Problemas de la cadena de suministro de atención médica y cómo resolverlos con tecnología

Crystal Evans, una mujer de 40 años con una enfermedad neuromuscular progresiva, teme que crezcan bacterias dentro del tubo de silicona que conecta su tráquea a un ventilador que bombea aire a sus pulmones. Como le dijo al Washington Post, solía tener una rutina completa antes de la pandemia. Implicaba cambiar los circuitos de plástico varias veces al mes para mantenerlos estériles.

Ahora que la pandemia ha provocado una escasez de silicona y plástico necesarios para los tubos y ha hecho que estos materiales sean más difíciles de suministrar, la Sra. Evans tiene que pasar por un solo circuito nuevo al mes. Lo que significa es que ella y muchos pacientes como ella, estrictamente hablando, han sido víctimas de la interrupción de la cadena de suministro. Y las estimaciones de los afectados ascienden a decenas de millones.

La escala de la interrupción es rampante. Según Kaufman Hall, la firma consultora de atención médica, desde el comienzo de la pandemia, el 86 % de los hospitales de EE. UU. informaron problemas de la cadena de suministro médico como el abastecimiento complicado de suministros y el 85 % se quejó de aumentos de precios.

Y mientras que en 2022, la industria de la salud parecía haber obtenido una victoria constante sobre el virus, las principales consecuencias que tuvo COVID-19 en la cadena de suministro de atención médica (que ahora se están viendo agravadas por la invasión de Ucrania por parte de Rusia) aún deben abordarse. Los problemas clave de la cadena de suministro de atención médica que se abordarán abarcan:

• Disponibilidad limitada de productos farmacéuticos críticos, especialmente aquellos involucrados en el tratamiento de enfermedades respiratorias agudas y equipo de protección personal.
• Problemas en la adquisición de materiales utilizados para la fabricación de productos farmacéuticos
• Disponibilidad limitada de metales básicos y materias primas utilizadas para la fabricación de equipos médicos
• Dificultades en la producción y el suministro de semiconductores (utilizados para máquinas de resonancia magnética, monitores de presión arterial y otros equipos médicos) causadas por la interrupción del acceso a materiales raros como el gas neón y el químico C4F6.
• Un aumento en los costos operativos y de adquisiciones impulsado por el aumento de los precios del petróleo crudo, el gas, los plásticos y la energía.
• Visibilidad limitada de la cadena de suministro global y la cadena de suministro de atención médica como parte de ella
• Adquisiciones offshore fallidas y la necesidad de rediseñar las estrategias de abastecimiento a nearshore

Como proveedores experimentados en el desarrollo de soluciones de atención médica, en ITRex creemos que ya es hora de que los líderes de la cadena de suministro de atención médica reconsideren sus estrategias de gestión y comiencen a responder a los problemas de la cadena de suministro médico destacados por COVID-19. También creemos que la tecnología puede convertirse en un fuerte aliado para aquellos que están listos para embarcarse en un viaje de transformación.

Para ayudarlo a navegar el cambio, señalamos los problemas clave de la cadena de suministro de atención médica y destacamos las soluciones tecnológicas que ayudan a superar estos desafíos.

Problemas críticos de la cadena de suministro de atención médica que se abordarán en 2022

Problema 1. Gastos innecesarios atribuidos principalmente a una mala gestión del inventario

Uno de los problemas críticos en la cadena de suministro médico es el gasto cada vez mayor e innecesario. De hecho, un estudio de Navigant de 2,127 hospitales de EE. UU. encontró que el gasto innecesario en las operaciones de la cadena de suministro ha alcanzado alrededor de $ 25,7 mil millones al año. Y una gran parte del gasto, $11 millones por instalación anualmente, se puede liberar optimizando la gestión de inventario.

La gestión de inventario hospitalario es un proceso complicado que implica la predicción de volúmenes de inventario óptimos, el seguimiento de entregas, el diseño de estrategias de almacenamiento adecuadas, la gestión de retiradas y productos vencidos, y más. A menudo, es difícil para los empleados de la cadena de suministro simplemente llevar los productos necesarios a los pacientes y médicos, y mucho menos optimizar el proceso. Sin embargo, con la aplicación de avances tecnológicos recientes, los ejecutivos de la cadena de suministro pueden superar problemas agudos de gestión de inventario en las cadenas de suministro de atención médica, obtener ahorros potenciales y retrasar el aumento en los costos operativos.

