Cómo crear un wiki moderno y flexible para su empresa

A medida que una empresa crece, acumula una gran cantidad de conocimientos, desde la visión de su empresa hasta las mejores prácticas a seguir, que ayudan a dirigir y formar su camino hacia el crecimiento. Y preservar ese conocimiento no es más que fundamental para su progreso.

Sin embargo, sin un sistema adecuado para capturarlos, estos valiosos almacenes de información pueden dispersarse por toda la organización o perderse. Aquí es donde puede usar una wiki de la empresa. Ayuda a recopilar toda la información en un repositorio centralizado, proporcionando así un recurso de fácil acceso para todos. En esta publicación, discutiremos cómo construir un wiki de empresa paso a paso.

Wiki ¿Qué es una empresa?

Un Wiki de empresa (también conocido como Wiki interno o Wiki corporativo) es una base de datos en línea que se utiliza para centralizar información sobre la empresa y sus procesos, empleados, proyectos, clientes, etc. Las empresas a menudo la consideran como una única fuente de información para capturar, organizar y compartir el conocimiento de la empresa internamente. Una wiki de la empresa permite que cada miembro del equipo acceda, cree o edite contenido.

Un wiki puede incluir información como,

• Procesos importantes de la empresa.
• Cultura, valores y políticas de la empresa
• hoja de ruta de la empresa
• RRHH y documentos administrativos
• Documentación del proyecto

Beneficios de un wiki interno

Los wikis facilitan el trabajo de todos. Para los nuevos empleados, es la forma más rápida de encontrar toda la información que puedan necesitar. Y los empleados más establecidos pueden consultarlo para comprender cómo funciona mejor el resto de la empresa y mejorar aún más su forma de trabajar.

• Los wikis internos brindan un punto centralizado para todos los documentos internos, ya sea material de capacitación para empleados, SOP, documentos técnicos, correos electrónicos o contenido de seminarios web, lo que facilita la búsqueda de información.
• Ayudan a evitar la pérdida de conocimientos y simplifican el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de conocimientos.
• Mejoran la colaboración en equipo al proporcionar un espacio común para que los equipos trabajen juntos en el mapeo de los procesos y la información de la empresa.

Base de conocimientos frente a wiki

Una wiki de empresa no es lo mismo que una base de conocimiento interna. Las bases de conocimiento son recursos autorizados con un equipo dedicado de productores y administradores de contenido.

Por otro lado, los wikis son una herramienta colaborativa. No solo cualquier empleado puede acceder, crear o editar el wiki de la empresa en cualquier momento, sino que los equipos también pueden colaborar en la creación de contenido. Y los cambios generalmente están diseñados para mostrarse instantáneamente después de una edición.

Cómo construir un wiki de empresa

El wiki de su empresa es un lugar para capturar, organizar y administrar el conocimiento organizacional. Es importante que cuente con un proceso simplificado para asegurarse de estructurar productivamente la información de toda la empresa. Aquí hemos enumerado los pasos sobre cómo construir un wiki de empresa de manera efectiva.

Decidir la razón para crear un wiki

Ya sea para documentar los procesos y procedimientos de la empresa, incorporar nuevos empleados o crear un libro de jugadas del equipo, defina el objetivo de su wiki antes de construirlo. Esto ayudará,

• Identifique el tipo de información que necesita incluir
• Defina el público objetivo que necesita considerar (es decir, empleados nuevos o empleados existentes o ambos)
• Acumule los documentos, recursos, informes y material existentes que pueda necesitar para integrarlos en el nuevo wiki.
• Identifique a los contribuyentes clave, como gerentes sénior o líderes de equipo con conocimientos especializados en el tema.

Elija un software Wiki

El siguiente paso importante es encontrar el software que se adapte a sus necesidades. Dado que ya ha reducido su objetivo, ahora tiene una idea específica sobre las capacidades que está buscando en el software.

