Cómo calcular una tasa de gastos generales predeterminada

¿Qué es una tasa de gastos generales predeterminada?

Una tasa de gastos generales predeterminada es una cantidad estimada de gastos generales en los que se incurrirá durante un período de tiempo determinado. Esta tasa se utiliza para asignar o aplicar costos generales a productos o servicios.

Las tasas generales predeterminadas son esenciales para las empresas de comercio electrónico, ya que se pueden utilizar para fijar el precio de los productos o servicios con mayor precisión. También se pueden utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento financiero de una empresa a lo largo del tiempo.

En esta publicación, aprenderá todo sobre:

1. Qué es la sobrecarga y por qué es importante predecir.
2. Ejemplos de tasas generales predeterminadas en contextos del mundo real.
3. Cómo esta métrica puede impactar directamente en su negocio.

Pero antes de profundizar en el cálculo de los gastos generales predeterminados, debemos comprender el concepto de gastos generales en sí.

¿Qué es sobrecarga?

Los gastos generales se refieren a todos los costos indirectos incurridos en el funcionamiento de un negocio. Estos costos no se pueden rastrear fácilmente hasta productos o servicios específicos y, por lo general, son de naturaleza fija.

Ejemplos de gastos generales incluyen:

• Renta
• Utilidades
• Seguro
• Material de oficina

Cada vez que pueda hacer que el futuro sea menos incierto, tendrá más éxito en su negocio.

Esa es la idea completa de las tasas de gastos generales predeterminadas: al estimar la cantidad de gastos generales en los que se incurrirá, puede planificar y controlar mejor estos costos.

¿Cómo puedo saber si un costo es general o no?

A pesar de lo que dicen los gurús de los negocios en línea, "gastos generales" y "todos los costos comerciales" no son sinónimos.

Entonces, ¿cómo saber si un costo es general? Respuesta corta: si es indirecta y fija, lo más probable es que sea una sobrecarga.

Los costos indirectos son aquellos que no se pueden rastrear fácilmente hasta un producto o servicio específico. Por ejemplo, el alquiler de la oficina mencionado anteriormente no puede vincularse directamente a ningún bien o servicio producido por la empresa.

Los costos fijos son aquellos que permanecen iguales incluso cuando cambia la producción o el volumen de ventas. Entonces, si su empresa vende más productos, seguirá pagando la misma cantidad de alquiler.

Una buena regla general es preguntarse si se incurrirá en el costo independientemente de la cantidad de producto que esté fabricando .

Por ejemplo, supongamos que posee una pequeña empresa de camisetas. El costo del alquiler de su oficina se consideraría como gastos generales porque es algo que debe pagar independientemente de cuántas camisetas venda.

Por el contrario, el costo de las camisetas en sí no se consideraría gastos generales porque está directamente relacionado con su producto (y obviamente cambia según el volumen de productos que crea y vende).

¿Por qué son importantes las tasas generales predeterminadas?

Las tasas de gastos generales predeterminadas son importantes porque proporcionan una forma de asignar los gastos generales a los productos o servicios.

Esta asignación ayuda a las empresas a comprender mejor los costos asociados con la prestación de un servicio o la producción de un producto. En otras palabras, le brinda una imagen más clara de la rentabilidad de su negocio.

También permite a las empresas tomar decisiones más informadas al fijar el precio de sus productos o servicios. Si sabe cuántos gastos generales están asociados con cada producto, puede agregar ese costo al precio y asegurarse de que está obteniendo ganancias.

Cómo calcular una tasa de gastos generales predeterminada

Hay varias formas de calcular una tasa de gastos generales predeterminada. El método más común es usar la fórmula:

(Costos generales estimados totales / Actividad estimada total) x 100 = Tasa general predeterminada

Por ejemplo, si una empresa ha estimado que sus gastos generales para el próximo año serán de $120 000 y su actividad total estimada para el año es de 12 000 horas, su tasa de gastos generales predeterminada sería:

($120,000 / 12,000) x 100 = $10 por hora

Eso significa que este negocio incurrirá en $10 de gastos generales por cada hora de actividad.

Otro ejemplo: si una empresa ha estimado que sus gastos generales para el próximo año serán de $200 000 y su actividad total estimada para el año es de 25 000 horas, su tasa de gastos generales predeterminada sería:

($200,000 / 25,000) x 100 = $8 por hora

Nuevamente, eso significa que este negocio incurrirá en $8 de costos generales por cada hora de actividad.

Otra forma de calcular su tasa de gastos generales predeterminada es mediante el uso de un porcentaje de los costos de mano de obra directa. Para hacer esto, usarías la siguiente fórmula:

(Costos generales estimados totales/Costos de mano de obra directa estimados totales) x 100 = Tasa general predeterminada

Por ejemplo, si una empresa ha estimado que sus costos generales para el próximo año serán de $120 000 y sus costos totales de mano de obra directa estimados para el año son de $600 000, su tasa de costos indirectos predeterminada sería:

($120,000 / $600,000) x 100 = 20%

Esto significa que por cada dólar de costos de mano de obra directa, la empresa incurrirá en $0.20 en costos generales.

