La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas piensan en las copias de seguridad y la recuperación de datos haciéndose una simple pregunta:

¿Mantenemos copias de nuestros archivos más importantes?

Afortunadamente, la respuesta casi siempre es "sí". Y obviamente esto importa. Pero muy pocos de estos mismos dueños de negocios piensan en hacerse una pregunta igualmente importante:

¿Qué tan costoso sería realmente usar estas copias de seguridad?

Seamos realistas, cuanto más tiempo esté inactivo su negocio, más dinero saldrá volando por la puerta. En primer lugar, sus gastos de funcionamiento: alquiler, salarios, facturas. Todavía gastas ese dinero; simplemente no tienes nada que mostrar.

Sus otros costos (moral del equipo, relaciones con los clientes, estrés, impulso perdido y oportunidades) son más difíciles de medir. Y, sin embargo, esto también es dinero real que sale volando de su billetera.

La pérdida de datos es inevitable

Imagen: Markus Spiske en Unsplash

La simple verdad es que si su negocio debe seguir operando, en algún momento necesitará usar sus copias de seguridad.

Es difícil predecir cómo ocurrirá exactamente eso. Puede ser un rayo, un robo, malware, una falla de hardware o una competencia de tragos de cerveza en la sala de servidores que salió terriblemente mal. Pero como sea que suceda, no es una cuestión de si, sino de cuándo.

Y, sinceramente, perder tus datos siempre va a ser un asco. Pero, ¿será una crisis o simplemente una molestia? Eso depende principalmente de qué tan rápido pueda recuperarse.

La buena noticia es que usted puede tomar el control de esto. Así que echemos un vistazo más de cerca.

Copia de seguridad y recuperación de datos para su empresa

El sistema de copia de seguridad adecuado se reduce en gran medida a dos cosas:

• ¿Cuántos datos estás respaldando?
• ¿Cuánto cuesta cada hora de tiempo de inactividad?
  
  

Esto realmente se reduce a las matemáticas. Grandes cantidades de datos tardan más en transferirse, mientras que las horas más caras son... bueno... más caras. A medida que aumenta cada una de estas cosas, tiene más sentido cambiar a sistemas de copia de seguridad más grandes y sofisticados que puedan ayudarlo a volver al negocio más rápido.

Ambos números escalarán con el tamaño de una empresa. Una empresa más grande tiene más datos y pierde más efectivo con cada hora perdida.

Manos arriba: ¿a quién más se le ha muerto una computadora portátil mientras trabajaba independientemente desde casa? Me alegré de tener todos mis documentos sincronizados con el almacenamiento en la nube. Entonces, podría ir y comprar una computadora nueva, reinstalar mis aplicaciones y esperar media hora a que volvieran a aparecer mis documentos.

No es necesario que una empresa sea mucho más grande para que este mismo enfoque sea una idea terrible.

Imagine (o quizás no tenga que imaginarlo) que dirige una pequeña agencia de algún tipo. Tiene una pequeña oficina, una red cliente/servidor y tres personas trabajando para usted.

Si solo tuviera una copia de seguridad de sus documentos en el almacenamiento en la nube, podría reconfigurar el resto desde cero. Pero es mucho más trabajo que configurar una sola computadora portátil: también es un trabajo más especializado. Y estás pagando el alquiler y los salarios de todo un equipo mientras esperas. Realmente desea que sus estaciones de trabajo y servidores se respalden en su totalidad.

Hay otros factores más allá del número de personas en su negocio. Un publicista independiente y un editor de video independiente pueden tener gastos y tarifas por hora similares, pero el tipo de video hace malabarismos con muchos más datos. Un bar pequeño y exclusivo en la parte más lujosa de la ciudad puede no tener una tonelada de datos, pero fácilmente podría tener grandes sumas en juego en el tiempo de recuperación.

En el extremo, tienes empresas tecnológicas de miles de millones y billones de dólares. Tienen cantidades asombrosas de datos para respaldar y no pueden permitirse ni un segundo de tiempo de inactividad. No es raro que estos muchachos coloquen un disco duro gigante en el remolque de un camión y lo conduzcan por la carretera. Cuando maneja esa cantidad de datos, esa es la forma más rápida de enviarlos, literalmente por camión.

Imagen: Chantal Cadorette en Unsplash

Esta es solo la manera larga de decir que los sistemas correctos dependen enormemente de quién es usted. Con suerte, su negocio también se está construyendo y creciendo. Por lo tanto, debe volver a visitar esto cada uno o dos años a medida que sube de nivel.

Documentación y prueba de su procedimiento

Si su negocio es solo usted y su computadora portátil, su procedimiento de recuperación ante desastres puede ser tan simple que puede mantenerlo en su cabeza.