Aquí hay algunas capacidades importantes que todo software wiki debería poseer;

• Espacios de trabajo unificados para centralizar sus documentos
• Funciones para editar y buscar contenido fácilmente
• Funciones de colaboración multiusuario en tiempo real, como comentarios en línea, hilos de discusión, etiquetado @mention, seguimiento de mouse en vivo, notificaciones inteligentes, sincronización sin conexión, etc.
• Un editor de texto enriquecido con la capacidad de crear o agregar contenido visual como diagramas, gráficos, imágenes, etc.
• Carpetas para organizar documentos dentro
• Integraciones con otras herramientas en su flujo de trabajo, como Slack, GitHub, equipos de MS, aplicaciones de Google Suite, etc.
• Capacidad para facilitar la comunicación (minutas de reuniones/actualizaciones semanales), el aprendizaje (instrucciones de incorporación/manuales) y la gestión de proyectos (planes de proyectos/informes de progreso)
• Opciones de descarga de documentos, incluidas las exportaciones de PDF, SVG y PNG

Algunos software wiki de empresas populares que puede considerar incluyen Google Drive, Confluence y Microsoft SharePoint.

Creately para construir la wiki de su empresa

Creately, un software de gestión del trabajo que se ejecuta en un lienzo visual inteligente, utilizado por los equipos para intercambiar ideas, planificar, gestionar proyectos y capturar conocimientos, también sirve como una solución de software wiki moderna.

Ofrece todas estas características mencionadas anteriormente y más, incluido el historial de versiones del espacio de trabajo, tablas personalizables, herramientas integradas de gestión de proyectos ágiles, como tableros Kanban para crear flujos de trabajo, plantillas listas para usar para estructuras Wiki, documentos de proyectos y más de 100 casos de uso que abarcan en todas las industrias. Además, Creately también ofrece integraciones para Google Drive y Confluence.

Crear una estructura Wiki inicial

Cree una estructura básica que represente el documento o la jerarquía de información de la wiki. Esto le proporcionará una vista panorámica o una vista previa de cómo se verá el wiki, y puede mantenerlo como referencia durante la curación y creación de contenido.

Rellénalo con Contenido

Con la estructura básica a la mano, comience a escribir contenido para cada sección o título. Aquí es donde necesita traer contenido de otras plataformas para centralizar todo en un solo lugar.

En Creatley, puede agregarlos como recursos de enlace, copiar y pegar contenido de otras fuentes directamente en las formas de Creately o incluso migrarlos directamente desde aplicaciones de terceros, incluidos datos en archivos CVS, problemas de GitHub, hojas de cálculo y hojas de cálculo de Google.

Algunas de las mejores prácticas que puede seguir para crear contenido atractivo son las siguientes;

• Inserte elementos visuales como imágenes, diagramas, gráficos, videos, etc. tanto como sea posible para romper bloques de texto. Por ejemplo, puede utilizar un mapa de procesos para representar los pasos del proceso.
• Agrega enlaces internos para facilitar la navegación y hacer que la información sea más fácil de encontrar.
• Incluya listas numeradas o con viñetas, elementos de la lista de verificación, párrafos más cortos, etc. para que el contenido sea más fácil de escanear.

Mantenga su wiki actualizada

La información o los procesos de la empresa no seguirán siendo los mismos. A medida que evolucionan, también debería hacerlo tu wiki.

Dado que los empleados confían en el wiki de su empresa para obtener información oportuna, es importante consultar regularmente con los colaboradores clave y realizar los cambios necesarios para reflejar el estado actual de las cosas.

También puede identificar áreas de mejora mediante el seguimiento de su equipo. Observe si encuentran útil la información o si están confundidos y siguen haciendo preguntas que luego puede responder mejor actualizando el contenido.

En Creately, el historial completo de versiones se rastrea automáticamente para todos los espacios de trabajo. Por lo tanto, cada cambio que realice en su wiki se registra por separado. Puede nombrar versiones en el historial para realizar un seguimiento de los puntos clave en la evolución de la wiki y ramificarse desde una versión anterior si es necesario en cualquier momento.

Prácticas recomendadas para crear un wiki de empresa de forma eficaz en Creately

Un wiki para el conocimiento de su empresa puede sonar como un buen lugar para facilitar la colaboración entre los miembros de su equipo, sin embargo, tiene desventajas que no se pueden ignorar, incluidas funciones de búsqueda limitadas, contenido inconsistente, permisos de edición, etc.

