¿Cómo crear una carta de proyecto? | #39 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Los estatutos de proyectos son el pan y la mantequilla de la gestión de proyectos. Proporcionan una visión general clara y concisa de las metas y objetivos pertenecientes al proyecto. El estatuto es un documento crucial para todas las partes interesadas, incluido el director del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y la dirección de la organización. Constituye la base formal de todo el proyecto, ya que otorga al Project Manager la autoridad para iniciar y continuar el proyecto, así como también define las metas, el alcance y los resultados esperados.

Acta de constitución del proyecto – tabla de contenidos:

1. Introducción
2. ¿Qué debe incluir el Project Manager en el acta de constitución del proyecto?
3. Justificación para emprender el proyecto.
4. objetivo del proyecto
5. Alcance del proyecto
6. Entregables
7. Marco de tiempo del proyecto
8. Presupuesto del proyecto y asignación de recursos
9. Riesgos del proyecto
10. ¿En qué se diferencia el acta de constitución del proyecto del caso de negocio?
11. Resumen

Introducción

Según el PMBOK, el acta de constitución del proyecto es uno de los documentos más esenciales que describen la estrategia del proyecto. Se define como:

“Un documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto”.

El acta de constitución del proyecto generalmente se formula al principio y permanece sin cambios. Aunque durante la implementación de tareas, se permiten refinamientos menores. Sin embargo, ¿cuál debe ser el contenido del documento y cómo prepararlo?

¿Qué debe incluir un Gerente de Proyecto en un acta de constitución del proyecto?

El volumen de la carta del proyecto depende del tamaño y el tipo de proyecto que se está implementando. Sin embargo, debe incluir los siguientes elementos:

• la justificación para emprender el proyecto,
• objetivos del proyecto,
• alcance del proyecto,
• resultados,
• cronograma del proyecto,
• presupuesto del proyecto,
• riesgos de diseño.

El acta de constitución del proyecto también debe incluir información de contacto para el Gerente del Proyecto y las partes interesadas clave.

Justificación para emprender el proyecto.

Al preparar una breve justificación para iniciar un proyecto, es recomendable utilizar el caso de negocio preparado con anticipación. Debe estar escrito en un lenguaje sencillo para que pueda ser entendido por una persona que se enfrenta al proyecto por primera vez. Por lo general, uno o dos párrafos explicativos son suficientes:

• ¿Cuál es el trasfondo empresarial del proyecto?
• ¿Qué problema resuelve el proyecto o qué oportunidad te permite explotar? y
• ¿Cuáles son los resultados esperados del proyecto?

objetivo del proyecto

No vale la pena incluir todos los objetivos en el acta de constitución del proyecto. Es mejor concentrarse en el objetivo principal y en aquellos que están en la jerarquía directamente debajo de él. Después de todo, la descripción de la meta del proyecto en el caso de negocio debería proporcionar una respuesta a la pregunta "¿Qué vamos a hacer?" que tiene que permanecer vigente durante todo el proyecto. Las metas y objetivos principales marcan la dirección hacia la que se encaminan las actividades que componen el proyecto. Deben ser claros y medibles y estar en línea con los objetivos generales de la organización.

Alcance del proyecto

El alcance del proyecto incluido en la carta define los límites del proyecto, incluyendo lo que está y no está cubierto por el proyecto. Debe incluir una descripción clara de los resultados del proyecto y cualquier limitación o suposición que lo afectará. Por lo tanto, vale la pena considerar la respuesta a la pregunta "¿Qué tareas se implementarán?" y “¿Qué tareas no se implementarán?”. Esto es especialmente importante en proyectos que involucran a múltiples partes interesadas, cuyas expectativas tácitas sobre los resultados del proyecto pueden revelarse de esta manera.

Entregables

El acta de constitución del proyecto debe incluir una lista de todos los entregables del proyecto, incluida una breve descripción de cada uno y los objetivos específicos para los que están trabajando. También debe tener una línea de tiempo para cada elemento, preferiblemente con una referencia a un hito, así como la persona o equipo responsable de entregarlos.

Marco de tiempo del proyecto

El acta de constitución del proyecto también debe incluir un cronograma general del proyecto, que vale la pena visualizar con una línea de tiempo. En él, el Project Manager debe marcar las fechas de inicio y finalización del proyecto, los hitos o las fechas previstas para la entrega de resultados.

Presupuesto del proyecto y asignación de recursos

El acta de constitución del proyecto también debe incluir el presupuesto general del proyecto, que suele presentarse en forma de tabla. Esto hará que sea más fácil indicar:

• Las principales categorías de costos : una estimación de mano de obra, materiales y equipos,
• El rango de cambios proyectado : para tener en cuenta las fluctuaciones de precios o los gastos imprevistos,
• Reservas y restricciones presupuestarias.

Esta sección del documento también debe detallar la asignación de recursos, incluido el personal, el equipo y las instalaciones.

Riesgos del proyecto

La sección de riesgos del acta de constitución del proyecto debe describir los riesgos potenciales y cómo responder a ellos. Esto incluye la identificación de riesgos potenciales, tales como:

• retrasos,
• sobrecostos o
• cambios de alcance.

Enumerarlos ayuda a las partes interesadas a garantizar que el director del proyecto, el equipo del proyecto y la organización estén preparados para posibles problemas y tengan un plan sobre qué hacer para mitigarlos o evitarlos.

¿En qué se diferencia un acta de constitución del proyecto de un caso de negocio?

La diferencia entre un acta de constitución del proyecto y un caso de negocio radica principalmente en el propósito para el cual se preparan. Un acta de constitución del proyecto es un documento que inicia un proyecto, mientras que un caso de negocio argumenta por qué se debe iniciar un proyecto. El estatuto define lo que se hará en el proyecto, mientras que el caso de negocio responde a la pregunta "¿Con qué propósito?". Ambos documentos son muy importantes para la correcta gestión de un proyecto y ayudan a que éste sea un éxito.

Resumen

El acta de constitución del proyecto es un documento esencial que sirve como base para la implementación del proyecto y autoriza su inicio. Describe las metas, los objetivos, el alcance, el presupuesto, la asignación de recursos y el cronograma del proyecto. También identifica posibles riesgos y suposiciones, lo que aumenta la probabilidad de que el proyecto avance según lo planeado.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
11. ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
12. Descripción general del software de gestión de proyectos
13. ciclo de vida del proyecto
14. ¿Para qué sirve la visión del proyecto?
15. objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
16. Fase de inicio del proyecto: ¿a qué prestar atención?
17. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
18. ¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve?
19. ¿Cómo utilizar hitos en un proyecto?
20. Ejecución del proyecto
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