Su guía para la comunicación asíncrona

Los equipos de todo el mundo ahora están bien arraigados en el concepto de trabajo remoto. Durante el último año y medio, ha habido aprendizajes, frustraciones y grandes avances en la dinámica del equipo, la cultura organizacional y la productividad general.

Las empresas han tenido un éxito variado en su cambio al trabajo remoto. Pero las organizaciones más exitosas se han dado cuenta de una cosa: el trabajo remoto no es tan simple como implementar una estructura que existía cuando los equipos estaban ubicados en el mismo lugar.

Los equipos distribuidos se sienten más empoderados cuando tienen mayor flexibilidad y autonomía. La capacidad de crear su propio horario y priorizar varias tareas en un día de acuerdo con lo que más les convenga brinda a los miembros del equipo la capacidad de diseñar su día y maximizar su productividad.

Cada vez más, los beneficios de trabajar de forma asincrónica se hacen evidentes. Las organizaciones están creando e implementando estructuras que aprovechan al máximo todos los beneficios que se derivan del trabajo asincrónico.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

El trabajo asincrónico es cuando los miembros de un equipo pueden comunicarse entre sí sin tener que estar presentes en el mismo momento exacto. Esto sucede cuando la información se puede intercambiar independientemente del tiempo. En la comunicación asincrónica, los miembros del equipo suelen presentar alguna información y hay un lapso de tiempo antes de que el destinatario ofrezca su respuesta. En pocas palabras, el trabajo asíncrono es cualquier forma de trabajo que no ocurre en tiempo real y permite a los miembros del equipo coordinar sus esfuerzos en múltiples horarios para trabajar juntos en un proyecto.

El trabajo asíncrono no es lo mismo que el trabajo remoto

Estos dos términos a menudo se combinan, pero en realidad son claramente diferentes. Algunas empresas que se han vuelto remotas todavía esperan que los empleados inicien sesión en un momento determinado y permanezcan en su escritorio de 9 a 5 como lo harían si estuvieran en una oficina.

Sin embargo, el trabajo asincrónico permite a los empleados completar tareas en su propio tiempo, que pueden ser muy diferentes a las de sus colegas. Esto supone que la comunicación no debe ser inmediata y que las personas pueden responder cuando les convenga. Los centros en línea y las herramientas de colaboración remota permiten que los equipos accedan a un recurso común por su cuenta. Completan tareas y las envían a sus colegas, quienes luego pueden recogerlas cuando comienza su jornada laboral.

Las reuniones son horribles

Los registros interminables, los encuentros diarios y las reuniones de todos pueden ser extremadamente improductivos. Se ha identificado que las reuniones son uno de los mayores sumideros de tiempo en cualquier organización. En un estudio reciente realizado por Harvard Business Review, el 65 % de los gerentes dijo que las reuniones les impedían completar el trabajo real, el 71 % dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes, y el 64 % dijo que se interpusieron en el camino del pensamiento profundo.

Si bien algunas reuniones son inevitables, trabajar de forma asincrónica cambia la forma en que las organizaciones abordan las reuniones en general. Para programar una reunión mientras se trabaja de forma asincrónica, debe coordinar los horarios de varias personas, lo que garantiza que las reuniones se lleven a cabo solo cuando sean absolutamente necesarias. Esto asegura agendas claras e interacciones más productivas.

La era del trabajo profundo

A medida que los equipos se distribuyen más, el valor que las organizaciones otorgan a la cantidad de tiempo dedicado al trabajo se ha reducido considerablemente. La producción y la productividad se han convertido en los únicos factores importantes al evaluar el desempeño de los empleados.

“Las tareas de estilo logístico que no requieren mucho nivel cognitivo a menudo se realizan mientras se está distraído. Estos esfuerzos tienden a no crear valor nuevo en el mundo y son fáciles de replicar”.

–Cal Newport

El trabajo profundo se refiere a nuestra capacidad para trabajar en un estado de profunda concentración y enfoque durante un largo período de tiempo, sin distracciones ni interrupciones.

Trabajar de forma asíncrona elimina a los empleados de las distracciones diarias de un lugar de trabajo para que puedan dedicar secciones de su día a crear resultados productivos de alto valor.

Beneficios de trabajar asincrónicamente

Más flexibilidad: trabajar de forma asincrónica permite a los empleados convertirse en dueños de su tiempo. Pueden crear horarios de trabajo que se adapten a su estilo de vida, lo que conduce a un equilibrio más satisfactorio entre el trabajo y la vida personal.

