Cómo la tecnología está cambiando la gestión de las instalaciones hospitalarias tal como la conocemos

La Asociación Estadounidense de Hospitales informa que los gastos hospitalarios aumentaron un 17,5 % entre 2019 y 2022, mientras que los reembolsos de Medicare se quedaron muy atrás, con un crecimiento de solo un 7,5 %.

Dada esta desafortunada situación, las organizaciones de atención médica deben asumir la responsabilidad de reducir los costos sin sobrecargar a su personal médico y administrativo, que ya tiene demasiado en su plato. Una forma de reducir los gastos es implementar una solución de administración de instalaciones hospitalarias que mejorará tanto las operaciones internas como la atención al paciente.

Las empresas de desarrollo de software para hospitales ofrecen diferentes tipos de herramientas listas para usar y personalizadas que pueden abordar sus necesidades únicas. Y a las organizaciones de atención médica parece encantarles. Se pronostica que el mercado global de administración de instalaciones de atención médica alcance los $ 8.3 mil millones para 2026 después de haber sido valorado en $ 6 mil millones en 2021.

Este artículo explica en qué consiste la gestión de instalaciones hospitalarias, presenta siete interesantes formas en las que la tecnología puede mejorar sus operaciones y ofrece una breve guía sobre cómo proceder con la implementación.

¿Qué tareas comprende la gestión de instalaciones hospitalarias en 2023?

La gestión de los establecimientos de salud tiene como objetivo mantener un entorno que ayude a los miembros del personal a rendir al máximo mientras mejora la experiencia del paciente. El concepto comprende una amplia gama de tareas, incluida la gestión de equipos, el cuidado de los empleados, asegurarse de que las instalaciones estén limpias y seguras y supervisar el presupuesto. En muchas organizaciones de atención médica, los gerentes de las instalaciones también son responsables de las relaciones públicas, el marketing y el cumplimiento.

Básicamente, esta disciplina es responsable de todas las actividades no clínicas realizadas en las organizaciones de atención médica.

Aquí hay una lista de las tareas clave asociadas con la gestión de instalaciones hospitalarias:

• Mantener la comodidad y privacidad del paciente
• Simplificando la navegación para el personal y los visitantes
• Coordinar el uso de los equipos.
• Asumir la compra, instalación y mantenimiento de equipos
• Renovaciones de edificios, que incluyen la selección de contratistas y el seguimiento de su trabajo.
• Tomar medidas para hacer cumplir la seguridad del hospital, incluida la evaluación periódica del edificio para detectar riesgos de incendio y otros
• Colocación de protocolos para situaciones de emergencia, como la liberación de desechos peligrosos y la propagación de infecciones.
• Garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones gubernamentales y locales, como las políticas de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades
• Manejar las finanzas, incluida la presentación del presupuesto de operaciones y el cumplimiento de este, la priorización de inversiones, la negociación de acuerdos de servicios.
• Comercialización del hospital y sus servicios.
• Elaboración de estrategias para mejorar la experiencia de pacientes y empleados

Investiguemos cómo la tecnología ayuda a mejorar o automatizar por completo estos procesos, reduciendo la carga del trabajo administrativo para las organizaciones de atención médica.

7 formas en que la tecnología está transformando la gestión de las instalaciones sanitarias tal como la conocemos

Aquí hay siete ejemplos principales de cómo la tecnología de administración de instalaciones hospitalarias puede ayudar a su organización de atención médica.

1. Transformando la gestión de activos
2. Habilitación del mantenimiento predictivo
3. Optimización del consumo de energía
4. Optimización de la automatización de procesos
5. Facilitar el análisis de datos de atención médica
6. Mejorar la atención al paciente
7. Garantizar el cumplimiento de las normas y políticas.

Transformando la gestión de activos

La tecnología puede ayudar a los gerentes de las instalaciones hospitalarias a manejar tanto al personal como al equipo de manera efectiva. A continuación, encontrará varios ejemplos de hospitales que aprovecharon tecnologías de vanguardia, como el Internet de las cosas y la inteligencia artificial, para optimizar sus operaciones.

