¿Cómo empezar a trabajar con un Asistente Virtual? Consejos útiles

Todo emprendedor que quiere desarrollar su negocio en el tiempo llega a una etapa en la que necesita apoyo. Sin embargo, no inmediatamente el número de tareas es lo suficientemente grande como para emplear a un trabajador subcontratado. En tales casos, la solución ideal es utilizar los servicios de un asistente virtual. Hoy nos centraremos en los asistentes virtuales, su papel en el negocio, sus habilidades y formas de encontrarlos. Si nunca ha trabajado con uno, ese artículo definitivamente lo ayudará a seleccionar el trabajador remoto ideal.

Asistente virtual – tabla de contenido:

1. ¿Quién es un asistente virtual?
2. ¿Qué hace un asistente virtual?
3. ¿Cómo encontrar un asistente virtual?
4. ¿Cómo verificar las habilidades de un asistente virtual?
5. ¿Cuál es la mejor manera de trabajar con un asistente virtual?
6. Resumen

¿Quién es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un trabajador remoto que realiza tareas asignadas desde cualquier parte del mundo utilizando una computadora e Internet. Es una persona que reemplaza a un oficinista estándar. Esta persona puede ocuparse de cuestiones estrictamente relacionadas con la gestión de una empresa desde el back office, es decir, emitir facturas, contactar con mayoristas o cuidar el sitio web, pero no solo. El catálogo de servicios que ofrecen los asistentes virtuales está en constante crecimiento y esta profesión se está volviendo cada vez más popular.

¿Qué hace un asistente virtual?

La amplitud de competencias de los asistentes virtuales, y en consecuencia el catálogo de servicios que ofrecen, es sumamente diversa. Aún así, cada uno de ellos tiene su especialización en la que se siente más cómodo. A veces es muy completo y se refiere a todo el catálogo de tareas oa veces se refiere a una habilidad en particular. Es por eso que cuando busca un asistente virtual, el paso clave es especificar las tareas que desea realizar.

Muchos asistentes virtuales comienzan con un simple trabajo de oficina, pero con el tiempo se capacitan más y amplían sus competencias. En última instancia, el cliente obtiene un empleado que realiza una amplia gama de tareas. Es más conveniente cuando una persona es responsable de todo el proyecto. Tanto en términos de consistencia como de control de efectos.

Para facilitar la referencia, a continuación se muestra una lista de tareas de muestra que VA puede realizar:

Tareas administrativas típicas

Estas son tareas que también realiza un asistente de oficina tradicional. Estos pueden incluir el cuidado del calendario, la programación de citas o el manejo del correo electrónico. Los asistentes virtuales que se ocupan de asuntos administrativos también pueden ser responsables de emitir facturas o realizar pedidos a los fabricantes. Dicho asistente también preparará para usted plantillas de documentos o realizará la contratación inicial de un empleado. En una palabra, lo apoyarán en todos los asuntos administrativos y de oficina relacionados con el funcionamiento de su negocio.

Soporte comercial en línea

Esta categoría puede incluir mucho. Un asistente virtual que se especializa en temas técnicos puede ser responsable de crear una página de inicio para un nuevo curso en línea o configurar una tienda en línea. Algunos asistentes se especializan en programas específicos como edición o edición de video.

Actividades de promoción y marketing

Este catálogo engloba todas las actividades que tienen como objetivo el desarrollo de una marca. Esto incluye la creación de materiales promocionales, es decir, contenido, gráficos o videos, pero también un soporte integral para las redes sociales o el sitio web. Un asistente virtual también puede especializarse en crear campañas publicitarias en una plataforma determinada o crear contenido.

Por supuesto, la lista anterior no está completa y no incluye todas las tareas que puede delegar a un asistente. Este desglose tampoco significa que una persona no pueda manejar las redes sociales y consultar el correo electrónico al mismo tiempo. A menudo, encontrará que un asistente virtual reemplazará a los empleados en varios departamentos. Esta flexibilidad es una de las mayores ventajas de esta profesión y la razón por la que cada vez más emprendedores trabajan con un asistente virtual.

Aunque un asistente virtual se asocia exclusivamente al trabajo remoto, no siempre es así. En algunos casos, los directores buscan a alguien que también pueda ayudar con las tareas in situ, como visitar la oficina o enviar documentos por correo a la oficina de correos.

¿Cómo encontrar un asistente virtual?

Esta profesión se está volviendo cada vez más popular, pero aún así, no muchos empresarios conocen la posibilidad de la cooperación remota. Incluso si escucharon algo al respecto, no tienen idea de dónde y cómo encontrarlos. Hay varias maneras de iniciar la cooperación.

sitios web

Muchos asistentes virtuales tienen sus tarjetas de presentación digitales en forma de sitios web. En ellos, muestran sus carteras, habilidades y comentarios de los clientes con los que han trabajado. Sin embargo, vale la pena recordar que los sitios mejor clasificados siempre aparecen en los primeros resultados de búsqueda.

Redes sociales

Dado que es un trabajo remoto, el reclutamiento también se realiza de forma remota. Unirse a uno de los grupos de Facebook es uno de los métodos más efectivos. Todo lo que necesitas hacer es agregar una publicación con una oferta de trabajo y una descripción de las tareas, y en respuesta, seguramente recibirás algunas o una docena de ofertas interesantes. Dichos grupos reúnen asistentes virtuales, por lo que puede estar seguro de que su oferta irá directamente a personas competentes. También puede agregar un anuncio en uno de los grupos comerciales relacionados con el perfil de su negocio. Gracias a esto, tienes más posibilidades de encontrar a una persona que tenga experiencia o intereses relacionados con tu industria.

