¿Cómo cumplir con el RGPD en tu proceso de contratación online?

De manera similar a la contratación tradicional, la contratación a distancia implica el procesamiento de los datos personales de los candidatos. La protección de datos personales en la Unión Europea y en la mayoría de los países del mundo está regulada por ley. La recopilación, el procesamiento y el almacenamiento inadecuados de datos personales conllevan consecuencias legales. ¿Cómo cumplir con el RGPD en tu proceso de contratación online?

¿Cómo cumplir con el RGPD? - Tabla de contenido:

1. Metas y objetivos de reclutamiento
2. Reclutamiento en línea
3. Reglas del RGPD
4. ¿Cómo cumplir con el RGPD?
5. Resumen

Metas y objetivos de reclutamiento

El reclutamiento remoto se está volviendo cada vez más popular, ya que garantiza una comunicación eficiente entre la organización y los candidatos al puesto. También es una solución rentable y que ahorra tiempo. Los anuncios de trabajo en línea se pueden actualizar con frecuencia y el grupo de candidatos es enorme .

El reclutamiento es una parte de la Gestión de Recursos Humanos. El término en sí puede entenderse tanto en un sentido estricto como amplio . Por un lado, la contratación puede verse como todo el proceso de búsqueda, información y atracción de candidatos para el puesto. Por otro, se le denomina frecuentemente como el método de identificación de los mismos para la futura selección.

El principal objetivo del proceso de reclutamiento es elegir candidatos que cumplan con los requisitos de la empresa , lo que equivale a dotar a la organización de un número adecuado de empleados calificados. Para ser más específicos, su propósito es motivar a las personas a postularse para los puestos disponibles en la organización, y luego crear una lista de candidatos, sujeta a selección.

Reclutamiento en línea

Teniendo en cuenta la digitalización global y la pandemia de COVID-19, el reclutamiento remoto se ha vuelto aún más común . Por lo tanto, con frecuencia se encuentra con ofertas de trabajo en bolsas de trabajo populares que se publican con la cláusula de "contratación remota". Además de enviar su solicitud en línea, el resto del proceso se maneja con el uso de herramientas remotas y un teléfono.

Si una aplicación determinada atrae la atención del reclutador, llaman al candidato y programan una entrevista de trabajo por teléfono o computadora. En el caso de una entrevista en video, el candidato recibe un correo electrónico de invitación junto con un enlace al mensajero instantáneo utilizado por el reclutador. Todo lo que necesitan hacer es activar el enlace y unirse a la reunión en la fecha y hora especificadas . Algunas de las aplicaciones de mensajería instantánea más populares incluyen: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams y Signal.

Etapas del reclutamiento en línea

El proceso de contratación consta de varias etapas, tales como:

Etapa 1: publicación de una oferta de trabajo, recopilación de solicitudes electrónicas y una preselección . Después de elegir las solicitudes para los procedimientos posteriores, los reclutadores llaman a los candidatos y programan entrevistas de trabajo. Durante la primera reunión, verifican cierta información básica, por ejemplo, evalúan el dominio de un idioma extranjero de un candidato. La cita definitiva se confirma por correo electrónico.

Etapa 2 – Entrevista de trabajo en línea . En este punto, los reclutadores verifican las habilidades y el compromiso del candidato, así como también deciden si lo califican para etapas posteriores del proceso de contratación.

Etapa 3 – Verificación adicional . Los candidatos resuelven pruebas y tareas. Los reclutadores, a su vez, toman su decisión final en esta etapa.

Etapa 4: incorporación en línea . Después de decidir sobre un candidato exitoso y ofrecerle un trabajo, los reclutadores pueden contratar al candidato y completar el proceso de incorporación.

