Cómo contratar a un asistente virtual ayuda a construir su negocio

Cuando empiezas tu negocio por primera vez, tú eres el negocio. Estás haciendo todas las tareas:

• Administrador – Propuestas
• Financiero – Contabilidad
• Sitio web: gráficos y copia
• Redes sociales: crear publicaciones y publicarlas

Hay muchos sistemas detrás de escena para un negocio. A medida que su negocio crece, su tiempo se emplea mejor trabajando en su área de especialización. ¿En cuanto a las cosas que no están en tu área de brillantez? Son tareas para delegar en un asistente virtual (VA).

Pero, ¿cómo hace la transición de hacerlo usted mismo a entregar los sistemas a otra persona? Crear un documento o video ahora que muestre cómo completa actualmente estas tareas lo ayuda a delegarlas más adelante. Eventualmente, estos procesos pueden incluirse en el manual de políticas y procedimientos de su negocio.

Aquí hay algunas tareas que son típicas de la mayoría de las empresas. Esta no es una lista comprensible. Elija uno de estos y documente su proceso para completarlo. Las herramientas que utilizo para documentar se describen más adelante en este artículo.

1. Administración
   una. Propuestas/Contratos
   b. Facturación
   C. Teneduría de libros
2. Sitio web
   una. Gráficos
   b. Copiar
   C. Actualizaciones de páginas en un sitio web
   d. Actualizaciones de software si WordPress
3. Publicaciones de blog
   una. Escrito
   b. Video
   i. Cómo se creó
   ii. Dónde alojar el video (generalmente Youtube)
   C. Con qué frecuencia se publica
   d. Gráficos
4. Redes sociales
   una. En qué redes sociales compartir
   b. Con qué frecuencia compartir
   C. Cómo compartir publicaciones de blog
   d. Fuentes de artículos externos para compartir

Aquí hay 2 ejemplos de procesos en su negocio que son fáciles de delegar si describe los pasos y establece las pautas. El objetivo de crear un blog efectivo y una publicación en las redes sociales es la consistencia de su marca en la apariencia: logotipo, colores, fuente, etc.

Ejemplo 1: Publique un blog en su sitio web.

1. Crea el Título del Blog
2. Crea la parte escrita o de video de la publicación del blog.
3. Si hay un video, agregue el contenido escrito para explicar el video.
4. Si no hay un video, busque o cree imágenes relacionadas con la publicación del blog; las imágenes son importantes para la legibilidad.
5. Inicie sesión en el Panel de control del sitio web
6. Navegue para agregar una nueva sección de blog (En WordPress: Publicaciones y Agregar nuevo)
7. Introduce el título
8. Verifique el slug de la URL; cámbielo si es necesario
9. Ingrese el texto y la(s) imagen(es)
10. Use diferentes tamaños de encabezado en varios puntos de la publicación
11. Agregue una llamada a la acción (CTA): descargue un lead magnet gratuito o reserve una breve llamada con usted
12. Agregue texto pidiendo a los lectores que comenten en el blog o envíen un comentario a través de las redes sociales
13. Agrega botones para compartir en redes sociales y pide a los lectores que compartan el artículo
14. Si usa el complemento Yoast en WordPress
    una. Decidir sobre la palabra clave de enfoque
    b. Fragmento de escritura (texto de vista previa breve que aparece en la búsqueda de Google)
    C. Asegúrate de tener 2 luces verdes para SEO y legibilidad
15. Obtenga una vista previa antes de publicar oficialmente la publicación
16. En WordPress, asegúrese de que el artículo se atribuya al propietario de la empresa o a la persona correcta.
17. Publicar el artículo

Si bien lo anterior puede parecer un poco abrumador, es factible delegar todo o parte del proceso. Asegúrese de que su VA comprenda completamente los pasos y pueda transmitir su marca. También es fundamental que apruebe todo el contenido antes de publicarlo.

El ejemplo n.° 2 es el proceso de creación y publicación de sus blogs, artículos seleccionados y citas en las redes sociales.

1. Tipo de contenido
   una. Enlaces para nuevas publicaciones de blog y/o videos de su sitio web o canales de redes sociales
   b. Enlaces a artículos seleccionados relacionados con su tema o tema que no son suyos
   i. ¿Cómo encuentra estos artículos: fuentes confiables, colegas, publicaciones de la industria?
   C. Cotizaciones
2. Cree imágenes para cada cita o enlace si es necesario
   a. Las imágenes de marca, especialmente para las citas, son reconocibles y muestran consistencia. (Ejemplo: mire el feed de Twitter de @Youpreneur. Todas las citas tienen un tema, el logotipo en la parte superior, todas las fuentes en mayúsculas en blanco y diferentes imágenes). ¡Eso es marca!
3. Escriba una copia que explique cada enlace (y para demostrar que leyó el artículo que no es suyo).
4. Abrir contenido/calendario editorial
5. Pegue enlaces en el calendario para que sepa qué publicar, cuándo y en qué canal
6. Programe publicaciones en su software de programación de redes sociales (los ejemplos son Buffer o Hootsuite)

El objetivo es crear un documento con pasos escritos detallados con imágenes que describan sus procesos. Luego, cualquiera puede seguir y hacer los pasos una vez que comience a delegar tareas.

Por ejemplo, aquí hay un ejemplo que muestra cómo documento un paso para agregar una nueva publicación de blog en el back-end de mi sitio web de WordPress.

1. Iniciar sesión en WordPress
2. Haz clic en Publicaciones
3. Haga clic en Agregar nuevo

Estas son las herramientas que utilizo para documentar un proceso en mi negocio.

• Microsoft Word o Google Docs: ambas herramientas permiten editar y compartir fácilmente su trabajo
• ¡Un estudiante universitario! Contraté a un estudiante universitario calle arriba. Grabé un video que mostraba un proceso y ella creó el documento de Word con los pasos y las imágenes según mi dirección.
• Jing por Techsmith. Es una herramienta gratuita y muy interesante. Tengo una pequeña burbuja amarilla en el borde de la pantalla de mi escritorio. Hago clic en el signo más y aparece una cruz en la que hago clic y arrastro desde la esquina superior izquierda hasta la esquina inferior derecha de la imagen que quiero capturar en mi pantalla. Hago clic en capturar para tomar la imagen. Luego puedo copiar y pegar la imagen capturada en Word o Google Docs. También puedo guardarlo en un archivo.

Puedo agregar flechas que indiquen dónde hacer clic o comentarios para describir un paso. Luego copia la captura de pantalla para que pueda pegarla en su documentación. Esto muestra cómo Jing puede proporcionar claramente una dirección, útil para delegar.

Algunos procesos serán administrativos y otros serán técnicos. De cualquier manera, cuando contrata un VA o necesita reemplazar su VA, al tomarse el tiempo para documentar cómo está completando las tareas, tiene un proceso que se puede seguir fácilmente.

Este nivel de claridad le permite delegar y olvidarse, confiando en que su VA entenderá cómo funciona su negocio. Tienes más tiempo para trabajar en tu negocio y no en tu negocio. Puedes trabajar con más clientes haciendo lo que más te gusta, ganar más dinero y ayudar a más personas.