¿Qué tan saludables son sus datos?

El diagnóstico: cosas ciegas

Mi esposa y yo comentamos sobre la “ceguera de las cosas”: la capacidad de “no ver” las cosas que dejamos tiradas por la casa. No se da cuenta de las gomas elásticas para el pelo que saca dondequiera que esté sentada. No me doy cuenta cuando dejo un par de alicates o un destornillador en un mostrador. Tal vez todos nos hayamos acostumbrado a la ubicuidad de esa cosa, o tal vez alguna voz interior nos esté diciendo que la vamos a necesitar nuevamente pronto, así que ¿por qué dejarla de lado? Cualquiera sea la razón, ninguno de ellos es consciente de que existe un problema con esa cosa que está ahí.

De manera similar, muchos de nuestros clientes acuden a nosotros con su propia versión de la ceguera, solo que se trata de sus datos. Han improvisado una colección de nombres, direcciones, notas, facturas y otros datos que sufren muchos problemas, pero no ven lo que tienen delante de sus narices. No es que nuestros clientes sean personas inherentemente desordenadas o que no les importe la calidad de sus datos; es sólo que han dejado de ver los peligros de hacer las cosas de forma desorganizada o incompleta.

Como consultores, nuestro trabajo es solucionar todo esto. Esto comienza con la comprensión de cómo las cosas llegaron a ser así en primer lugar. A continuación se muestran algunas de las cosas que buscamos.

Envejecer apesta

Los datos quedan obsoletos casi tan pronto como se ingresan. Las personas se mudan, cambian de oficina, obtienen nuevos números de teléfono y cambian de apellido. Y exactamente el cero por ciento de ellos se siente obligado a hacértelo saber. Peor aún, no pueden recordar a quién se lo han contado y a quién no, por lo que Elizabeth Cassiano, con quien usted hizo negocios hace tres meses, ahora es Elizabeth Cassiano-Blightly. O, posiblemente, Elizabeth Blightly. Te diré una cosa, descubrirás cómo encontrarla mientras espera al teléfono. O tal vez sea más fácil crear un nuevo registro de contacto y perder todo el historial que tenía en la versión antigua y única de Elizabeth. Tentador, pero muy confuso la próxima vez que llame.

La coherencia no es clave

La mayoría de las aplicaciones son bastante específicas en cuanto a los términos de búsqueda. Es una tarea extremadamente complicada para los programadores construir una "lógica difusa". Que significa "McKinley Ave". No es lo mismo que “McKinley Avenue”. Escriba cualquiera de estos en su totalidad y no encontrará el otro. Otro tipo de datos problemático común son los números de teléfono: a algunas personas les gusta escribir (xxx) xxx-xxxx, mientras que otras prefieren xxx-xxx-xxxx, o incluso xxx.xxx.xxxx si son del tipo artístico. En mi experiencia, es difícil enseñar y hacer cumplir un conjunto de reglas que la gente debe recordar para este tipo de cosas, aunque se puede hacer. Más sobre esto más adelante.

Simplemente póngalo en cualquier lugar

¿Qué haces cuando tienes dos números de teléfono y un campo de número de teléfono? Pues, pon el segundo donde puedas, claro. ¿Campo de notas? Seguro. ¿Campo de dirección de correo electrónico? ¿Por qué no? De todos modos, no tengo una dirección de correo electrónico para él. La gente podrá encontrarlo, ¿verdad? ¿Bien? ¿Hola? Todo es diversión y juegos hasta que necesitas buscar por ese número de teléfono y entonces tienes un problema real.

