Cómo pagar a empleados remotos fuera del estado y mantenerse en cumplimiento

Tomar las mejores decisiones para su negocio puede significar contratar a alguien que vive en otro estado, acomodar a un miembro del personal que quiere mudarse o trasladar a un empleado a otro estado para expandir su base de clientes. Para cada empleado de fuera del estado en su nómina, deberá hacer un poco de trabajo preliminar para cumplir con las agencias impositivas y de empleo correspondientes. La siguiente guía puede ayudarlo a comenzar.

1. Empleados W-2 versus contratistas independientes

Este artículo se enfoca en los trabajadores remotos que califican como empleados W-2, no como contratistas independientes, pero es una distinción esencial que se debe hacer de inmediato. El IRS generalmente trata a los trabajadores como contratistas independientes si controlan cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo, y si el empleador solo dirige el resultado deseado del trabajo. De lo contrario, es un empleado W-2.

Tenga en cuenta que esta no es una definición simple, y el trabajo remoto puede crear áreas grises. Pero la respuesta determinará si su empresa retiene los impuestos estatales sobre la renta y paga el Seguro Social, Medicare y el impuesto de desempleo. Por lo general, las empresas no están obligadas a retener o pagar impuestos sobre los salarios a los contratistas independientes, pero deben hacerlo para los empleados W-2.

La página de contratistas o empleados independientes del IRS describe 3 categorías amplias: control de comportamiento, control financiero y tipo de relación, para ayudarlo a elegir la clasificación de trabajador correcta. Además, las leyes estatales pueden afectar la forma en que clasifica y paga a sus trabajadores. El Proyecto de Ley 5 de la Asamblea de California (AB5), por ejemplo, dificulta que las empresas clasifiquen a los trabajadores como contratistas independientes.

2. Estado de trabajo versus estado de residencia para trabajadores remotos

Una vez que esté seguro de que su trabajador remoto califica como empleado W-2, es hora de determinar dónde trabaja y dónde vive su empleado remoto. Un empleado remoto puede residir en un estado y viajar para trabajar en otro, pero normalmente deberá retener y declarar impuestos en el estado donde trabaja su empleado remoto. Si su empresa tiene su sede en Washington y tiene un empleado remoto que trabaja en California y vive en Nevada, por ejemplo, retendría el impuesto sobre la renta del empleado y pagaría el impuesto estatal de desempleo en California.

Puede basar su retención de impuestos en la ubicación de trabajo autoinformada de su empleado si su respuesta es razonable. Sin embargo, hay algunas posibles excepciones a considerar, incluidos los acuerdos recíprocos entre estados y reglas de minimis o de exención.

Acuerdos recíprocos

Los acuerdos recíprocos son entre 2 estados vecinos que permiten a los residentes de un estado solicitar la exención de la retención de impuestos en el otro estado (recíproco). Los acuerdos recíprocos evitan que los trabajadores presenten múltiples declaraciones de impuestos estatales. Si el estado de trabajo y el estado de residencia de su empleado tienen un acuerdo recíproco, usted retendrá y declarará impuestos solo en su estado de residencia.

Sin embargo, la reciprocidad no es un concepto automático. Los empleados deben solicitar que retenga impuestos en su estado de origen en lugar de en su estado de trabajo. Cuando su empleado le proporcione su formulario de exención de impuestos estatal, deje de retener impuestos para su estado de trabajo y comience a retener impuestos para su estado de origen. Mantenga estos certificados de exención de impuestos estatales archivados en sus registros comerciales en caso de que el estado laboral de su empleado audite su negocio.

Reglas de minimis o de exención

Si su empleado residente en el estado está trabajando en otro estado de manera muy limitada, es posible que no esté sujeto a los impuestos sobre la renta del otro estado. Las reglas de minimis o de exención definen un umbral (como la cantidad máxima de días trabajados en el estado o la cantidad en dólares de los ingresos del trabajo) que, cuando se excede, requiere que un empleador comience a retener impuestos estatales.

La mayoría de los empleados que trabajan en un estado superan remotamente los umbrales de minimis, y las leyes pueden variar mucho de una jurisdicción a otra. Por lo tanto, es esencial ponerse en contacto con el departamento de impuestos del estado en el lugar de trabajo de su empleado para obtener orientación específica del estado.

3. Buscar orientación profesional

La gestión de la nómina de los empleados que trabajan y viven en otros lugares puede ser el aspecto más complejo de la creación de un equipo remoto. Afortunadamente, existen servicios profesionales que pueden ayudar.

Proveedores de Nómina

Los proveedores de nómina pueden ayudar a su empresa a cumplir con las leyes de impuestos sobre la nómina y presentar declaraciones de retención de impuestos. La automatización de su proceso de nómina también lo ayuda a pagar la cantidad correcta de impuestos y evitar perder fechas de vencimiento importantes. La mayoría de los proveedores de nómina le pedirán que se registre en el Departamento de Trabajo y obtenga su número de identificación fiscal laboral para que puedan retener y remitir impuestos como su representante.

CPA o profesionales de impuestos

Tener un empleado que trabaje regularmente en un estado suele ser suficiente para activar las reglas del nexo de "presencia física", aunque las pautas pueden variar de un estado a otro. Nexus es cuando su empresa tiene una conexión lo suficientemente fuerte con otro estado para ser responsable de sus impuestos sobre la renta y las ventas.

Visitar el sitio web del Departamento de Ingresos en el estado de trabajo de su empleado puede brindar algunas respuestas, pero si su negocio tiene o no un nexo es probablemente una pregunta compleja, y podría incluir la necesidad de registrarse como un negocio extranjero y designar un agente registrado en el estado donde su empleado remoto trabaja. Reunirse con su profesional de impuestos o CPA puede ayudarlo a comprender y mantenerse al tanto de sus obligaciones de registro e impuestos.

4. Leyes laborales locales

También es importante conocer las leyes laborales locales en la jurisdicción donde trabaja su empleado remoto, como los requisitos de salario mínimo y los descansos obligatorios. La Guía del empleador del Departamento de Trabajo es un excelente recurso sobre este tema.

El estado donde trabaja su empleado remoto probablemente requerirá que se registre para el seguro de desempleo a través del programa estatal de seguro de desempleo. El no hacerlo podría exponer a su empresa a multas y cargos por incumplimiento de las leyes de seguro de desempleo del estado.

Casi todos los estados exigen que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores, que protege a su empleado en caso de lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. Puede inscribirse a través de un proveedor comercial o del programa de seguro de compensación para trabajadores de su estado. Para obtener más información, comuníquese con el funcionario de compensación para trabajadores en el estado donde su empleado estará en el trabajo.