Gestión de equipos

La encuesta de NutrsingTime.net informó que las enfermeras tienden a perder alrededor de 40 horas por mes buscando equipos perdidos; en el 16% de los casos no logran localizarlo. Los hospitales pueden incorporar diferentes tipos de rastreadores, como etiquetas GPS y Bluetooth, en desfibriladores, carros médicos y cualquier otro equipo para recuperar información sobre el paradero del equipo de los sistemas de TI de atención médica en tiempo real.

Como beneficio adicional, esta práctica también reducirá los robos. Las investigaciones muestran que entre el 10 % y el 20 % de los activos médicos se roban durante su ciclo de vida, lo que promedia una pérdida de $3000 por artículo.

Existen varias soluciones de administración de instalaciones listas para usar para hospitales que pueden ayudarlo con el seguimiento de equipos. Un ejemplo es Asset Panda, con sede en Texas. La empresa creó una solución de monitoreo de dispositivos e inventario médico que rastrea la ubicación del equipo, muestra su condición y dónde se implementó, y programa el mantenimiento cuando es necesario. Los administradores de hospitales pueden agregar tantos usuarios como deseen mientras habilitan el acceso basado en roles a los activos.

Administración de personal

La tecnología de gestión de instalaciones sanitarias impulsada por soluciones de IA para hospitales puede ayudar a distribuir uniformemente la carga de trabajo entre el personal médico, teniendo en cuenta sus preferencias y capacidades.

Un equipo de investigación del Instituto de Tecnología de Massachusetts construyó un robot de IA que podría asignar cuidadores a diferentes procedimientos médicos y pacientes. Esta solución se probó en la sala de trabajo de parto y parto. El personal aceptó el 90 % de las recomendaciones de la herramienta y atestiguó su éxito en la creación de una carga de trabajo más pareja de la que podrían lograr con una asignación manual.

Puede encontrar más ejemplos de cómo la IA beneficia al sector de la salud en el artículo de nuestro blog.

Habilitación del mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo consiste en confiar en los sensores de Internet de las cosas (IoT) y las técnicas de análisis de datos para detectar cualquier anomalía en un equipo antes de que comience a funcionar mal. Ante los primeros signos de defectos, el administrador del dispositivo puede realizar el mantenimiento en un momento conveniente para evitar una avería.

Las empresas de desarrollo de IoT para hospitales ofrecen sensores y el software correspondiente para recopilar datos sobre el consumo de energía, la temperatura y más. Estos datos se analizan para detectar anomalías, como vibraciones excesivas, que pueden deberse a una sobrecarga de la máquina, pero también pueden ser un indicador temprano de una rotura. Este enfoque de mantenimiento evita fallas inesperadas en los dispositivos, lo que puede resultar en malos resultados para los pacientes, litigios y daños a la reputación.

Un equipo de investigadores en los Emiratos Árabes Unidos desarrolló un enfoque para el mantenimiento predictivo impulsado por IoT y lo probó en un analizador de inmunoensayo Vitros en un hospital local. La causa principal de la rotura de este dispositivo es el deslizamiento de la correa del brazo dosificador cuando la correa está desgastada. Es posible detectar los primeros signos de deterioro de la correa analizando las señales de vibración. Entonces, los investigadores recolectaron datos de vibración y los analizaron con algoritmos ML para detectar cualquier evidencia de mal funcionamiento. Este experimento resultó en un ahorro del 25% en los costos de mantenimiento del dispositivo.

Optimización del consumo de energía

A diferencia de los edificios residenciales y comerciales, los hospitales funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y consumen alrededor de 2,5 veces más electricidad que otros establecimientos del mismo tamaño.