Solución: optimizar la gestión de inventario

La tecnología puede abordar los problemas de gestión de inventario en la cadena de suministro de atención médica de diversas maneras. Creemos que los dos siguientes generan el mayor impacto: aumentar la visibilidad del inventario y aportar nuevos conocimientos basados ​​en los datos históricos del inventario.

Mejorar la visibilidad del inventario

Las estadísticas y la experiencia de nuestros clientes demuestran que no siempre es fácil para los trabajadores del hospital controlar el inventario y asegurarse de tener todos los artículos necesarios a mano. Además, el 85% de los trabajadores médicos afirman que tienen problemas para documentar los suministros y el 25% de ellos dicen que no siempre verifican la caducidad del producto o la información de retirada.

Lo que podría ayudar a abordar los problemas de la cadena de suministro de atención médica relacionados con el inventario es cambiar a una gestión de inventario más transparente y habilitada por la tecnología. Hacer un seguimiento de los inventarios a través de una plataforma segura basada en la nube e incorporar los elementos de Internet de las cosas, como balizas o sensores, para el seguimiento en tiempo real aumenta drásticamente la visibilidad del inventario. También facilita que los empleados de la cadena de suministro calculen los volúmenes de inventario óptimos, manejen a los proveedores, realicen un seguimiento de las entregas y lleven los artículos necesarios a los pacientes y al personal médico a tiempo. Tener una vista en tiempo real de los inventarios ayuda a realizar un seguimiento de la calidad de los artículos entregados, lo que facilita el cumplimiento y la gestión de productos vencidos o retirados.

Al aumentar la visibilidad del inventario, los hospitales pueden recuperar una parte de los ingresos perdidos derivados de la pérdida de datos del inventario y las prácticas defectuosas de gestión de inventario. Anualmente, esta pérdida de ingresos asciende a la friolera de $ 7 mil millones.

Aprovechar los conocimientos predictivos

Al incorporar tecnología, inteligencia artificial (IA) en particular, en sus combinaciones de gestión de la cadena de suministro, las organizaciones de atención médica pueden usar los conocimientos generados a partir del análisis predictivo para superar problemas de la cadena de suministro de atención médica como la toma de decisiones sin información y el conocimiento limitado sobre el inventario.

Los algoritmos de IA pueden, por ejemplo, mejorar la previsión de la demanda en función de los datos históricos de la demanda y la información sobre los factores externos que influyen en la demanda, optimizar la distribución del inventario en varias ubicaciones de almacenamiento, agilizar la gestión de productos vencidos y retirados, y más.

Como resultado, los hospitales pueden ahorrar dinero ajustando el tamaño de su inventario y mejorando sus estrategias de compra y almacenamiento.

Problema 2. Crisis de talento en la cadena de suministro junto con operaciones manuales mundanas

Otro desafío agudo en la cadena de suministro de atención médica es la crisis de talento: las organizaciones de atención médica luchan por reclutar, desarrollar y retener a los trabajadores de gestión de la cadena de suministro.

Según McKinsey, la crisis se remonta a más de 15,9 millones de personas que se mudaron dentro de los EE. UU. desde el comienzo de la pandemia y 1,7 millones de personas que se jubilaron anticipadamente. Además, una caída del 1,3 por ciento en la tasa de inmigración neta ha tenido un impacto en la oferta laboral, que se prevé que dure.

La falta de profesionales de la gestión de la cadena de suministro se ve amplificada por el hecho de que gran parte de la gestión de la cadena de suministro de atención médica todavía se lleva a cabo de forma manual. Según una encuesta reciente de 100 líderes de la cadena de suministro de hospitales, casi la mitad de los encuestados confían en herramientas manuales, como hojas de cálculo de Excel.

Si bien se adaptan bien a la gestión de cadenas de suministro de menor escala, cuando se aplican a operaciones más complejas, las herramientas manuales son lentas, costosas y propensas a errores. Lo que pueden hacer los avances tecnológicos es digitalizar e incluso automatizar una mayor parte de las operaciones de gestión de la cadena de suministro, compensando así la falta de talento y liberando a los trabajadores de realizar tareas rutinarias.

