Cómo llevar a cabo una reunión: Pautas para reuniones efectivas

Las reuniones pueden convertirse en una pérdida de tiempo, recursos y talento de las personas, si no se planifican y ejecutan adecuadamente. Reuniones efectivas que realmente logran sus objetivos y dejan a los participantes energizados y motivados, requieren suficiente trabajo o una planificación adecuada.

En esta publicación discutiremos cómo llevar a cabo una reunión con éxito. También se incluye una lista de herramientas visuales para reuniones que puede usar durante las reuniones para tomar decisiones, resolver problemas, intercambiar ideas y generar ideas.

Pasos para llevar a cabo reuniones efectivas

Antes de convocar una reunión, debe asegurarse de que realmente necesita tener una. Si es un asunto que debe manejar personalmente con una persona, no reúna a todo el equipo para discutirlo.

Y si cree que puede depender de otros métodos de comunicación, como el correo electrónico, el boletín informativo, etc., para transmitir su mensaje, puede evitar que sus empleados pierdan el tiempo con otra reunión.

Establecer objetivos para la reunión

¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Es para hacer un anuncio especial? ¿Decidir algo? ¿Resolver un problema que está obstaculizando el progreso de su proyecto?

Determinar el propósito de su reunión y establecer un objetivo que se logrará al final de la misma es el primer paso que debe tomar al planificar una reunión efectiva. Este objetivo ayudará a sentar las bases para una discusión bien enfocada.

Lista de asistentes a la reunión

Decidir quiénes deben asistir, teniendo en cuenta su disponibilidad y su capacidad para contribuir al objetivo de la reunión. Estos podrían ser tomadores de decisiones clave, expertos en el tema, aquellos que se ven afectados por el resultado, etc.

Si alguien no puede asistir a la reunión, pero aún se necesita su aporte, puede hacer arreglos para conectarse con ellos a través de una llamada de conferencia u otra herramienta de colaboración en línea.

También seleccione y asigne los diferentes roles necesarios para llevar a cabo la reunión, incluido el facilitador, el cronometrador y el registrador, etc.

Crear la agenda de la reunión

Una agenda es algo que todos los asistentes deben obtener antes de la reunión. Puede enviar esto junto con la invitación a la reunión. De esta manera pueden decidir si su asistencia es necesaria o no.

Debe incluir los elementos de la reunión organizados en un orden lógico y una duración de tiempo realista establecida para cada elemento.
A continuación se muestra una plantilla de agenda de reunión creada con Creately. Puede editarlo en línea y personalizarlo para cumplir con sus requisitos.

Una vez modificado, puede compartirlo con el resto de los asistentes con un enlace seguro para compartir el diagrama, o incrustarlo con Creately Viewer en su intranet o sitios web internos para que todos puedan acceder fácilmente.

Seleccione un lugar adecuado con instalaciones

Según el tono que desee establecer para la reunión, seleccione un lugar (es decir, una sala de conferencias para un entorno formal). Asegúrate de que esté disponible en la fecha y durante el horario que hayas seleccionado para la reunión.

No olvide verificar que todo el equipo necesario para la reunión también esté disponible. Esto podría incluir proyectores, pantallas y otras herramientas para videollamadas, etc.

Terminar con un Plan de Acción

Cree un plan de acción para asegurarse de que las decisiones tomadas durante la reunión se lleven a cabo después.

Si bien su reportero/registrador puede usar una plantilla de plan de acción como la que se muestra a continuación, debe incluir las tareas/acciones, las personas responsables de llevarlas a cabo y el seguimiento de los elementos de acción.

Herramientas para reuniones productivas

Ahora que hemos analizado cómo llevar a cabo una reunión, aquí hay varias herramientas de reunión visual que puede usar para diferentes propósitos, como la toma de decisiones, la resolución de problemas y la lluvia de ideas.

Mapas mentales

Los mapas mentales son una gran herramienta para organizar ideas, planificar y tomar notas.

Si está pensando en soluciones a un problema, un mapa mental puede ayudar a capturar el libre flujo de pensamientos. Si está discutiendo un tema, puede usarlo para profundizar en el tema.

Y si desea presentar información a los asistentes a su reunión de una manera fácil de entender, un mapa mental puede ser una excelente opción.

Aquí se explica cómo usar los mapas mentales de manera efectiva en una reunión.

Análisis FODA

FODA significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

Esta herramienta se utiliza para evaluar empresas durante la planificación estratégica, reuniones de planificación de proyectos, etc. También puede utilizarla para evaluar la eficiencia de su departamento, producto, equipo de proyecto o competidor.

¿Necesita saber cómo usar un análisis FODA de manera efectiva?

Diagrama de espina de pescado / 5 porqués

Estas son herramientas utilizadas en el análisis de causa raíz.

Mientras que el diagrama de espina de pescado (también conocido como diagrama de causa y efecto) ayuda a identificar y aislar la causa raíz de un problema, el diagrama de los 5 porqués le permite profundizar en un problema y analizar su relación subyacente de causa y efecto.

Consulte nuestra guía definitiva de diagramas de espina de pescado para aprender a aplicarla.

Diagrama de afinidad

Los diagramas de afinidad lo ayudan a recopilar y organizar grandes cantidades de datos para identificar patrones y temas. Esto sería útil si está organizando una reunión para analizar y dar sentido a una gran cantidad de datos recopilados a partir de investigaciones, sesiones de lluvia de ideas, etc.

diagrama de flujo

¿Intentando optimizar un proceso? ¿Identificar cuellos de botella en su proceso? ¿O diseñar un nuevo proceso? Los diagramas de flujo pueden ayudarlo con estos propósitos y muchos más.

Un diagrama de flujo es básicamente una visualización de los pasos del proceso. También puede ayudar con la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Aquí está nuestra guía definitiva de diagramas de flujo para aprender a usarlos.

Seis sombreros para pensar

Esta es otra herramienta para garantizar que sus reuniones sean altamente productivas. Los seis sombreros para pensar es una herramienta que le permite explorar las diferentes perspectivas de los asistentes a la reunión.

Se le pide a cada miembro que use los sombreros de diferentes colores (que representan diferentes perspectivas) y exprese su opinión sobre el asunto. Aprende cómo usar la técnica de los seis sombreros para pensar con más detalle aquí.

Aquí hay algunas técnicas más de lluvia de ideas visuales que puede usar durante sus reuniones y discusiones grupales.

¿Más consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión?

Los pasos que hemos enumerado en esta publicación son más fáciles de seguir y garantizan el éxito. Combínalos con las herramientas que te hemos mencionado para asegurar la máxima productividad durante tus reuniones.

¿Qué otros consejos tiene sobre cómo llevar a cabo una reunión? Compártalos con nosotros en la sección de comentarios a continuación.