Una tasa de gastos generales predeterminada es una herramienta útil para empresas de todos los tamaños. Al comprender cómo calcular esta tasa, los dueños de negocios pueden controlar mejor sus costos generales y tomar decisiones de precios más informadas.

Por supuesto, eso nos deja con una pregunta evidente: ¿cómo puede predecir sus costos generales para incluirlos en esta ecuación?

Cómo predecir los gastos generales

El paso más importante para calcular su tasa de gastos generales predeterminada es estimar con precisión sus gastos generales.

Esto requerirá que observe de cerca todos los costos indirectos asociados con el funcionamiento de su negocio. Deberá considerar tanto los costos fijos como los variables, así como los gastos únicos y recurrentes.

Una vez que tenga un buen manejo de todos los costos involucrados, puede comenzar a estimar cuánto totalizarán estos costos en el próximo año.

La mejor manera de predecir sus costos generales es realizar un seguimiento de estos costos mensualmente. Esto le dará una buena idea de qué esperar en el próximo año.

Una vez que tenga una idea de sus costos generales estimados, puede ingresar estos números en la fórmula para calcular su tasa de gastos generales predeterminada.

¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos generales?

1. Salarios y beneficios para el personal de oficina.
2. Honorarios legales y contables
3. Gastos de publicidad y marketing
4. Tarifas de hospedaje y mantenimiento de sitios web
5. Alquiler de equipos
6. Gastos de envío y transporte

¿Qué gastos no se consideran gastos generales?

1. El costo de los bienes vendidos (COGS)
2. Costos de mano de obra directa
3. Costos de materiales directos

Ahora, veamos algunos modelos de negocios hipotéticos para ver casos de uso reales para tasas generales predeterminadas.

Ejemplo 1: Agencia de Marketing

Así es como una empresa basada en servicios, es decir, una agencia de marketing, podría calcular su tasa de gastos generales predeterminada.

Algunos ejemplos de gastos generales en un negocio basado en servicios incluyen:

• Renta
• Utilidades
• Beneficios para empleados
• Material de oficina
• Suscripciones de software
• Ordenadores

No mucho en comparación con otros modelos de negocios (¡probablemente por eso muchas personas eligen iniciar este tipo de negocios!).

Para calcular la tasa de gastos generales predeterminada, la agencia de marketing deberá sumar todos sus gastos generales estimados para el próximo año. Digamos que sus costos generales estimados totales son de $50,000.

Luego, deberán estimar la cantidad de actividad o trabajo que se realizará en ese mismo período de tiempo. Para este ejemplo, diremos que la agencia de marketing estima que trabajará 2500 horas el próximo año.

Con estos números, pueden conectarse a la fórmula de la siguiente manera:

($50,000 / 2,500) x 100 = $20 por hora

Esto significa que por cada hora de trabajo que realice la agencia de marketing, incurrirá en $20 en costos generales.

Esta tasa de gastos generales predeterminada se puede utilizar para ayudar a la agencia de marketing a fijar el precio de sus servicios.

Por ejemplo, si la agencia sabe que necesitará completar un proyecto que requerirá 10 horas de trabajo, puede usar su tasa de gastos generales predeterminada para estimar el costo total del proyecto:

10 horas x $20 por hora = $200

Esta tasa de gastos generales predeterminada también se puede utilizar para ayudar a la agencia de marketing a estimar su margen en un proyecto.

Por ejemplo, supongamos que la agencia de marketing cotiza a un cliente $ 1,000 para un proyecto que requerirá 10 horas de trabajo. La agencia sabe por su tasa de costos indirectos predeterminada que incurrirá en $200 en costos indirectos para el proyecto.

Esto significa que el margen de la agencia en el proyecto será:

$1,000 – $200 = $800

La agencia puede entonces compensar esta pérdida cobrando a sus clientes esta tarifa más alta.

Ejemplo 2: negocio de comercio electrónico

Digamos que queremos calcular el costo general de un negocio de comercio electrónico de velas caseras.

Los costos generales predeterminados para este negocio pueden incluir:

• El costo del alojamiento del sitio web y el nombre de dominio.
• El costo del software del carrito de compras
• Tarifas de certificados SSL
• Tarifas de procesamiento de pagos (p. ej., PayPal, Stripe)
• El costo de la publicidad
• El costo de los suministros de envío
• El costo del empaque
• Costos de mano de obra indirecta, como el costo del tiempo del propietario del negocio dedicado a tareas administrativas, servicio al cliente, etc.
• El costo de los servicios públicos utilizados para operar el negocio, y así sucesivamente.

Para compensar estos costos, el propietario del negocio puede usar su tasa de gastos generales predeterminada para fijar el precio de sus productos de manera adecuada.

