Cómo crear un CRM de hoja de cálculo con Google Sheets [+ plantilla]

¡Todo lo que necesitas saber para crear el CRM de Google Sheets de tus sueños!

Obtenga nuestra plantilla CRM gratuita de Google Sheets aquí

El seguimiento del progreso de un acuerdo es primordial en el entorno de ventas moderno. Ha decidido que es hora de adquirir un CRM para su negocio. Ya sea por limitaciones financieras, tamaño de la empresa o cualquiera de las innumerables razones posibles, desea crear un CRM gratuito en Google Sheets.

Crear un CRM usted mismo es un proceso complejo. Sin embargo, estamos aquí para brindarle toda la información que necesita para crear el CRM de Google Sheets de sus sueños.

¿Qué es un CRM de Hojas de cálculo de Google?

Antes de definir un CRM de Google Sheets, veamos en primer lugar qué es un CRM.

Las empresas utilizan el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para almacenar su base de datos de clientes potenciales, realizar un seguimiento del progreso de sus acuerdos en curso y construir mejores relaciones con los clientes.

CRM puede adoptar muchas formas . Puede ser desde una hoja de cálculo básica hasta un software de nivel empresarial.

En la parte inferior de esa escala, Google Sheets CRM es un documento de hoja de cálculo simple que contiene información sobre sus clientes, ofertas y otros asuntos relacionados con las relaciones con los clientes. Su equipo debe actualizarse con nueva información a medida que avanza la venta. Google Sheets CRM tiene una funcionalidad mínima.

Por otro lado, estamos NetHunt CRM, un CRM integrado en Gmail. Nuestra plataforma te permite hacer mucho más de lo que definimos anteriormente por un precio muy razonable. Incluso puede automatizar ciertas partes de su proceso de ventas y generar informes detallados para que pueda rastrear y medir su actividad de ventas.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar Google Sheets como CRM?

Google Sheets es definitivamente mejor que las hojas de cálculo de Excel. Sus principales beneficios son las amplias opciones de colaboración y el hecho de que es gratuito.

Además, Google Sheets le permite hacer lo siguiente:

• Utilice Google Apps Script para mejorar su CRM
• Chatea con tus colegas directamente en la hoja de cálculo
• Etiqueta a tus colegas en lugares que necesitan su atención
• Cree tareas para asignar a los miembros de su equipo

Google Sheets le permite hacer muchas cosas, pero es significativamente menos avanzado que un CRM dedicado, como NetHunt CRM.

Cómo utilizar Google Sheets como CRM con una plantilla

Vayamos al meollo de este artículo: crear su propio CRM de Google Sheets.

Este proceso es mucho más complicado que iniciar la prueba gratuita de 14 días de NetHunt CRM, pero aún no es una ciencia espacial.

Sin más preámbulos, comencemos a crear su CRM en Google Sheets...

Paso 0: considerar alternativas

Es posible que desees reflexionar sobre tu decisión. Después de todo, un CRM de Google Sheets no es realmente un CRM . Es algo que usas hasta que obtienes un CRM real.

Sin embargo, crear un CRM en hoja de cálculo es una opción viable en estos casos:

• Eres una empresa con un equipo de ventas de 1 a 2 personas y no hay suficientes clientes para justificar la compra de un CRM.
• Necesita una forma rápida y sencilla de almacenar los datos de los clientes mientras elige el CRM adecuado

Si hay algo más que se ajuste a su caso, debería adquirir un CRM dedicado para su negocio, como NetHunt CRM.

Paso 1: haga una copia de nuestra plantilla CRM de Google Sheets

Encuentre nuestra plantilla CRM de Google Sheets haciendo clic aquí.

Luego, haga clic en "Archivo" y luego seleccione "Hacer una copia". "No olvides otorgar permisos para compartir a los miembros de tu equipo a través del botón "Compartir".

Paso 2: personaliza tu CRM de Google Sheets

Obviamente, la plantilla que proporcionamos no funcionará para todas las empresas, por lo que debes cambiarla un poco para que sea tuya.

Para ello debemos definir nuestro proceso de ventas. Si no tienes uno definido, constrúyelo. Aquí hay un breve resumen:

1. Anota todas las acciones de tus vendedores para cerrar un trato y trazar el recorrido de tu cliente.
2. Identifique qué acciones puede agrupar en pasos del proceso (por ejemplo, encontrar un cliente potencial en LinkedIn y compararlo con su ICP podría ser un solo paso)
3. Anota todos los pasos
4. Piense en las formas más cómodas de realizar un seguimiento de esos pasos con su equipo.