Saber el bien del mal

Si utiliza muchas aplicaciones para realizar sus tareas (Excel, Airtable y QuickBooks, por ejemplo), tendrá que ingresar información muchas veces. Nombre, dirección, información sobre el estado del trabajo, listas de piezas: todo lo que sea esencial para su negocio. Entonces digamos que tienes dos direcciones diferentes para una empresa y sabes que solo tiene una ubicación. ¿Cuál tiene razón? Es posible que tenga pistas o procesos superpuestos a sus datos que ayuden con esto. O puede que no. Las fechas de modificación siempre son útiles si todos los lugares donde almacena los mismos datos rastrean automáticamente esa información. Si incluso uno de estos no es así, no sabrás cuál es la versión más nueva. Este es un problema potencialmente costoso que puede provocar un cumplimiento incorrecto de los pedidos, incumplimiento de plazos, etc. Peor aún, es muy común. Otra forma en que se manifiesta este problema es cuando los usuarios ingresan más de un registro para una cosa (persona, ubicación, pedido, inventario) y nuevamente, puede resultar difícil saber cuál es la versión correcta o la más actualizada.

El pronóstico: visión 20-20

La noticia es buena. Los desarrolladores veteranos como yo tenemos experiencia no sólo en curar datos deteriorados como los descritos anteriormente, sino que somos aún mejores en la construcción de entornos limpios e integrados para albergarlos una vez que estén en buen estado. Estas son las claves para un almacenamiento de datos saludable.

En un sistema empresarial construido correctamente, sólo hay un lugar donde se almacena cada dato. El lema es "ingrese una vez, use muchas". En otras palabras, solo debe haber un registro de cliente por cliente. El nombre, la dirección, el número de teléfono, etc. del cliente deben almacenarse de manera que puedan aparecer dondequiera que sean necesarios, pero solo como referencia, no como información potencialmente conflictiva en dos partes diferentes de el sistema.

En un sistema empresarial construido correctamente, sólo hay un lugar donde se almacena cada dato. El lema es "ingrese una vez, use muchas". En otras palabras, solo debe haber un registro de Cliente por cliente. El nombre, la dirección, el número de teléfono, etc. del cliente deben almacenarse de manera que puedan aparecer dondequiera que sean necesarios, pero solo como referencia, no como información potencialmente conflictiva en dos partes diferentes de el sistema.

Asegurarse de que los datos se puedan encontrar fácilmente, utilizando herramientas de búsqueda sólidas que permitan variaciones en los resultados. No debe tener ninguna duda de que una búsqueda le dará una respuesta definitiva sobre si el registro existe y si es el correcto. Una vez que los haya encontrado, debería poder editar los datos fácilmente, lo que permitirá a los usuarios mantener todo actualizado y preciso.

Los datos deben permitir la posibilidad de que haya más de una de algunas cosas. Un ejemplo clásico son las personas que tienen más de un número de teléfono o varias direcciones de correo electrónico. Diseñamos cada sistema para permitir la entrada ilimitada de este tipo de datos, para evitar la mentalidad de "ponerlo en cualquier lugar".

La entrada de datos debería facilitar el cumplimiento de las reglas. Si siempre desea que los números de teléfono de EE. UU. de 10 dígitos sigan el formato (xxx) xxx-xxxx, los formatearemos por usted, independientemente de cómo los ingrese. Nadie tiene que recordar cómo se debe hacer: simplemente funciona.

Seguimiento cuidadoso de las modificaciones. Un buen sistema empresarial debe tener un registro de auditoría que rastree los cambios en los registros (qué se cambió, quién lo cambió y cuándo). Esto es de gran ayuda al intentar determinar si un registro está actualizado o no.

Elimine la necesidad de un grupo de aplicaciones independientes. Debería poder lograr todo lo que necesita con un sistema empresarial bien construido y diseñado a medida para satisfacer todas sus necesidades. Es posible que también tenga un sistema de contabilidad favorito o de uso requerido con el que trabajar, pero que se puede integrar para compartir información con el sistema empresarial, de modo que los dos estén estrechamente integrados y siempre sincronizados.

Mirando hacia el futuro

La migración de datos entre sistemas más antiguos como los descritos anteriormente suele ocurrir más adelante en el proceso de desarrollo. Cuando creamos una nueva aplicación, la planificamos con mucho cuidado para adaptarnos a las necesidades únicas de su empresa u organización. Tenemos la visión de ver el punto final de su nuevo sistema empresarial y podemos ayudarle a allanar el camino hacia una forma de hacer las cosas mejor, más funcional y que ahorre ingresos.