¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto? | #44 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Publicado: 2023-03-15

La gestión de riesgos en un proyecto es crucial para su éxito. Según la investigación, solo el 30 % de los proyectos se completan a tiempo y más del 70 % de ellos sufre retrasos o gastos adicionales. Para evitar tales fallas, el Gerente de Proyecto debe reconocer los riesgos clave e implementar las contramedidas apropiadas, y para hacerlo, crea un registro de riesgos. Es una herramienta que ayuda a gestionar y anticipar los riesgos del proyecto. Pero, ¿cómo preparar un registro de riesgos exitoso para la planificación y ejecución de proyectos? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto? - Tabla de contenido:

Introducción
¿Cómo debe ser el registro de factores de riesgo?
¿Cómo preparar un registro de riesgo de riesgo?
Resumen

Introducción

El riesgo es una parte integral de cualquier proyecto. Para administrarlo de manera efectiva, necesita una herramienta que lo ayude a identificar, monitorear y responder de manera efectiva a los obstáculos emergentes, en otras palabras, un registro de riesgos. La finalización exitosa de muchos proyectos corporativos y organizacionales se ve comprometida en alguna etapa de implementación. Por esta razón, el Project Manager debe familiarizarse con los métodos y herramientas de gestión de riesgos y, sobre todo, preparar hábilmente un registro de riesgos.

Un registro de riesgos, también conocido como registro de riesgos o registro de factores de riesgo, es un documento que registra todos los obstáculos, amenazas o peligros identificados. También incluye su análisis, así como las contramedidas a tomar en caso de que surjan durante el proyecto. El registro se convierte en una recopilación y almacenamiento de información sobre todos los riesgos y oportunidades relacionados con el proyecto.

¿Cómo debe ser el registro de factores de riesgo?

El registro de riesgos debe aparecer como un documento legible y contener la siguiente información:

Descripción del riesgo : ¿cuál es el riesgo y a qué área del proyecto afecta?
Posibles consecuencias : ¿qué amenazas representan los peligros para el proyecto? ¿Conllevará la aparición de nuevas repercusiones? ¿Podemos prevenirlos?
Probabilidad de ocurrencia : ¿es un riesgo casual, asociado con, por ejemplo, retrasos en la finalización de las tareas? ¿O es raro que pueda poner en peligro todo el esfuerzo del proyecto?
Prioridad : ¿Qué tan grave es este riesgo con respecto a otros con una probabilidad similar de ocurrencia?
Personas responsables : ¿quién asumirá la responsabilidad de responder al riesgo de forma adecuada, rápida y eficaz?
Plan de respuesta a riesgos : ¿qué acciones tomar cuando surgen dificultades?

Por lo tanto, el registro de riesgos debe recopilar información sobre todos los riesgos identificados, su análisis y las contramedidas. También necesita una actualización regular para todas las partes interesadas del proyecto para que todos puedan mantenerse al tanto y responder a los riesgos y emergencias emergentes.

¿Cómo preparar un registro de factores de riesgo?

La elaboración del registro de riesgos consta de varios pasos:

Identificación de riesgo. El primer paso es identificar todos los riesgos asociados con el proyecto. Puede hacerlo realizando una sesión de lluvia de ideas con el equipo o revisando la literatura relacionada con el proyecto. Una vez que haya creado una larga lista de riesgos, analícela para desglosar todas las amenazas potenciales en entornos comerciales técnicos, relacionados con los recursos y de proyectos.
Evaluación de riesgos. Una vez identificados, analizar los riesgos para evaluar su potencial impacto en el proyecto. Responde a las preguntas:

¿Qué riesgos es más probable que ocurran? También es una buena idea enumerarlos en orden de probabilidad de ocurrencia. Esto le ayudará a determinar cuáles necesitan más atención.
¿Cuáles podrían ser sus consecuencias? Aquí lo mejor sería empezar la lista con las consecuencias más graves.

Planificación de la respuesta al riesgo. Con base en el análisis y la priorización, el Project Manager debe desarrollar un plan de respuesta para cada uno de los riesgos identificados. De preferencia, definir las medidas a tomar en caso de presentarse el riesgo. También es una buena idea preparar un plan de contingencia, un plan con escenarios que incluya orientación sobre cómo comportarse cuando ocurran tales eventos que pueda implementar tan pronto como ocurran.
Actualizar el registro. El registro de riesgos debe actualizarse regularmente para rastrear y gestionar adecuadamente los riesgos identificados, así como agregar otros nuevos según sea necesario a medida que avanza el proyecto.

Uno de los errores más comunes que se cometen al preparar un registro de riesgos es un análisis insuficiente de las causas de los riesgos y una planificación insuficiente de las respuestas a los riesgos. Para evitar este error, el Project Manager debe dedicar tiempo y atención al análisis y la planificación. De esta forma, ganará confianza en que los riesgos más probables se han identificado correctamente.

Resumen

Un registro de riesgos es una herramienta para gestionar y anticipar los riesgos asociados con la implementación del proyecto. Contiene información detallada sobre los riesgos identificados, su análisis y contramedidas. Además, el equipo del proyecto debe cooperar en la redacción del registro en la etapa de planificación del proyecto y luego mantenerlo actualizado y disponible para todos los interesados en el proyecto.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.
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