La tecnología de administración de instalaciones hospitalarias, como la IA, el análisis de datos y la computación en la nube, puede ayudar a reducir significativamente la factura de electricidad de las siguientes maneras:

• El análisis de datos puede identificar áreas de energía desperdiciada y recomendar optimizaciones.
• Los algoritmos de aprendizaje automático se pueden entrenar para predecir las demandas de energía en función de los datos de uso históricos, la información del edificio, el clima y otros parámetros relevantes. Esto permite a los hospitales prepararse en caso de un aumento de la demanda y tal vez reducir el uso de energía en otras áreas durante ese período de tiempo.
• Algunas tecnologías pueden reducir el consumo de energía con solo implementarlas. Por ejemplo, los estudios muestran que las organizaciones pueden lograr casi un 80 % de ahorro de energía al mover su carga de trabajo a la nube en lugar de mantenerla en las instalaciones.

Un ejemplo de la aplicación de la tecnología de gestión de instalaciones hospitalarias al consumo de energía proviene del Desafío de innovación ENGIE x NTU en Singapur, donde los participantes obtuvieron acceso a un hospital local para encontrar una solución de optimización de energía en el transcurso de ocho meses.

Los ganadores implementaron sensores de múltiples variantes para capturar datos sobre los parámetros de ocupación de la habitación, como el dióxido de carbono y la humedad, analizarlos utilizando algoritmos de aprendizaje automático y controlar el aire acondicionado en consecuencia. El equipo logró reducir el consumo de energía en un 20 %.

Optimización de la automatización de procesos

La automatización robótica de procesos (RPA) tiene muchos beneficios en el cuidado de la salud. Estas son algunas de las aplicaciones clave de esta tecnología en el contexto de la gestión de instalaciones hospitalarias:

• Agilización de la facturación y los pagos. Los bots RPA pueden ayudar al personal en la codificación médica y la preparación de reclamos de seguros.
• Facilitar el intercambio de datos. Las herramientas RPA pueden monitorear que el intercambio de datos entre diferentes instalaciones de atención médica se adhiera a los protocolos de privacidad de datos y tenga derechos de acceso estrictos.
• Manejo de inventario. Esta tecnología puede monitorear la ubicación y el uso de diferentes herramientas médicas. Incluso se aplica en el seguimiento de órganos para facilitar los procedimientos de trasplante de órganos.
• Ayudar en el reclutamiento y la incorporación. Los bots pueden ayudar a detectar a los candidatos adecuados y guiarlos a través de los procesos de incorporación, aliviando la carga de recursos humanos.

Por ejemplo, ApprioHelth, con sede en EE. UU., implementó la solución RPA de UiPath mejorada con inteligencia artificial y visión por computadora para facilitar el manejo de reclamos de seguros. Esta herramienta automatiza la captura de datos y el ingreso en los campos correspondientes del formulario de solicitud. Incluso puede extraer texto de las imágenes. Esta solución produjo una reducción del 96 % en la acumulación de reclamaciones de seguros.

Facilitar el análisis de datos de atención médica

Big data tiene muchas aplicaciones en el campo de la medicina. Esto incluye ayudar en el tratamiento del cáncer, mitigar los riesgos de hospitalización, ayudar a los pacientes con problemas mentales y más.

En el contexto de la gestión de instalaciones hospitalarias, las herramientas de análisis de big data pueden ayudar con la planificación estratégica, ya que permiten a los gerentes comprender las necesidades y motivaciones del personal médico. La analítica también puede predecir cuándo debe estar presente un miembro superior del personal para consultar a los colegas más jóvenes, y puede ayudar a diseñar planes de capacitación y desarrollo, ya que monitorea el desempeño de los empleados.

Las herramientas de análisis de datos también pueden ayudar a asignar mejor las instalaciones hospitalarias. Por ejemplo, Texas Children's Hospital se basó en una solución de visualización de espacios basada en análisis para identificar las salas de práctica disponibles y asignarlas a las citas. La herramienta procesa los datos de las citas para estimar la demanda de habitaciones y encuentra habitaciones vacías que cumplan con estas condiciones. Gracias a esta solución, el hospital pudo programar 550 citas adicionales, lo que sumó $86,000 a sus ingresos en solo seis meses.