Respuestas más detalladas: cuando se trabaja de forma asincrónica, no se espera que las personas respondan o respondan de inmediato, lo que significa que pueden tomarse su tiempo para pensar realmente en un problema y analizarlo antes de ofrecer su respuesta u opinión. Esto conduce a decisiones más meditadas.

Menos distracciones: trabajar de forma asíncrona ayuda a los empleados a entrar en un estado de flujo más fácilmente. Al dedicar algo de tiempo a una tarea en particular, pueden realmente participar en un pensamiento profundo sin tener que preocuparse por ser interrumpidos por colegas sobre otras tareas no relacionadas.

Documentación automática: la mayoría de las comunicaciones asincrónicas son comunicaciones escritas. Ya sea a través de correo electrónico, chat o en una pizarra en línea, generalmente hay un registro de la comunicación que se lleva a cabo. Siempre puede regresar y consultar esta comunicación y sirve como un registro que evita la redundancia de la comunicación.

Aplana las jerarquías: crea un foro abierto para que los empleados agreguen sugerencias y pensamientos. Elimina algunos de los factores de intimidación que podrían existir durante las reuniones o las interacciones cara a cara.

Herramientas para una comunicación asíncrona eficiente

Correo electrónico:
La popularidad del correo electrónico parece estar desapareciendo con la aparición de muchas herramientas de comunicación de la nueva era, como Slack, que afirman estar diseñadas para la colaboración remota. Pero el correo electrónico aún se traduce muy bien en comunicación asincrónica. No espera una respuesta inmediata, por lo que los miembros del equipo pueden responder en su propio tiempo con aportes valiosos y reflexivos.

Comunicación de vídeo:
La videoconferencia ha sido la forma predeterminada de comunicación para reemplazar las reuniones cara a cara. Pero no se traduce muy bien en el trabajo asincrónico, ya que implica tener que reunir a las personas en un momento común. Herramientas como Loom solucionan eso y te permiten experimentar los beneficios de la comunicación verbal a través de grabaciones y pantallas compartidas.

Pizarra en línea:

Con herramientas como Creately puedes visualizar pensamientos, ideas y planes como lo harías en una sala de conferencias. Los miembros del equipo pueden revisar sus visualizaciones y agregar comentarios, pensamientos y sugerencias en su propio momento. Esto crea un espacio de trabajo virtual flexible e intuitivo que es excelente para sus equipos asincrónicos.

Consejos para trabajar de forma asíncrona

Concéntrese en los objetivos : muchos trabajadores remotos sienten la presión de "lucir ocupados". Pero el trabajo asincrónico tiene que ver con la producción, no con la actividad. Al centrarse en tareas claramente definidas, puede reducir las charlas innecesarias del equipo, hacer un mejor trabajo y disfrutar de su nuevo equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Establecer horas centrales. Trabajar de forma asíncrona no significa trabajar sin una rutina. Por el contrario, a veces implica crear un plan más estructurado y detallado al que te apegues. Comunicar cuáles son sus horas de trabajo principales al resto de la organización es importante para que todos sepan quién está trabajando en qué horario.

Establezca expectativas de tiempo: al colaborar de forma asincrónica, es crucial tener claro los plazos. Trabajar en cronogramas individuales no puede ignorar el hecho de que es necesario cumplir con cronogramas más amplios. Establecer expectativas de cuándo se debe entregar algo es importante para ayudar a los empleados a organizar la jornada laboral para priorizar primero las tareas urgentes.

Async no significa asocial. Trabajar de forma asíncrona no significa trabajar de forma aislada. Todavía es importante encontrar formas de que los miembros del equipo se conecten entre sí y se diviertan.
Las organizaciones deben priorizar las actividades para romper el hielo y las fiestas virtuales o para que los compañeros de trabajo puedan relajarse y conocer a sus compañeros de equipo a nivel personal.

Cuéntanos sobre tu experiencia trabajando asincrónicamente

El trabajo asincrónico en toda la organización sigue siendo un concepto relativamente nuevo y los equipos todavía están tratando de resolver todos los aspectos. ¿Tienes alguna experiencia trabajando de forma asíncrona? Nos encantaría escuchar sus opiniones sobre el asunto, no dude en compartir sus ideas en los comentarios a continuación.