¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? | #11 Primeros pasos con la gestión de proyectos

El mejor software de gestión de proyectos es uno que no puedes ver. Ese hace su trabajo sin llamar mucho la atención. Es fácil de emplear y contiene todas las funciones necesarias. Pero, ¿qué incluyen estas funciones “necesarias”? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

1. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? Introducción
2. Plantillas de proyecto
3. Puntos de vista
4. integraciones
5. Áreas de operación
6. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? Resumen

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? Introducción

Antes de pasar a analizar el software de gestión de proyectos específico, consideremos qué funciones debe realizar. Hemos dividido nuestro número de hoy en tres partes. Primero, veremos las vistas que se ofrecen en varios programas. En el segundo, consideraremos las integraciones necesarias. Y tercero, veremos qué áreas de las operaciones de una organización debe cubrir dicho software.

Plantillas de proyecto

La mayoría de los programas le permiten gestionar varios proyectos de forma independiente. Vale la pena señalar esto si se trata de programas o una cartera de proyectos, y si los PM de su organización se ocupan de más de un proyecto simultáneamente, o si ejecuta proyectos con un flujo repetitivo, entonces vale la pena crear una plantilla de proyecto. usted mismo que se puede utilizar en varias ocasiones.

Sin embargo, si está utilizando el programa por primera vez o es un proyecto personalizado, puede utilizar las plantillas integradas. Hacen que sea mucho más fácil y rápido comenzar con un nuevo proyecto. Esto se debe a que lo ayudan a comenzar de inmediato en un entorno listo para usar, preconfigurado y diseñado para la gestión de proyectos en, por ejemplo, la metodología Scrum o Prince2.

Puntos de vista

Independientemente de la plantilla o el método elegido, el software de gestión de proyectos suele incluir vistas estándar. Muestran claramente el aspecto seleccionado de la implementación del proyecto. Para nosotros, las vistas más importantes son:

• Línea de tiempo: que se puede escalar para cubrir la duración total del proyecto o un período seleccionado,
• Lista de tareas : para obtener una vista previa de las tareas actualmente en curso, recién completadas o para realizar en breve,
• Calendario : una agenda para programar reuniones y actividades grupales,
• Herramientas analíticas , es decir, gráficos y visualizaciones de datos de áreas específicas de ejecución del proyecto y la carga de trabajo de los miembros individuales del equipo para generar informes.
• Equipo : una lista de personas involucradas en el proyecto con información de contacto.

integraciones

Al elegir un programa de gestión de proyectos, se presta menos atención a las integraciones, es decir, con qué programas y aplicaciones funciona nuestra herramienta. Esto se debe a que algunos programas de gestión, como Firmbee, son monolitos. Esta es una plataforma que brinda soporte integral para todas las tareas relacionadas con el proyecto, desde listas de tareas y notas hasta el manejo de facturas e incluso el proceso de contratación del equipo.

A veces, sin embargo, un programa que facilita la gestión de proyectos funciona como un conjunto de los llamados microservicios, es decir, un conjunto de módulos de cooperación que se pueden activar y desactivar. En este caso, las integraciones resultan muy útiles. Estos pueden incluir conexiones a, por ejemplo:

• calendarios externos (por ejemplo, Google o Apple Calendar), lo que permite, por ejemplo, enviar invitaciones a reuniones,
• comunicadores , como Microsoft Teams, Zoom o Slack, lo que facilita la comunicación sin tener que copiar o mover contenido,
• lectores de varios formatos, para que pueda previsualizar fácilmente el contenido de documentos o archivos de imagen,
• correo electrónico : para agregar tareas directamente por correo,
• herramientas de ventas para el comercio electrónico, como Salesforce, Zoho Desk y Zendesk,
• la nube para almacenar y compartir archivos de proyectos más grandes
• las herramientas de seguridad y autorización son esenciales, especialmente cuando se trabaja desde fuera de la oficina y se tienen conexiones a Internet menos seguras,
• herramientas de informes especializadas, como Power BI, Looker o Google Sheets, por ejemplo.

Al elegir un programa en particular, también vale la pena preguntarse si solo funcionará en una computadora o si también tiene una aplicación móvil.

Áreas de operación

Las áreas principales de ejecución de proyectos compatibles con el software son la gestión de tareas a lo largo del tiempo, así como la visualización del presupuesto. Sin embargo, dependiendo del tipo de proyecto que se esté implementando, módulos como:

• contactos , especialmente si la implementación del proyecto incluye la cooperación con trabajadores autónomos o múltiples representantes de clientes,
• campañas : cuando las actividades de marketing o ventas son parte del proyecto,
• documentos – cuando es necesario compartir diferentes materiales,
• recursos humanos : una opción que es particularmente útil cuando se está formando un equipo de proyecto o se necesita reponer el personal durante la implementación del proyecto,
• finanzas : además del estado general del presupuesto del proyecto, es útil tener a mano una herramienta que le permita cotejar los gastos para diversos fines o comparar ofertas de productos y servicios necesarios para el proyecto.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? Resumen

Las funciones esenciales que debe realizar el software de gestión de proyectos son facilitar la organización y planificación del trabajo. El uso de plantillas, ya sean integradas o creadas por uno mismo, hace que sea mucho más fácil comenzar. Y las vistas claras que muestran aspectos específicos de la ejecución de un proyecto hacen que las tareas diarias sean más agradables y sencillas. Las integraciones, por su parte, significan que podemos utilizar nuestro software favorito combinándolo con el que utilizamos para gestionar el proyecto. A menos, por supuesto, que sea lo suficientemente sofisticado como para combinar módulos que permitan las comunicaciones, la gestión financiera y los recursos humanos.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?