Mejora de la experiencia del paciente

La tecnología de administración de instalaciones hospitalarias también puede mejorar la atención al paciente mientras quita la carga del personal médico y las instalaciones. Esto es lo que puede hacer:

• Predecir cuántos pacientes esperar en un hospital en un día determinado, lo que ayuda con la dotación de personal y ahorra a los pacientes la espera.
• Aliviando la carga administrativa en torno a las visitas al médico, ya que la tecnología ayuda a los pacientes a programar citas, envía recordatorios y ayuda a los visitantes a navegar por las instalaciones en lugar de tener que llamar a alguien para pedir direcciones.
• Atención posterior al alta, como el envío de recordatorios automáticos de la ingesta de medicamentos, la distribución de encuestas de bienestar y el análisis de los resultados sin abrumar a los médicos y enfermeras.
• Habilitación de la atención virtual y el seguimiento remoto de pacientes, ya que los pacientes no necesitan estar físicamente presentes en el hospital para recibir consultas. Los pacientes están felices de quedarse en casa y el hospital no está sobrecargado.

Aunque las soluciones de telesalud no suelen clasificarse dentro de la tecnología de administración de instalaciones hospitalarias, se puede argumentar que mejoran la atención al paciente sin poner una carga adicional en las instalaciones de la clínica. Y permiten a los médicos consultar a los pacientes, a los que de otro modo no llegarían. Por ejemplo, el Aravind Eye Hospital ubicado en India abrió cinco centros con tecnología de TI en áreas rurales para realizar sesiones de telemedicina con personas que no podían llegar al hospital. Gracias a esta configuración, más del 90% de los pacientes recibieron una atención adecuada sin desplazamientos.

Garantizar el cumplimiento de las normas y políticas.

El cumplimiento es extremadamente importante en el sector de la salud y es una de las responsabilidades del gerente de una instalación hospitalaria. Dependiendo de su país de operaciones, existen diferentes regulaciones de cumplimiento que se deben cumplir. En los EE. UU., el sector médico se rige por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA). Y además de las regulaciones nacionales, cada hospital tiene su propio conjunto de políticas que las soluciones de administración de instalaciones médicas también pueden ayudar a hacer cumplir.

La tecnología, como la IA y sus subtipos, puede aumentar el cumplimiento de las siguientes maneras:

• Seguimiento de actualizaciones en normas y reglamentos de salud. Las leyes de cumplimiento tienden a cambiar rápidamente y los hospitales no pueden darse el lujo de quedarse atrás. Las soluciones impulsadas por IA pueden monitorear las regulaciones e informar sobre cualquier cambio.
• Controlar el acceso a los datos. La privacidad de los datos es una gran preocupación para las instituciones médicas, y las herramientas de inteligencia artificial pueden garantizar que solo las partes autorizadas tengan acceso a la información del paciente.
• Prevención de violaciones de datos. AI puede monitorear continuamente el software del hospital en busca de vulnerabilidades de seguridad. También puede monitorear contraseñas y guiar a los usuarios a seleccionar opciones que son difíciles de hackear.
• Simplificación de la acreditación de los empleados. Existen soluciones de software de gestión de credenciales listas para usar que pueden realizar un seguimiento y verificar las calificaciones del personal, incluidos sus títulos universitarios y cualquier capacitación que hayan recibido posteriormente.
• Seguimiento de visitantes . Este tipo de solución puede ayudar a rastrear el número de visitantes en un momento dado para permanecer dentro de los límites impuestos por el hospital y el gobierno.
• Gestión de incidencias . Algunas soluciones de software para el cuidado de la salud pueden capturar incidentes o casi incidentes, analizarlos para determinar la causa y monitorear la mejora.