Agencias de asistentes virtuales

Algunas agencias trabajan con asistentes virtuales. Esta solución tiene sus ventajas y desventajas. La mayor ventaja es que el responsable se encarga de seleccionar al mejor empleado. Solo depende de usted crear una lista de tareas específicas que desea subcontratar. El responsable de la agencia sabe exactamente con quién está trabajando ya quién merece la pena asignarle un tipo concreto de tarea. Además, todos los asistentes pasaron por un proceso de selección, por lo que debían demostrar sus habilidades.

En estos casos, estás firmando un contrato con una agencia y no con un asistente específico, lo que también es un plus en algunas situaciones. Primero, su responsabilidad no será controlar el trabajo. Lo que te importa es el resultado, y el resto lo hace la agencia. La principal desventaja, sin embargo, es el precio, que es más alto que en el caso de la cooperación directa. Aún así, si el presupuesto no es un problema para usted, hágalo.

Sitios web independientes

Una forma cada vez más popular de buscar varios tipos de especialistas es agregar anuncios en sitios que asocian a trabajadores independientes como Upwork. Simplemente agregue una oferta y describa una posición específica, y después de un tiempo, recibirá un montón de respuestas de todo el mundo.

Las recomendaciones también son una buena manera de encontrar apoyo virtual. Es una buena idea preguntar a amigos que trabajan en industrias similares o que manejan sus negocios si han usado este tipo de solución. Los asistentes virtuales suelen trabajar con varios emprendedores al mismo tiempo, y la contratación por recomendación es una de las mejores formas de encontrar al empleado perfecto.

¿Cómo verificar las habilidades de un asistente virtual?

Una forma bien conocida de verificación inicial de habilidades es preparar un cuestionario de contratación. Esta es una buena manera de seleccionar a los mejores candidatos ya en la etapa inicial y, al mismo tiempo, un método mucho mejor para conocer al candidato.

Las preguntas seleccionadas correctamente revelarán mucho más que un CV o una carta de presentación. Una adición interesante al cuestionario de contratación pueden ser las preguntas situacionales, en las que puede describir ejemplos de situaciones en las que la empresa se encontró con una solicitud para resolver un problema. Tales respuestas nos permiten evaluar si una persona piensa en patrones similares y qué valores la guían. En ocasiones, el cuestionario va acompañado también de una breve tarea de captación, que consiste en elaborar gráficos en un programa específico o redactar un breve texto.

Además de la verificación básica de habilidades, tales encuestas tienen otra ventaja. Se necesita un poco de voluntad y compromiso para responderlas, por lo que tiene más confianza en que la persona que envía su oferta está interesada en trabajar con usted y confía en sus habilidades.

Después de un análisis inicial de las ofertas que le enviaron, debe seleccionar algunos de los mejores candidatos. Una entrevista en video realizada en línea con cada uno de ellos lo ayudará a tomar la decisión final. Hay muchas plataformas que sirven para este propósito como Google Meet o Zoom.

¿Cuál es la mejor manera de trabajar con un asistente virtual?

Hay una respuesta: depende.

Cuando se trata del tipo de contrato en sí, suele ser B2B, ya que los asistentes virtuales gestionan sus negocios o trabajan con incubadoras de empresas u otros tipos de empresas que te permiten facturarles por su trabajo. En algunos casos, sin embargo, los empresarios prefieren firmar un contrato estándar de derecho civil. También vale la pena recordar acerca de los documentos adicionales que deben firmarse si la cooperación lo requiere, como un acuerdo de confidencialidad.

La cooperación con un asistente virtual puede ser a largo plazo o puede ser una tarea específica a realizar, por ejemplo, realizar una investigación para un pedido en particular o introducir productos en un sitio web.

A la hora de facturar, la situación ya no es tan sencilla. Hay varias opciones disponibles. Algunos asistentes virtuales tienen paquetes por horas que un empresario puede comprar. El paquete puede incluir 10 o incluso 40 horas de trabajo. La mayoría de las veces, tiene una validez de 30 días y el empresario debe decidir el tamaño del paquete a principios de mes.

Tal método funciona mejor cuando el alcance de la cooperación con un asistente virtual es grande pero irregular, por ejemplo, un empresario necesita apoyo en el servicio al cliente, pero la comunidad es tan pequeña que es una tarea de solo una hora al día, y las tareas de un asistente virtual también incluye la creación de publicaciones en las redes sociales. Gracias a esto, puede asignar libremente su tiempo a tareas particulares y el cliente paga solo por las horas reales trabajadas.

En caso de que la cooperación se base en una tarea específica, una mejor forma de liquidación puede ser una liquidación por la obra creada. Al comienzo de la cooperación, acordará el monto final, por ejemplo, para preparar un catálogo publicitario o armar un libro electrónico. En este caso, no importa cuánto tiempo dedique su asistente a prepararlo. Lo que importa es el efecto: el producto terminado.

Resumen

Trabajar con un asistente virtual es una oportunidad de encontrar un empleado sin comprometerse a largo plazo. Es ideal para empresas en crecimiento o empresas que solo necesitan soporte estacional. El aspecto financiero también es una gran ventaja. El empresario incurre en costos sólo cuando los necesita. Paga por el trabajo en tiempo real, no por sentarse en una oficina o tomar un café.

Las ventajas de la asistencia virtual también incluyen la versatilidad. Por un lado, un emprendedor puede pedir apoyo en cosas sencillas que le toman mucho tiempo todos los días y ganar espacio para el trabajo creativo y el desarrollo. Por otro lado, puede contar con ayuda en temas que van más allá de su competencia, como el apoyo técnico a los programas. Después de todo, el dueño de un negocio no tiene que saberlo todo.

Eso es todo lo que necesita saber sobre cómo trabajar con un asistente virtual. Lee también: 11 razones para contratar un asistente virtual en tu negocio

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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