Una vez que hayas definido tus procesos de ventas, el siguiente paso es agregarlos al CRM. Las etapas predefinidas en nuestra plantilla CRM son:

• Divulgación iniciada
• Manifestación
• Negociar
• Facturado
• Ganado
• Perdido

Estas etapas sirven como un buen marcador de posición para la plantilla, pero deben ser más específicas para representar completamente sus procesos de ventas.

Para editar las etapas en la plantilla, siga estos pasos:

1. Presione el ícono de lápiz para abrir el menú de personalización del menú desplegable
2. En el campo "aplicar al rango", desea asegurarse de tener CRM!J2:J1000" como valor.
3. La "J" se puede cambiar, dependiendo de si ha agregado otras columnas a Google Sheets CRM.
4. Edite las etapas que se le presentan, cambie sus colores, muévalas o agregue nuevas etapas con el botón "agregar otro elemento" para personalizar el flujo de trabajo.

También puede agregar y ajustar los "campos" en la plantilla agregando nuevas columnas para la información que desea recopilar. Actualmente, nuestra plantilla ofrece los siguientes campos:

• nombre del cliente
• Industria de la empresa
• Tamaño de la empresa
• Teléfono
• Correo electrónico
• LinkedIn
• Solicitud de cliente
• Tipo de producto/servicio
• Monto de la oferta
• Porcentaje de comisión
• Comisión ganada
• Gerente asignado
• Comentarios

Paso 3: Ingrese los datos del cliente en su CRM de Google Sheets

El último y más tedioso paso para configurar su CRM de Google Sheets es llenarlo de clientes. Dado que Google Sheets es solo una plataforma de creación de hojas de cálculo, debes ingresar todos los datos manualmente.

Sí, usted o sus compañeros de equipo tendrán que sentarse e ingresar cada trato y cada cliente en su nuevo CRM en Google Sheets.

Sin embargo, ingresar datos en un CRM es tan importante como tener el CRM adecuado, ya sea una plataforma de CRM dedicada o una hoja de cálculo de CRM. Ingresar datos de manera incorrecta puede saturar su base de datos, anulando el propósito de un CRM en primer lugar.

Esto es lo que debe tener en cuenta al ingresar datos en su CRM de Google Sheets:

• Asegúrese de que no haya transacciones o entradas duplicadas en el CRM
• Asegúrese de haber ingresado toda la información en los campos correctos
• Asegúrese de que todos los datos se encuentren en la fila relevante para el cliente o cliente potencial al que pertenece.

Si necesita algunos consejos adicionales sobre cómo se ve un CRM de Google Sheets completo, consulte la pestaña "Datos de ejemplo de CRM" en nuestra plantilla de CRM de Google Sheets.

¿Cuáles son los inconvenientes de un CRM de Google Sheets?

El uso de un CRM de Google Sheets tiene sus inconvenientes.

Conocer estos inconvenientes es fundamental para utilizar su CRM de hoja de cálculo en todo su potencial. Recuerde, un CRM de Google Sheets no pretende ser un CRM completo, sino que actúa como un marcador de posición antes de obtener un CRM real.

Los principales inconvenientes de utilizar un CRM de Google Sheets son:

Entrada de datos manual

Ingresar cientos de prospectos en una base de datos cada mes apesta. Es tan malo como parece. Sin embargo, los CRM de Google Sheets no dejan otras opciones para el ingreso de clientes.

Con un CRM dedicado como NetHunt CRM, las opciones no son tan limitadas.

En primer lugar, puede transferir toda su base de clientes al instante con solo hacer clic en un botón. Nuestro equipo de atención al cliente le ayudará a configurar esto para garantizar que todo se transfiera sin problemas.

Nuestro sistema CRM puede extraer automáticamente los datos de los clientes y agregarlos a su base de datos. Los usuarios pueden crear registros de clientes a partir de correos electrónicos entrantes, agregando instantáneamente su cliente potencial a los datos. También puede ampliar esa capacidad para incluir los perfiles de LinkedIn de sus clientes y más con la ayuda de nuestras diversas integraciones.