A continuación, enumeramos algunas de las mejores prácticas que puede seguir para superar estos desafíos cuando crea un wiki de empresa en Creately.

Haga que su empresa Wiki sea más flexible

Una de las mayores quejas que tiene un wiki es su inflexibilidad. Con múltiples documentos en páginas y carpetas, puede resultar bastante difícil organizar el contenido de manera efectiva en un wiki. Sin embargo, con un espacio de trabajo jerárquico adecuado o una estructura de carpetas, puede superar esto fácilmente.

En Creately, lo que normalmente almacena en varias páginas y carpetas en un software wiki tradicional se puede colocar en un solo lugar de trabajo utilizando estructuras visuales simples que lógicamente tienen sentido.

Por ejemplo, puede crear un organigrama para la información de los empleados o un mapa de procesos para contener la documentación del proceso. Cada forma puede contener una magnitud de información que varía desde páginas de contenido, archivos adjuntos, enlaces, imágenes, campos de datos para la asignación de roles, tareas, estimaciones y más que se pueden agregar a través de Datos de forma. De esta manera, puede centralizar fácilmente la información contenida en varias páginas en una sola estructura visual. Además, con el lienzo infinito de Creately, también puede colocar cualquier número de estas estructuras visuales en el mismo lugar.

También puede conectar formas en espacios de trabajo y carpetas con enlaces de formas y crear flujos de navegación e información de enlaces. Haga clic en la forma vinculada para acercar automáticamente la forma conectada en el mismo espacio de trabajo o abra el espacio de trabajo en el que se encuentra la forma conectada.

Garantizar una estructura de navegación adecuada

Una desventaja importante de mantener un wiki de la empresa es que puede ser una molestia localizar información entre los múltiples documentos que agrega continuamente. Sin embargo, con un menú de navegación adecuado o capacidades de búsqueda, esto puede eliminarse.

La capacidad de búsqueda inteligente de Creately le traerá cualquier información que esté buscando en un espacio de trabajo o carpeta en segundos; simplemente realice una búsqueda Cntr+F (o “Command+F” en una Mac) de la palabra clave para encontrar la información que está buscando al instante. Una vez que lo seleccione de los resultados de búsqueda, lo llevará al lugar exacto en el que se encuentra en el espacio de trabajo.

O puede crear un menú de navegación con la ayuda del panel de navegación donde puede enumerar enlaces a los elementos en el espacio de trabajo y usarlo para encontrar la información fácilmente.

Mantenga el contenido consistente

Con varios miembros del equipo de diferentes departamentos contribuyendo a los documentos wiki, puede haber inconsistencias, lo que también puede resultar en lagunas de conocimiento.

Para evitar que esto suceda, asegúrese de que haya plantillas o un formato estándar al que cualquiera pueda referirse cuando escriba contenido.

Limite el número de editores

Los wikis permiten la contribución de múltiples autores. Sin embargo, puede que no siempre sea ideal para un wiki de la empresa, especialmente porque los empleados confían en él para recopilar información confiable sobre los procesos y el conocimiento de la organización.

Por lo tanto, le será útil autorizar solo a un número limitado de editores, especialmente expertos en la materia, para escribir, editar y publicar contenido en su Wiki.

Con Creately puedes definir roles para escritura y accesibilidad. Proporciona diferentes niveles de acceso y roles para simplificar la forma en que administra el uso compartido y los permisos. Si bien puede asignar a algunos miembros del equipo como propietarios y editores de un espacio de trabajo, puede agregar al resto de los empleados con los que solo desea compartir la información como comentaristas o espectadores.

De esta manera, también puede controlar con quién comparte información y separar la información privada de la pública.

Una nueva forma de wiki

Un wiki, aunque contiene capas y capas de documentos, no tiene por qué ser demasiado complicado de crear o administrar. Con el software adecuado que proporciona las herramientas adecuadas, no necesita preocuparse tanto.

Pruebe Creately para crear el wiki de su empresa hoy. Simplifique el proceso con herramientas visuales inteligentes y colaboración avanzada en tiempo real.

¿Tienes más consejos sobre cómo crear un wiki de empresa? Comparta sus pensamientos y sugerencias con nosotros en la sección de comentarios a continuación.