Reglas del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es la ley de protección de datos de la UE que es directamente aplicable a partir del 25 de mayo de 2018 y reemplaza la Directiva de Protección de Datos de 1995. Los datos personales son un término bastante amplio asociado con la identificación de una persona en particular. La protección de datos cubre principalmente:

• nombre y apellido
• Número de Identificación Nacional
• direccion de casa
• Email
• nombre del banco y número de cuenta
• fotos de personas
• información relacionada con la salud física o mental
• dirección IP de la computadora
• religión
• la raza
• origen étnico
• orientación sexual

Un problema contemporáneo de alcance global son los problemas relacionados con la recopilación de datos, la pérdida de privacidad y una amenaza a la seguridad personal. En este aspecto, GDPR es la regulación más dura que es el pilar de la jurisdicción de la UE . Directivas similares están en vigor en otros países, por ejemplo, Brasil. Australia, Japón, Tailandia y algunos estados de EE. UU.

¿Cómo cumplir con el RGPD en la contratación online?

Cuando comienza el proceso de contratación, el empleador se convierte en el controlador de datos personales, y puede obtener datos tales como:

• nombre y apellido
• fecha de nacimiento
• educación
• calificaciones
• registro de empleo
• detalles de contacto

Las organizaciones deben cumplir con las leyes de protección de datos de un país determinado al recopilar y procesar la información antes mencionada. Un candidato que solicita un trabajo está obligado a adjuntar un consentimiento para el procesamiento de sus datos personales con fines de contratación . El deber del empleador es eliminar la información de identificación personal de un candidato después del final del proceso de contratación.

Cabe señalar que las bolsas de trabajo no desempeñan ningún papel administrativo y no procesan ningún dato personal. Su función se limita a presentar las ofertas del principal y proporcionar herramientas para la recopilación de solicitudes .

Información clave sobre el cumplimiento del RGPD

• Se cierra un conjunto de información que puede obtener el empleador durante el proceso de contratación e incluye datos que ya se han mencionado anteriormente. El empleador no tiene derecho a exigir información relacionada, por ejemplo, con el estado civil, el origen étnico o la orientación sexual .
• Dado el objetivo del proceso de selección, que es la adquisición de empleados, los datos recabados deben servir únicamente para este fin. Los datos no se pueden utilizar en ninguna otra situación. Es inaceptable explotar los datos libremente y ponerlos a disposición de otras entidades .
• El procesamiento de los datos de los candidatos debe basarse en su consentimiento por escrito .
• Durante el proceso de contratación, el empleador debe notificar a sus candidatos el nombre de la empresa y la oficina central, el propósito de la recopilación de datos y el derecho de acceso a la información .
• En cada etapa del proceso de contratación, los candidatos tienen derecho a controlar cómo se procesan sus datos .
• Una vez que finaliza el proceso de contratación, el empleador está obligado a eliminar todos los datos recopilados , y el controlador de datos debe asegurarlos de manera adecuada.

Cómo cumplir con el RGPD – resumen

¿Cómo cumplir con el RGPD en tu proceso de contratación online? En primer lugar, familiarícese con las leyes de protección de datos personales de un país determinado. En la mayoría de ellos, la información de identificación personal de los candidatos está especialmente protegida. Por lo tanto, es una cuestión clave recopilarla y procesarla solo con fines de contratación. Además, los reclutadores no deben obtener ninguna información relacionada con la raza, el origen y el estado civil de un candidato.

Además, es un tema controvertido verificar datos sobre candidatos particulares en las redes sociales y evaluar su historial laboral como parte de la verificación de antecedentes. De acuerdo con GDPR, tales prácticas son inaceptables . Sin embargo, debido al hecho de que dicha información está disponible para el público en general, es difícil considerarla poco ética.

En resumen, la cuestión del cumplimiento del RGPD en el proceso de contratación es un tema amplio. . Una adecuada preparación y el conocimiento de la normativa legal facilitará enormemente el procedimiento de captación de nuevos empleados.

Ya sabes cómo cumplir con el RGPD en tu proceso de selección a distancia. Lea nuestros otros recursos: 5 consejos sobre cómo prepararse para una entrevista de trabajo en línea.

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para crear una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para que se desarrollen.

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