¿Cómo crear un presupuesto de proyecto? | #42 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Según un informe del Project Management Institute, en 2021 el 62% de los proyectos se completaron dentro del presupuesto original. El mejor desempeño en este ranking fue China con un 66%, mientras que Europa quedó en último lugar con un 57%. Los presupuestos de proyectos mal creados son responsables de una buena parte de los fracasos en este sentido. Entonces, ¿cómo se estiman los costos de un proyecto para aumentar la probabilidad de éxito?

Presupuesto del proyecto – índice:

1. Introducción
2. ¿Qué es y en qué consiste el presupuesto del proyecto?
3. ¿Cómo estimar el costo del proyecto?
4. Herramientas y métodos de estimación del presupuesto del proyecto
5. Resumen

Introducción

La ejecución inadecuada de proyectos da como resultado una pérdida de $19 millones por cada mil millones de inversión (PMI 2019), y solo el 34 % de las organizaciones generalmente o siempre terminan los proyectos dentro del presupuesto (Wellington 2021). Para saber cómo hacerlo entre este grupo, echemos un vistazo más de cerca a lo que es un presupuesto de proyecto y las formas y herramientas para preparar uno.

¿Qué es y en qué consiste un presupuesto de proyecto?

El presupuesto del proyecto es la cantidad aproximada aprobada que la organización pretende gastar en el proyecto. Se basa en los gastos estimados del proyecto y figura en el presupuesto de toda la organización.

El Project Manager debe incluir en el presupuesto del proyecto todos los costos relacionados con el proyecto, tales como:

• Costos directos : gastos necesarios para realizar tareas que conducen directamente a la realización del objetivo del proyecto, es decir, costos de materiales, mano de obra y herramientas, equipos y suministros.
• Costos indirectos : costos que no se pueden atribuir directamente al proyecto, pero que se incurren en relación con su implementación, como los costos administrativos o, por ejemplo, los costos de gestión del proyecto.
• Gastos de capital : costos asociados con la adquisición de los llamados activos a largo plazo, como edificios, equipos o maquinaria.
• Costos operativos : costos recurrentes asociados con la operación y el mantenimiento del proyecto, como servicios públicos, seguros junto con el mantenimiento,
• Reservas de contingencia : fondos reservados para cubrir eventos imprevistos o cambios en el alcance del proyecto.

¿Cómo estimar el presupuesto del proyecto?

El costo proyectado del trabajo programado se denomina Costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) o Valor planificado (PV). Ambos indicadores denotan la suma de fondos necesarios para completar el trabajo programado dentro de un período determinado.

Para estimar el presupuesto del proyecto, el Project Manager debe realizar varias actividades para obtener las cotizaciones más precisas. En primer lugar, el Project Manager debe conocer todos los requisitos del proyecto, como el alcance del trabajo, los plazos y los recursos que se necesitarán para completar el proyecto.

El siguiente paso consiste en investigar los precios de mercado de los recursos y servicios que se incorporarán al proyecto, es decir, el precio de los materiales, los servicios de los proveedores y los salarios del equipo del proyecto.

Después de obtener los requisitos y los datos de precios, el Project Manager puede comenzar el proceso de la primera estimación detallada del presupuesto. Sin embargo, una vez que se completa, debe revisar inmediatamente el presupuesto con el equipo del proyecto. Esto garantizará que se hayan incluido todos los costos y que el presupuesto sea lo más realista posible.

Además, el presupuesto del proyecto necesita una revisión y actualización regulares para mantenerlo al día y dentro del presupuesto.

Herramientas y métodos para estimar el presupuesto del proyecto

A la hora de estimar el presupuesto de un proyecto, una herramienta indispensable es el conocido y popular Microsoft Excel. Su principal ventaja es su accesibilidad y facilidad de uso, así como la capacidad de realizar muchos cálculos y análisis. La desventaja, sin embargo, es que Excel no tiene una función para actualizar automáticamente el presupuesto en tiempo real.

Sin embargo, funcionará bien para estimar el presupuesto antes de la implementación. Para una revisión continua de los gastos, recomendamos herramientas de soporte de proyectos como Firmbee. El sistema permite a los miembros del equipo monitorear en tiempo real los recibos y gastos asociados con un proyecto determinado.

Para crear un presupuesto preciso, puede utilizar los siguientes métodos:

1. Estimación ascendente. Este método implica estimar el costo de cada actividad del proyecto y sumar sus costos para determinar el costo total del proyecto. Lleva mucho tiempo y requiere un conocimiento detallado de las actividades del proyecto. Sin embargo, proporciona un alto nivel de precisión y ayuda a identificar todos los costos necesarios.
2. Estimación paramétrica. Este método implica el uso de datos estadísticos para estimar el costo de las actividades del proyecto. Es mucho más rápido que la estimación de abajo hacia arriba, por lo que puede ser útil para estimar el presupuesto de grandes proyectos, siempre que la organización tenga una fuente de datos confiable. A pesar de esto, es posible que no proporcione un nivel suficiente de precisión.
3. Evaluación de expertos. El tercer método consiste en aprovechar el conocimiento y la experiencia de las partes interesadas del proyecto, incluido el director del proyecto y los miembros del equipo, para estimar el costo de las actividades del proyecto. Puede proporcionar un alto nivel de precisión, práctico para proyectos complejos. Sin embargo, se basa en la experiencia de las partes interesadas individuales, por lo que puede estar sesgado y generar conflictos. Además, es difícil dar cuenta de las condiciones comerciales cambiantes, como la inflación o los cambios en la ley.

Resumen

Crear un presupuesto de proyecto preciso lleva mucho tiempo y requiere experiencia. Por eso es una buena idea probar diferentes herramientas y aprovechar los métodos de elaboración de presupuestos disponibles, como la estimación bottom-up, la estimación paramétrica o la evaluación de expertos.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones

Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
21. ¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso?
22. Importancia del cierre del proyecto
23. Fracaso del proyecto. 5 razones por las que los proyectos fracasan
24. 4P de la gestión: proyecto, producto, programa y portafolio
25. Tareas y responsabilidades más importantes del Project Manager
26. Habilidades más útiles del gerente de proyecto
27. ¿Cómo convertirse en un gerente de proyecto?
28. 5 libros que todo director de proyectos debería leer
29. ¿Cómo configurar un equipo de proyecto?
30. Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar el trabajo en un proyecto?
31. ¿Cómo liderar un equipo durante el trabajo híbrido?
32. Desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto cuando trabajan con un equipo
33. Tipos de reuniones de proyecto
34. Seguimiento de proyectos. ¿Qué parámetros vigilar?
35. Cómo escribir un convincente
36. ¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la fluencia del alcance?
37. Estudio de factibilidad: ¿podemos implementar este proyecto?
38. Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo
39. ¿Cómo crear una carta de proyecto?
40. ¿Qué es un registro de interesados?
41. Diagrama de Gantt en la planificación de la gestión de proyectos
42. ¿Cómo crear un presupuesto de proyecto?
43. Gestión del tiempo en el proyecto.
44. ¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto?
45. Estrategias de gestión de riesgos del proyecto
46. comercialización de proyectos
47. Fuentes y áreas de cambio en el proyecto
48. Modelos de cambio de gestión de proyectos
49. ¿Qué hay después de Agile? Métodos en la gestión de proyectos.