Cómo crear una base de datos de búsqueda en Excel

Microsoft Excel es uno de los productos básicos definitivos del mundo de los negocios. Ha existido desde los primeros días de la informática personal y se ha convertido en una herramienta multipropósito increíblemente poderosa que se utiliza en todas las industrias.

Es el estándar de oro para navegar, analizar y calcular grandes cantidades de datos. Una de sus características más útiles es su capacidad para actuar como una base de datos.

Una base de datos es una colección de datos que se pueden buscar y recuperar fácilmente. Al crear una base de datos en Excel, puede almacenar grandes cantidades de datos y buscar fácilmente información específica.

Excel proporciona fórmulas y funciones integradas que se pueden usar para calcular y analizar datos, y también le permite ordenar y filtrar datos de varias maneras.

Además, las bases de datos de Excel pueden ser fácilmente compartidas y editadas por varios usuarios, lo que las convierte en una buena opción para la colaboración en equipo.

En este artículo, aprenderá:

• Cómo crear una base de datos de búsqueda en Excel
• Cómo almacenar datos en una base de datos de Excel
• Cómo buscar en una base de datos de Excel
• Cómo ordenar y filtrar datos en una base de datos de Excel
• Cómo compartir y editar una base de datos de Excel con múltiples usuarios.

¡Empecemos!

Cómo crear una base de datos de búsqueda en Excel

La creación de una base de datos de búsqueda en Excel tiene muchos casos de uso para las empresas de comercio electrónico. Puede utilizar una base de datos de búsqueda para realizar un seguimiento de la información del cliente, el inventario o cualquier otro tipo de datos.

Aquí hay un proceso paso a paso para crear una base de datos de búsqueda en Excel:

1. Abra un libro de Excel nuevo o existente.
2. Ingrese sus datos en la hoja de trabajo. Los datos se pueden ingresar en cualquier celda de la hoja de trabajo, pero es mejor ingresar los datos en celdas adyacentes para mantener los datos organizados.
3. Seleccione todas las celdas que contienen datos.
4. Haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel.
5. En el grupo "Ordenar y filtrar", haga clic en el botón "Filtrar". Esto insertará flechas desplegables en los encabezados de cada columna.
6. Haga clic en la flecha desplegable en el encabezado de la columna que desea buscar.
7. En el menú desplegable, seleccione la opción "Filtros de texto".
8. En el menú "Filtros de texto", seleccione la opción "Contiene".
9. En el cuadro "Contiene", escriba el texto que desea buscar.
10. Haga clic en el botón "Aceptar". Esto filtrará los datos en la hoja de cálculo y solo mostrará las filas que contienen el texto que buscó.

También puede usar las opciones "Es igual", "No es igual", "Comienza con" y "Termina con" en el menú "Filtros de texto" para buscar datos específicos.

Cómo almacenar datos en una base de datos de Excel

Una vez que haya creado su base de datos, deberá almacenar los datos en algún lugar. Hay algunas formas diferentes de almacenar datos en una base de datos de Excel:

• En una hoja de trabajo: puede almacenar datos en una hoja de trabajo ingresando los datos en las celdas de la hoja de trabajo.
• En una tabla: puede almacenar datos en una tabla seleccionando los datos en la hoja de trabajo y haciendo clic en la pestaña "Insertar" en la cinta de Excel. Luego, haga clic en el botón "Tabla" en el grupo "Tablas".
• En una tabla dinámica: puede almacenar datos en una tabla dinámica seleccionando los datos en la hoja de trabajo y haciendo clic en la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones de Excel. Luego, haga clic en el botón "Tabla dinámica" en el grupo "Tablas".
• En una consulta: puede almacenar datos en una consulta seleccionando los datos en la hoja de trabajo y haciendo clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel. Luego, haga clic en el botón "De otras fuentes" en el grupo "Obtener datos externos".

¿Cuál es la mejor manera de almacenar datos en una base de datos de Excel?

La mejor manera de almacenar datos en su base de datos depende de sus necesidades comerciales y casos de uso. Si va a utilizar la base de datos para informes o análisis de datos, entonces una tabla dinámica o consulta es una buena opción.

Si solo va a utilizar la base de datos para almacenar datos y filtrado básico, entonces una hoja de trabajo o una tabla funcionarán bien.

