Cómo la automatización de la contabilidad puede ayudar a las empresas en 2023

Publicado: 2022-11-23

Hoy en día, la mayoría de los contadores y empresas se han pasado a la automatización de la contabilidad. Con esta transición, la gestión de la contabilidad, el mantenimiento de registros financieros y el seguimiento de los datos de pérdidas y ganancias se han vuelto más fáciles.

Entonces, ¿qué es exactamente la automatización contable? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Y cómo puede beneficiar a su negocio? Aprendamos todo sobre la automatización en los procedimientos financieros y contables a continuación.

Tabla de contenido

¿Qué es la Automatización Contable?

La automatización contable es el procedimiento de automatización de operaciones financieras y contables clave con la ayuda de un software. Incluye la conciliación de cuentas, el cambio de datos financieros y la creación de estados contables.

Con el avance de la IA y la automatización de procesos robóticos (RPA) en los últimos años, la capacidad del software de contabilidad se ha expandido. Con estas tecnologías, las empresas pueden registrar y rastrear datos, automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, optimizar la auditoría, la elaboración de presupuestos, el procesamiento de facturas, etc. Con la automatización de la contabilidad, las empresas pueden ahorrar tiempo y concentrarse más en la planificación de presupuestos e inversiones y mejorar su eficiencia operativa. .

¿Cómo la automatización del proceso contable puede ayudar a las empresas?

Lectura sugerida: El futuro del software de contabilidad para automatizar las finanzas comerciales

Al automatizar todo el procedimiento contable, las empresas pueden beneficiarse de múltiples maneras, como:

Evite una crisis de flujo de efectivo: mantener manualmente un registro de todo el flujo de efectivo puede ser difícil. La automatización de la contabilidad elimina esta posibilidad al registrar con precisión cada transacción en efectivo y proporcionar su estado financiero. Además, también proporciona visibilidad sobre la cantidad de entrada de efectivo que se ha producido en el ejercicio en curso.
Ahorra tiempo: las soluciones de contabilidad simplifican la tarea de ingresar los detalles de la tarjeta de débito y crédito, y la información del cliente para los contadores. Además, estas soluciones procesan automáticamente los datos ingresados y generan informes de datos precisos. Además, estas herramientas crean balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etc., que ahorran un tiempo valioso.
Ofrece seguridad mejorada: el sistema de contabilidad automatizado utiliza varios protocolos de seguridad como el cifrado para mantener todos los datos y registros seguros contra los ataques cibernéticos. Además, le permite administrar los permisos para aquellos que pueden acceder a los datos para evitar el uso no autorizado.
Proporciona análisis de datos detallados: con el sistema de contabilidad automatizado, la recopilación y el análisis de datos se vuelven más fáciles. Las empresas pueden obtener datos e informes financieros rápidamente. Estos datos se pueden utilizar para encontrar discrepancias, errores de omisión, entradas duplicadas, errores de cálculo.
Cumplimiento normativo: en la contabilidad manual, el cumplimiento se basa completamente en el conocimiento y la experiencia del contador. Sin embargo, el software de contabilidad garantiza que cumpla con los requisitos al registrar y mantener los estados financieros según sus requisitos reglamentarios.

¿Cuáles son los beneficios del sistema de contabilidad automatizado?

Beneficio de la automatización de procesos contables

Las herramientas de contabilidad automatizadas ayudan a mantener la precisión de los datos, garantizan una recuperación de datos más rápida y reducen los costos. La automatización ayuda aún más con la preparación de registros de impuestos y el acceso a datos desde la nube. Además, ayuda a generar estados financieros sin errores y a cumplir con las normas. Veamos cada uno de ellos en detalle:

Precisión de los datos: puede haber errores de cálculo o detalles inexactos cuando los estados contables se crean manualmente. Por lo tanto, la contabilidad automatizada garantiza que los datos se hayan alimentado con precisión a través de la contabilidad financiera automatizada. Esto ayudará a crear estados financieros precisos.
Recuperación de datos más rápida: los datos financieros se pueden perder fácilmente cuando los datos se compilan manualmente. Sin embargo, cuando utiliza el software de automatización de contabilidad, todos sus datos financieros se almacenan en el servidor de la nube de forma segura. Por lo tanto, puede realizar copias de seguridad y recuperar datos rápidamente en caso de pérdida.
Reduce costos: con la automatización de la contabilidad, las empresas pueden automatizar las tareas cotidianas, como la contabilidad, el cálculo de impuestos, la creación de estados financieros, la conciliación de extractos bancarios, etc. Esto ayuda a las empresas a reducir los costos de papelería y personal, ya que todas las tareas se pueden completar con la solución.
Preparar registros para deducciones de impuestos: Mantener el registro de todos los gastos y recibos para las deducciones de impuestos es ajetreado. Con la automatización de los procesos contables, las transacciones se registrarán automáticamente para ser utilizadas al momento de presentar las declaraciones. Esto proporcionará información sobre todos los deducibles en un solo lugar.
Accesibilidad en la nube: la mayoría de las herramientas de automatización de la contabilidad ofrecen accesibilidad en la nube para almacenar todos los datos y documentos contables. Esto facilita la recuperación y ubicación de cualquier archivo por su nombre, fecha o tipo de datos, sin buscarlo manualmente. Además, también puede compartir archivos cifrados.