Por ejemplo, si la tasa de gastos generales predeterminada para el negocio de comercio electrónico es de $5 por hora, y el propietario del negocio tarda 2 horas en hacer un lote de velas, el costo general predeterminado de esas velas sería:

$5 por hora x 2 horas = $10 costos generales predeterminados para el lote de velas.

El propietario de la empresa puede entonces sumar los costos generales predeterminados al costo de los bienes vendidos para llegar al precio final de las velas.

Por ejemplo, si a la empresa le cuesta $20 hacer un lote de velas, el precio final de las velas sería:

$20 (costo de los bienes vendidos) + $10 (costos generales predeterminados) = precio final de $30 por el lote de velas.

Una vez más, esta tasa de gastos generales predeterminada también se puede utilizar para ayudar al propietario de la empresa a estimar su margen sobre un producto.

Por ejemplo, si el propietario de la empresa vende un lote de velas por $30 y los costos generales predeterminados fueron de $10 para ese lote, el margen del propietario de la empresa sería:

$30 (precio de venta) – $10 (costos generales predeterminados) = margen de $20 en el lote de velas.

Como puede ver, calcular su tasa de gastos generales predeterminada es un primer paso crucial para fijar correctamente el precio de sus productos. Al tomarse el tiempo para estimar sus costos generales y calcular su tasa de costos generales predeterminada, puede asegurarse de que sus precios sean justos y precisos y que sus ganancias no se vean afectadas por costos ocultos.

¿Con qué frecuencia debe calcular su tasa de gastos generales predeterminada?

Debe calcular su tasa de gastos generales predeterminada al menos una vez al año. Esto asegurará que sus tarifas sean precisas y estén actualizadas.

Además, debe volver a calcular su tasa de gastos generales predeterminada cada vez que haya un cambio significativo en su negocio, como la adición de nuevos equipos o un cambio en su línea de productos.

Al calcular y rastrear con precisión su tasa de gastos generales predeterminada, puede obtener información valiosa sobre los costos asociados con el funcionamiento de su negocio. Esta información puede ayudarlo a fijar el precio de sus productos o servicios con mayor precisión y a tomar mejores decisiones financieras para su negocio.

¿Debe tener tasas predeterminadas de gastos generales para cada departamento de su empresa?

Sí, es una buena idea tener tarifas generales predeterminadas para cada área de su negocio.

Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de los costos asociados con cada departamento y tomar decisiones más informadas sobre dónde asignar sus recursos.

Por ejemplo, si tiene una tasa de gastos generales predeterminada para su departamento de marketing de $5 por hora y tiene una tasa de gastos generales predeterminada para su departamento de envíos de $3 por hora, puede ver rápidamente que sus costos de marketing son más altos que sus costos de envío.

Esta información puede ayudarlo a tomar decisiones sobre dónde reducir costos o cómo asignar sus recursos de manera más eficiente.

¿Qué sucede si no tiene toda la información que necesita para calcular su tasa de gastos generales predeterminada?

Hay muchas personas que leen esta publicación que no tienen los datos históricos necesarios para calcular una tasa de gastos generales predeterminada precisa. Si ese es usted, hay algunas opciones que puede considerar:

1. Utilice una tasa de gastos generales predeterminada promedio de la industria. Esta opción es la mejor si recién está comenzando y no tiene datos históricos con los que trabajar.

Los promedios de la industria se pueden encontrar en publicaciones comerciales o en línea. Una vez que tenga un promedio de la industria, puede ajustarlo para que se ajuste a sus necesidades comerciales específicas.

Por ejemplo, si sabe que el promedio de la industria para las tarifas generales predeterminadas es de $5 por hora, pero solo tiene 2 horas de trabajo por día, puede ajustar el promedio de la industria para que se ajuste a sus necesidades dividiéndolo por la cantidad de horas. tu trabajas.

Esto le daría una tasa de gastos generales predeterminada de:

$5 por hora / 2 horas = $2.50 por hora

2. Calcule sus costos con la mayor precisión posible. Esta opción es la mejor si tiene alguna idea de sus costos pero no tiene números exactos.

3. Contrate a un profesional para que le ayude a calcular su tasa de gastos generales predeterminada. Esta opción es la mejor si no está seguro de cómo calcular su tasa de gastos generales predeterminada o si no tiene tiempo para hacerlo usted mismo.

Puede contratar profesionales para ayudar de las siguientes maneras:

• Busque un consultor o una firma de contabilidad que se especialice en pequeñas empresas.
• Pida referencias de otros propietarios de pequeñas empresas.
• Publica un trabajo en una plataforma de trabajo independiente en línea como Upwork o Fiverr.

Pensamientos finales

Una tasa de gastos generales predeterminada es una herramienta crítica para cualquier negocio de comercio electrónico. Al tomarse el tiempo para calcular con precisión su tasa de gastos generales predeterminada, puede asegurarse de que sus precios sean justos y precisos y que sus ganancias no se consuman por costos ocultos.

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