Cómo pueden beneficiarse los bufetes de abogados al adoptar el software de firma electrónica en la nube

La industria legal se encuentra entre los mayores usuarios de papel debido a los enormes requisitos de documentación, autenticación y verificación. Redactar y firmar documentos legales es un proceso de varios pasos que requiere un flujo de documentos de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo.

Esto no solo hace que el proceso de firma sea tremendamente lento, sino que también tiene enormes implicaciones de costos. Ahí es donde la adopción del software Cloud eSignature parece una opción viable para los bufetes de abogados. En este artículo, hablaremos en detalle sobre cómo los bufetes de abogados pueden beneficiarse del software de firma electrónica en la nube.

El software de firma electrónica basado en la nube está alojado en un servidor remoto al que se puede acceder desde cualquier lugar y no requiere ningún hardware especializado. Elimina todas las limitaciones geográficas y técnicas asociadas con los procesos de firma tradicionales.

El uso de software de firma electrónica en la nube en lugar del proceso de documentación tradicional tiene muchas ventajas para los bufetes de abogados. Los bufetes de abogados pueden proteger los datos de los clientes con un cifrado sólido y agilizar todo el proceso de documentación.

Beneficios del software de firma electrónica en la nube para bufetes de abogados

Los beneficios de la firma electrónica para los bufetes de abogados son prácticamente ilimitados.

• Costos reducidos

Dejar de usar papel viene con muchos beneficios y se enfoca principalmente en reducir los costos de mantenimiento, lo que tiene un impacto positivo en el resultado final. Según la investigación, las empresas que adoptaron el software de firma electrónica pudieron reducir el costo total de manejo de documentos en un 85 %.

Ya no necesitan realizar múltiples impresiones y almacenarlas como documentos físicos. Además, para aquellos que desean experimentar un enfoque organizado, el software de firma electrónica con un plan de suscripción bien definido facilita a los usuarios planificar con anticipación y hacer las cosas en consecuencia.

• Comunicación mejorada basada en el cliente

Los documentos legales a menudo se atascan en el extremo del socio o del cliente cuando se comparten manualmente. El software de firma electrónica puede ser de gran ayuda para evitar tales retrasos debido a las barreras geográficas. El software ayuda a los bufetes de abogados a controlar las solicitudes de firma pendientes, realizar un seguimiento de los documentos enviados/recibidos y realizar modificaciones en los derechos de acceso.

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Los documentos judiciales, los acuerdos y los contratos se pueden firmar y compartir al instante con el software de firma electrónica. Además, las empresas pueden agregar formularios de tipo autoexplicativo en línea o libros de instrucciones junto con los documentos legales, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo a los clientes simultáneamente.

• Protección completa de los datos del cliente

Los problemas como el fraude de firmas y los documentos falsos son bastante comunes con los documentos legales, especialmente cuando se administran manualmente. Afortunadamente, la mayoría del software de firma electrónica cumple con estrictas medidas de seguridad para cuidar los documentos legales.

El software de gestión de firmas electrónicas basado en la nube CryptoESIGN es uno de esos ejemplos que pone a raya las ciberamenazas. La información almacenada en el software se aloja en un proveedor de servicios en la nube de primer nivel que tiene el acceso requerido, la red y la seguridad de la base de datos. La plataforma es compatible con configuraciones SSL, además de estar encriptada mediante tecnología de encriptación de 256 bits.

• El registro de auditoría mejorado aumenta la visibilidad de los documentos

La mayor parte del software de firma electrónica viene con capacidades de seguimiento mejoradas, lo que facilita que los bufetes de abogados obtengan la garantía adecuada de que los documentos están debidamente firmados por personas autorizadas. Eliminando así todas las posibilidades de falsificación no autorizada, manipulación de datos y acceso ilegal.

CryptoESIGN, con su función de seguimiento de auditoría integrada, facilita que los bufetes de abogados completen su papeleo de manera organizada. El software evita cualquier acceso no autorizado a los documentos mediante la creación de perfiles únicos de firmantes.

• Evita multas reglamentarias

Los bufetes de abogados son propensos a multas regulatorias debido a la naturaleza de la industria legal. Las fugas de datos y el incumplimiento podrían dar lugar a fuertes multas y sanciones no solo para los abogados sino también para sus clientes.

El hecho de que la mayoría de los documentos legales sean sometidos a un mayor escrutinio los hace más vulnerables a multas y sanciones. El software de firma electrónica ayuda a los bufetes de abogados a centrarse en áreas como la precisión de los datos, la puntualidad y los problemas de cumplimiento de antemano. Previene cualquier posibilidad de multas y sanciones reglamentarias.

• Archivos vacíos

Almacenar, administrar y recuperar documentos y documentos legales es una tarea engorrosa para las empresas legales. Cuanto más grande sea la operación de un bufete de abogados, más tendrá que gastar en almacenamiento, mantenimiento y mano de obra.

El software de firma digital basado en la nube permite a las empresas cargar cada documento en la base de datos centralizada y segura en la nube. Permite a los bufetes de abogados extraer fácilmente cualquier documento requerido, ahorrando tiempo, costos de almacenamiento y mano de obra.

Todo se almacena en la nube protegido bajo estrictas medidas de seguridad reconocidas internacionalmente y centros de datos adecuadamente alojados.

• Mejora la movilidad

El acceso remoto y la firma electrónica son probablemente las mayores ventajas del software de firma electrónica basado en la nube sobre la firma tradicional. El software Cloud eSignature ofrece acceso en línea, lo que permite a los abogados y clientes ver, firmar, compartir y verificar documentos legales en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Esto hace que el proceso de firma sea muy rápido, ya que el firmante puede firmar el documento desde cualquier lugar con Internet y un dispositivo. También elimina el costo de impresión, escaneo y mensajería.

Ultimas palabras

Los bufetes de abogados se están desplazando hacia oficinas sin papeles a una velocidad increíble. Esto se debe a que el software de firma electrónica en la nube ofrece docenas de ventajas sobre los sistemas de firma tradicionales. También supera todas las limitaciones del sistema tradicional, reduciendo costos y tiempo y aumentando la eficiencia y la seguridad.

Aunque el artículo habla sobre el beneficio económico, el mayor beneficio de usar el software de firma electrónica no se menciona en nuestra lista. Esto se debe a que tiene un propósito mayor que simplemente ahorrar tiempo y costos. Salvar árboles es el mayor beneficio que el software de firma digital en línea puede ofrecer a la humanidad.

Hoy en día, el software de firma electrónica basado en la nube es una práctica comercial estándar en la industria legal y no solo una herramienta. Todos los bufetes de abogados deben cambiar a un software de firma electrónica basado en la nube para lograr eficiencia, crecimiento, rentabilidad y tal vez incluso supervivencia.