Mejores prácticas de almacenamiento de datos de Excel

Hay algunas prácticas recomendadas que debe seguir al almacenar datos en una base de datos de Excel:

Mantenga sus datos organizados

Es importante mantener sus datos organizados para que sean fáciles de encontrar y usar. Una forma de hacerlo es mediante el uso de celdas adyacentes para almacenar datos relacionados.

Por ejemplo, si está almacenando información del cliente, podría poner el nombre del cliente en una celda y la dirección del cliente en la celda siguiente.

Usar encabezados

Los encabezados pueden ayudarlo a identificar qué datos se almacenan en cada columna. Para agregar encabezados, simplemente haga clic en la pestaña "Insertar" en la cinta de Excel y luego haga clic en el botón "Encabezado" en el grupo "Celdas".

Filtra tus datos

Filtrar sus datos puede ayudarlo a encontrar los datos que está buscando. Para filtrar datos, haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de opciones de Excel y luego haga clic en el botón "Filtrar" en el grupo "Ordenar y filtrar". Esto insertará flechas desplegables en los encabezados de cada columna.

Luego, puede hacer clic en la flecha desplegable en el encabezado de la columna que desea filtrar y seleccionar la opción deseada del menú desplegable.

Ordena tus datos

Ordenar sus datos puede ayudarlo a organizar y encontrar rápidamente los datos que está buscando. Para ordenar los datos, haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de opciones de Excel y luego haga clic en el botón "Ordenar" en el grupo "Ordenar y filtrar". Esto abrirá el cuadro de diálogo "Ordenar".

En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione la columna por la que desea ordenar. Luego, en el menú desplegable "Orden", seleccione cómo desea ordenar los datos (por ejemplo, ascendente o descendente). Finalmente, haga clic en el botón "Aceptar".

Cómo buscar una base de datos de Excel

Una buena base de datos hace dos cosas principales: almacena datos y le permite buscar (o "consultar") esos datos según ciertos criterios.

Aquí se explica cómo buscar en una base de datos de Excel:

1. Haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel.
2. Haga clic en el botón "Filtrar" en el grupo "Ordenar y filtrar". Esto insertará flechas desplegables en los encabezados de cada columna.
3. Haga clic en la flecha desplegable en el encabezado de la columna que desea buscar.
4. Seleccione "Filtro personalizado" en el menú desplegable. Esto abrirá el cuadro de diálogo "Filtro personalizado".
5. En el primer menú desplegable, seleccione "Contiene".
6. En el segundo menú desplegable, ingrese los criterios de búsqueda.
7. Haga clic en el botón "Aceptar".
8. Los datos de la columna se filtrarán para mostrar solo las filas que contienen los criterios de búsqueda.

Para eliminar el filtro, haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel y luego haga clic en el botón "Borrar" en el grupo "Ordenar y filtrar".

Bases de datos relacionales en Excel

Excel también funciona bien como una base de datos relacional. Aquí hay una breve explicación de qué es una base de datos relacional, por qué es importante y cómo configurarla en Excel.

¿Cómo funciona una base de datos relacional?

Una base de datos relacional es un tipo de base de datos que almacena datos en tablas. Las tablas son similares a las carpetas en un sistema de archivos, donde cada tabla almacena una colección de información.

En una base de datos relacional, cada tabla está conectada a otras tablas a través de relaciones. Estas relaciones permiten vincular los datos de las tablas.

Por ejemplo, una tabla de clientes puede estar vinculada a una tabla de pedidos. Esto le permitiría ver todos los pedidos de un cliente en particular.

¿Cómo creo una base de datos relacional en Excel?

La creación de una base de datos relacional en Excel es un proceso de dos pasos.

Primero, debe crear las tablas que almacenarán los datos. Luego, debe crear las relaciones entre las tablas.

Paso 1: Creación de tablas

Para crear una tabla, haga clic en la pestaña "Insertar" en la cinta de Excel y luego haga clic en el botón "Tabla" en el grupo "Tablas". Esto abrirá el cuadro de diálogo "Crear tabla".

En el campo "Rango", ingrese el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Luego, marque la casilla de verificación "Mi tabla tiene encabezados" si su tabla incluye encabezados. Finalmente, haga clic en el botón "Aceptar".

Excel insertará una tabla en la hoja de trabajo. Para agregar datos a la tabla, simplemente ingrese los datos en las celdas.

Es una buena idea darle un nombre a cada tabla. Para hacer esto, haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla y luego haga clic en la pestaña "Diseño de tabla" en la cinta de Excel. En el campo "Nombre de la tabla", ingrese un nombre para la tabla.

