6 consejos para convertirse en un comunicador efectivo

Ser un comunicador efectivo es una habilidad que los emprendedores exitosos dominan. Tiene mucho peso en las relaciones comerciales y las empresas que demuestran una comunicación efectiva tienen una tasa de rotación de empleados un 50 por ciento más baja.

Las empresas que se esfuerzan por garantizar una comunicación efectiva y positiva no solo evitan estos costos sino que ponen esos dígitos en la columna positiva al estimular la motivación y la productividad. En realidad, las empresas cuyos gerentes son comunicadores efectivos ven un 47 por ciento más de retorno para los accionistas que las empresas con malas habilidades de comunicación.

Entonces, ¿qué constituye una buena comunicación y cómo puede mejorar en ella? Aquí hay algunos consejos:

Entregue mensajes claros y unívocos

La claridad es esencial en la comunicación. No utilice un lenguaje demasiado complicado o de jerga cuando transmita información. Haga su mensaje corto y al punto. No intente rellenar un mensaje o una reunión con demasiadas ideas. En su lugar, piensa en un punto central que quieras comunicar.

Una buena manera de asegurarse de que su mensaje sea claro es pensar en su objetivo. ¿Cuál es la conclusión de su mensaje? ¿Está claramente establecido? ¿Podría haber lugar para la confusión? Si es así, reconsidere su redacción.

Tenga reuniones productivas siguiendo estos tres consejos

Todo el mundo ha estado en malas reuniones antes. Del tipo que se prolonga innecesariamente, se convierte en sesiones de quejas o no tiene objetivos claros o establecidos. Este tipo de reuniones son una pérdida de tiempo y, de hecho, pueden provocar conflictos y frustraciones entre el personal en lugar de fomentar una comunicación productiva para ayudar a alcanzar las próximas metas.

Tener mejores reuniones al:

• Haciéndolos cortos . Una hora es demasiado para la mayoría de las reuniones. Trate de reducir a media hora o incluso veinte minutos. Esto le permite abordar un problema específico de manera eficiente en lugar de intentar abordar varios problemas diferentes de manera ineficiente.

• Uso de visuales . Los elementos visuales, como fotos, videos, tablas y gráficos, pueden ayudar a resaltar un punto. Decirle a su equipo que la competencia está por delante en ventas por $ 200,000 tiene un impacto, pero mostrarles cómo se ve esa comparación en un gráfico puede hacerles comprender el tamaño de la brecha que debe abordarse.

• Usa métricas . Bob Parsons, el fundador de GoDaddy dice: "Todo lo que se mide y se observa, mejora". Compartir métricas relevantes ayuda a los empleados a comprender el contexto de su trabajo y el valor de sus esfuerzos. También ayuda en la motivación y el establecimiento de objetivos.

Utilice las herramientas de comunicación adecuadas

La comunicación se puede mejorar introduciendo diferentes herramientas en el flujo diario. Solo asegúrese de identificar sus requisitos para los procesos de comunicación y encuentre las soluciones adecuadas, aquellas que satisfagan sus necesidades a la perfección. Por ejemplo:

• ¿Necesita compartir maquetas, diagramas de flujo, mapas mentales, etc. con su equipo y permitirles acceder a la misma información sin importar su ubicación? Luego pruebe una herramienta colaborativa que le permita crear diagramas que puede compartir con cualquiera.

Creately puede ser una excelente opción: sus comentarios y funciones de hilos de discusión promueven la creación de equipos y ayudan en el desarrollo de proyectos grupales.

• Tiene miembros del equipo remotos o no puede tener reuniones cara a cara con regularidad por algún motivo. Posible solución: el software de reuniones virtuales que ofrece funciones como correo electrónico o mensajería instantánea, lo que brinda al personal más opciones sobre cuándo y dónde pueden asistir a las reuniones.

Eche un vistazo a GoToMeeting: también le permite iniciar la reunión desde Microsoft Office y enviar grabaciones de la reunión después, para que todos puedan tenerla como referencia.

• ¿Necesita compartir inmediatamente documentos y archivos almacenados en diferentes lugares? ¿Quieres tener chats grupales y conversaciones privadas uno a uno? ¿Quiere poder extraer cualquier archivo del archivo al instante?

Supongo que la respuesta a todas esas preguntas es sí. Entonces adelante con Slack, una solución de lugar de trabajo digital para pequeñas y grandes empresas. Esta herramienta te permite aglutinar todas tus conversaciones, sistematizar tareas y agilizar la comunicación del equipo.

• Ya sea que tenga trabajadores de campo o necesite comunicarse con su equipo en minutos en casos de emergencia, considere la opción de mensajería SMS. La mensajería de texto no requiere conexión a Internet y es ideal para enviar alertas instantáneas.

Anime a su equipo

Un gran líder que es un comunicador eficaz anima a su equipo a crecer y aprender. Los líderes pobres reprenden a su equipo por no cumplir con sus expectativas. Haga que su crítica sea constructiva brindando orientación sobre cómo mejorar el desempeño.

Este enfoque promueve un entorno más positivo y ayuda a estimular la productividad en lugar de causar estrés y negatividad que pueden detener la productividad y tener un impacto negativo general.

Brinde comentarios específicos y directos

Deje que sus empleados sepan cómo les está yendo brindándoles comentarios específicos. Si tiene consejos sobre cómo mejorar, hágalo práctico en lugar de general.

Un ejemplo de retroalimentación general:

“Podrías hacer un mejor trabajo en tus informes”.

Un ejemplo de retroalimentación accionable:

"Me gustaría ver los datos de sus informes desglosados ​​en cifras diarias en lugar de semanales porque..."

Mejore sus habilidades de comunicación escrita

Vivimos en la era de la comunicación escrita. Los mensajes de texto son más populares que las llamadas de voz. Conectarse en las redes sociales es más común que ver a las personas cara a cara. El predominio del trabajo remoto hace necesario que los líderes de equipo dominen el arte de la comunicación escrita para ser efectivos.

En la comunicación escrita, desea:

• Dar instrucciones claras . Asegúrese de que las personas puedan seguir sus instrucciones, de lo contrario, corre el riesgo de perder tiempo y recursos valiosos porque no fue lo suficientemente claro.

• Sea positivo Siempre intente darle un giro positivo a su comunicación, incluso si solo dice "Gracias" o le dice al empleado que está haciendo un gran trabajo.

• Dé el mensaje de que está bien hacer preguntas . Deja la puerta abierta para que los miembros del equipo se comuniquen contigo si tienen alguna duda. Una línea simple como "Avísame si tienes alguna pregunta" puede encargarse de eso.

• Sea conciso . No sobrecargue a sus empleados con demasiada información. Averiguar qué es lo más esencial y relevante para que se concentren

Al mejorar sus habilidades de comunicación, mejora sus habilidades de liderazgo y, en última instancia, su negocio. ¡Use estos consejos para ayudarlo a alcanzar su potencial de comunicación!

Alexa Lemzy es gerente de servicio al cliente y editora de blogs en el servicio de SMS empresarial TextMagic. Le apasiona la comunicación interna, la productividad laboral y las relaciones con los clientes. Puedes seguirla en Twitter.