambio

Muchos donantes se encuentran en una situación en la que saben que es hora de aceptar el cambio, pero no están seguros de cómo dar el primer paso. Buscar otras organizaciones que hayan realizado grandes transiciones puede ayudarle a desarrollar una estrategia que tenga sentido para su equipo y su comunidad.

Hay muchas más perlas de sabiduría acumuladas en la conversación de una hora. Para escuchar a Christopher revelar qué herramienta ayudó a “salvar [su] matrimonio” (pista: es la misma que Jeff dijo que si alguna vez nos deshacemos de ella, tendremos “un levantamiento” en nuestras manos), escuche la conversación completa.

Si está listo para obtener más información sobre Submittable, nos encantaría hablar con usted. ¡Póngase en contacto con nuestro equipo hoy!