Lectura sugerida: ¿Cómo ayudará el software de contabilidad a aumentar la productividad?

¿Cuáles son los riesgos de la automatización contable?

La automatización de la contabilidad tiene beneficios sorprendentes. Sin embargo, algunos riesgos están asociados con él, como una interfaz complicada, un período de capacitación lento, una transferencia de datos compleja, etc. Las empresas también han sido testigos de fallas técnicas y problemas de seguridad al automatizar sus procedimientos contables.

Interfaz complicada: algunas soluciones de software de contabilidad tienen una interfaz compleja que puede ser difícil de aprender y navegar. Por lo tanto, los contadores comerciales pueden tardar en familiarizarse con la solución inicialmente.
Período de capacitación lento: la transición de la contabilidad manual a la automatizada requiere capacitación para que los empleados usen el sistema de contabilidad. Además, el período de capacitación diferiría de persona a persona en función de su capacidad, por lo que la implementación del software sería un poco lenta.
Problemas técnicos: con frecuencia se requiere soporte de TI para solucionar problemas que podrían dificultar el trabajo. Además, el servidor de software también podría ralentizarse, retrasando aún más el trabajo y afectando la accesibilidad de la base de datos.
Transferencia e integración de datos complejos: es posible que la solución pierda datos importantes durante la transferencia. Por lo tanto, creando discrepancias en los datos migrados. Además, no todo el software de contabilidad se puede integrar con el software existente, incluidos ERP, CRM, etc., para compartir datos.
Problemas de seguridad: aunque la automatización de la contabilidad utiliza varios protocolos de seguridad de datos, como el cifrado. Sin embargo, los datos siguen siendo propensos a la violación y los ataques de malware, lo que representa una amenaza para la seguridad de la información.

Lectura sugerida: ¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas para pagos rápidos?

Terminando

El cambio a la automatización de la contabilidad es inevitable y todas las empresas deben cambiar hacia una opción más competitiva. Esta transición de la automatización manual a la contabilidad ayudará a las empresas a mejorar su eficiencia operativa, mantener la precisión de los datos y cumplir con las normas. Libera a los contadores de la carga de realizar tareas mundanas para que puedan concentrarse más en la estrategia y la planificación financiera.

Además, la automatización de los procedimientos contables proporcionará informes financieros detallados que se pueden utilizar para analizar rápidamente el estado de crecimiento de una organización.

preguntas frecuentes

¿Qué entiende por automatización del proceso contable?
La automatización del procedimiento contable simplemente significa la gestión de todas las tareas contables y financieras a través de un software de contabilidad. Con él, puede registrar automáticamente cuentas por pagar y por cobrar, calcular impuestos, crear estados financieros, etc. Además, también proporciona análisis en tiempo real para verificar la salud financiera de su empresa.
¿La automatización se hará cargo de la contabilidad?
No, la automatización nunca se hará cargo de la contabilidad. En cambio, solo puede eliminar redundancias y errores. Los contadores pueden usarlo para verificar su entrada de efectivo, automatizar la contabilidad, calcular ganancias, generar informes financieros, etc.
¿Cómo afecta la automatización a la contabilidad?
La automatización de los procedimientos contables ha ayudado a las empresas a administrar sus tareas contables y financieras clave de manera eficiente. Además de eso, ayuda a las empresas a mantener sus datos contables a salvo de violaciones de datos. También simplifica la gestión del libro mayor, la gestión del flujo de caja, la gestión de facturas, etc.
¿Están los contadores a salvo de la automatización?
Sí, los contadores están a salvo de la automatización, ya que nunca los reemplazará. Sin embargo, solo simplificará sus tareas simplificando las funciones contables clave. Los contadores pueden utilizar los datos y los informes generados por el software para crear una estrategia financiera, encontrar cuellos de botella en el flujo de efectivo y más.
¿Se puede automatizar la auditoría?
Sí, la auditoría financiera se puede automatizar fácilmente con un sistema de contabilidad. Puede usarlo para agilizar sus procesos de auditoría y asegurarse de que su empresa cumpla con las normas y políticas internas de la industria.