Paso 2: Crear relaciones

Una vez que haya creado las tablas, debe crear relaciones entre ellas. Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel y luego haga clic en el botón "Relaciones" en el grupo "Herramientas de datos". Esto abrirá el cuadro de diálogo "Seleccionar tablas y columnas".

En la lista "Tablas/columnas disponibles", seleccione las tablas y columnas que desea incluir en la relación. Luego, haga clic en el botón "Agregar".

Cuando haya terminado de agregar tablas y columnas, haga clic en el botón "Cerrar". Esto abrirá el cuadro de diálogo "Crear relaciones".

En el menú desplegable "Clave principal", seleccione la columna de clave principal de la primera tabla. La clave principal es una columna que identifica de forma única cada fila de la tabla.

En el menú desplegable "Clave externa", seleccione la columna de clave externa de la segunda tabla. La clave externa es una columna que contiene valores que coinciden con los valores de la clave principal en la primera tabla.

Por ejemplo, si la clave principal en la tabla de clientes es la columna "CustomerID", entonces la clave externa en la tabla de pedidos sería la columna "CustomerID".

Finalmente, haga clic en el botón "Crear". Excel creará la relación y la mostrará como una línea que conecta las dos tablas.

Ahora puede usar la relación para filtrar y ordenar datos de ambas tablas. Por ejemplo, puede filtrar la tabla de pedidos para mostrar solo los pedidos de un cliente en particular.

Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Excel y luego haga clic en el botón "Filtro" en el grupo "Ordenar y filtrar". Esto agregará flechas desplegables a los encabezados de cada columna de la tabla.

Haga clic en la flecha desplegable en el encabezado de la columna "CustomerID" y luego seleccione un cliente de la lista. Excel filtrará la tabla para mostrar solo los pedidos de ese cliente.

Puede eliminar el filtro haciendo clic en el botón "Borrar" en el grupo "Ordenar y filtrar".

También puede usar la relación para buscar datos de otra tabla. Por ejemplo, podría buscar el nombre de un cliente en la tabla de pedidos.

Para hacer esto, haga clic en la celda donde desea mostrar el nombre del cliente y luego haga clic en la pestaña "Fórmulas" en la cinta de Excel. En el grupo "Búsqueda y referencia", haga clic en el botón "Vlookup". Esto abrirá el cuadro de diálogo "Argumentos de función".

En el campo "Table_array", seleccione la tabla de clientes. Luego, en el campo “Col_index_num”, ingrese el número de la columna que contiene el nombre del cliente. En este ejemplo, el nombre del cliente está en la segunda columna, por lo que ingresaríamos "2".

A continuación, en el campo "Range_lookup", ingrese "VERDADERO" si desea que Excel encuentre una coincidencia aproximada o "FALSO" si desea que Excel encuentre una coincidencia exacta. En este ejemplo, queremos una coincidencia exacta, por lo que ingresaremos "FALSO".

Finalmente, en el campo "Buscar_valor", seleccione la celda que contiene la identificación del cliente. Este es el valor que utilizará Excel para buscar el nombre del cliente. Cuando haya terminado, haga clic en el botón "Aceptar".

Excel buscará el nombre del cliente y lo mostrará en la celda. Ahora puede usar esta celda en fórmulas como cualquier otra celda en la hoja de cálculo.

Por ejemplo, podría concatenar el nombre del cliente con su número de pedido para crear un identificador único para cada pedido. Las posibilidades son realmente infinitas.

Como puede ver, las bases de datos relacionales en Excel pueden ser herramientas extremadamente poderosas (pero complejas) para administrar datos de clientes y pedidos en su negocio.

¿Por qué es importante una base de datos para el comercio electrónico?

Una base de datos es importante para el comercio electrónico porque permite a las empresas almacenar información de clientes, información de productos e información de pedidos.

Pero Excel solo lo llevará hasta cierto punto. Por mucho que nos guste la herramienta de hoja de cálculo insignia de Microsoft, las empresas dinámicas de comercio electrónico decididas a crecer necesitan una solución más robusta, a saber, un software de gestión de inventario como SkuVault.

SkuVault es un potente software de gestión de inventario que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes, la información del producto y los niveles de inventario.

La plataforma realiza un seguimiento de los pedidos de los clientes y los niveles de inventario en todos sus escaparates de forma automática, sin actualizaciones manuales de Excel.

Para obtener más información sobre cómo funciona SkuVault, consulte nuestra página de funciones aquí .

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