Un ejemplo de solución de informes y gestión de incidentes proviene de symplr. Con sede en Houston, symplr utiliza tecnología para mejorar las operaciones de atención médica. La empresa ofrece una solución que permite que los hospitales evalúen y mitiguen los riesgos operativos y financieros que conllevaría el incumplimiento de las reglamentaciones cambiantes. La empresa afirma que con la ayuda de su software, los gerentes dedicarán un 45 % menos de tiempo a controlar los problemas de cumplimiento.

Cómo abordar una revisión de gestión de instalaciones hospitalarias

Los siguientes pasos pueden guiarlo a través de la implementación de tecnología de administración de instalaciones médicas:

• Determine qué necesidades organizativas desea abordar. ¿Está considerando monitorear equipos, mejorar la eficiencia energética, mejorar el cumplimiento o habilitar el mantenimiento predictivo? Escriba lo que desea cubrir, priorice esta lista y elija la tecnología más adecuada en consecuencia.
• Además de los casos de uso, considere otros factores, como la escalabilidad, la facilidad de uso, qué tan bien se integrará con su sistema existente, etc.
• Desarrollar la estrategia general. Identifique a las partes interesadas clave y determine cómo involucrarlas, asigne personas y presupuesto, y determine cómo medirá el éxito.
• Realizar una prueba piloto. Experimentar con la tecnología revelará:

— ¿Cómo funcionan juntos los diferentes sistemas, especialmente si se trata de equipos heredados?

— ¿Puede su infraestructura manejar la nueva carga?

— ¿La nueva solución incorpora todos los flujos de negocio correspondientes?

— ¿Todos los usuarios se sienten cómodos con las nuevas herramientas?

• Ofrecer formación y educación. Es posible que los gerentes de las instalaciones hospitalarias no estén familiarizados con este tipo de herramientas, y es mejor ofrecer capacitación formal en lugar de esperar que los empleados aprendan de forma independiente. Si encuentran que las nuevas herramientas son difíciles de usar, no estarán ansiosos por adoptarlas.
• Cree una estrategia de gestión de datos. Las soluciones de gestión de instalaciones para hospitales tienden a generar grandes cantidades de datos, especialmente cuando se trata de IoT. Necesitará un sistema que pueda almacenar y procesar toda esta información.

Además, dependiendo de la tecnología que elija, puede encontrar diferentes desafíos asociados con su implementación. Nuestro blog detalla los desafíos de implementación de IA, los desafíos relacionados con RPA y los problemas asociados con big data para ayudarlo a navegar a través de la transformación.

¿Sigues dudando en continuar?

A medida que la tecnología se vuelve más poderosa, permite a los administradores de las instalaciones de los hospitales lograr más con menos recursos y en menos tiempo. Ya no hay que andar buscando equipos, perder horas en tareas manuales triviales y recibir multas por perderse las últimas actualizaciones de normativas. Si esto todavía sucede en su práctica, puede parecer aceptable en este momento, pero en un futuro cercano, será difícil competir con instalaciones más expertas en tecnología.

No tienes que dar ningún paso radical ahora. Puede comenzar con uno o dos casos de uso, como el seguimiento de equipos, y escalar desde allí. Si desea trabajar con una solución básica de administración de instalaciones hospitalarias lista para usar, podemos ayudarlo a integrarla en sus flujos de trabajo y personalizarla si es necesario. Y si está interesado en implementar algo más completo, podemos configurarlo con sensores IoT, construir y entrenar algoritmos de IA, desarrollar análisis de datos y herramientas de generación de informes que le brindarán una vista de 360 ​​grados de sus operaciones y más.

Y no dude en comunicarse si tiene alguna pregunta. ¿Está considerando optimizar sus operaciones con tecnología de administración de instalaciones hospitalarias? ¡Ponerse en contacto! Lo ayudaremos a elegir la tecnología adecuada, implementar el software e integrar la solución final en su sistema.

Publicado originalmente en https://itrexgroup.com el 6 de junio de 2023.