Solución: Automatización de operaciones manuales

Más allá de la digitalización básica de la gestión de la cadena de suministro a través de plataformas basadas en la nube con capacidades de seguimiento y análisis, las tecnologías pueden ayudar a automatizar una parte de las operaciones, lo que permite que las cadenas de suministro funcionen con menos fuerza humana. Las tecnologías en cuestión abarcan blockchain, automatización de procesos robóticos (RPA) y automatización de procesos inteligente (IPA).

Blockchain, por ejemplo, tiene el potencial de transformar fundamentalmente la forma en que la atención médica aborda la gestión de contratos, precios y transacciones.

A su vez, la RPA que involucra la creación, implementación y administración de bots que emulan ciertas acciones humanas puede asumir las siguientes tareas:

• Procesando pedidos
• Manejo de facturas y pagos.
• Supervisar los volúmenes de inventario
• Lectura y comparación de cotizaciones de proveedores.
• Comunicar estados de envío y más

Y mientras que RPA se usa para realizar tareas repetitivas con una variación mínima, la automatización inteligente de procesos, que combina RPA e inteligencia artificial, aborda procesos más complejos de extremo a extremo, como:

• Preselección de proveedores
• Evaluación de los niveles de existencias de inventario
• Abordar pedidos atrasados ​​y administrar retiros
• Revisión de contratos de proveedores

Problema 3. Complicación del aseguramiento del suministro y dificultades para predecir la escasez de suministro

Otro desafío clave de la cadena de suministro de atención médica que se espera que continúe a lo largo de 2022 es la complicada garantía de suministro.

La industria se enfrenta a la escasez primaria y secundaria de productos médicos, equipos y medicamentos esenciales.

La escasez primaria ocurre cada vez que aumenta la demanda de productos que están directamente relacionados con interrupciones, como productos relacionados con la ventilación o suministros de prueba en tiempos de COVID.

La escasez secundaria ocurre cuando los productos están vinculados indirectamente a las interrupciones. Una planta de materias primas que cierra y afecta la fabricación de productos utilizados en los quirófanos es un ejemplo de escasez de suministro secundario.

Si bien las herramientas de gestión de la cadena de suministro permiten predecir la escasez primaria hasta cierto punto, no proporcionan visibilidad de la escasez secundaria. Lo que pueden hacer las tecnologías avanzadas es ayudar a las organizaciones de atención médica a comprender mejor cómo la pandemia, la geopolítica, el transporte, el trabajo, las finanzas, la ciberseguridad y otros factores afectan dinámicamente la cadena de suministro.

Solución: Predecir las interrupciones del suministro en todos los niveles

Los avances tecnológicos pueden ayudar a los trabajadores de la cadena de suministro a comprender mejor los riesgos que ocurren en el nivel de suministro secundario y más allá, así como a predecir la escasez de suministro.

Las innovaciones tecnológicas prometedoras abarcan soluciones médicas basadas en IA que identifican productos que se vuelven críticos en varios escenarios de interrupción y luego, comparan productos equivalentes en una amplia red de proveedores sin sesgo competitivo. Otras soluciones que están ganando popularidad son los análisis avanzados y los sistemas de monitoreo de eventos que ayudan a predecir la escasez primaria y secundaria de suministro.

Las herramientas de detección de demanda y las herramientas que conectan a los socios comerciales también ayudan a abordar el problema de la escasez de suministro.

Al aplicar las soluciones anteriores, los expertos en la cadena de suministro pueden mejorar significativamente la visibilidad de todos los niveles de suministro, obtener una mejor comprensión de los riesgos potenciales y sopesar las fuentes alternativas de suministro.

Problema 4: Una falta general de resiliencia en la cadena de suministro

Los expertos en atención médica afirman que las cadenas de suministro de atención médica actuales son de naturaleza reactiva. La pandemia ha puesto de manifiesto la necesidad de que las organizaciones sanitarias reconsideren la forma en que abordan la planificación estratégica y la prevención de riesgos.

Lo que la tecnología puede hacer es apoyar a los ejecutivos de la cadena de suministro en la planificación estratégica y proporcionar acceso a conocimientos que antes estaban fuera de su alcance.