Hablando de integraciones…

No hay integraciones nativas disponibles

Puede escribir un script de Google Apps personalizado u obtener un complemento de Google Store. Los complementos, descargados de Google Store, rara vez valen la pena cuando se trata de optimizar sus procesos de ventas.

Los sistemas CRM modernos como NetHunt CRM ofrecen muchas integraciones nativas , lo que significa que se integran directamente y no a través de una aplicación de terceros como Zapier. Estas integraciones pueden:

• Llame a los clientes directamente desde su tarjeta de cliente en el CRM
• Extraiga los perfiles de LinkedIn de los clientes potenciales, agréguelos al CRM y envíe mensajes directamente desde la tarjeta del cliente.
• Envíe correos electrónicos a los clientes directamente desde su tarjeta de cliente
• Utilice aplicaciones de mensajería para chatear con sus clientes potenciales y clientes directamente desde la comodidad de su CRM
• Exporte sus datos a Looker Studio para crear informes detallados en tiempo real.

NetHunt CRM, por otro lado, se integra con:

• Google Workspace (incluido Gmail, Looker Studio y Contactos de Google)
• LinkedIn
• Intercomunicador
• Aplicaciones de mensajería: WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger
• Flojo
• Zapier
• Y muchos más...

Tu base de datos está desorganizada

Cualquier gerente le dirá que configurar un proceso es más accesible que lograr que su equipo lo adopte.

La adopción en equipo se vuelve aún más difícil de lograr cuando el proceso en cuestión consiste en ingresar datos manualmente en una hoja de cálculo.

Puedes agregar tantos campos como quieras, pero ¿cómo controlas si tu equipo los usa?

Los sistemas CRM modernos, como NetHunt CRM, establecen diferentes campos según sea necesario para las diferentes etapas del proceso de ventas.

Por ejemplo, si su vendedor desea crear un cliente potencial, debe completar el nombre, el número, la empresa y el cargo del cliente potencial, junto con la dirección de correo electrónico/número de teléfono del cliente potencial. Sin embargo, para pasar el cliente potencial a la siguiente etapa, es posible que su especialista en ventas también deba completar el campo del tamaño de la empresa.

Mientras tanto, con Google Sheets CRM, todos pueden verlo todo. Las fugas de datos, el desorden visual y la información innecesaria pueden ser difíciles de evitar. Los sistemas CRM modernos permiten a los usuarios configurar varios niveles de permiso para acceder a los datos de CRM.

Esto significa que los miembros del equipo tienen acceso a información relevante y no se verán abrumados por información que no necesitan.

No puedes hacer nada más que almacenar datos de clientes.

Técnicamente, esto no es un inconveniente. Querías un CRM para gestionar los datos de los clientes; tienes un CRM para gestionar los datos de los clientes.

Por otro lado, la industria del CRM está en constante evolución. La funcionalidad que obtiene de un CRM de Google Sheets está muy por debajo del mínimo indispensable de la mayoría de los sistemas CRM modernos.

Hoy en día, los sistemas CRM son más que bancos de datos, ya que permiten hacer cosas como:

• Automatiza tus procesos rutinarios para liberar tiempo a tus vendedores
• Configure, envíe y realice un seguimiento de campañas de correo electrónico directamente desde su CRM
• Genere informes en tiempo real para estar al tanto de su actividad de ventas
• Cree impresionantes canalizaciones visualizadas para que los procesos en curso sean más fáciles de interpretar.
• Centralice todas las comunicaciones con los clientes bajo un mismo paraguas
• Conecte otras herramientas de su pila tecnológica en un único entorno

… ¡y más!

Preguntas frecuentes

La línea de fondo

Si bien es posible que un CRM de Google Sheets no tenga todas las comodidades de un sistema CRM completo, es un punto de partida sólido. Sin embargo, este tipo de CRM sólo sirve para ofrecerle lo básico hasta que esté listo para implementar una solución más sofisticada.

A medida que su negocio crezca, pronto necesitará una solución más dinámica, integrada y personalizable. Hasta entonces, aproveche la simplicidad y accesibilidad de Google Sheets.

Cuando esté listo para subir de nivel, estaremos allí para darle la bienvenida a la familia NetHunt CRM para ayudarlo a llevar las relaciones con sus clientes a un nivel completamente nuevo.