Cómo organizar un evento virtual exitoso: desde la invitación hasta el seguimiento

Todos hemos estado en innumerables reuniones de Zoom en este momento. Agregar un evento virtual a la lista puede parecerotrareunión virtual más para sentarse y mirar. Booooooring.

¡Pasa la tendencia y vuelve a imaginar lo que puede y debe ser un evento virtual! Todavía puede brindar la sensación de creación de redes, compromiso y educación que antes solo se lograba asistiendo a un evento en persona.

Para lograr realmente el mejor evento virtual posible, debe tomar las características de un evento en persona y escalarlas al espacio digital.

Cómo organizar un evento virtual exitoso

Puede parecer un poco abrumador al principio, pero he dividido el proceso en actividades más pequeñas, desde la planificación hasta la ejecución, para ayudarlo a tener éxito.

1. Envia una invitacion
2. Cultiva tus registros
3. Prepárate para tu evento
4. Encuentre la plataforma de alojamiento adecuada
5. Seguimiento con los asistentes

¡Vamos a sumergirnos en los detalles de cada paso y prepararte para organizar un evento virtual exitoso!

1. Envía una invitación memorable

La invitación es el primer punto de contacto para los posibles asistentes al evento. Una invitación atractiva y divertida es más atractiva que simplemente publicar un enlace de registro en un sitio web o en las redes sociales.

La clave es hacer que la invitación a un evento sea divertida, real, inmediatamente informativa y agradable. Invita a personas por su nombre (si tienes una lista conocida como la que tenemos con el CRM de HubSpot) y promociona el evento de marca con un diseño coherente y atractivo.

Ofrezca a los destinatarios algo de contexto y valor en cada invitación. Agregar información clave le muestra inmediatamente a su público objetivo que tiene ideas para compartir y crea un zumbido para que la gente se interese. Recuerde, los asistentes no obtendrán el alcance completo de la marca de una empresa virtualmente, pero una invitación efectiva es el primer paso para aumentar el conocimiento y la familiaridad de la marca.

Aunque vivimos en el mundo digital del "ahora", las invitaciones a eventos virtuales deben enviarse con semanas de anticipación. Haga que su evento sea uno que los asistentes no quieran perderse promocionando:

• Oradores clave o invitados
• Nuevas habilidades para aprender
• Oportunidades de establecer contactos
• Tendencias de la industria o del cliente
• ¡Botín!

Entonces, ¿cuándo es el mejor momento para comenzar a enviar invitaciones? Por lo general, hay un aumento en el registro para un evento de 2 a 3 semanas antes de la fecha. En otras palabras, las promociones y las invitaciones son más efectivas durante este período de tiempo . Concentre sus esfuerzos de marketing unas semanas antes para maximizar la asistencia.

Hay cientos de formas de compartir detalles de eventos virtuales, pero es esencial que las invitaciones proporcionen todos los detalles necesarios en un solo lugar.

Cree una página de destino que proporcione el nombre del evento, la fecha, cómo acceder al evento, un CTA para registrarse y cualquier otra información necesaria, como una agenda o precio, si corresponde. Una vez creada la página de destino, envíe las invitaciones a través de:

• anuncios Amplíe el alcance de una marca en plataformas donde las audiencias ya están activas para correr la voz sobre el evento, dónde encontrar detalles y cómo registrarse.
• Medios de comunicación social. Cree gráficos de cuenta regresiva, historias de Instagram o avances de video para generar interés con un enlace a la página de destino.
• Correo electrónico. Haga que su equipo envíe más invitaciones personales a su red para hacer crecer las relaciones existentes y establecer una buena relación.

2. Nutrir los registros

La lista de inscritos está creciendo, ¡sí! Tenga cuidado y mantenga las inscripciones comprometidas para asegurarse de que se presenten para asistir al evento. Si no continúa fomentando y manteniendo comprometidas a las personas que se inscribieron, podría tener números más bajos de lo previsto una vez que el evento en sí esté en vivo.

El marketing por correo electrónico es una de las mejores maneras de mantenerse al frente de las inscripciones para agregar valor al evento y aumentar la tasa de asistencia. Envíe correos electrónicos que demuestren el valor del evento y genere entusiasmo por asistir. O bien, aprovecha el marketing FOMO. Gotea detalles como el anuncio de un nuevo orador o se agregó un nuevo segmento debido a la demanda popular, para impulsar aún más las tasas de inscripción.

Si las empresas tienen el presupuesto, un paquete de botín para inscripciones es una tendencia emergente para atraer a los asistentes y darles la sensación familiar de asistir a un evento. Si coordina un evento con un presupuesto más pequeño, considere asociarse con un patrocinador para compartir artículos de marca para conectar a los asistentes, generar entusiasmo y aumentar el conocimiento general de la marca antes y después del evento.

3. Prepárate para el evento

Cree un hashtag y muestre la planificación y la preparación tras bambalinas para que los asistentes participen. A medida que se acerca la fecha, anime a los asistentes a participar en las redes sociales con el hashtag respondiendo con sus preparativos para el evento y lo emocionados que están por asistir.

Planifique para lo peor, pero espere lo mejor. Cree un plan de soporte técnico y tenga contenido de respaldo en caso de que un orador o anfitrión tenga problemas. Asegúrese de que haya un plan de solución de problemas técnicos para que los asistentes puedan consultar si tienen problemas. Un soporte de chat o un miembro del equipo dedicado para soporte técnico es una buena solución para asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas.

4. Aloje en la plataforma adecuada

Asegúrese de elegir la mejor plataforma de video que se ajuste al presupuesto, tenga el mejor servicio de transmisión, capacidades de eventos y funciones de informes. Establezca KPI para eventos virtuales para medir el ROI y use funciones de seguimiento para obtener la mejor información sobre los asistentes.

Guarde o grabe elementos clave del evento para compartir con los asistentes y los que no se presenten después para crear un recurso útil y continuar la conversación.

5. Seguimiento con los asistentes

El evento no finaliza por completo después de que el anfitrión cierra la sesión. Se necesita una estrategia de seguimiento para garantizar que los asistentes tengan una experiencia completa.

• Enviar un correo electrónico. Proporcione las diapositivas o la transcripción del evento más los recursos mencionados. Incluya una encuesta para obtener comentarios directos de los asistentes para mejorar otros eventos más adelante.
• Publicar en las redes sociales. Publique imágenes, citas o videos cortos del evento para mantener la conversación.
• Blog. Escriba sobre cómo fueron las cosas y cómo fue organizar un evento virtual. Incluya consejos para que otras personas los usen si quieren organizar un evento virtual; usted podría convertirse en un líder de pensamiento en la industria. Anime a los asistentes a escribir sobre lo que aprendieron en su sitio web o, si ha creado una conexión sólida, pídales que escriban para su sitio web.

Planifique con anticipación para tener éxito en el espacio de eventos virtuales

¡Uf, eso fue mucho! Un evento virtual exitoso requiere mucho tiempo, energía y planificación. Cada detalle, desde la invitación hasta el seguimiento, es importante al crear un evento virtual para que las marcas y los asistentes aprovechen al máximo.

Tómese unos minutos para informar a su equipo sobre cómo fueron las cosas, qué mejorar para la próxima vez y proporcione un informe sobre los análisis. Aprenda del compromiso para comprender mejor a su audiencia y tomar decisiones informadas para los eventos virtuales en el futuro.