Solución: planificación proactiva teniendo en cuenta los riesgos

La tecnología puede cambiar el enfoque mismo de la gestión del flujo de productos en el cuidado de la salud, facilitando los tres aspectos clave de una cadena de suministro resiliente:

• Relaciones confiables con los proveedores: integrados en las soluciones de gestión de la cadena de suministro, los algoritmos de IA pueden ayudar a preseleccionar proveedores, ejecutar evaluaciones automatizadas de proveedores, filtrar contratos de proveedores y optimizar la gestión de proveedores al sopesar los costos y los plazos de entrega.
• Transparencia de los flujos de trabajo: la tecnología ayuda a permitir la transparencia de los flujos de trabajo con productos que se rastrean en tiempo real a lo largo de la cadena de suministro, así como la transparencia de la comunicación, con todos los nodos dentro de la cadena de suministro que tienen acceso a la misma información en tiempo real.
• Gestión de inventario ajustada justo a tiempo: aprovechando las oportunidades de IoT, AI y RPA, las organizaciones de atención médica pueden predecir volúmenes de inventario perfectos para satisfacer la demanda sin el riesgo de exceso o falta de existencias, administrar la calidad de los artículos entregados y configurar reposiciones para un reabastecimiento más rápido y fácil.

Como resultado, los gerentes de la cadena de suministro de atención médica pueden desarrollar estrategias de gestión mucho más equilibradas y prevenir riesgos, en lugar de reaccionar ante las interrupciones.

Aspectos a tener en cuenta al realizar una revisión digital de su cadena de suministro de atención médica

Impulsadas por la pandemia, las organizaciones de atención médica están intensificando sus inversiones en tecnología. Según un estudio reciente, casi el 81% de las organizaciones de atención médica indicaron que aumentaron su inversión en tecnología en 2021.

Sin embargo, para asegurarse de que las fuertes inversiones valgan la pena, es importante recordar que la adopción de tecnologías avanzadas, que incluyen IA, IoT y RPA, tiene sus particularidades. Recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Soluciones de tecnología de escala en toda la empresa

La cadena de suministro de atención médica es una mezcla complicada de nodos conectados por múltiples flujos de trabajo y personas, y es poco factible implementar una tecnología que lo cubra todo. Por lo tanto, al digitalizar sus cadenas de suministro, le recomendamos que tome el camino del desarrollo iterativo.

Digamos que elige implementar una solución RPA para automatizar una parte de las operaciones diarias. Comience ejecutando un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo de su organización, identifique qué se puede y qué no se puede automatizar y priorice las posibilidades de creación de valor en los segmentos de la cadena de suministro y los flujos de trabajo. Comience a implementar RPA en aquellos segmentos que tienen el mayor potencial de creación de valor y genere un ROI más rápido. Una vez que la solución inicial esté en funcionamiento, puede comenzar a desarrollarla y desarrollar aún más la tecnología, tanto vertical como horizontalmente.

• Garantizar el cumplimiento de las normas y estándares de TI relevantes para el cuidado de la salud

Desplegar tecnología en un campo tan regulado como el sanitario no es fácil. Al hacerlo, asegúrese de que su socio tecnológico tenga un conocimiento profundo de las complejidades y detalles del sistema de salud. Es fundamental que estudien a fondo el contexto en el que se utilizará la tecnología, incluidos los entornos organizativos y los grupos de partes interesadas pertinentes, antes de diseñar realmente la solución.

Durante el desarrollo, asegúrese de que su proveedor de tecnología documente minuciosamente todo el proceso, desde la ideación hasta el diseño, la ingeniería y la prueba de su solución de software. Eso facilitaría la comunicación con las autoridades reguladoras.

Finalmente, antes de implementar la tecnología en toda la empresa, considere realizar una auditoría externa para reducir al mínimo los posibles riesgos de cumplimiento.

• Mantenimiento de la seguridad de la infraestructura de TI

Al adoptar la tecnología de gestión de la cadena de suministro de atención médica, debe estar atento a las amenazas. Por lo tanto, es imperativo diseñar una estrategia de ciberseguridad pensada al comienzo del proceso de desarrollo y hacer referencia a ella durante todo el desarrollo para la seguridad integrada. Asegúrese de diseñar un plan de acción para prevenir, detectar y mitigar los riesgos de seguridad, y considere realizar auditorías de seguridad externas para mayor seguridad.

Si tiene en mente abordar los problemas de la cadena de suministro de atención médica al darle una revisión digital a su cadena de suministro, comuníquese con los expertos de ITRex. ITRex responderá a sus preguntas y planificará los próximos pasos.

Publicado originalmente en https://itrexgroup.com el 14 de julio de 2022.