Para algo más grande, realmente desea un plan escrito, paso a paso, listo para funcionar. Si su técnico tiene que resolver esto después de que los excrementos hayan golpeado el aire acondicionado, las cosas deben tomar más tiempo. El estrés y la presión del tiempo de esta circunstancia a menudo también pueden significar que la comunicación no es perfecta y se pierden cosas.

Las copias de seguridad también deben probarse. Esta es la medida más real y precisa de su tiempo de recuperación y la mejor manera de darse cuenta de que ha superado sus sistemas antiguos.

Sin embargo, la razón principal para probarlos es verificar que la maldita cosa realmente funcione. De lo contrario, podría enterarse de algún problema catastrófico en el peor momento posible.

En teoría, es posible perder absolutamente todo en esta circunstancia. Pero es mucho más probable que un técnico talentoso pueda, de una forma u otra, volver a armar al menos la mayor parte. Sin embargo, eso podría llevar un tiempo.

Almacenamiento en el sitio y fuera del sitio

Las soluciones de copia de seguridad en la nube son populares por buenas razones: son asequibles, flexibles, convenientes y siguen ahí si ocurre algo catastrófico en toda su oficina.

Entonces, ¿por qué usar algo más? El problema principal es que todos estos datos se reducen a la velocidad de su conexión a Internet.

¿Es eso un problema? Eso depende de la velocidad de Internet y de la cantidad de datos que tengas. ¿Es como llenar un balde con una manguera de jardín? ¿O como llenar una piscina olímpica?

Por lo tanto, es posible que también desee una capa adicional en el sitio, como un almacenamiento conectado a la red. Por supuesto, también desea algún tipo de capa externa, en caso de que algo le suceda a la capa en el sitio o, de hecho, a toda la oficina.

¿Qué pasa con los arreglos provisionales?

Definitivamente ayuda si puede recuperar datos rápidamente después de perderlos. Pero, ¿qué pasa si hay algo más en el camino, como la pérdida total de su edificio? ¿Podrías hacer algún trabajo mientras tanto?

Esta es una de las cosas en las que pensamos cuando analizamos qué solución de copia de seguridad en la nube incluir como parte de nuestra oferta de servicios. Elegimos un proveedor que, con solo tocar un botón, pudiera hacer que el servidor de archivos estuviera disponible a través de Internet.

Entonces, cuando todo su edificio se incendia y de repente tiene que reagruparse en un espacio de trabajo conjunto, su equipo puede acceder a sus proyectos mientras maneja el seguro y mil millones de otros dolores de cabeza.

¿Es eso tan bueno como recuperar toda la oficina? Difícilmente. Pero es muchísimo mejor que pagarle al personal para que juegue mientras todo se reconstruye.

Almacenamiento de sombras

El mejor sistema de copia de seguridad del mundo sigue sin ser bueno si sus empleados guardan los archivos importantes en otro lugar por completo.

Este es generalmente un problema de comunicación y capacitación. Para muchas personas, guardar archivos en una memoria USB es un ritual familiar que entienden, mientras que guardarlos en una unidad de red puede parecer confuso y misterioso.

Pero también lo pone en una situación en la que simples fallas de hardware pueden significar tarifas de llamadas de emergencia para servicios especializados de recuperación de discos. O si los medios se pierden o se extravían, es posible que los archivos desaparezcan para siempre.

Esta es una cosa muy simple en realidad, pero es algo en lo que las pequeñas empresas se equivocan todo el tiempo.

Con suerte, sus copias de seguridad siempre serán aburridas

Las copias de seguridad suelen ser un tema seco y eso es algo bueno. Si aquí es donde se encuentra su cerebro durante una semana laboral normal, lo está haciendo mal. El enfoque del propietario de un negocio debe estar en las cosas que crean valor, dinero y crecimiento.

¿Pero si descuidas estas cosas por completo? Es posible que descubras que en realidad hay un mundo de experiencias emocionalmente ricas para explorar aquí, porque todo salió terriblemente mal.

¿La solución? Organizar. Cada uno o dos años, durante la parte más tranquila del año, haga que su técnico de TI revise y pruebe sus sistemas y procesos.

Luego continúe con el crecimiento de su negocio con la tranquilidad real de que está preparado para lo que suceda.

James Mawson es un nerd de la tecnología, los negocios y el Internet, con un gran interés en las tecnologías de código abierto, la comida china y los videojuegos de la vieja escuela. Es cofundador de DXM Tech Support, un pequeño equipo de servicios de TI con sede en Melbourne, Australia.